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Umsatzsteuerbefreiung: Wer kann von ihr profitieren?

Jeannine Klein
Jeannine Klein Februar 2020 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Leistungen, die ein Unternehmer in Deutschland erbringt, sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig. Das bedeutet, dass Unternehmen verpflichtet sind, Umsatzsteuer zu bezahlen. Die Umsatzsteuer stellt den größten Anteil am gesamten deutschen Steueraufkommen dar. In bestimmten Fällen macht der Gesetzgeber jedoch Ausnahmen und befreit Unternehmen von der Steuerpflicht. Dieses Vorgehen dient vor allem der Vermeidung der Doppelbesteuerung. Informiere Dich jetzt, für wen die Umsatzsteuerbefreiung gilt, welche Vor- und Nachteile sie mit sich bringt und wie Du sie in Anspruch nehmen kannst. Darüber hinaus solltest Du wissen, welche Umsätze steuerpflichtig sind und welche umsatzsteuerfreien Leistungen es gibt.

Was ist die Umsatzsteuer?

Die Umsatzsteuer ist eine der wichtigsten Steuerarten für alle Unternehmer. Die Umsatzsteuer wird auf nahezu alle Leistungen erhoben, die Unternehmen in Deutschland erbringen und in der Rechnung separat ausgewiesen. Unternehmen dürfen lediglich den Nettopreis der verkauften Produkte behalten. Sie ziehen die Umsatzsteuer bei ihren Kunden ein und führen diese im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung direkt an das Finanzamt ab. Man spricht daher auch von einer durchlaufenden Steuer. Die gesetzlichen Vorgaben sind im Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Das deutsche Steuerrecht unterscheidet zwischen zwei Steuersätzen:

  • Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent
  • Der ermäßigte Steuersatz beträgt 7 Prozent

Für welche Produkte und Dienstleistungen der ermäßigte Steuersatz gilt, ist in § 12 Abs. 2 UStG geregelt ist. Er greift beispielsweise bei

  • Büchern und Zeitungen
  • Medizinischen Hilfsmitteln
  • Beförderungsleitungen
  • Pflanzen und einer Vielzahl von Lebensmitteln

Die Umsatzsteuer, die im Rahmen der Betriebsausgaben bei Unternehmen anfallen, wird von den umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen mitbezahlt. Diese sogenannte Vorsteuer können sie im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung mit der eingenommenen Umsatzsteuer verrechnen. Übersteigen die Betriebsausgaben die Betriebseinnahmen führt dies zu einer Erstattung der Umsatzsteuer durch das Finanzamt. 

Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer?

Der Ausdruck Mehrwertsteuer wird umgangssprachlich synonym für die Umsatzsteuer verwendet. Aus steuerlicher Sicht ist der Ausdruck Umsatzsteuer korrekt. Entsprechend folgen die Regelungen dem Umsatzsteuergesetz. Ein Mehrwertsteuergesetz gibt es nicht.

Wer ist umsatzsteuerpflichtig?

Grundsätzlich sind alle Unternehmer in Deutschland ab einer Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Jahr umsatzsteuerpflichtig. Liegt der Umsatz eines Unternehmens unterhalb dieser Grenze, spricht man von Kleinunternehmen. Kleinunternehmen aber auch Freiberufler können die sogenannte Kleinunternehmerregelung und damit die Umsatzsteuerbefreiung in Anspruch nehmen. Die Kleinunternehmerregelung dient als Vereinfachungsregelungen, die Gründern die Buchhaltung und die vorbereitenden Steueraufgaben erleichtern soll. Wer keine Umsatzsteuer einnimmt und an das Finanzamt abführt, kann allerdings auch nicht die Vorsteuer geltend machen.

Die Gesetzesgrundlage für die Umsatzsteuerbefreiung schafft § 19 Abs. 1 UStG. Dort wurde festgelegt, dass Unternehmer, deren Umsatz im vergangenen Jahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich unter 50.000 Euro liegen wird, von der Umsatzsteuerpflicht befreit sind. Überschreiten Kleinunternehmer und Freiberufler diese Umsatzgrenze, macht sich dies im Folgejahr bemerkbar: Sie wechseln dann in die Regelbesteuerung und müssen dementsprechend auch die Umsatzsteuer auf ihre Produkte und Leistungen aufschlagen und diese in ihren Rechnungen ausweisen.

