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Was kann ich tun, wenn mein Kunde offene Rechnungen nicht bezahlt?

Yasmin
Yasmin Februar 2020 10 Min

Inhaltsverzeichnis

Deine Geschäftsidee ist innovativ. Dank eines detaillierten Businessplans, steht Dir ausreichend Kapital zur Gründung Deines Unternehmens zur Verfügung. Die ersten Kunden hast Du auch erfolgreich akquiriert. Die Rechnungen sind geschrieben und Du rechnest fest mit den Zahlungen. Auf Deinem Weg zum Erfolg hast Du das Geld bereits fest für Deine nächsten Schritte eingeplant. Offene Rechnungen, die Deine Kunden nicht pünktlich bezahlen, setzen gerade bei kleineren Unternehmen schnell die Existenz aufs Spiel. 

Es gibt viele Gründe, warum Kunden offene Rechnungen nicht zahlen

Offene Rechnungen sind für jedes Unternehmen lästig. Unbezahlte Forderungen hinterlassen ein Loch im ohnehin meist knappen Budget. Wer keine Rücklagen gebildet hat, gerät schnell selbst in Zahlungsverzug

Die Gründe für offene Rechnungen sind vielfältig. Im besten Fall hat der Kunde es einfach vergessen und die Situation ist ihm so unangenehm wie Dir. Du bist im Vorteil, wenn Du Deine Kunden persönlich kennst. Ein kurzes Telefonat reicht dann meist aus, um das Problem schnell aus der Welt zu schaffen. Ist telefonisch niemand erreichbar, hast Du immer noch die Möglichkeit, eine Zahlungserinnerung per E-Mail zu versenden, um Dir im besten Fall den Mahnweg bei offenen Rechnungen zu sparen. 

Zahlt Dein Kunde nicht, weil er mit der Rechnung nicht einverstanden ist, ist das Gespräch mit ihm ebenfalls das Mittel der Wahl. Von Angesicht zu Angesicht lässt sich meist schnell klären, wo das Missverständnis liegt.

Wie schreibst Du eine Zahlungserinnerung?

Die Zahlungserinnerung für offene Rechnungen enthält im Prinzip die gleichen Informationen wie die Rechnung, die Du Deinem Kunden bereits geschickt hast. So machst Du es Deinen Kunden leicht, die Zahlungserinnerung der entsprechenden Rechnung zuzuordnen. Sie enthält mindestens die folgenden Angaben: 

  • Betreff: Zahlungserinnerung
  • Kundennummer 
  • Rechnungsnummer und Rechnungsdatum der Ausgangsrechnung
  • Kopie der Ausgangsrechnung
  • Hinweis auf den fehlenden Zahlungseingang
  • Ursprüngliches Zahlungsziel
  • Neues Zahlungsziel
  • Offener Rechnungsbetrag

Die Zahlungserinnerung für offene Rechnungen wird freundlich formuliert. Du gehst zunächst davon aus, dass Dein Kunde die Rechnung übersehen oder die Zahlung schlichtweg vergessen hat. Entsprechend formulierst Du die Zahlungserinnerung zurückhaltend. Bist Du unsicher, findest Du Vorlagen und angemessene Formulierungen im Internet. Verwendest Du eine Buchhaltungssoftware, findest Du hier in der Regel auch einen Vorschlag für die passende Formulierung.

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Mach es Deinen Kunden leicht: verschiedene Zahlungsoptionen

Es gibt mittlerweile viele Zahlungsoptionen. Überlege Dir, welche Optionen für Dich sinnvoll sind und kläre im Vorfeld mit Deinem Kunden, welche der angebotenen Zahlungsarten er bevorzugt. Damit machst Du ihm die Begleichung Deiner Rechnungen so einfach wie möglich und es gibt eigentlich keinen Grund mehr für offene Rechnungen.

Ist ein Kunde tatsächlich zahlungsunfähig, handelt es sich hoffentlich nur um einen vorübergehenden finanziellen Engpass. Sprich mit Deinem Kunden, um gemeinsam mit ihm eine Lösung zu finden, die euch beiden entgegenkommt. Vereinbart beispielsweise Ratenzahlung. Das verschafft euch beiden ein wenig Luft. 

