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Umsatzsteuer-ID beantragen: So geht’s

Jeannine Klein
Jeannine Klein Juni 2021 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Unternehmer in Deutschland sind dazu verpflichtet, Steuern auf die Umsätze aus ihren Produkten und Leistungen zu zahlen. Wer ausschließlich Geschäfte mit Unternehmen abschließt, deren Sitz sich in Deutschland befindet, gibt auf der Rechnung die Steuernummer seines Unternehmens an. Wer darüber hinaus grenzüberschreitenden Handel mit Unternehmen in den EU-Mitgliedstaaten betreibt, muss zusätzlich eine Umsatzsteuer-ID beantragen

Umsatzsteuer und Vorsteuer in Deutschland

Die Umsatzsteuer wird auf alle vom Unternehmen im Inland erzielten Umsätze erhoben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheidet dabei zwischen dem Regelsteuersatz von 19 Prozent und dem ermäßigten Steuersatz von 7 Prozent. Als Unternehmer bist Du dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer in Deinen Rechnungen getrennt vom Nettopreis auszuweisen, die Umsatzsteuer im Inland von Deinem Kunden einzuholen und direkt an das Finanzamt weiterzuleiten. Die Umsatzsteuer bleibt für Unternehmen ergebnisneutral und wird daher auch als durchlaufender Posten bezeichnet. Auf der anderen Seite bist Du als Unternehmer dazu berechtigt, Dir die Umsatzsteuer, die Du selbst beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen gezahlt hast, in Form der Vorsteuer vom Finanzamt zurück zu holen. 

Umsatzsteuer und Vorsteuer im Ausland

Bei Umsätzen, die mit Geschäften im Ausland erzielt werden, unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen Geschäften innerhalb der EU und Geschäften im Nicht-EU-Ausland, den sogenannten Drittstaaten.

Wer Waren an Unternehmen im EU-Ausland liefert, muss dafür in Deutschland in der Regel keine Umsatzsteuer abführen. Man spricht in diesem Fall von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass Deine Ware tatsächlich im EU-Ausland ankommt, Dein Kunde nachweislich ein Unternehmer ist und er die Ware selbst gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren in seinem Heimatland versteuert. 

Reverse-Charge-Verfahren

Beim grenzüberschreitenden Handel innerhalb der EU wird die Umsatzsteuerschuld umgekehrt: Nicht Du als leistender Unternehmer bist dafür verantwortlich, die anfallende Umsatzsteuer an das zuständige Finanzamt abzuführen, sondern Dein Kunde. Für die Zahlung der Umsatzsteuer in seinem Heimatland muss er eine Umsatzsteuer-ID (USt-ID) beantragen.

Im Rahmen dieses Erwerbs muss auch der Kunde seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) auf der Rechnung angeben. Dabei ist es enorm wichtig, dass alle Angaben stimmen. Ist die USt-IdNr. des Kunden falsch, kann das Finanzamt die Transaktion nicht nachvollziehen. Im ungünstigsten Fall wird die ermittelte Umsatzsteuer dann von Dir als Leistungserbringer eingezogen. Um zu vermeiden, dass Dein eigenes Unternehmen für die geschuldete Umsatzsteuer aufkommen muss, bist Du als Unternehmer selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer-ID Deiner Kunden auf ihre Korrektheit und Gültigkeit zu überprüfen.

Vorsteuerbeträge, die mit Auslandsgeschäften in Verbindung stehen, kannst Du trotzdem in voller Höhe geltend machen.

Wer muss eine Umsatzsteuer-ID beantragen?

Wer gemäß § 2 UStG als Unternehmen oder Unternehmer gilt, ist gemäß § 27a UStG berechtigt, die Umsatzsteuer-ID für den innergemeinschaftlichen Handel mit anderen Unternehmen (B2B) zu beantragen. Die USt-ID ist nicht erforderlich, wenn Du im Rahmen des grenzüberschreitenden Handels ausschließlich Privatpersonen belieferst. 