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Die Kleinunternehmerregelung

Das Ziel der Kleinunternehmerregelung ist vor allen Dingen, den bürokratischen Aufwand, der durch die Umsatzsteuer entsteht, für kleine Unternehmen so gering wie möglich zu halten. Immerhin können Kleinunternehmer dank der Umsatzsteuerbefreiung auf die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung verzichten und müssen sich nicht mit der doppelten Buchführung auseinandersetzen. Als Kleinunternehmer musst Du keine Umsatzsteuer auf Deinen Rechnungen ausweisen. Der Empfänger muss jedoch durch einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aufmerksam gemacht werden. 

Obwohl Du die Voraussetzungen erfüllst, um die Kleinunternehmerregelung in Anspruch zu nehmen, kann es in einigen Fällen wirtschaftlich sinnvoll sein, auf die Umsatzsteuerbefreiung zu verzichten. Möchtest Du bei Gründung Deines Unternehmens auf die Umsatzsteuerbefreiung verzichten, wählst Du bei der Anmeldung Deines Unternehmens beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung die entsprechende Option. Alternativ stellst Du einen formlosen schriftlichen Antrag beim Finanzamt, um die Umsatzsteuerbefreiung aufzuheben. 

Unterschied Kleinunternehmer / Kleingewerbe

Kleinunternehmen ist ein Begriff aus dem Umsatzsteuerrecht, der Unternehmen mit einem Jahresumsatz bis zu 22.000 Euro bezeichnet. Der Begriff Kleingewerbe aus dem Handels- und Gewerberecht. Aufgrund eines eingeschränkten Geschäftsumfanges müssen Kleingewerbetreibende die anspruchsvollen Vorschriften des Handelsgesetzbuches wie die doppelte Buchführung nicht beachten. Damit profitieren Kleingewerbe aber nicht automatisch von der Umsatzsteuerbefreiung.

Mögliche Nachteile der Kleinunternehmerregelung

Als Kleinunternehmer kannst Du aufgrund der Umsatzsteuerbefreiung auch keine Vorsteuerabzüge geltend machen. Gerade in der Gründungsphase kann dies jedoch ein bedeutender Nachteil sein, da hier viele Anschaffungen anstehen. Entsprechend können Unternehmen, an die sich Dein Angebot richtet, ebenfalls keine Vorsteuer geltend machen. Durch die Umsatzsteuerbefreiung kann Dir ein Wettbewerbsnachteil entstehen: Bei Rechnungen zwischen Unternehmen ohne Umsatzsteuer kaufen Unternehmen lieber bei anderen Anbietern.

Darüber hinaus muss Dir bewusst sein, dass die Entscheidung für den Kleinunternehmerstatus nicht einfach wieder zurückgenommen werden kann. Entscheidest Du Dich für die Umsatzsteuerbefreiung, bist Du mindestens fünf Kalenderjahre an Deine Entscheidung gebunden. 

So beantragst Du die Umsatzsteuerbefreiung

Die Umsatzsteuerbefreiung erfordert keinen großen Aufwand. Meldest Du Dein Unternehmen an, musst Du im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung Deinen voraussichtlichen Umsatz angeben. Überschreitet dieser nicht die Umsatzgrenzen von 22.000 Euro, hast Du automatisch den Kleinunternehmerstatus und bist damit umsatzsteuerbefreit.

Alternativ zur Umsatzsteuerbefreiung kannst Du auch die Option der Regelbesteuerung wählen. Gehen Deine Umsätze stark zurück oder Du stellst fest, dass Deine Prognose zur Umsatzentwicklung zu optimistisch war und Du damit wieder die Voraussetzungen für die Kleinunternehmerregelung erfüllst, kannst Du beim Finanzamt mit einem formlosen Schreiben die Umsatzsteuerbefreiung beantragen. 