Das Recht ist auf Deiner Seite und Du hast gute Möglichkeiten, bei Zahlungsverzug an Dein Geld für offene Rechnungen zu kommen. Bis ein Mahnverfahren eingeleitet ist und zahlungsunwillige Kunden ihrer Zahlungspflicht nachkommen, vergeht aber trotzdem wertvolle Zeit. Zeit, in der Dir Dein Geld für weitere Investitionen oder Lohnzahlungen nicht zur Verfügung steht. 

Verjährung von offenen Rechnungen

Die Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre nach Rechnungsstellung. Lässt Du die Frist verstreichen, verlierst Du das Recht, Deine Forderung vor Gericht einzuklagen. Das bedeutet aber nicht, dass Dein grundsätzlicher Anspruch auf die ausstehende Summe erlischt. Dein Kunde schuldet Dir diese nach wie vor.

So kannst Du Zahlungsausfälle von vornherein minimieren

Ein paar kleine Tricks und Kniffe helfen Dir dabei, die Zahlungsmoral Deiner Kunden ohne großen Aufwand zu stärken und das Risiko von offenen Rechnungen zu minimieren.

  • Fehlerhafte Rechnung wirken unprofessionell auf Kunden. Mit einer geeigneten Software vermeidest Du Fehler bei der Erstellung von Rechnungen.
  • Automatisiere Deine Rechnungsstellung. Rechnungssoftware verfügt in der Regel über eine Schnittstelle zu Deinem E-Mail-Programm. Das ist preiswerter, schneller und effizienter als der Versand per Post. 
  • Achte darauf, dass Deine Rechnung leicht verständlich aufgebaut ist. Der Kunde muss die Art der Leistung, den Betrag, das Zahlungsziel und Deine Bankverbindung auf einen Blick erfassen können. Wer hier lang suchen muss, legt die Rechnung vielleicht lieber erst einmal beiseite und sie landet ganz unten im Stapel.
  • Der Rechnungsbetrag muss exakt mit dem Kostenvoranschlag oder der mit dem Kunden vereinbarten Summe übereinstimmen. Mit einer klaren und transparenten Gestaltung Deiner Preise vermeidest Du Missverständnisse bei der Abrechnung Deiner Leistungen bereits im Vorfeld und ersparst Dir später mögliche Diskussionen und offene Rechnungen. 
  • Biete Deinen Kunden Anreize, offene Rechnungen bereits vor dem vereinbarten Zahlungstermin zu begleichen. Biete ihm einen Preisnachlass bei vorzeitiger Zahlung an. 
  • Wer auf Nummer sicher gehen will, um offene Rechnungen von vornherein zu vermeiden, legt in seinen Geschäftsbedingungen Gebühren für verspätete Zahlungen fest. Diesen Gebühren muss der Kunde allerdings mit seiner Unterschrift ausdrücklich zustimmen.
  • Überprüfe die Bonität Deiner Kunden. Die Schufa bietet Auskünfte über Unternehmen an, mit denen Banken oder Unternehmen einschätzen können, ob ein Kunde kreditwürdig ist. Bei einem negativen Schufa-Score hast Du das Recht, einen Kunden abzulehnen, um offene Rechnungen zu vermeiden.
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Welche rechtlichen Möglichkeiten hast Du, um offene Rechnungen einzutreiben?

Es hilft manchmal alles nichts. Du hast alles getan, um es Deinen Kunden so einfach und bequem wie möglich zu machen, offene Rechnungen pünktlich zu begleichen. Das persönliche Gespräch hat nicht das gewünschte Ergebnis erzielt. Und auch nach einer schriftlichen, immer noch freundlichen Erinnerung hat Dein Kunde offene Rechnungen nach wie vor nicht beglichen. Jetzt solltest Du auf jeden Fall schnell handeln: Die Verjährungsfrist für offene Rechnungen beträgt drei Jahre. Danach kannst Du Deinen Anspruch nicht mehr vor Gericht geltend machen. Übrigens: Wie bei einer Mahnung setzt Du mit einer Zahlungserinnerung einen neuen Zahlungstermin fest.

