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Urlaubsanspruch: Was Du als Unternehmer wissen musst

Yasmin
Yasmin März 2020 12 Min

Inhaltsverzeichnis

An Urlaub ist im Moment wohl kaum zu denken. Für Unternehmer, die gerade gegründet haben, wird sich wohl so schnell auch nichts daran ändern. Nichtsdestotrotz besteht der Anspruch und wer Mitarbeiter beschäftigt, muss sich mit den Regelungen zum gesetzlichen Urlaubsanspruch in Deutschland auskennen.

Das Mindesturlaubsgesetz für Arbeitnehmer

Der gesetzliche Mindestanspruch auf Urlaub ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) geregelt, dass dem Schutz der Arbeitnehmer und ihrer Erholung dient. Der gesetzliche Mindestanspruch liegt bei 24 Werktagen. Der Samstag wird dabei als Werktag gewertet, der Anspruch muss entsprechend auf die Arbeitstage pro Woche umgerechnet werden. Heißt, wer von Montag bis Freitag arbeitet, hat nur einen gesetzlichen Mindestanspruch von 20 Werktagen.

Es ist gängige Praxis, zu Beginn eines Arbeitsverhältnisses eine Probezeit zu vereinbaren. Wird in dieser Zeit kein Urlaub gewährt, führt das bei neuen Mitarbeitern zur Ansammlung ihrer Urlaubsansprüche in der zweiten Jahreshälfte. Um diesen Stau zu vermeiden, kannst Du neuen Mitarbeitern bereits während der Probezeit Urlaub gewähren. Tatsächlich steht er ihnen per Gesetz anteilig in den ersten sechs Monaten ihrer Beschäftigung zu. Pro Monat haben sie einen Anspruch auf ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs. Den vollen Urlaubsanspruch erwerben sie nach Ablauf der sechsmonatigen Probezeit. Diese Regelung gilt nur für das Jahr, in dem eine Beschäftigung aufgenommen wird. In den Folgejahren steht Deinen Mitarbeitern der volle Urlaubsanspruch bereits Anfang des Jahres zu. Bei einem unterjährigen Eintritt wird der Urlaubsanspruch um die Tage gekürzt, die der Arbeitnehmer bereits bei seinem alten Arbeitgeber in Anspruch genommen hat.

Ein Recht auf anteiligen Urlaubsanspruch haben Arbeitnehmer auch bei Renteneintritt in der ersten Jahreshälfte. Dieser beträgt ebenfalls ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden Monat des Bestehens des Arbeitsverhältnisses im betreffenden Jahr.

Deine Mitarbeiter haben das Recht auf bezahlten Urlaub. Du bist verpflichtet, ihnen während ihres Urlaubs ein Gehalt zu zahlen. Die Höhe des sogenannten Urlaubsentgelts berechnet sich aus ihrem monatlichen Durchschnittsgehalt. Mögliche Zuschläge für Überstunden, Prämien etc. musst Du nicht begleichen. Ein Recht auf Urlaubsgeld hingegen gibt es nicht. Ebenso wenig wie einen Anspruch auf unbezahlten Urlaub – das gilt auch bei einem Sabbatical. Obwohl laut einer Auswertung des Wirtschafts- und Sozialwissenschaftlichen Instituts (WSI) jeder zweite deutsche Arbeitnehmer Urlaubsgeld erhält, handelt es sich um eine freiwillige Zahlung. Für Unternehmen, die nicht tarifvertraglich gebunden sind, besteht keine Verpflichtung, diese Zahlung zu leisten.

Urlaubsanspruch bei Insolvenz

Sämtliche Ansprüche auf Urlaub und Urlaubsentgelt bleiben vor und während eines Insolvenzverfahrens bestehen.

Die Bestimmungen des Bundesurlaubsgesetzes zum Urlaubsanspruch gelten sofern in Einzelverträgen keine abweichenden Bestimmungen vereinbart wurden oder Dein Unternehmen nicht an einen Tarifvertrag, besispielsweise den Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD) gebunden ist.