Müssen Kleinunternehmer eine Umsatzsteuer-ID beantragen?

Als Kleinunternehmer bist Du von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Entsprechend bist Du auch nicht verpflichtet, diese in Deinen Rechnungen auszuweisen. Der Empfänger muss jedoch durch einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aufmerksam gemacht werden. Machst Du als Kleinunternehmer auch keine Geschäfte mit Kunden im EU-Ausland, musst Du eigentlich keine zusätzliche Umsatzsteuernummer beantragen. 

Der Antrag auf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und damit die Teilnahme am grenzüberschreitenden Handel ist aber grundsätzlich auch für Kleinunternehmer möglich und zulässig. Nimmst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, hast Du laut § 1 Absatz 3 UStG keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen EU-Unternehmen.

Wer muss die Umsatzsteuer-ID angeben?

Du musst die USt-IdNr. angeben, wenn Dein Unternehmen

  • innergemeinschaftliche Lieferungen liefert oder erwirbt
  • innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte gemäß § 25b des Umsatzsteuergesetzes (UStG) durchführt
  • steuerpflichtige Leistungen erbringt oder in Anspruch nimmt, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet
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Wo musst Du die Umsatzsteuer-ID angeben?  

Auf Rechnungen für Kunden, die ihren Sitz in Deutschland haben, ist die Angabe Deiner Steuernummer ausreichend. Alternativ kannst Du aber auch hier die Umsatzsteuer-ID angeben. 

Machst Du Geschäfte mit Kunden, die ihren Unternehmenssitz im europäischen Ausland haben, bist Du dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer-ID auf Deinen Rechnungen anzugeben. Sie muss klar als Umsatzsteuer-ID erkennbar sein. Wichtig ist dabei auch, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien – also Deine als Leistungserbringer und die Deines Kunden als Leistungsempfänger – auf der Rechnung angegeben werden. Darüber hinaus darf ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren bzw., dass Steuerschuldnerschaft beim Leistungsempfänger liegt, nicht fehlen.

Die Umsatzsteuer-ID muss zudem laut § 5 Telemediengesetz im Impressum Deiner Unternehmenswebsite auftauchen. Wer dagegen verstößt, riskiert eine Abmahnung. Alternativ kannst Du auch Deine Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben. 

Wie ist die Umsatzsteuer-ID aufgebaut?

Der Aufbau der Umsatzsteuer-ID folgt in den EU-Mitgliedstaaten einem einheitlichen Muster. Sie besteht aus einem Länderkürzel aus zwei Buchstaben und acht bis zwölf weiteren Stellen. Bei den weiteren Stellen handelt es sich je nach Land entweder um eine Kombination von Ziffern und Buchstaben oder – wie bei der deutschen Umsatzsteuer-IdNr. – ausschließlich um Ziffern.

Wie kannst Du die Umsatzsteuer-ID beantragen?

Grundsätzlich kann jeder Unternehmer eine Umsatzsteuer-ID-Nummer beantragen. Du benötigst sie allerdings nur, wenn Du Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland machst. Für die Vergabe ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit Sitz in Saarlouis zuständig. Die Vergabe der USt-ID ist grundsätzlich kostenlos. Um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen, hast Du unterschiedliche Möglichkeiten. 

Gründest Du ein Unternehmen, musst Du dieses beim zuständigen Finanzamt anmelden. Dazu füllst Du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Möchtest Du bereits bei der Firmengründung zusätzlich die Umsatzsteuer-ID beantragen, kreuzt Du im Fragebogen das entsprechende Feld an. Das Finanzamt leitet Deinen Antrag dann an das Bundeszentralamt für Steuern weiter. 

