Umsatzsteuer-ID beantragen: So geht’s

Unternehmer:innen in Deutschland sind dazu verpflichtet, Steuern auf die Umsätze aus ihren Produkten und Leistungen zu zahlen. Wer ausschließlich Geschäfte mit Unternehmen abschließt, deren Sitz sich in Deutschland befindet, gibt auf der Rechnung die Steuernummer seines Unternehmens an. Wer darüber hinaus grenzüberschreitenden Handel mit Unternehmen in den EU-Mitgliedstaaten betreibt, muss zusätzlich eine Umsatzsteuer-ID beantragen. 

Die Umsatzsteuer wird auf alle vom Unternehmen im Inland erzielten Umsätze erhoben. Das Umsatzsteuergesetz (UStG) unterscheidet dabei zwischen dem Regelsteuersatz von 19 % und dem ermäßigten Steuersatz von 7 %.

Als Unternehmer:in sind Sie dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer in Ihren Rechnungen getrennt vom Nettopreis auszuweisen, die Umsatzsteuer im Inland von Ihren Kundinnen und Kunden einzuholen und direkt an das Finanzamt weiterzuleiten.

Die Umsatzsteuer bleibt für Unternehmen ergebnisneutral und wird daher auch als durchlaufender Posten bezeichnet. Auf der anderen Seite sind Sie als Unternehmer:in dazu berechtigt, sich die Umsatzsteuer, die Sie selbst beim Einkauf von Waren und Dienstleistungen an andere Unternehmen gezahlt haben, in Form der Vorsteuer vom Finanzamt zurück zu holen. 

Bei Umsätzen, die mit Geschäften im Ausland erzielt werden, unterscheidet das deutsche Steuerrecht zwischen Geschäften innerhalb der EU und Geschäften im Nicht-EU-Ausland, den sogenannten Drittstaaten.

Wer Waren an Unternehmen im EU-Ausland liefert, muss dafür in Deutschland in der Regel keine Umsatzsteuer abführen. Man spricht in diesem Fall von innergemeinschaftlichen Lieferungen und Leistungen, die steuerfrei sind. Voraussetzung für die Steuerfreiheit ist, dass Ihre Ware tatsächlich im EU-Ausland ankommt, Ihre Kundinnen und Kunden nachweislich Unternehmer:innen sind und sie die Ware selbst gemäß dem Reverse-Charge-Verfahren in ihrem Heimatland versteuern. 

Im Rahmen dieses Erwerbs müssen auch Kund:innen die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IDNr.) auf der Rechnung angeben. Dabei ist es enorm wichtig, dass alle Angaben stimmen. Ist die USt-IdNr. falsch, kann das Finanzamt die Transaktion nicht nachvollziehen. Im ungünstigsten Fall wird die ermittelte Umsatzsteuer dann von Ihnen als leistungserbringender Person eingezogen.

Um zu vermeiden, dass Ihr eigenes Unternehmen für die geschuldete Umsatzsteuer aufkommen muss, sind Sie als Unternehmer:in selbst dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer-ID Ihrer Kund:innen auf ihre Korrektheit und Gültigkeit zu überprüfen.

Vorsteuerbeträge, die mit Auslandsgeschäften in Verbindung stehen, können Sie trotzdem in voller Höhe geltend machen.

Wer gemäß § 2 UStG als Unternehmer:in gilt, ist gemäß § 27a UStG berechtigt, die Umsatzsteuer-ID für den innergemeinschaftlichen Handel mit anderen Unternehmen (B2B) zu beantragen. Die USt-ID ist nicht erforderlich, wenn Sie im Rahmen des grenzüberschreitenden Handels ausschließlich Privatpersonen beliefern. 

Als Kleinunternehmer:in sind Sie von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit. Entsprechend sind Sie auch nicht verpflichtet, diese in Ihren Rechnungen auszuweisen. Die Empfängerin oder der Empfänger muss jedoch durch einen Hinweis auf die Umsatzsteuerbefreiung aufmerksam gemacht werden. Machen Sie als Kleinunternehmer:in auch keine Geschäfte mit Kund:innen im EU-Ausland, müssen Sie eigentlich keine zusätzliche Umsatzsteuernummer beantragen. 

Der Antrag auf eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und damit die Teilnahme am grenzüberschreitenden Handel ist aber grundsätzlich auch für Kleinunternehmer:innen möglich und zulässig. Nehmen Sie die Kleinunternehmerregelung in Anspruch, haben Sie laut § 1 Absatz 3 UStG keinen Anspruch auf umsatzsteuerfreie Rechnungen von anderen EU-Unternehmen.

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Sie müssen die USt-IdNr. angeben, wenn Ihr Unternehmen

Auf Rechnungen für Kund:innen, die ihren Sitz in Deutschland haben, ist die Angabe Ihrer Steuernummer ausreichend. Alternativ können Sie aber auch hier die Umsatzsteuer-ID angeben. 

Machen Sie Geschäfte mit Kund:innen, die ihren Unternehmenssitz im europäischen Ausland haben, sind Sie dazu verpflichtet, die Umsatzsteuer-ID auf Ihren Rechnungen anzugeben. Sie muss klar als Umsatzsteuer-ID erkennbar sein.

