20 hilfreiche Tools für Selbstständige und Freiberufler

Oliver
Oliver Mai 2022 Fintech Content Editor 13 Min

Inhaltsverzeichnis

Wünschst Du Dir nicht auch manchmal, deutlich zeiteffizienter zu arbeiten und gewisse Routinevorgänge einfach zu automatisieren? Insbesondere bei Aufgaben, die nicht unbedingt zu Deinem Kerngeschäft gehören, für Dich als Unternehmer aber zum Alltag dazugehören? Wir denken da an Projektmanagement, Zeiterfassung, Buchhaltung und Finanzen oder Tools zur Social-Media-Planung. Kein Problem: Es gibt zahlreiche Tools für Selbstständige und Freiberufler, die Dir den Arbeitsalltag erheblich erleichtern. 

Designtools für Freiberufler und Selbstständige

Vom Entwurf bis zum endgültigen Design ist es ein langer Weg, der immer wieder über Abstimmungsprozesse mit Kunden führt. Um diesen Prozess zu erleichtern, bieten sich verschiedene Tools an. 

Figma

Figma ist ein Design-Tool, das Du in der Basisvariante kostenlos nutzen kannst. Mit ihm lassen sich Designs und Prototypen sowohl im Browser als auch als App verwenden. Dabei ist es für die Betriebssysteme Windows und macOS geeignet und kann als iOS- oder Android-App heruntergeladen werden. 

Der Fokus von Figma liegt auf der Zusammenarbeit. So kannst Du beispielsweise Kunden zu Deinen Projekten einladen, um Dir ihr Feedback zu einem Entwicklungsstand zu holen. 

Inspiration, Templates, Best Practices oder Plug-ins liefert die Community, die Dir auch jederzeit mit Rat und Tat zur Seite steht. 

Photoshop 

Das Bildbearbeitungsprogramm Adobe Photoshop ist eines der umfangreichsten Tools, wenn es um Bildbearbeitung und Design geht. Der Klassiker kommt mit einem großen Funktionsumfang für die professionelle Bildbearbeitung daher. Daher braucht es auch ein wenig Zeit, sich in die Bedienung des Programms einzuarbeiten. 

Du kannst Photoshop sowohl am Windows-PC als auch mit dem Mac nutzen – allerdings nicht kostenlos. Für Einzelanwender werden nach einem siebentägigen kostenlosen Probeabo pro Monat 23,79 € fällig. Unternehmen erhalten Photoshop zusammen mit allen weiteren Adobe-Applikationen in der Creative Cloud für monatlich 87,45 € und können das Programm 14 Tage lang kostenlos testen.

InDesign

InDesign gilt als Branchenstandard für die Erstellung von Layouts für Print und digitale Publikationen. Auch hier stehen Dir umfangreiche Funktionen sowie zusätzliche Plug-ins für Windows und Mac zur Verfügung, um Flyer, Visitenkarten, Broschüren, Magazine und vieles mehr zu erstellen. Entsprechend ist auch hier eine gewisse Einarbeitungszeit erforderlich. 

InDesign ist wie Photoshop in der Adobe Creative Cloud enthalten oder für Einzelanwender als einzelne Applikation buchbar.

Buchhaltungs- und Finanztools für Selbstständige

Die Buchhaltung und die jährliche Steuererklärung sind zeit- und arbeitsintensive Aufgaben, die vielen Selbstständigen und Freiberuflern lästig sind. Erledigt werden müssen sie aber trotzdem. Allerdings kannst Du Dir die Arbeit mit den entsprechenden Buchhaltungstools und Finanz Apps erleichtern und so eine Menge Zeit sparen.

lexoffice

lexoffice hat sich mit seinem Buchhaltungsprogramm auf die Buchhaltung von Selbstständigen und Kleinunternehmern spezialisiert. Mit lexoffice erstellst Du Rechnungen und behältst problemlos sämtliche Rechnungen sowie ihren Status im Blick. Das Programm bietet aber noch mehr: Wer sämtliche geschäftlichen Einnahmen und Ausgaben sauber in das Tool einträgt, kann seine Umsatzsteuervoranmeldung über eine Schnittstelle zu ELSTER, dem Steuerprogramm der Finanzbehörde, quasi auf Knopfdruck erstellen und an das Finanzamt schicken.

