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Was ist die Vorsteuer und wie wird sie berechnet?

Jeannine Klein
Jeannine Klein Februar 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Kosteneinsparung und eine korrekte Steuererklärung sind wichtige Aspekte für den Erfolg Deines Unternehmens. Eine gute Möglichkeit, Dir Geld vom Finanzamt zurückzuholen, ist die Vorsteuer. Bei der Vorsteuer handelt es sich allerdings nicht um eine eigenen Steuerart.

Was ist die Vorsteuer?

Die Vorsteuer ist nichts andere als die Umsatzsteuer – nur aus einem anderen Blickwinkel betrachtet. Die Umsatzsteuer erhebst Du als Unternehmer auf alle Leistungen und Lieferungen, die Du anderen Unternehmen in Rechnung stellst. Im Unterschied zur Umsatzsteuer ist die Vorsteuer eine Steuer, die Du als Unternehmer auf Leistungen und Lieferungen andere Unternehmen zahlst.

Entsprechend gelten für die Vorsteuer die gleichen Steuersätze wie für die Umsatzsteuer:

  • Der Regelsteuersatz beträgt 19 Prozent
  • Der ermäßigte Steuersatz beträgt 7 Prozent

Im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung leitest Du die eingenommenen Umsatzsteuer direkt an das Finanzamt weiter. Über den Vorsteuerabzug holst Du Dir die gezahlte Vorsteuer zurück.  

Wer ist vorsteuerberechtigt?

Grundsätzlich sind alle Unternehmen verpflichtet, die Umsatzsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen und an das Finanzamt abführen. Wer die Umsatzsteuer zahlt, ist auf der anderen Seite auch zum Vorsteuerabzug berechtigt. Kaufst Du als Unternehmer Waren oder Dienstleistungen, die Deinem Unternehmen zugute kommen oder von Deinem Unternehmen weiterverkauft werden, bist Du vorsteuerabzugsberechtigt. Du zahlst zunächst den Bruttobetrag und lässt Dir die enthaltene Umsatzsteuer im Nachhinein vom Finanzamt erstatten. Entsprechend muss die Rechnung die Umsatzsteuer gesondert ausweisen.

Ausnahme sind Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und sich vom Finanzamt von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen. Wer keine Umsatzsteuer zahlt, ist auch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Kleinunternehmerregelung

Unternehmen, die im vergangenen Jahr einen Umsatz unter 17.500 Euro verzeichnet haben und im laufenden Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro erwarten, können sich von der Zahlung der Umsatzsteuer befreien lassen.

Voraussetzung für die abziehbare Vorsteuer ist also, dass auch eine Bezahlung der Umsatzsteuer stattgefunden hat. Entsprechend kannst Du auf umsatzsteuerfreie Umsätze keine Vorsteuer berechnen. Das Gleiche gilt für Produkte oder Dienstleistungen, die Du für Deinen privaten Gebrauch kaufst. Wenn Du also beispielsweise einen Laptop für Dein Büro anschaffst, ist die Vorsteuer nicht abziehbar. Lediglich Verbraucher müssen die Umsatzsteuer entrichten. Beim Kauf eines Laptops für Deinen privaten Gebrauch bist Du also nicht vorsteuerberechtigt. Die gezahlte Mehrwertsteuer gilt nicht als abzugsfähige Vorsteuer.

Darüber hinaus muss das Unternehmen, bei dem Du kaufst, entweder im Inland oder in einem Zollfreigebiet seinen Sitz oder seine Betriebsstätte haben oder dort seine Lieferungen oder sonstige Leistungen erbringen. Bei Geschäften mit Unternehmen, deren Sitz sich im EU-Ausland befindet, tritt das sogenannte Reverse-Charge-Verfahren in Kraft. Das heißt, die Steuerschuld wird umgekehrt, sodass nicht der leistende Unternehmer die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen muss, sondern der Kunde.

Was musst Du beim Vorsteuerabzug beachten?

Für den korrekten Vorsteuerabzug kommt es nicht darauf an, wann Du die Rechnung bezahlst. Du kannst die Vorsteuer immer in dem Voranmeldungszeitraum ziehen, in dem Du die Rechnung bekommst. Eine Ausnahme sind Voraus- und Anzahlungen: Hier darf die Vorsteuer erst geltend gemacht werden, nachdem die Zahlung erfolgt ist. Bei gemischten Rechnungen spricht man von der aufzuteilenden Vorsteuer.

Darüber hinaus musst Du die Zahlung der Umsatzsteuer für den Vorsteuerabzug natürlich nachweisen. Achte darauf, dass die Rechnungen, die Du für Käufe Deines Unternehmens erhältst, die Mehrwertsteuer separat ausweisen und alle erforderlichen Pflichtangaben enthalten. Besonders wichtig ist in diesem Zusammenhang die Steuernummer des leistenden Unternehmens oder die vom Bundeszentralamt für Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr), auch Umsatzsteuer-ID genannt. Nur unter Berücksichtigung dieser Aspekte kannst Du sicher sein, dass Dein Vorsteuerabzug vom Finanzamt akzeptiert wird.

Bewahre daher alle Rechnungen sorgfältig auf. Ob im Original oder als Kopie ist Dir überlassen, solange die Rechnungen lesbar und unveränderlich digitalisiert werden.