Steuerbefreiung bestimmter Umsätze

In § 4 Abs. 1 – 7 UStG finden sich verschiedene Sachverhalte, die zu den steuerbefreiten Umsätzen mit Vorabzugsmöglichkeit gehören. Hauptsächlich beziehen sich diese auf Import- und Exportgeschäfte. Aber auch einige Reiseleistungen und andere Sonderfälle finden sich dort wieder. Freiberufler, Gewerbetreibende, öffentliche Einrichtungen und Vereine sollten einen Blick auf § 5 Abs. 8 – 28 UStG werfen: Dort werden umsatzsteuerfreie Leistungen, die auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigen, aufgelistet. Dazu gehören unter anderem:

  • Diverse Finanzumsätze
  • Vermietung und Verpachtung von Grundstücken
  • Medizinische Heilbehandlungen
  • Umsatz der Einrichtungen zur Betreuung hilfsbedürftiger Personen
  • Bestimmte Umsätze im Bildungsbereich

Für die erwähnten Leistungen musst Du keine Umsatzsteuerbefreiung beantragen, wobei das Finanzamt in einigen Fällen bestimmte Nachweise fordert. Da die Umsatzsteuerbefreiung jedoch vom konkreten Einzelfall abhängt, empfiehlt sich eine fachkundige Beratung.

Darüber hinaus solltest Du die Umsatzsteuerbefreiung auch bei grenzüberschreitenden Geschäften beachten. Sowohl bei Importen aus anderen EU-Staaten und Nicht-EU-Staaten ist der Importeur steuerpflichtig. Entsprechende Steuerbefreiungen werden im Umsatzsteuergesetz § 4b und 5 geregelt.

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Umsatzsteuerbefreiung: sinnvoll oder nicht?

Umsatzsteuerbefreiung kann eine gute Entscheidung sein, muss sich aber nicht für jeden Kleinunternehmer lohnen. Wer keine Umsatzsteuer vereinnahmt, darf auch die selbst ausgegebene Vorsteuer nicht geltend machen, was sich auf die Liquidität des Geschäfts auswirken kann. Wer bei der Unternehmensgründung hohe Anfangsinvestitionen wie Maschinen und Materialien hat, zahlt als Kleinunternehmer den Kaufpreis inklusive Umsatzsteuer, erhalten diese aber nicht als Vorsteuer erstattet. Diese Betriebsausgaben wirken erst bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) und der Steuererklärung im kommenden Jahr steuersenkend. Verzichtest Du auf die Umsatzsteuerbefreiung, kannst Du die 19 Prozent der Umsatzsteuer gleich bei der nächsten Voranmeldung verrechnen – also im folgenden Monat.

Ob sich die Umsatzsteuerbefreiung lohnt, kann pauschal nicht beantwortet werden und hängt vom individuellen Unternehmen ab. Wer als Freiberufler im Homeoffice arbeitet, hat vermutlich keine großen Betriebsausgaben. In diesem Fall hätte der Vorsteuerabzug eher geringe Auswirkungen. Musst Du jedoch Materialien, Waren oder Maschinen für die Unternehmensgründung anschaffen, verschafft Dir die Vorsteuer eine gewissen Liquidität.

Privat- oder Geschäftskunden?

Für die Entscheidung, ob Du als Kleinunternehmer oder Freiberufler die Umsatzsteuerbefreiung beanspruchst, hängt neben Deinen Betriebsausgaben auch von der Art Deiner Kundschaft ab. Bei Privatkunden handelt es sich um Endverbraucher und diejenigen, die die Umsatzsteuer zahlen. Für sie macht es also einen Unterschied, ob sie lediglich den Nettopreis zahlen oder die Umsatzsteuer dazugerechnet wird. In diesem Fall bist Du als Kleinunternehmer dank der Umsatzsteuerbefreiung im Vorteil, da Du Produkte günstiger anbieten kannst. 

Kommt ein Großteil der Nachfrage von Geschäftskunden, macht die Umsatzsteuerbefreiung für Dich keinen großen Unterschied. Für Geschäftskunden ist die Umsatzsteuer nur ein durchlaufender Posten, die sie zahlen und sich im folgenden Monat als Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen können.