Je nach Funktionsumfang kostet Dich das Programm etwa zwischen 5 und 21 € pro Monat.

sevDesk

Eine Alternative zu lexoffice ist die Buchhaltungssoftware von sevDesk, die Deine Buchhaltung mithilfe neuartiger Technologien und künstlicher Intelligenz automatisiert. Mit sevDesk lassen sich Belege digitalisieren und werden automatisch erkannt; Rechnungen werden ebenfalls automatisiert abgeglichen.

Zudem kannst Du Einnahmen-Überschuss-Rechnungen (EÜR) sowie Gewinn-und-Verlust-Rechnungen (GuV) erstellen und Deine USt-Voranmeldung direkt an das Finanzamt schicken. Über eine Schnittstelle bindest Du Deine Steuerberater ein und machst so ihm und Dir die Erstellung Deiner Steuererklärung leichter. Die Sicherheit der sensiblen Daten ist dabei zu jederzeit garantiert. 

Du kannst sevDesk kostenlos testen. Danach ist die Software für Selbstständige je nach Funktionsumfang ab 8,90 € pro Monat erhältlich.

CANDIS

Fehlerhafte Eingaben, zusätzliche Kosten und undurchsichtige Prozesse lassen sich mit dem Einsatz einer intelligenten Rechnungsmanagementsoftware wie CANDIS vermeiden. Damit wird die Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler nicht nur deutlich effizienter, sondern fast schon zum Kinderspiel: CANDIS automatisiert Finanzprozesse wie den Eingang von Rechnungen, Datenerfassung, die Rechnungsfreigabe und den Datenexport an den Steuerberater oder an das Finanzamt. 

CANDIS bietet seine Software zu flexiblen Preise, die von der Menge der Rechnungen, die monatlich bearbeitet werden, abhängt. Bis zu einem Volumen von 200 Rechnungen ist CANDIS monatlich ab 229 € erhältlich.

Das Online-Geschäftskonto von Penta

Als Selbstständiger ist es besonders wichtig, dass Du auf Deine Liquidität achtest, indem Du Deine Finanzen im Überblick behältst und Deine Kosten niedrig hältst. Denk immer daran, dass Du kein festes Einkommen hast und somit je nach Auftragslage eine kleine finanzielle Rücklage nicht schaden kann. 

Das Online-Geschäftskonto von Penta ist perfekt auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten. Über die Penta App verwaltest Du Dein Konto ganz unkompliziert und behältst jederzeit Deine Einnahmen und Ausgaben im Blick.

Penta steht für Sicherheit und legt großen Wert auf nützliche Features mit einem echten Mehrwert. So wirst Du beispielsweise bei einer fehlgeschlagenen Zahlung automatisch per Pushnachricht auf Dein Handy informiert. 

Dank der Integration von Buchhaltungsprogrammen wie lexoffice, sevDesk oder Candis reduzierst sich die Zeit, die Du normalerweise in Deine Finanzen und die Buchhaltung investieren müsstest, ganz erheblich. 

Noch kein Penta Konto? Jetzt passendes Kontomodell wählen und Konto in 15 Minuten beantragen.

Projektmanagement- und Organisationssoftware für Selbstständige

Organisation und Projektmanagement sind insbesondere für Solo-Selbstständige und Freiberufler eine kleine Herausforderung. Hier helfen Dir zahlreiche nützliche Tools dabei, den Überblick über Deine Projekte sowie anstehende Aufgaben zu behalten.

Todoist

To-do-Listen auf Papier schreiben war gestern. Mach es Dir leichter und nutze mit Todoist ein Tool, das Dir dabei hilft Deine Aufgaben zu organisieren und sie mit anderen Beteiligten im Projekt zu teilen. 