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Die Vorsteueranmeldung

Den Teil Deines Umsatzes, den Du als Unternehmer mit der Umsatzsteuer einnimmst, reichst Du 1:1 direkt an das Finanzamt weiter. Damit das Finanzamt nicht bis zur Abgabe Deiner Umsatzsteuererklärung am Ende des Kalenderjahres auf seine Steuereinnahmen warten muss, sind Unternehmen zur Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet. Diese erfolgt monatlich oder quartalsweise. Im ersten Moment entsteht Dir als Unternehmer mehr Aufwand. Dieses Vorgehen hat aber auch seine Vorteile: Du stehst am Ende des Jahres nicht vor der gesamten Umsatzsteuerlast, sondern hast diese schon nahezu beglichen.

Wie oft Du die Umsatzsteuervoranmeldung, kurz UStV, abgeben musst, hängt davon ab, wie viel Umsatzsteuer Du im letzten Kalenderjahr tatsächlich gezahlt hast, der sogenannten Steuerzahllast. 

  • Bei einer Zahllast von unter 1.000 Euro bist Du von der Abgabe der UStV befreit und gibst nur am Ende des Jahres Deine Umsatzsteuererklärung ab. 
  • Bei einer Zahllast über 7.500 Euro gibst Du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ab.
  • Bei einer Zahllast zwischen 1.000 und 7.500 Euro gibst Du die UStV vierteljährlich ab. 

Im ersten Jahr Deiner Selbstständigkeit bist Du ebenfalls zur monatlichen Abgabe verpflichtet. 

Die Abgabefrist für die Umsatzsteuervoranmeldung und den Vorsteuerabzug ist bei einer monatlichen Abgabe der jeweils der 10. des Folgemonats. Gibst Du die Meldung nur quartalsweise ab, liegen die Termine am 10. April, 10. Juli, 10. Oktober und 10. Januar.  

Du kannst beim Finanzamt eine Fristverlängerung beantragen. Bringst Du regelmäßig Ordnung in Deine Buchhaltung, wirst Du diesen Aufschub nicht benötigen. Ebenso hast Du die Möglichkeit, beim Finanzamt einen Antrag auf quartalsweise oder jährliche Vorsteueranmeldung zu stellen. Dieser wird allerdings nur dann bewilligt, wenn Du Dein Vorsteuerabzug und Deine Steuererklärungen allgemein stets fehlerfrei waren.

Wer unsicher ist, findet im Internet zahlreiche Rechner zur Berechnung der Vorsteuer. Darüber hinaus kannst Du natürlich auch einen Steuerberater beauftragen.

Buchungssatz Vorsteuer: aktiv oder passiv?

Da die Vorsteuer eine Forderung an das Finanzamt darstellt, wird es in Deiner Buchhaltung über das aktive Bestandskonto „Vorsteuer“ verbucht.

So berechnest Du die Vorsteuer

Um den Vorsteuerabzug zu berechnen, ziehst Du die gezahlte Umsatzsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer ab. Diese Differenz ergibt den Betrag, den Du Dir vom Finanzamt als Vorsteuer erstatten lassen kannst. 

Wichtig ist, dass Du bei der Berechnung die korrekten Zeiträume, also den entsprechenden Monat oder das Quartal berücksichtigst. Während bei der Vorsteuer ausschließlich die IST-Besteuerung relevant ist, kommt es bei der Umsatzsteuer darauf an, ob Du der IST- oder SOLL-Besteuerung unterliegst. Bei der SOLL-Versteuerung wird die Umsatzsteuer schon bei Rechnungsstellung fällig, bei der IST-Versteuerung erst mit dem Geldeingang.

Hast Du mehr Vorsteuer bezahlt, als Umsatzsteuer eingenommen, bekommst Du die Differenz erstattet. Hast Du weniger Vorsteuer als Umsatzsteuer gezahlt, schuldest Du dem Finanzamt nur die Differenz. 

Ein Beispiel:

Du nimmst über den Bemessungszeitraum Umsatzsteuern in Höhe von 1.000 Euro ein. Auf der anderen Seite hast Du selbst 150 Euro Umsatzsteuer – die Vorsteuer – gezahlt. Diese 150 Euro werden Dir vom Finanzamt erstattet. In der Praxis bedeutet das, Deine Umsatzsteuerlast reduziert sich um die Differenz von 150 Euro und Du schuldest dem Finanzamt 850 Euro. 

Vorsteuer oder Umsatzsteuer: Die richtige Sicht der Dinge

Die Vorsteuer fällt auf alle Produkte und Leistungen an, die Du als Unternehmer für geschäftliche Zwecke erwirbst. Diese Ausgaben machst Du in der Umsatzsteuervoranmeldung geltend, das heißt, sie werden Dir vom Finanzamt erstattet. Die tatsächliche Umsatzsteuerlast errechnet sich also aus der Differenz, die sich aus der gezahlten Vorsteuer und der eingenommenen Umsatzsteuer ergibt. 

Vorsteuerabzugsberechtigt sind alle Unternehmer, die Geschäfte mit anderen Unternehmen machen und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.

Abhängig von der Höhe Deiner Steuerlast bist Du verpflichtet, Deine Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährlich abzugeben. 

Voraussetzung für eine korrekte UStVa ist eine übersichtliche und aktuelle Buchhaltung. Hier unterstützt Dich das Online Geschäftskonto von Penta. Mithilfe integrierter Buchhaltungsprogramme synchronisierst Du Einnahmen und Ausgaben mit Deinem Geschäftskonto und behältst so jederzeit den Überblick. 

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