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Virtuelle Assistenz: Geld verdienen, wo Du willst!

Jeannine Klein
Jeannine Klein April 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Arbeitsmodelle werden zunehmend flexibler: Die Digitalisierung ermöglicht das Arbeiten von überall auf der Welt zu jeder erdenklichen Tageszeit. Darüber hinaus orientieren sich immer mehr Firmen am Trend des Outsourcings. Die Generationen Y und Z sind dabei, das Zepter in die Hand zu nehmen, was auch in der Arbeitswelt zu merklichen Veränderungen auch führt. Im Zuge dieser Veränderungen entwickeln sich auch neue Jobs, wie die virtuelle Assistenz. Wovon genau die Rede ist und wozu Unternehmen einen virtuellen Assistenten brauchen, erklären wir Dir im folgenden Artikel.

Was ist die virtuelle Assistenz?

Wie der Name sagt, ist ein virtueller Assistent (engl. virtual assistant) oder eAssistent während der Ausübung seiner Tätigkeit körperlich nicht an einem Unternehmensstandort anwesend. Aber was macht eine virtuelle Assistentin oder ein virtueller Assistent? Virtuelle oder auch virtuelle persönliche Assistenten, kurz VPA‘s, sind sogenannte Digital Nomads: Also Menschen, die nahezu ausschließlich digitale Technologien nutzen, um ihre Arbeit ortsunabhängig zu erledigen. Dieser Begriff beschreibt meist sehr junge Menschen, die ihr Leben an unterschiedlichen Orten verbringen und sich auch beruflich nicht an einen Ort und eine Uhrzeit binden wollen.

Sich die Arbeitszeiten flexibel einteilen zu können. In ein warmes Land ziehen und von dort aus mit Blick auf schöne Landschaften oder sogar das Meer in einer entspannten Atmosphäre zu arbeiten. Was für die virtuelle Assistenz selbstverständlich ist, war für vorangegangene Generationen lediglich ein Traum, der sich nur in Ausnahmefällen erfüllte.

Welche Aufgaben übernimmt ein virtueller Assistent?

Jobs für die virtuelle Assistenz können ganz unterschiedliche Aufgabenfelder umfassen: Manchmal handelt es sich um administrative Aufgaben wie Anrufe, Verwaltung oder die Organisation von Terminen wie Meetings oder Geschäftsreisen. Die Aufgaben können jedoch auch spezifischer sein: Sie reichen von Korrekturlesen, SEO und Recherche über Kundenunterstützung bis hin zu Buchhaltung, Webdesigns und der Entwicklung von Marketingstrategien.

Die virtuelle Assistenz kann natürlich auch auf spezielle Fachgebiete begrenzt werden. Die meisten Arbeitnehmer, die als virtuelle Assistenten ihr Geld verdienen, entscheiden sich jedoch dafür, sich alle Möglichkeiten offen zuhalten. Sie vermeiden damit, Aufträge zu verlieren.

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Welche Voraussetzungen brauchst Du als virtuelle Assistenz?

Du möchtest als virtuelle Assistenz arbeiten? Dann stellt sich natürlich die Frage, welche Voraussetzungen Du mitbringen solltest, um virtuelle Assistentin oder virtueller Assistent zu werden. Grundsätzlich zeichnet sich der Job dadurch aus, dass Du nichts weiter als Deinen Laptop und eine gut funktionierende Internet-Verbindung brauchst.

Bezüglich der Kompetenzen, die eine virtuelle Assistenz mitbringen sollte, gibt es keine eindeutigen Vorgaben. Sie umfasst häufig eine Vielzahl an Aufgaben und ist somit nicht auf einen bestimmten Aufgaben- oder Themenbereich beschränkt. Es wirkt sich also nur positiv aus, wenn Du Kompetenzen in vielen verschiedenen Bereichen aufweisen kannst. Damit bist Du ein attraktiver Kandidat, um diverse und gegebenenfalls auch komplexere Aufgaben und Jobs als virtueller Assistent in Fernarbeit zu übernehmen.

Deine persönlichen Eigenschaften spielen ebenso eine große Rolle wie Deine fachlichen Qualifikationen. Als virtuelle Assistenz genießt Du viele Freiheiten. Aber an keine festgelegten Bürozeiten gebunden zu sein, bedeutet noch lange nicht, dass Du jeden Tag ausschlafen und an Deinem jeweiligen Aufenthaltsort entspannen kannst. Hier wird die Bedeutung von Zeitmanagement deutlich, denn nur eine zuverlässige und disziplinierte Arbeitsweise wird langfristig zu Erfolg in diesem Beruf führen.

Steuern und Finanzen: Was verdienen virtuelle Assistenten?

Die Frage, was virtuelle Assistenten verdienen, hängt wie bei Freelancern von der Qualifikation, aber auch von der Branche, in der sie arbeiten, ab. Bei der Kalkulation Deines Stundensatzes ist es wichtig, alle privaten und beruflichen Kosten zu berücksichtigen und in die Berechnung mit einzubeziehen.

Unabhängig davon, ob Du die virtuelle Assistenz nebenberuflich oder hauptberuflich ausübst, unterliegen Deine Einnahmen der Einkommensteuer. Allerdings bleiben Einnahmen unter einem Grundfreibetrag in Höhe von 9.168 Euro bei Alleinstehenden und 18.336 Euro bei Verheirateten steuerfrei. Wenn Du einen jährlichen Gewinn unter 17.500 Euro im vergangenen Jahr verzeichnet hast und für das kommend Jahr einen Gewinn unter 50.000 Euro erwartest, kannst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und auch die Umsatzsteuer sparen. Der Nachteil ist, dass Du dann auch keine Vorsteuer geltend machen kannst. Darüber hinaus unterliegst Du in Deutschland der Pflicht, ein Gewerbe anzumelden und Gewerbesteuer zu zahlen. Ausnahme sind Freiberufler, die von der Zahlung der Gewerbesteuer befreit sind.