Neue Aufgaben lassen sich schnell und einfach hinzufügen, delegieren oder in Abschnitte und Unteraufgaben aufteilen. Das System erinnert Dich zudem an Fristen und Deadlines. So weißt Du immer genau, was ansteht und was Du als Nächstes erledigen musst.

Das Organisationstool ist für Windows und macOS verfügbar. Mit der Android-App oder iOS-App kannst Du Deine Aufgaben zudem auch unterwegs planen und im Auge behalten. Der Funktionsumfang in der kostenlosen Variante ist für die meisten Nutzer bereits ausreichend. Wer gleichzeitig zahlreiche Projekte handeln muss, zahlt in der Profi- oder Business-Variante 3 bzw. 5 € im Monat. 

Asana

Projekte managest Du problemlos mit Asana. Das Projektmanagement-Tool unterstützt Dich und Dein Team bei der Organisation, Erstellung, Verfolgung und Verwaltung von Projekten, Aufgaben und Meilensteinen. 

Für die Zusammenarbeit in einem Projekt werden den einzelnen Teammitgliedern Aufgaben und Timelines zugewiesen. Damit alle Beteiligten jederzeit auf dem aktuellen Stand belieben, werden Fortschritte und erledigte Aufgaben sauber dokumentiert. So behältst Du oder Deine Projektleitung offene To-dos im Blick und kann rechtzeitig einschreiten, um Verzögerungen zu vermeiden. Um das gesamte Projekt mit all seinen Abläufen mit nur einem einzigen Tool steuern zu können, findet auch die Projektkommunikation über das Tool statt.

In der Basic-Variante nutzt Du Asana kostenlos. Die Premium- und Business-Variante wird pro Nutzer abgerechnet und kostet pro Monat zwischen 10,99 und 24,99 €.

Pentas Product-Roadmap

Penta setzt bei der Produktentwicklung auf größtmögliche Transparenz und nutzt Trello, um Kunden Einblick in die Product-Roadmap zu gewähren. Anregungen und Feedback fließen in die weitere Entwicklung ein.

Trello

Bei Deiner persönlichen Zeiteinteilung und der Entwicklung Deiner Ideen unterstützt Dich der kanbanbasierte Aufgaben-Verwaltungs-Onlinedienst Trello. Auf dem Trelloboard legst Du verschiedene Listen an und benennst sie. Im nächsten Schritt erstellst Du verschiedene Karten und kannst nun all Deine To-dos und Ideen sortieren und zuordnen. Ebenso besteht die Möglichkeit, Deadlines oder Kommentare sowie Bilder oder Dokumente zu einer Notiz hinzuzufügen.

Trello kannst Du aber nicht nur für Deine eigene Arbeit nutzen: Trello eignet sich auch zur Kommunikation und Zusammenarbeit mit Deinem Kunden. Erstelle einfach ein Board für Dich und Deine Kunden und erleichtere Dir so die Organisation. 

Trello bietet je nach Teamgröße und Menge der anfallenden Aufgaben unterschiedliche Preisoptionen von 5 – 17.50 $ pro Nutzer und Monat. Die Basisvariante für Einzelpersonen und Teams ist kostenlos erhältlich.

Zeiterfassungssoftware für Selbstständige

Zeit ist Geld. Und bei Selbstständigen und Freiberuflern meist auch sehr knapp. Damit Du Dich nicht verzettelst, aber auch die Zeit, die Du in Aufträge und Projekte steckst, tracken und dokumentieren kannst, nutze eine Software für Deine Zeiterfassung. 

Toggl

Toggle bietet verschiedene Instrumente, die Dir dabei helfen sollen, Deine Produktivität zu steigern. Eines davon ist die Zeiterfassungssoftware Toggl Track. Rechnest Du beispielsweise Deine Leistung nach Stunden ab, kannst Du mit ihr festhalten, wie viele Stunden Du einem Kunden in Rechnung stellen kannst.