Die Nummer lässt sich aber auch nachträglich problemlos online oder per Post beantragen. Um die Umsatzsteuer-ID zu beantragen, musst Du zunächst Deine Eigenschaft als Unternehmer nachweisen. Für den Nachweis gleicht das Bundeszentralamt für Steuern Deine Angaben mit Deinem zuständigen Finanzamt ab. Entsprechend musst Du relevante Änderungen Deinem zuständigen Finanzamt melden, dass die geänderten Daten dann an das Bundeszentralamt für Steuern weitergibt.

USt-ID online beantragen

Die Umsatzsteuer-ID lässt sich auch online beantragen. Hierbei füllst Du das entsprechende Formular auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums aus. Das Formular enthält Angaben zu

  • dem Bundesland, in dem sich Dein Unternehmen befindet
  • dem Finanzamt, bei dem Du umsatzsteuerlich geführt wirst
  • die Steuernummer Deines Unternehmens
  • der Rechtsform Deines Unternehmens
  • bei Einzelunternehmen: Name, Vorname und Geburtsdatum des Steuerpflichtigen

Im Anschluss an eine Überprüfung Deiner Angaben wird Dir eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt. 

USt-ID  schriftlich beantragen

Du kannst die Umsatzsteuer-ID nicht nur online, sondern auch auf dem Postweg beantragen. Dein formloser Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern muss Deinen Namen, Deine Anschrift, Dein Finanzamt sowie die Steuernummer Deines Unternehmens enthalten. 

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Wie lange dauert es, die Umsatzsteuer-ID zu beantragen?

Bei der Beantragung der USt-ID erhältst Du nach einer Überprüfung Deiner Angaben Deine gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer innerhalb weniger Werktage.

Bei Neugründungen kann die Dauer bis zu zwei Monate betragen, bis Unternehmen ihre Steuernummer und ihre Umsatzsteuer-ID erhalten. Diese Wartezeiten solltest Du bei der Gründung Deines Unternehmens unbedingt mit einplanen.

Wie erhältst Du Deine USt-IdNr.?  

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhältst Du ausschließlich per Post an Deine Firmenanschrift. Alternativ erfolgt die Bekanntgabe auch an eine bevollmächtigte Person, beispielsweise an Deinen Steuerberater. 

Umsatzsteuer-ID suchen und prüfen

Deine eigene Umsatzsteuer-ID findest Du auf dem Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Die Umsatzsteuer-ID Deiner ausländischen Geschäftspartner findest Du auf deren Rechnung. Ist sie dort nicht vermerkt, kannst Du alternativ auch auf deren Unternehmenswebsite nachschauen. Darüber hinaus haben Unternehmerinnen bzw. Unternehmer mit einer gültigen deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Möglichkeit, eine ausländische USt-IdNr. im Bestätigungsverfahren vom Bundeszentralamt für Steuern prüfen zu lassen.

Hast Du zahlreiche Kunden und Geschäftspartner im europäischen Ausland, kannst Du Dir die Prüfung der Umsatzsteuer-ID erheblich erleichtern, in dem Du über eine Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern die Prüfung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in Deine eigenen Software-Systeme einbindest. Auf diese Weise kannst Du die USt-IdNr. automatisiert abfragen.

Steuernummer und Umsatzsteuer-ID: Wo ist der Unterschied? 

Um Steuerzahler eindeutig zu identifizieren, wird in Deutschland jeder Privatperson bereits bei seiner Geburt eine Steuer-Identifikationsnummer zugeteilt. Diese Nummer behalten sie ihr Leben lang. Selbstständigen, Freiberuflern und Unternehmen wird eine Steuernummer zugeteilt, über die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer-ID beantragen Unternehmen zusätzlich zu ihrer Steuernummer, um Geschäfte im und mit dem Ausland abwickeln zu können. Die Gültigkeit Deiner USt-IdNr. beginnt mit dem Datum des Bekanntgabeschreibens vom Bundeszentralamt für Steuern. Mit dem Ende der umsatzsteuerlichen Erfassung beispielsweise bei einer Geschäftsaufgabe verliert sie ihre Gültigkeit.  

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