Zu guter Letzt ist es für die virtuelle Assistenz entscheidend, die Finanzen jederzeit im Blick zu behalten und bei der Buchhaltung nicht zu viel Zeit zu verlieren. Das Penta Online Geschäftskonto bietet das perfekte Konto für übersichtliche Finanzen. In der App kannst Du jederzeit Deine Einnahmen und Ausgaben einsehen. Du scannst Deine Belege und kannst mit einer Filterfunktion die Vorgänge gegliedert nach unterschiedlichen Bereichen einsehen. Nicht nur mit der Onlineanmeldung, sondern auch mit der Kontoverwaltung sparst Du Zeit, die Du so in Deine eigentlichen Aufgaben als virtueller Assistent investieren kannst.

Wer braucht eine virtuelle Assistenz?

Überwiegend arbeiten Start-ups und junge Unternehmen mit virtuellen Assistenten zusammen. Aufgaben im Marketing und Webdesign lassen sich gut auslagern. Und sind die virtuellen Kollegen erst einmal eingearbeitet und kennen die Ansprüche des Unternehmens, ist ihre Arbeit ein großer Mehrwert und sehr zeiteinsparend für das Unternehmen. Vor allem Gründer haben in der Anfangsphase wenig Zeit und eine lange To-Do-Liste. Vieles bleibt liegen. Meist Aufgaben, die ein online Assistent ohne weiteres übernehmen kann, damit sich der Gründer auf die Weiterentwicklung und die wichtigsten Aufgaben des Unternehmens konzentrieren kann.

Wie findet man Jobs als virtuelle Assistenz?

Hier bieten sich Dir zwei Optionen: Entweder bist Du bereits so gut vernetzt, dass Du ganz von alleine gefunden wirst. Oder Du suchst selbst nach passenden Stellen. So kannst Du Dich beispielsweise auf Portalen anmelden, die exklusiv Jobs für virtuelle Assistenten vermitteln. Hierzu gehören beispielsweise eAssistentin, my vpa und Strandschicht.

Diese Portale nehmen einen Anteil Deiner Bezahlung an Provision. Trotzdem ist so ein Portal vor allem für Neulinge empfehlenswert, um sich ein Netzwerk aufzubauen und erste Aufträge als virtuelle Assistenz zu finden.

So oder so: Wer sich ein gutes Netzwerk aufbaut, zuverlässige Arbeit und gute Qualität abliefert, wird sich schnell einen Namen in der Szene machen.

Außerdem kannst Du zusätzlich auf Dich aufmerksam machen, indem Du Deine sozialen Netzwerke, die Du zu beruflichen Zwecken verwendest, professionell gestaltest und stets auf dem neuesten Stand hältst. Des Weiteren solltest Du Deine eigene Website erstellen, auf der Du Dich sowie Deine Kompetenzen präsentierst und Referenzen bisheriger Projekte für potenzielle Kunden zur Verfügung stellst.

Die Konkurrenz in diesem Beruf ist groß. Viele wollen sich den Traum der Selbstständigkeit erfüllen und Unternehmen bevorzugen bei der Zusammenarbeit erst einmal die ihnen bereits bekannten Kandidaten. Dadurch kann besonders die Anfangsphase als virtuelle Assistenz manchmal weniger gut als erwartet laufen. Deswegen ist es umso wichtiger, dass Du Dich von der Masse abhebst und Dich gut präsentierst. Vor allem Zuverlässigkeit sticht in dieser Branche hinaus: Sich selbst disziplinieren und seine Zeit managen zu können sind zwei wichtige Fähigkeiten, die Dich als perfekten virtuelle persönliche Assistenz auszeichnen.

Unterschied virtuelle Assistenz und Freelancern

Freelancer üben ihre Tätigkeit meist hauptberuflich und häufig auch beim Kunden vor Ort aus. Virtuelle Assistenten hingegen können auch nebenberuflich tätig sein. Während Freelancer in der Regel meist kreativere Aufgaben übernehmen, sind virtuelle Assistenten überwiegend in administrativen Bereichen tätig. Außerdem sind die meisten Freelancer Experten auf einem bestimmten Gebiet, während die virtuelle Assistenz Aufgaben in verschiedensten Bereichen eines Unternehmens übernimmt.

Dein Einstieg als virtueller Assistent

Die virtuelle Assistenz ist während seiner Tätigkeit nicht persönlich im Unternehmen anwesend ist. Virtuelle Assistenten übernehmen Aufgaben, die den Unternehmer selbst zu viel Zeit kosten und ihn von den Kernbereichen seines Geschäfts ablenken. Der Beruf zeichnet sich dadurch aus, dass Du als virtuelle Assistentin oder als virtueller Assistent von jedem Ort der Welt aus arbeiten kannst. Alles, was Du brauchst, ist ein Laptop und eine funktionierende Internet-Verbindung.

Dein Aufgabenfeld ist breit gefächert und reicht von administrativen Arbeiten bis hin zu kreativen Aufgaben.

Wenn Du als virtuelle Assistenz tätig werden möchtest, musst Du ein Gewerbe anmelden. Erwirtschaftest Du nur einen kleinen Gewinn, kannst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und dich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Zuverlässigkeit und Selbstdisziplin sind wichtige Eigenschaften, die Du als virtuelle Assistenz unbedingt mitbringen musst. Nur dann wird sich Deine Leistung rumsprechen und Du sicherst Dir weitere Aufträge für die Zukunft. Ob dieser Beruf für Dich geeignet ist, hängt letztendlich von Dir ab – die Vorteile sind auf jeden Fall überzeugend!

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