Du kannst sie aber auch dazu nutzen, zu tracken, wie viel Zeit Du für bestimmte Aufgaben verbringst. Beispielsweise mit der Organisation Deines Unternehmens. Vielleicht stellst Du sogar fest, dass es günstiger wäre, bestimmte Aufgaben outzusourcen. Was bei Deiner internen Organisation klappt, funktioniert auch bei Projekten. Hier rechnest Du Aufwand und Kosten gegen Deine Einnahmen, um herauszufinden, ob sich ein Projekt rentiert, und kannst bei Bedarf Deine Preise anpassen.

Du kannst Toggl Track auf unterschiedlichen Devices auch mobil nutzen. Nach einem kostenlosen Test kannst Du Dich für die kostenfreie Nutzung oder ein kostenpflichtiges Upgrade entscheiden.

Clocko:do

Dieses Tool bietet Dir verschiedene Funktionen, mit denen Du Dein Zeitmanagement im Griff behältst. Mit der digitalen Stempeluhr erfasst Du Deine Arbeitszeiten und Pausen. Hast Du Mitarbeitende, können deren Zeiten ebenfalls über das Tool erfasst werden und Du behältst damit den Überblick über geleistete Stunden, Krankheitstage oder Urlaubstage. Die Zeiten können entweder in Echtzeit oder auch nachträglich eingetragen werden.

Berichte liefern Dir wertvolle Kennzahlen, mit denen Du Dein Unternehmen steuern kannst. Gleichzeitig behältst Du den Fortschritt Deiner Projekte im Blick und kannst so schnell eingreifen, falls ein Projekt das geplante Budget überschreitet.

Freelancern bietet clock:do eine kostenlose Variante für die Arbeitszeit- und Projektzeiterfassung. Einen größeren Funktionsumfang für mehrere Nutzer gibt es ab 4 € pro Monat und Nutzer.

Harvest

Du suchst eine Zeiterfassungssoftware, mit der Du nicht nur Deine Zeiten erfassen kannst, sondern auch Berichte und Analysen über Deine Produktivität erstellen lassen, Deine Rechnungen aus dem Tool heraus erstellen und direkt an den Kunden versenden und den Zahlungseingang verfolgen kannst? Gleichzeitig soll es sich in die Projektmanagementtools, die Du nutzt, integrieren lassen? Dann ist Harvest möglicherweise das Richtige für Dich.

Harvest bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an. Im Anschluss kannst Du zwischen einer kostenlosen Variante für einen Nutzer und maximal zwei Projekte oder der Profi-Variante für die unbegrenzte Nutzung für $ 12 pro Monat und Nutzer wählen.

Tools für Terminbuchungen

Häufig geht bei der Suche nach einem Termin, der für beide Parteien passt, viel Zeit verloren. Das lässt sich mit Tools für die Terminbuchung vermeiden.

Calendly

Eines der Tools für Selbstständige, dass sich hier als nützlich erweist, ist die kostenlose Online-Terminplanungssoftware Calendly. Deine Kunden können dort Deine freien Zeitfenster einsehen und so einen passenden Termin für ein persönliches Treffen auswählen. Voraussetzung ist allerdings, dass Du darauf achtest, Deinen Kalender immer aktuell zu halten, um Überschneidungen zu vermeiden.

SimplyBook.me 

Ein nützliches Tool für die Terminverwaltung ist das Onlinebuchungssystem SimplyBook.me. Kunden werden Leistungen und freie Zeiten angezeigt und über die Buchungsseite können sie sich selbst einen Termin bei Dir buchen. Die Buchung ist über Deine Unternehmenswebsite sowie über Google und verschiedene Social-Media-Kanäle möglich.

Das Buchungssystem steht in einer Testversion 14 Tage lang kostenlos zur Verfügung. Im Anschluss hast Du die Wahl zwischen einer kostenlosen und mehreren kostenpflichtigen Varianten ab 6,70 € pro Monat.

Tools zur Social-Media-Planung

Als Teil Deiner Marketing-Strategie nutzt Du verschiedene Social-Media-Kanäle. Planungstools helfen Dir dabei, Beiträge auf vielen verschiedenen sozialen Netzwerken und Seitentypen zu posten.