Wer hat Urlaubsanspruch?

Unter der Voraussetzung, dass Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mindestens einen vollen Monat für Dich tätig sind, besteht ein Urlaubsanspruch für alle

  • Angestellten sowohl in einem befristeten wie in einem unbefristeten Arbeitsverhältnis
  • Voll- und Teilzeitkräfte
  • Heimarbeiter
  • geringfügig Beschäftigte (Aushilfen bzw. Minijobber)
  • Midijobber
  • Auszubildende, Volontäre und Trainees
  • Werkstudenten/-innen
  • Praktikant/-innen

Wie viel Urlaub steht Deinen Mitarbeitern zu?

Solange es vertraglich nicht anders vereinbart wurde, steht Deinen Angestellten unabhängig von der Beschäftigungsart der volle gesetzliche Urlaubsanspruch, also 24 Werktage, zu. 

Der Urlaubsanspruch minderjähriger Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer wird im Jugendarbeitsschutz­gesetz § 19 geregelt. Für Jugendliche in der Ausbildung oder im Praktikum, die das 18. Lebensjahr noch nicht vollendet haben, gilt ein höherer Urlaubsanspruch als für Erwachsene.

Der Urlaubsanspruch pro Jahr staffelt sich nach Alter: 

  • Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 16 Jahre alt waren, haben Anspruch auf mindestens 30 Werktage.
  • Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 17 Jahre alt waren, haben Anspruch auf mindestens 27 Werktage.
  • Jugendliche, die zu Beginn des Kalenderjahres noch nicht 18 Jahre alt waren, haben Anspruch auf mindestens 25 Werktage.

Eine weitere Ausnahme bildet der Zusatzurlaub für Schwerbehinderte: Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern, die für das gesamte Kalenderjahr eine anerkannte Schwerbehinderung nachweisen, erhalten zum gesetzlichen oder tariflichen Urlaubsanspruch zusätzlich fünf Werktage.

Urlaubsanspruch bei Kurzarbeit

Kurzarbeit kann dazu führen, dass sich der Jahresurlaub verkürzt. Für die Dauer der Kurzarbeit im Unternehmen darf der Urlaub zeitlich entsprechend der Arbeitszeit gekürzt werden. Diese Regelung gilt auch, wenn durch die Kurzarbeit gar keine Arbeitspflicht mehr besteht.

Wie berechnet sich der Urlaubsanspruch bei Mitarbeitern in Teilzeit, bei Minijobbern und befristeten Angestellten?

Der Urlaubsanspruch richtet sich nach Arbeitstagen, nicht nach Arbeitsstunden. Daher haben Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die in Teilzeit jeden Tag der Woche arbeiten, den gleichen Urlaubsanspruch wie seine Kollegen in Vollzeit. Entsprechend wird der Anspruch bei Teilzeitmitarbeitern, die nicht an jedem Tag der Woche arbeiten, gekürzt.

Zur Berechnung des Urlaubsanspruchs gilt die folgende Formel:

Die in einem Unternehmen vertraglich vereinbarten Urlaubstage werden durch die Anzahl der Werktage einer Woche geteilt und mit den tatsächlich geleisteten Arbeitstagen pro Woche multipliziert.

Bei 30 Tagen Urlaub im Jahr und wöchentlich 3 Arbeitstagen entsteht damit ein Anspruch von 18 Urlaubstagen.

Das gleiche gilt für geringfügig Beschäftigte, die Minijobber bzw. 450-Euro-Jobs: Obwohl steuerliche bzw. sozialversicherungsrechtliche Gesetzesregelungen nicht auf sie anwendbar sind, haben sie grundsätzlich den vollen Urlaubsanspruch. Der tatsächliche Anspruch berechnet sich nach der gleichen Formel wie bei Teilzeitkräften.

