Weihnachtsgeschenke für Kunden, Geschäftspartner und Mitarbeiter richtig versteuern

Yasmin
Yasmin Dezember 2020 6 Min

Inhaltsverzeichnis

Kleine Geschenke zu Weihnachten festigen die Kundenbindung. Willst Du als Unternehmer Deinen treuen Kunden und Geschäftspartnern zu Weihnachten eine kleine Freude machen, beachte, dass Weihnachtsgeschenke für Kunden und Geschäftspartner nur bis zu einer Freigrenze bis 35 Euro steuerlich abzugsfähig sind. Als guter Arbeitgeber hast Du natürlich Weihnachtsgeschenke für Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Hier gelten allerdings noch mal andere Regelungen für Geschenke.

Kannst Du Weihnachtsgeschenke für Kunden von der Steuer absetzen?

Jeder freut sich über Geschenke. Damit die Freude auch Bestand hat und nicht durch Forderungen vom Finanzamt getrübt wird, gibt es steuerrechtlich einige Regelungen bei Kundengeschenken zu Weihnachten zu beachten. Grundsätzlich sind Geschenke für Kunden nur dann steuerlich als Betriebsausgaben abziehbar, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das heißt, Du darfst dafür keine Gegenleistung wie einen Auftrag oder besondere Konditionen im Einkauf erwarten. Darüber hinaus darf der Wert Deiner Weihnachtsgeschenke für Kunden je Empfänger gemäß § 4 des Einkommensteuergesetzes (EStG) einen Betrag in Höhe von 35 Euro netto pro Wirtschaftsjahr nicht übersteigen. Bei Unternehmen, die die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen und von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit sind, gilt der Bruttobetrag. Liegen der Anschaffungs- oder Herstellungspreis für Deine Weihnachtsgeschenke für Kunden über dieser Freigrenze, entfällt der Steuerabzug für das Geschenk. Und zwar nicht nur auf den Betrag, der über der steuerlichen Grenze liegt, sondern für den kompletten Wert des Geschenkes.

Betriebliche Veranlassung

Als betrieblicher Anlass für ein Geschenk für Kunden oder Geschäftspartner gelten nicht nur berufliche Anlässe wie Firmenjubiläen, sondern auch private Ereignisse wie Geburtstage, Hochzeiten oder die Geburt eines Kindes.

Geschenke unter zehn Euro gelten als Streuartikel und müssen nicht versteuert werden.

Sind alle Kundengeschenke abzugsfähig?

Als angemessene Präsente gelten üblicherweise Blumen, Eintrittskarten zu kulturellen Veranstaltungen, Sachgeschenke wie Bücher, Wein, Präsentkörbe sowie Geldgeschenke. Voraussetzung ist immer, dass Du keine Gegenleistung für ein Weihnachtsgeschenk von Deinen Kunden und Geschäftspartnern erwartest. Zu den Geschenken, die steuerlich nicht abzugsfähig sind, zählen beispielsweise:

  • Rabatte
  • Trinkgelder
  • Sponsoring-Leistungen
  • Werbeprämien
  • Warenproben

Pauschalisierte Versteuerung von Weihnachtsgeschenken

Als Schenkender kannst Du die Kosten für Weihnachtsgeschenke für Kunden als Betriebsausgabe geltend machen. Die Empfänger von Weihnachtspräsenten müssen diese als zusätzliches Einkommen versteuern. Dabei spielt der Wert des Geschenkes keine Rolle. Das heißt, auch wenn der Wert unter der Freigrenze von 35 Euro liegt, zahlen Deine Kunden und Geschäftspartner grundsätzlich Steuern auf Deine Geschenke.

Ab einem Wert von zehn Euro musst Du entsprechend den Wert Deiner Weihnachtsgeschenke für Kunden mitteilen, damit Deine Kunden diesen in ihrer Einkommensteuererklärung korrekt angeben kann. In der Praxis ist dieses Vorgehen allerdings meist unüblich. Um Deinen Kunden und Geschäftspartnern keine Umstände zu bereiten, hast Du mit der Pauschalisierung gemäß § 37b (EStG) die Möglichkeit, die anfallende Einkommensteuer für Deinen Kunden oder Geschäftspartner zu übernehmen. Die Versteuerung erfolgt dann pauschal mit 30 Prozent plus Solidaritätszuschlag und gegebenenfalls Kirchensteuer auf den Bruttobetrag für ein Geschenk. Du bist verpflichtet, den Beschenkten darauf hinzuweisen, dass Du das Geschenk bereits pauschal versteuert hast. Diese Information befreit ihn von der Pflicht, ein Geschenk selbst zu versteuern und dient gleichzeitig als Nachweis.

Steuerrechtlich ist die Übernahme der Pauschalsteuer ebenfalls als Geschenk anzusehen und müsste entsprechend bei der Freigrenze von 35 Euro berücksichtigt werden. Du machst Deinen Kunden oder Geschäftspartner damit quasi ein Weihnachtsgeschenk und schenkst ihm gleichzeitig die Steuer. Bei der Prüfung berücksichtigt das Finanzamt zur Vereinfachung in der Regel aber ausschließlich den Wert des Weihnachtsgeschenkes. Die Steuer wird in der Praxis nicht berücksichtigt.