Bevor Du jetzt aber gleich rechtliche Schritte einleitest, um Deine Kunden dazu zu bewegen, offene Rechnungen zu begleichen, steht Dir noch der Weg des außergerichtlichen Mahnverfahrens offen. Du bist grundsätzlich nicht verpflichtet, festgelegte Schritte einzuhalten. Laut Gesetz reicht bereits eine einzige Mahnung aus, weitere Mahnungen sind optional. Im Hinblick auf eine weitere, gute Zusammenarbeit mit Deinen Kunden erweist sich die in Deutschland übliche Vorgehensweise in drei Schritten allerdings als durchaus sinnvoll. Bleibt der Mahnprozess dennoch erfolglos, kommt es im äußersten Fall zum Abbruch der Geschäftsbeziehungen.

1. Die erste Mahnung

In Deiner Rechnung ist neben dem Rechnungsbetrag auch das Zahlungsziel festgelegt. In der Regel ist ein Zahlungsziel von 30 Tagen vereinbart. Zahlt der Kunde innerhalb dieses Zahlungsziel nicht, wird nach Ablauf von 30 Tagen ohne Zahlungseingang die erste Mahnung fällig. Hast Du mit Deinem Kunden ein abweichendes Zahlungsziel vereinbart, gilt natürlich dieser Zeitraum, um die Rechnung zu begleichen. Die Hauptsache ist, dass das Zahlungsziel eindeutig aus Deiner Rechnung hervorgeht. In diesem ersten Mahnschreiben wird eine neue Zahlungsfrist für offene Rechnungen von meist 14 Tagen festgesetzt, in der Dein Kunde ausstehende Zahlungen begleichen muss. 

2. Die zweite Mahnung

Wenn Du nach Verstreichen der neuen Zahlungsfrist, immer noch keinen Zahlungseingang für offene Rechnungen verzeichnen kannst, gerät der Kunde in Zahlungsverzug. Mit der zweiten Mahnung werden zusätzlich zum Rechnungsbetrag Mahngebühren fällig. Die Mahngebühren sind unabhängig von der Höhe der offenen Zahlung und liegen üblicherweise bei 2,50 Euro.

Der Ton wird schärfer, aber Du musst Dich weiterhin gedulden: Die zweite Mahnung verschafft dem Kunden erneut eine Zahlungsfrist von 14 Tagen, um offene Rechnungen zu begleichen. Erst danach kommt es zum dritten und letzten Schritt.

3. Die dritte und letzte Mahnung

Deinem Kunden muss klar sein, dass es nach der dritten und letzten Mahnung keine weiteren außergerichtlichen Aufforderungen geben wird, um offene Rechnungen einzutreiben. Um Deiner Forderung noch stärkeren Ausdruck zu verleihen, setze Deinem Kunden eine verkürzte Zahlungsfrist und erhebe zusätzlich zu den Mahngebühren auch Verzugszinsen für offene Rechnungen.

Ob erste, zweite oder dritte Mahnung: Du solltest sie unbedingt per Einschreiben mit Rückschein an den Schuldner versenden. Du vermeidest damit Behauptungen, er habe Deine Zahlungsaufforderungen für offene Rechnungen nicht erhalten. 

Jetzt wartest Du schon lange auf Dein Geld, dass Dir als Gründer oder Freelancer an allen Ecken und Enden fehlt. Du bist mit Deiner Geduld am Ende. Wer dennoch ein teures und langwieriges Gerichtsverfahren vermeiden möchte, hat noch weitere Möglichkeiten, außergerichtlich an sein Geld zu kommen. 