Freiwillig gewährter Mehrurlaub

Flexible Arbeitszeitregelungen und Homeoffice-Vereinbarungen bieten Beschäftigten mittlerweile gute Möglichkeiten, private Angelegenheiten mit dem Job zu vereinbaren. Einen wertvollen Urlaubstag zu opfern, um sein Auto in die Werkstatt zu bringen, einen Handwerker zu beaufsichtigen oder den Nachwuchs außerplanmäßig zu betreuen, ist heute meist nicht mehr üblich. Schließlich soll der Urlaub ja auch der Erholung dienen. Je mehr, desto besser.

Im Durchschnitt werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer heute 30 Werktage Urlaub gewährt. Dieser Zusatzurlaub ist entweder in einem Tarifvertrag geregelt oder kann auf freiwilliger Basis im Arbeitsvertrag vereinbart werden. Viele Arbeitgeber gewähren heute diesen Zusatzurlaub, der häufig neben einem attraktiven Gehalt, einem Dienstwagen oder anderen Zugaben als überzeugendes Argument beim Recruiting dient.

Auf freiwillig gewährten Mehrurlaub besteht kein gesetzlicher Anspruch. Für Dich als Arbeitgeber ist es ratsam, in Arbeitsverträgen zwischen dem gesetzlich vereinbarten Mindesturlaub und dem freiwillig gewährten Zusatzurlaub zu unterscheiden. Der gesetzliche Urlaub kann unter Umständen mit in das Folgejahr genommen werden. Um zu vermeiden, dass zu viel Resturlaub in das nächste Jahr übertragen wird, kannst Du beispielsweise vertraglich festhalten, dass der gesetzliche Urlaubsanspruch zuerst verbraucht werden muss. Für den freiwillig gewährten Zusatzurlaub kannst Du dann bestimmen, dass dieser verfällt, wenn er nicht bis Ende des Jahres genommen wird.

Obwohl viele Unternehmen älteren Beschäftigten mehr Urlaub gewähren als jüngeren oder sich Urlaubstage mit zunehmender Betriebszugehörigkeit erhöhen, besteht auch hier gesetzlich kein Anspruch.

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Sonderurlaub, Bildungsurlaub und Erziehungsurlaub

Unter entsprechenden Umständen erhalten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über den gesetzlich vereinbarten und freiwillig gewährten Urlaub weitere Urlaubstage.

Bei Todesfälle naher Angehöriger, Geburten von Kindern, aber auch bei der Erfüllung staatsbürgerlicher Pflichten besteht laut § 616 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ein Recht auf Sonderurlaub. Ein privater Umzug stellt keine Bedingung für bezahlten Sonderurlaub dar, wird in der Praxis aber häufig vom Arbeitgeber gewährt.

Mit Ausnahme der Bundesländer Bayern und Sachsen gewähren die deutschen Bundesländer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern pro Jahr fünf Tage Urlaub zur beruflichen oder politischen Weiterbildung, den sogenannten Bildungsurlaub. Entsprechend musst Du Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für diesen Zeitraum bezahlt freistellen. In den Ländern gelten zum Teil unterschiedliche Regelungen. So kannst Du als Inhaber eines kleinen oder mittleren Unternehmens in Rheinland-Pfalz beispielsweise einen pauschalierten Erstattungsanspruch für die Lohnkosten geltend machen.

Müttern und Vätern steht laut Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG) nach der Geburt ihres Kindes Erziehungsurlaub bzw. Elternzeit zu. Fällt der Erziehungsurlaub in die Ausbildungszeit, wird die Ausbildung um die entsprechende Fehlzeit verlängert.

Welchen Einfluss hast Du als Arbeitgeber darauf, wann Urlaub genommen wird? 

Als Arbeitgeber musst Du die Urlaubsanträge Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter genehmigen. Solange aus betrieblicher Sicht nichts dagegen spricht, solltest Du dabei die Urlaubswünsche Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter berücksichtigen. Ein Urlaubsantrag sollte nur aus betrieblich erforderlichen Gründen abgelehnt werden. Haben beispielsweise bereits mehrere Angestellte für einen bestimmten Zeitraum Urlaub eingereicht und diesen auch genehmigt bekommen, kannst Du einen weiteren Antrag ablehnen. Eltern mit schulpflichtigen Kindern haben zwar keinen gesetzlichen Anspruch auf Urlaub in den Schulferien, können bei der Urlaubsplanung aber aus sozialen Gesichtspunkten bevorzugt behandelt werden. Urlaubssperren beispielsweise zum Jahresende, wenn der Jahresabschluss ansteht, sind zwar legitim, sollten aber durch vorausschauende Planung weitestgehend vermieden werden.