Wichtig ist dabei auch, dass die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern beider Parteien – also Ihre als Leistungserbringer:in und die Ihrer Kund:innen als Leistungsempfänger:innen – auf der Rechnung angegeben werden. Darüber hinaus darf ein Hinweis auf das Reverse-Charge-Verfahren bzw., dass Steuerschuldnerschaft bei der Leistungsempfängerin oder dem Leistungsempfänger liegt, nicht fehlen.

Die Umsatzsteuer-ID muss zudem laut § 5 Telemediengesetz im Impressum Ihrer Unternehmenswebsite auftauchen. Wer dagegen verstößt, riskiert eine Abmahnung. Alternativ können Sie auch Ihre Wirtschafts-Identifikationsnummer angeben. 

Grundsätzlich können alle Unternehmer:innen eine Umsatzsteuer-ID-Nummer beantragen. Sie benötigen sie allerdings nur, wenn Sie Geschäfte mit Unternehmen im EU-Ausland machen. Für die Vergabe ist das Bundeszentralamt für Steuern (BZSt) mit Sitz in Saarlouis zuständig. Die Vergabe der USt-ID ist grundsätzlich kostenlos. Um die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu beantragen, haben Sie unterschiedliche Möglichkeiten. 

Gründen Sie ein Unternehmen, müssen Sie dieses beim zuständigen Finanzamt anmelden. Dazu füllen Sie den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung aus. Möchten Sie bereits bei der Firmengründung zusätzlich die Umsatzsteuer-ID beantragen, kreuzen Sie im Fragebogen das entsprechende Feld an. Das Finanzamt leitet Ihren Antrag dann an das Bundeszentralamt für Steuern weiter. 

Die Nummer lässt sich aber auch nachträglich problemlos online oder per Post beantragen. Um die Umsatzsteuer-ID zu beantragen, müssen Sie zunächst Ihre Eigenschaft als Unternehmer:in nachweisen. Für den Nachweis gleicht das Bundeszentralamt für Steuern Ihre Angaben mit Ihrem zuständigen Finanzamt ab. Entsprechend müssen Sie relevante Änderungen Ihrem zuständigen Finanzamt melden, dass die geänderten Daten dann an das Bundeszentralamt für Steuern weitergibt.

Die Umsatzsteuer-ID lässt sich auch online beantragen. Hierbei füllen Sie das entsprechende Formular auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums aus. Das Formular enthält Angaben zu

Im Anschluss an eine Überprüfung Ihrer Angaben wird Ihnen eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zugeteilt. 

Sie können die Umsatzsteuer-ID nicht nur online, sondern auch auf dem Postweg beantragen. Ihr formloser Antrag an das Bundeszentralamt für Steuern muss Ihren Namen, Ihre Anschrift, Ihr Finanzamt sowie die Steuernummer Ihres Unternehmens enthalten. 

Bei der Beantragung der USt-ID erhalten Sie nach einer Überprüfung Ihrer Angaben Ihre gültige Umsatzsteuer-Identifikationsnummer innerhalb weniger Werktage.

Bei Neugründungen kann die Dauer bis zu zwei Monate betragen, bis Unternehmen ihre Steuernummer und ihre Umsatzsteuer-ID erhalten. Diese Wartezeiten sollten Sie bei der Gründung Ihres Unternehmens unbedingt mit einplanen.

Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer erhalten Sie ausschließlich per Post an Ihre Firmenanschrift. Alternativ erfolgt die Bekanntgabe auch an eine bevollmächtigte Person, beispielsweise an Ihre Steuerberaterin oder Ihren Steuerberater. 

Ihre eigene Umsatzsteuer-ID finden Sie auf dem Mitteilungsschreiben des Bundeszentralamts für Steuern. Die Umsatzsteuer-ID Ihrer ausländischen Geschäftspartner:innen finden Sie auf deren Rechnung. Ist sie dort nicht vermerkt, können Sie alternativ auch auf deren Unternehmenswebsite nachschauen.

Darüber hinaus haben Unternehmer:innen mit einer gültigen deutschen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die Möglichkeit, eine ausländische USt-IdNr. im Bestätigungsverfahren vom Bundeszentralamt für Steuern prüfen zu lassen.

Haben Sie zahlreiche Kund:innen und Geschäftspartner:innen im europäischen Ausland, können Sie sich die Prüfung der Umsatzsteuer-ID erheblich erleichtern, in dem Sie über eine Schnittstelle zum Bundeszentralamt für Steuern die Prüfung von ausländischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummern in Ihre eigenen Software-Systeme einbinden. Auf diese Weise können Sie die USt-IdNr. automatisiert abfragen.

Um Steuerzahler:innen eindeutig zu identifizieren, wird in Deutschland jeder Privatperson bereits bei seiner Geburt eine Steuer-Identifikationsnummer zugeteilt. Diese Nummer behalten sie ihr Leben lang.

Selbstständigen, Freiberufler:innen und Unternehmen wird eine Steuernummer zugeteilt, über die Umsatzsteuer, Gewerbesteuer, Körperschaftssteuer abgerechnet werden. Die Umsatzsteuer-ID beantragen Unternehmen zusätzlich zu ihrer Steuernummer, um Geschäfte im und mit dem Ausland abwickeln zu können.

Die Gültigkeit Ihrer USt-IdNr. beginnt mit dem Datum des Bekanntgabeschreibens vom Bundeszentralamt für Steuern. Mit dem Ende der umsatzsteuerlichen Erfassung beispielsweise bei einer Geschäftsaufgabe verliert sie ihre Gültigkeit.