Was sind Fixkosten und wie lassen sie sich berechnen?

Fixkosten sind über einen gewissen Zeitraum hinweg konstant und unveränderlich. Sie fallen in regelmäßigen Intervallen an. Das kann monatlich, oder auch pro Quartal, der Fall sein. Daher lassen sie sich langfristig gut kalkulieren. Gemeinsam mit den variablen Kosten ergeben die Fixkosten die Gesamtkosten Ihres Unternehmens. Das macht sie zu einer der zentralen Kenngrößen im Controlling.

Die Höhe der variablen Kosten hängt unmittelbar davon ab, wie viel Leistung Ihr Unternehmen erbringt. Das können die Kosten für benötigte Materialien oder Entgelte für Freelancer:innen sein. Fixkosten fallen weitgehend unabhängig von der Auslastung Ihres Unternehmens an. Stellen Sie sich dazu folgende Frage: Wenn Ihr Unternehmen von jetzt auf gleich stillstehen würde – welche Kosten müssten Sie dann noch zahlen? Dieser Betrag beschreibt, vereinfacht, Ihre Fixkosten. Und diese sind wiederum entscheidend für die Liquidität Ihres Unternehmens.

Nach der Definition klingt die Ermittlung von Fixkosten also so simpel wie überzeugend. Doch wo begegnen sie Ihnen in der Praxis, und wie berechnen Sie sie konkret für Ihr Unternehmen?

Fixkosten müssen Monat für Monat in gleicher Höhe gezahlt werden, ganz unabhängig von internen oder externen Veränderungen. Dazu zählen unter anderem:

Natürlich ist auch die Höhe von Fixkosten nicht in Stein gemeißelt. Die Mieterhöhung ist dafür eines der häufigsten Beispiele. Doch selbst wenn Fixkosten steigen oder sinken, tun sie das in der Regel unabhängig von der Produktionsmenge. Aber wie so oft gilt auch hier: Die Ausnahme bestätigt die Regel.

Wenn sich die Betriebsleistung entscheidend verändert, wirkt sich das meist auch auf die Fixkosten aus. Sie werden dann zu sogenannten sprungfixen Kosten. Sie bleiben für die Dauer eines Intervalls konstant, steigen sprunghaft an und bleiben dann wieder für eine Weile auf der gleichen Höhe. So entsteht eine treppenförmige Funktion. 

Ein besonders anschauliches Beispiel für intervallfixe Kosten bieten die Aufwendungen für Räumlichkeiten. Vielleicht haben Sie nach Ihrer Gründung ein kleines Büro gemietet. Ihr Geschäft wächst kontinuierlich, Sie beschäftigen zusätzliche Angestellte. Doch auf Dauer wird es eng – neue, größere Räumlichkeiten müssen her. Die höhere Miete für das größere Büro führt zu einer sprunghaften Steigerung Ihrer Fixkosten. Für eine Weile konnten Sie in der alten Umgebung also steigende Umsätze bei gleichbleibender Miete generieren. Doch mit dem Ende des Plateaus steigen die Fixkosten mit einem Sprung. 

Wir fassen zusammen: Durch äußere Umstände (z.B. Mieterhöhung) oder durch eine entscheidende Veränderung in der Betriebstätigkeit können auch Fixkosten sich verändern. Meist handelt es sich dabei aber nicht um einen graduellen Prozess, sondern um kurze und sprunghafte Veränderungen, welche sich mit längeren, konstanten Phasen abwechseln.

Die grundlegende Formel zur Berechnung der Fixkosten lautet: 

Gesamtkosten – variable Kosten = Fixkosten

Als Unternehmer:in werden Sie jedoch bald feststellen, dass Sie mit dieser Formel alleine schnell an Ihre Grenzen kommst. Ergänzend kannst Du als Hilfsmittel aus dem Controlling das Schichtkostenverfahren nutzen. Für dieses Verfahren, auch Mini-Max-Methode genannt, nehmen Sie zwei Szenarien zum Ausgangspunkt: die minimale und die maximale Auslastung Ihres Unternehmens. Damit berechnen Sie zuerst die durchschnittlichen variablen Kosten und ermitteln dann anhand dessen Ihre Fixkosten.

Sie notieren, welche Betriebsleistungen zu welchen Lohn- und/oder Gehaltskosten bei Minimal- und Maximalauslastung jeweils zu erwarten sind. Grundlage dafür können entweder Daten aus der Vergangenheit oder Schätzungen für die Zukunft zu sein.