Bei Weihnachtsgeschenke für Kunden, deren Wert über 10.000 Euro liegt, oder bei Empfängern, die im Jahr Geschenke im Wert von über 10.000 Euro erhalten, ist die pauschalisierte Versteuerung nicht anwendbar. Geschenke unter 10 Euro gelten als Streuartikel und müssen nicht pauschal versteuert werden. Kleine Weihnachtsgeschenke an ausländische Kunden und Geschäftspartner werden ebenfalls nicht pauschal besteuert, da die Empfänger für die Präsente in Deutschland keine Steuern entrichten müssen.

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Penta verbindet Banking und Buchhaltung

Was musst Du bei der Buchhaltung beachten, um Weihnachtsgeschenke für Kunden als Betriebsausgabe geltend zu machen?

Um Weihnachtsgeschenke für Geschäftskunden und Geschäftspartner von der Steuer abzusetzen, vermerkst Du die Ausgaben in Deiner Buchhaltung auf einem Sonderkonto getrennt von Deinen sonstigen Betriebsausgaben. Viele Buchhaltungsprogramme bieten entsprechende Konten für Geschenke, die abzugsfähig sind, und Geschenke, die nicht abzugsfähig sind, an. Die Buchung einer möglichen Pauschalsteuer erfolgt idealerweise ebenfalls auf einem eigenen Konto. Wer gegen die getrennte Aufzeichnung verstößt, ist nicht berechtigt, Geschenke als Betriebsausgabe steuerlich abzusetzen.

Bei der Buchung gibst Du auf jeden Fall den Namen des Beschenkten an. Darüber hinaus notierst Du Dir Art des Geschenkes und den Anlass. Bekommen alle Kunden und Geschäftspartner das gleiche Geschenk, kannst Du diese in einer Sammelbuchung angeben. Voraussetzung dafür ist, dass aus den Buchungsbelegen eindeutig hervorgeht, wer die Empfänger sind.

Compliance-Regeln beachten!

Wer etwas verschenkt, darf laut Gesetz keine Gegenleistung dafür erwarten. Nicht gesetzlich geregelt ist, ab welchem Wert Weihnachtsgeschenke für Kunden oder Geschäftspartnern als versuchte Korruption gewertet werden kann. Hier kommt es darauf an, Fingerspitzengefühl sowohl bei den Empfängern als auch beim Wert des Geschenkes zu beweisen. Informiere Dich vorab über geltende Compliance-Regeln in den Unternehmen, die Du zu Weihnachten mit einem Geschenk bedenken möchtest. So kannst Du von vornherein ausschließen, Kunden und Geschäftspartner in Verlegenheit zu bringen oder selbst in Verdacht zu geraten, ihn bestechen zu wollen.

Grundsätzlich gilt, Weihnachtsgeschenke für Kunden immer an die offizielle Firmenadresse zu schicken und niemals an die Privatadresse eines Geschäftskontakts.

Weihnachtsgeschenke für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter

Deine Angestellten sind Dein wertvollstes Kapital. Entsprechend bedankst Du Dich am Ende eines Geschäftsjahres nicht nur bei Deinen Kunden und Geschäftspartnern, sondern hast auch ein kleines Weihnachtsgeschenk für Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Unabhängig vom Wert des Geschenkes kannst Du Sachzuwendungen für Deine Angestellten immer als Betriebsausgaben abziehen. Für Deine Mitarbeiter ist das Weihnachtsgeschenk allerdings nur dann steuerfrei, wenn der Wert den Freibetrag von 44 Euro im Monat nicht übersteigt. Darüber hinaus gilt Dein Geschenk als geldwerter Vorteil und muss von Deinen Angestellten versteuert werden.

Im Überblick: Was musst Du steuerrechtlich bei Weihnachtsgeschenken für Kunden beachten?

  • Die Freigrenze, um Geschenke als Betriebsausgabe geltend zu machen, liegt bei 35 Euro pro Jahr pro Empfänger.
  • Geschenke unter zehn Euro gelten als Streuartikel und werden nicht versteuert.
  • Versand- und Verpackungskosten können nicht steuerlich geltend gemacht werden.
  • Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmen gelten die Nettopreise. Unternehmen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, gelten Bruttopreise.
  • Übersteigt der Wert des Geschenkes die Freigrenze, ist der komplette Betrag nicht abzugsfähig.
  • Der Empfänger eines Geschenkes muss dieses unabhängig von seinem Wert grundsätzlich versteuern.
  • Ausnahme Pauschalversteuerung: Der Schenker kann die Versteuerung von Weihnachtsgeschenken für Kunden pauschal übernehmen.
  • Ausgaben für Geschenke werden in der Buchhaltung auf einem Extra-Konto verbucht.
  • Buchungsbelege müssen den Namen des Empfängers sowie den Anlass für das Geschenk enthalten.
  • Compliance-Regeln in den Unternehmen der Beschenkten beachten.
  • Weihnachtsgeschenke für Kunden immer an die offizielle Unternehmensanschrift senden.
  • Weihnachtsgeschenke für die eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind unabhängig vom Wert voll abzugsfähig.

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