Urlaub soll im Hinblick auf die Erholung möglichst zusammenhängend gewährt werden. Einen rechtlichen Anspruch, den gesamten Urlaub am Stück zu nehmen, haben Arbeitnehmer allerdings nicht. Als Arbeitgeber bist Du allerdings verpflichtet, ihnen mindestens zwölf Tage am Stück zu gewähren. 

Wenn Du im Arbeitsvertrag keine Betriebsferien vereinbart hast, musst Du dringende betriebliche Erfordernis nachweisen, um alle Deine Angestellten für eine bestimmte Zeit, in den Urlaub zu schicken. Liegen entsprechende Gründe vor und Du ordnest Betriebsferien an, musst Du das rechtzeitig tun. Deinen Angestellten sollen die Gelegenheit haben, sich bei ihrer Urlaubsplanung darauf einzustellen. Beachte bei der Länge der Betriebsferien, dass sie nicht den gesamten Jahresurlaub umfasst. Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen auch Urlaubstage zur freien Verfügung gewährt werden.

Bis wann muss Urlaub genommen werden?

Laut § 7, Absatz 3 Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) müssen Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer ihren Urlaub im laufenden Kalenderjahr nehmen. Und Du musst es ihnen gewähren. Natürlich kann es vorkommen, dass Du aus betrieblichen Gründen wie einem erhöhten Auftragsvolumen oder einer fälligen Deadline für ein Großprojekt auf keinen Deiner Angestellten verzichten kannst. Eventuell ist es sogar notwendig, eine Urlaubssperre zu verhängen. In solchen Fällen kann der Urlaubsanspruch in das Folgejahr mitgenommen werden. Das sollte allerdings nicht zur Regel werden, sondern eine Ausnahme bleiben. Als Arbeitgeber bist Du verpflichtet, die Erholung Deiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gewährleisten, und dafür zu sorgen, dass sie ihren Urlaub auch nehmen können.

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer gehen irrtümlicherweise davon aus, dass der Resturlaub erst am 31. März des Folgejahres verfällt. Es empfiehlt sich daher, gegen Jahresende zu überprüfen, ob noch Urlaubsansprüche bestehen. Ist das der Fall, fordere Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rechtzeitig auf, Resturlaub noch bis Ende des Jahres zu nehmen. Weise sie darauf hin, dass er andernfalls verfällt. 

Kommst Du als Arbeitgeber dieser Fürsorgepflicht nicht nach, bleibt der Urlaubsanspruch des Arbeitnehmers bestehen. Für jeden Urlaubstag, den Deine Angestellten mit in das neue Jahr nehmen, musst Du Rückstellungen in Deiner Bilanz bilden. Diese Rückstellungen haben Auswirkungen auf Deinen Jahresabschluss: Sie schmälern den zu versteuernden Gewinn. Schreibt Dein Unternehmen rote Zahlen, sorge dafür, dass Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter möglichst wenig Resturlaub in das neue Jahr übertragen, damit das Minus in Deiner Bilanz nicht noch größer ausfällt.