Auftraggeber mit Umsatzsteuerbefreiung

Hast Du mit einem Auftraggeber zu tun, der von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit ist, musst Du auf der Rechnung auf jeden Fall den Grund dafür vermerken, warum keine Umsatzsteuer erhoben wird. Die Bescheinigung über die Umsatzsteuerbefreiung solltest Du zudem gut aufbewahren, falls das Finanzamt nähere Informationen verlangt. Fehlt der Beleg, kann ein Steuerpflichtiger nicht nachweisen, warum ein bestimmter Auftrag ohne Umsatzsteuer berechnet wurde. In diesem Fall kann das Finanzamt die Umsatzsteuer nachfordern, was zu hohen Nachzahlungen führen würde. 

Was musst Du bei umsatzsteuerbefreiten Lieferungen und sonstige Leistungen beachten?

In § 4 Abs. 8 – 28 finden sich alle umsatzsteuerbefreiten Lieferungen und sonstige Leistungen. Die Umsatzsteuer kommt hier deshalb nicht zum Einsatz, da es sich größtenteils um Leistungen für Privatpersonen handelt, die sich durch die Umsatzsteuer nicht verteuern sollen. § 9 UStG ermöglicht den Verzicht auf die Umsatzsteuerbefreiung für verschiedene Sachverhalte – und damit auch die Möglichkeit auf den Vorsteuerabzug. Auch hier reicht eine formlose Mitteilung an das Finanzamt. Alternativ genügt auch der Ausweis der Umsatzsteuer auf den Ausgangsrechnungen und die Erfassung der entsprechenden Beträge in den Voranmeldungen und Erklärungen.

Gerade bei den Umsätzen gemäß § 4 Abs. 20 und 21 UStG kann eine Umsatzsteuerbefreiung nur mit den entsprechenden Bescheinigungen bestimmter Landesbehörden stattfinden. § 4 Absatz 20 UStG umfasst dabei unter anderem kulturelle und künstlerische Leistungen wie die von Chören, Theater und Tierparks. Die Umsätze sind allerdings nur dann steuerfrei, wenn die zuständige Landesbehörde bescheinigt, dass die Leistungen mit denen öffentlich-rechtlicher Einrichtungen vergleichbar sind. 

§ 4 Abs. 21 regelt die Umsatzsteuerbefreiung bestimmter privater Bildungseinrichtungen sowie selbstständiger Lehrer, die an öffentlichen oder umsatzsteuerbefreiten Bildungseinrichtungen tätig sind. Dabei unterscheidet man zwischen Trägern von Privatschulen, die als Ersatzschulen ohne gesonderte Bescheinigung von der Umsatzsteuer befreit sind, und Trägern von Privatschulen, die für die Befreiung eine Bescheinigung der Landesbehörde benötigen. Diese müssen bestätigen, dass sie die Schüler ordnungsgemäß auf einen Beruf oder Prüfungen vor einer juristischen Person des öffentlichen Rechts vorbereiten.

Selbstständige Lehrer, die als Honorarkräfte an öffentlichen Schulen oder genehmigten Ersatzschulen angestellt sind, benötigen keine Bescheinigung über die Umsatzsteuerbefreiung. Wer jedoch an einer privaten, umsatzsteuerbefreiten Einrichtung lehrt, benötigt für jedes Kalenderjahr eine entsprechende Bescheinigung darüber, dass seine Umsätze steuerfrei sind. 

Umsatzsteuerbefreiung: Vorsicht vor unüberlegten Entscheidungen

Der Antrag auf Umsatzsteuerbefreiung ist mit wenig Aufwand verbunden und entlastet Dich im täglichen Geschäft bei Deiner Buchhaltung. Allerdings solltest Du im Vorfeld sorgfältig die Vorteile und Nachteile abwägen, um so die beste Entscheidung zu treffen. Schließlich bist Du fünf Jahre an Deine Entscheidung gebunden, solltest Du Dich gegen die Umsatzsteuerbefreiung entscheiden. Erst nach Ablauf der fünf Jahre kannst Du beim Finanzamt Widerspruch einlegen. Im Zweifelsfall lass Dich von Deinem Steuerberater beraten, welche Entscheidung langfristig für Dich und Dein Unternehmen sinnvoll ist.

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