SmarterQueue

Dieses Tool basiert auf einer Inhaltsbibliothek, aus der es sich jederzeit bedienen kann. Die Inhalte sind thematisch geordnet und werden an Tagen, an denen Du keine Post geplant hast, automatisch ausgewählt und veröffentlicht. Alles, was Du dazu tun musst, ist Inhalte vorzuhalten, die zeitunabhängig immer wieder veröffentlichen können. So kannst Du Deinen Traffic steigern, auch wenn es mal keine aktuellen Inhalte gibt.

SmarterQueue ist ab 15 € pro Monat erhältlich und kann in einer 14-tägigen Testphase kostenlos ausprobiert werden.

Buffer

Ein weiteres Tool, um Deine Social-Media-Kanäle zu verwalten und Deine Präsenz zu erhöhen, ist Buffer. Das Prinzip basiert auf einer Warteschleifenfunktion. Du bereitest die Veröffentlichung Deiner Beiträge vor und das Tool arbeitet die Warteschlange nach und nach ab. 

Bis zu drei Social-Media-Kanäle kannst Du kostenlos mit Buffer verwalten. Die kostenpflichtigen Varianten sind nach einem 14-tägigen kostenlosen Test ab $ 5 pro Monat und Kanal erhältlich.

Hootsuite

Mit Hootsuite kannst Du Deine Beiträge ebenfalls im Voraus planen und in einem Dashboard schnell und einfach erstellen. Gleichzeitig gewinnst Du wertvolle Kenntnisse, welche Inhalte bei Deinen Followern ankommen. Außerdem bindet das Tool mehrer Benutzer ein und unterstützt Social-Media-Teams damit in der Abstimmung, sodass sie zeitnah auf Kundenbeiträge reagieren können. 

Die Tarife „Professional“ und „Team“ kannst Du 30 Tage lang kostenlos testen. Für die Business- und die Enterprise-Variante bietet Hootsuite Demos an. Das Tool ist ab 39 € pro Monat erhältlich.

Tools zum Abschalten

Pausen sind wichtig, kommen bei Selbstständigen oder Freiberuflern aber häufig zu kurz. Nimm Dir Zeit, um auch einmal abzuschalten und so neue Kraft für Deine Aufgaben zu gewinnen.

7mind

7mind ist eine Meditationsapp, die darauf basiert, das sieben Minuten am Tag bereits ausreichen, um Ruhe und Wohlbefinden zu erlangen. Du erhältst angeleitete Meditationen, Entspannungsübungen aber auch Schlafgeschichten, die Du jederzeit einsetzen kannst, um in kürzester Zeit ganz bewusst abzuschalten.

Die Basisversion ist kostenlos, 7Mind Plus bietet für 5 € pro Monat einen erweiterten Funktionsumfang. Zusätzlich bietet 7Mind Präventionskurse für 75 € pro Kurs an. Ein Teil dieser Kosten wird sogar von den meisten deutschen Krankenkassen übernommen. 

Calm

In angeleiteten Meditationssitzungen kannst Du mit Calm Stress und Ängste reduzieren. Calm eignet sich sowohl als Meditationsapp für Einsteiger als auch für erfahrene Nutzer. Neben Meditationen bietet sie Geschichten zum Einschlafen, verschieden Atemprogramme, oder Musik zum Entspannen. 10 Minuten pro Tag helfen Dir, gut in den Tag zu starten und Deinen Feierabend entspannt zu genießen.

Du kannst Calm 30 Tage kostenlos testen. Ein Jahresabo für Calm Premium kostet $ 59,99 und ist im Apple Store und Google Play Store erhältlich.

Fazit: Tools machen Selbstständigen das Leben leichter!

Selbstständige und Freiberufler sind meist für alle anfallenden Aufgaben im Unternehmen selbst verantwortlich. Um alles zu erledigen, bist Du auf Unterstützung angewiesen, die Du durch zahlreiche nützliche Apps und Tools bekommst – viele dieser kleinen Helper sind zumindest in der Basisvariante sogar kostenlos. 

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