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Besondere Regelungen zum Urlaubsanspruch bei Langzeitkranken

Wird ein Angestellter während seines Urlaubs krank und er weist seine Arbeitsunfähigkeit nach, werden diese Tage nicht auf seinen Jahresurlaub angerechnet. Das gilt auch, wenn er Krankengeld bezieht. Bei langer Krankheit verfällt angesparter Urlaub erst 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres. Das Gleiche gilt für ein ruhendes Arbeitsverhältnis und die Aussteuerung nach langer Krankheit. Es besteht also eigentlich kein Grund, den Urlaubsanspruch bei langer Krankheit auszuzahlen. Diese Regelung bezieht sich nur auf den gesetzlichen Urlaubsanspruch. Gewährst Du Deinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern freiwillig zusätzlichen Urlaub, ist es ratsam im Arbeitsvertrag zu regeln, dass diese zusätzlichen Urlaubstage bei langer Krankheit bereits Ende des Jahres verfallen. So vermeidest Du als Arbeitgeber, für den Resturlaub von Langzeitkranken zwei Jahre lang Rückstellungen bilden zu müssen.

Besondere Regelungen zum Urlaubsanspruch bei Elternzeit und Mutterschutz

Auch hier spielt die Bildung von Rückstellungen für Dich als Arbeitgeber wieder eine große Rolle. Der Urlaubsanspruch verfällt nicht mit der Elternzeit und auch nicht bei Arbeitnehmerinnen im Mutterschutz. Übrigens: Arbeitet eine schwangere Arbeitnehmerin wegen eines Beschäftigungsverbots nicht, bleibt ihr  Urlaubsanspruch erhalten. Urlaub, der vor Antritt der Elternzeit oder dem Mutterschutz nicht genommen wurde, wird auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen. Insgesamt stehen Müttern und Vätern bis zu drei Jahre Elternzeit zu. Entsprechend belasten die Rückstellungen Deine Bilanz über diesen Zeitraum. Trennt ihr euch nach der Elternzeit voneinander, musst Du den bis dahin nicht genommenen Urlaub auszahlen.

Welche Regelungen gelten bei der Auszahlung von Resturlaub?

Da Urlaub der Erholung dient und im Laufe des Jahres genommen werden soll, besteht keine grundsätzliche Verpflichtung, Deinen Angestellten nicht genommenen Urlaub auszuzahlen.

Im Falle einer Kündigung, Freistellung, einem Aufhebungsvertrag und einer Kündigung in der Probezeit ist eine bezahlte Freistellung von der Arbeit der Abgeltung des Urlaubsanspruchs vorzuziehen. Das gilt auch für den Urlaubsanspruch bei eigener Kündigung. Du kannst Deinen Angestellten den Resturlaub, der vor Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr genommen werden kann, aber auch ausbezahlen. Die Höhe des Resturlaubs hängt davon ab, zu welchem Zeitpunkt, die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. Wird das Arbeitsverhältnis in der ersten Jahreshälfte beendet, stehen ihnen anteilig ein Zwölftel ihres Jahresurlaubs pro vollem Monat zu. Bei Kündigung im zweiten Halbjahr steht ihnen der volle Urlaubsanspruch zu. Der Anspruch auf Auszahlung verfällt drei Jahre nach Beendigung des Vertrags.

Willst Du den Resturlaub in Geld umrechnen, musst Du den Wert eines Arbeitstages, den Dein Angestellter als Lohn erhalten hätte, zugrunde legen. Es wird davon ausgegangen, dass jedes Kalenderquartal dreizehn Wochen hat. Das Gehalt wird für dieses Quartal berechnet und anschließend durch dreizehn Wochen geteilt. 

Ein Monatslohn von 3.000 Euro ergibt 9.000 Euro pro Quartal. Geteilt durch dreizehn Wochen ergibt das 692,30 Euro pro Woche. Bei einer Arbeitszeit von fünf Werktagen pro Woche entspricht der Wert eines Arbeitstages dann 138,46 Euro. Weitere Vergütungen wie ein jährlicher Bonus sind bei der Berechnung ebenfalls zu berücksichtigen.

Bei einem Arbeitgeberwechsel wird der Urlaubsanspruch beim neuen Arbeitgeber um die Urlaubstage gekürzt, die Du dem Arbeitnehmer für das laufende Kalenderjahr bereits gewährt hast.

Stirbt eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer, haben die Erben Anspruch auf die finanzielle Vergütung des Resturlaubs der Verstorbenen.

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