Sie beschäftigen immer noch die gleiche Zahl an Mitarbeitenden und haben auch sonst zunächst gleichbleibende Fixkosten. Doch mit dem neuen Auftrag sind Ihre Mitarbeiter:innen stärker ausgelastet, was ihre Arbeitsleistung für das Unternehmen im Vergleich zu vorher – relativ betrachtet – günstiger macht. 

Umgekehrt kann es natürlich auch sein, dass ein wichtiger Auftrag platzt und Ihre Mitarbeitenden plötzlich „teurer“ für das Unternehmen sind, da sie bei konstanten Fixkosten weniger Arbeitsleistung erbringen.

Gehälter für 8 Aufträge: 9.000 Euro

Gehälter für 15 Aufträge: 14.000 Euro  

Sie ermitteln die durchschnittlichen Stückkosten, indem Sie die Differenz an Kosten durch die Differenz der erbrachten Leistung teilen.

5.000 Euro / 7 Aufträge = 714,28 Euro pro Auftrag

Sie wählen zum Vergleich eines der oben genannten Szenarien. Für dieses können Sie nun die variablen Kosten berechnen, indem Sie die durchschnittlichen Stückkosten mit der Anzahl der Aufträge multiplizieren.

714,28 Euro x 8 = 5.714,29 Euro 

Sie ziehen die variablen Kosten für 8 Aufträge von den Gesamtkosten für 8 Aufträge ab und erhalten so die Fixkosten.

9.000 Euro – 5.714,29 Euro = 3.285, 71 Euro Fixkosten

Bei einer Bearbeitung von 8 – 15 Aufträgen liegen die Fixkosten bei 3.285, 71 Euro.

Achtung: Während diese Formel bei der Berechnung Ihrer fixen Kosten durchaus nützlich sein kann, sollten Sie berücksichtigen, dass beispielsweise sprungfixe Kosten hiermit nicht abgebildet werden. Daher sollten Sie im Einzelfall gesondert prüfen, ob das Ergebnis uneingeschränkt anwendbar ist.

Der Deckungsbeitrag beschreibt die Differenz zwischen Umsatz und variablen Kosten. Was unter dem Strich stehen bleibt, dient zuerst der Deckung der Fixkosten – erst danach generieren Sie Gewinn. Der Deckungsbeitrag besagt also ob, und wenn ja wie komfortabel, Ihr Unternehmen die Fixkosten decken kann. Ist Ihr Deckungsbeitrag positiv, machen Sie Gewinn. Ist er negativ, machen Sie Verlust.

Im engen Zusammenhang damit steht der Break Even Point. Er beschreibt, wie viel Leistung Sie erbringen beziehungsweise Aufträge bearbeiten müssen, damit der Deckungsbeitrag bei genau null liegt. An dieser Stelle macht Ihr Unternehmen weder Gewinn noch Verlust. Erst ab da kann Ihnen jede zusätzlich erbrachte Leistung Gewinn einbringen. Umgekehrt gilt: Je weiter die Betriebsleistung unter dem Break Even liegt, desto mehr verliert Ihr Unternehmen dabei.

Wenn man sie absolut betrachtet, sind Fixkosten in der Regel also fix. Doch im Verhältnis zu Ihrer Produktionsmenge, das heißt relativ gesehen, können fixe Kosten durchaus steigen oder sinken. 

Die Fixkostendegression macht sich diesen Effekt bei einer Erhöhung der Produktionsmenge zunutze. Denn bleiben dabei die Fixkosten absolut gleich, sinken sie in der relativen Betrachtung. Wenn man die fixen Kosten plötzlich auf mehr produzierte Einheiten umlegt, sind sie schließlich niedriger. Die Fixkostendegression ist der Grund für viele Unternehmenszusammenschlüsse. Derselbe Effekt tritt aber auch auf, wenn sich die Auslastung eines Unternehmens von 80 % auf 100 % erhöht. Das macht sich beispielsweise dann bemerkbar, wenn Sie mit Ihrem Unternehmen einen großen Auftrag an Land ziehst.

Fixkosten sind ein entscheidender Faktor für die Liquidität Ihres Unternehmens. Daher sollten Sie diese stets im Blick haben. So können Sie auch prüfen, wo Potenziale für sinnvolle Einsparungen liegen. Während die Fixkostendegression die relativen Fixkosten durch Erhöhung des Outputs senkt, können Sie auch direkt an den Fixkosten ansetzen. Das kann eine geringere Büromiete durch Homeoffice sein, oder die Abwägung zwischen einer zusätzlichen Vollzeitkraft und einem Freelancer oder einer Freelancerin.