  • Schalte Deinen Anwalt ein: Ein Schreiben vom Anwalt verleiht einer außergerichtlichen Forderung für offene Rechnungen durchaus noch einmal mehr Nachdruck. 
  • Beauftrage ein Inkassobüro, um Deine Gelder eintreiben zu lassen. Bei der Wahl solltest Du besonders sorgfältig sein. Wähle seriöse Unternehmen, die die Situation Deines Schuldners realistisch einschätzen und gegebenenfalls Ratenzahlung für offene Rechnungen mit ihm vereinbaren. Eine Möglichkeit, zumindest einen Teil Deines Geldes schneller zu bekommen.

Die Kosten für den Anwalt oder das Inkassobüro trägt in beiden Fällen der Schuldner. 

Offene Rechnungen: Gerichtliches Mahn- und Klageverfahren

Bleiben alle außergerichtlichen Bemühungen erfolglos, bleiben Dir nur noch das gerichtliche Mahn- oder Klageverfahren, um den Schuldner zur Zahlung seiner offenen Rechnungen zu bewegen.

Das gerichtliche Mahnverfahren ist ein zivilrechtliches Verfahren, das der Durchsetzung von Geldforderungen dient. Das Mahnverfahren ermöglicht die Vollstreckung einer Geldforderung ohne Erhebung einer Anklage und somit auch ohne Urteil. Es findet weder eine mündliche Verhandlung noch eine Beweiserhebung statt. Für die Einleitung des Mahnverfahrens gibt es Formulare, die Du Dir online herunterladen und ausgefüllt an das zuständige Gericht senden kannst. Grundlage für das Verfahren bildet die schriftliche Mahnung. Wenn kein Zweifel an Deiner Forderung besteht, kannst Du davon ausgehen, dass Dein Kunde keinen Widerspruch gegen noch offene Rechnungen einlegen wird. Du erhältst dann vom Gericht einen Bescheid zur Durchführung einer Zwangsvollstreckung.

Mahnverfahren oder Klageverfahren?

Das Mahnverfahren ist ein einfacher und kostensparender Weg, um gegen säumige Schuldner vorzugehen. Ein Rechtsanwalt ist nicht erforderlich, da das Verfahren weitestgehend automatisiert durchgeführt wird. Der Vorteil gegenüber dem Klageverfahren besteht darin, dass die Verjährung der Schuld ausgesetzt wird. Ein Gerichtsverfahren dauert. Manchmal sogar so lange, dass die Verjährungsfrist für offene Forderungen von drei Jahren noch vor Prozessbeginn abgelaufen ist. In dem Fall siehst Du Dein Geld gar nicht wieder.

Erhebt Dein Kunde Einspruch gegen Deine Forderungen, bleibt Dir als letztes Mittel das gerichtliche Klageverfahren. Bevor Du Dich zu diesem Schritt entschließt, solltest Du abwägen, ob es sich tatsächlich lohnt, offene Rechnungen vor Gericht zu erstreiten. Du musst auf jeden Fall einen Anwalt einschalten. Die Kosten können je nach Dauer des Verfahrens den Streitwert schnell übersteigen. Verlierst Du den Prozess oder meldet Dein Kunde Insolvenz an, bleibst Du nicht nur auf offenen Rechnungen sitzen, sondern musst auch noch für die Anwalts- und Gerichtskosten aufkommen. 

Zahlungsmoral steigern, um offene Rechnungen zu vermeiden

Natürlich sieht man seinen Kunden im Vorfeld ihre Zahlungsmoral nicht an. Aber es gibt gute Mittel und Wege für Dich als Gründer und Freelancer, offene Rechnungen zu vermeiden und Zahlungsausfälle zu minimieren und die Zahlungsbereitschaft Deiner Kunden zu erhöhen. 

  • Gestalte Deinen Zahlungsprozess so transparent und einfach wie möglich.
  • Suche den persönlichen Kontakt zu Deinen Kunden.
  • Biete ihnen Vorteile bei vorzeitiger Begleichung ihrer Rechnungen.
  • Überprüfe die Kreditwürdigkeit Deiner Kunden, bevor Du einen Auftrag annimmst.

Auch damit kannst Du offene Rechnungen nicht hundertprozentig vermeiden, Dein Risiko und Deinen Aufwand aber erheblich reduzieren.

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