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Reisekostenabrechnung: Tipps für entspannte Geschäftsreisen

Jeannine Klein
Jeannine Klein August 2021 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Reisekosten abrechnen ist kein Hexenwerk. Allerdings gibt es einiges zu beachten, um eine regelkonforme Reisekostenabrechnung zu erstellen, die vor dem Finanzamt Bestand hat. Ist der Prozess, um die Reisekosten zu berechnen, noch nicht automatisiert, kostet er Unternehmen zudem häufig viel Zeit und Aufwand. Dieses Problem lässt sich dank der Digitalisierung aber einfach lösen: Mit einer Software, mit der Unternehmen ihre Reisekostenabrechnung online erledigen.

Regeln für die Erstellung einer Reisekostenabrechnung

Unternehmen sind gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen zu bezahlen. Damit Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer in diesem Fall nicht auf den Kosten sitzen bleiben, werden ihnen die Ausgaben, die ihnen auf Dienstreisen entstehen, im Rahmen der Einkommensteuererklärung als Werbungskosten erstattet. 

Analoge oder digitale Reisekostenabrechnung?

Entschließt sich ein Unternehmen, seinen Angestellten die Reisekosten zu erstatten, geschieht dies im Rahmen der Reisekostenabrechnung. Um die Dienstreiseabrechnung regelkonform zu erstellen, gibt es einige Regeln zu beachten. Diese gelten sowohl für die Inhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens als auch für alle Angestellten, die im Auftrag eines Unternehmens geschäftlich unterwegs sind. So muss beispielsweise der dienstliche Zweck einer Reise nachgewiesen werden. Zudem müssen alle Ausgaben anhand von Belegen und Quittungen dokumentiert werden. Beispiele oder Vorlagen für die korrekte Reisekostenabrechnung findest Du im Internet. 

Reisekostenrichtlinie

Damit sich jeder einfach daran halten kann, wird der Prozess zur Reisekostenerstattung meist schriftlich in einer Reisekostenrichtlinie festgehalten. Ob Unternehmen hier einen analogen oder digitalen Prozess aufsetzen, ist ihnen dabei selbst überlassen und spielt für die Anerkennung durch das Finanzamt keine Rolle.

Reisekostenerstattung oder Werbungskosten?

Die Erstattung von Reisekosten stellen für Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter steuerfreie Einnahmen dar. Reisekosten, die Du als Arbeitgeber bereits erstattet hast, können sie also in ihrer Steuererklärung nicht mehr als Werbungskosten bei ihren Einkünften aus nicht selbstständiger Arbeit geltend machen. 

Reisekostenabrechnung für Unternehmer

Werden Dir als Unternehmer Reisekosten erstattet, verbuchst Du diese als Betriebseinnahmen. Diese Einnahmen sind umsatzsteuerpflichtig. Werden Reisekosten aus öffentlichen Kassen erstattet, handelt es sich nicht um Betriebseinnahmen und die Beträge sind steuerfrei.

Voraussetzungen für die Reisekostenerstattung

Damit das Finanzamt eine Reisekostenabrechnung anerkennt, muss diese mindestens die folgenden Angaben enthalten: 

  • Name des Reisenden
  • Anlass der Reise
  • Reiseziel
  • Reisedauer
  • Reisedaten
  • steuerliche Zuordnung 

Für die steuerliche Zuordnung ist es relevant, ob eine Reise rein beruflich veranlasst war oder ob der berufliche Zweck mit einer privaten Reise verbunden wurde.

Was gilt als Dienstreise?

Um Reisekosten oder Spesen abrechnen zu können, ist der berufliche Zweck einer Reise nachzuweisen. Das Steuerrecht spricht von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, wenn Arbeitnehmerinnen oder Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig sind. 

Als Dienstreisen bzw. beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten gelten beispielsweise

  • der Einsatz an einem anderen Unternehmensstandort
  • Termine beim Kunden vor Ort
  • die Teilnahme an Seminaren oder Schulungen zur beruflichen Weiterbildung
  • Veranstaltungen wie Messen oder Kongresse

Keine Erstattung ohne Belege

Zudem müssen alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen, in der Reisekostenabrechnung mit Belegen eindeutig nachgewiesen werden. Achte dabei darauf, dass die Belege alle notwendigen Informationen enthalten. Belege mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben haben bei der Prüfung durch das Finanzamt keinen Bestand und sind daher nicht erstattungsfähig. 

Zu den erstattungsfähigen Ausgaben zählen

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten
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Fahrtkosten in der Reisekostenabrechnung

Grundsätzlich gelten alle Ausgaben für Fahrten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen, als Fahrtkosten. Hierzu zählen Kosten für Flug- und Bahntickets, Kosten für Taxifahrten und öffentliche Verkehrsmittel sowie Fahrten mit einem Mietwagen oder den eigenen privaten Pkw. Fahrten mit einem Dienstwagen sind von der Reisekostenerstattung ausgenommen. In der Regel werden Dienstreisen über eine zentrale Reisestelle im Unternehmen gebucht. Die entsprechenden Rechnungen werden der Reisekostenabrechnung beigelegt. Häufig entstehen so nur noch Kosten für Fahrten am Zielort, die von den Reisenden mit den entsprechenden Belegen eindeutig nachgewiesen werden können.

Kosten für Fahrten mit dem eigenen Pkw

Um sich die Ausgaben auf Dienstfahrten mit einem Privatwagen erstatten zu lassen, gibt es zwei unterschiedliche Möglichkeiten. Reisende können entweder eine Kilometerpauschale geltend machen oder die tatsächlichen Kosten über den individuellen Kilometersatz abrechnen. In beiden Fällen ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen.

  • Bei der Kilometerpauschale wird jeder gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Du erhältst 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Damit sind sämtliche anfallenden Kosten abgegolten. 
  • Wird der individuelle Kilometersatz geltend gemacht, spielen neben den tatsächlich gefahrenen Kilometern auch Unterhaltskosten wie Steuern, Versicherungsbeiträge oder Kraftstoffkosten für ein Fahrzeug eine Rolle bei der Reisekostenabrechnung. Für die Berechnung addierst Du die gesamten Kosten, die innerhalb eines Jahres für Dein Auto anfallen, und teilst diese Zahl durch die gefahrenen Kilometer. Diese Unterhaltskosten müssen entsprechend belegt werden. 

Berechnung des Verpflegungsmehraufwands

Für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands sind insbesondere Reisedauer und Reiseziel relevant. Grundsätzlich gilt, dass die Dauer der Dienstreise bzw. der Abwesenheit von zu Hause mindestens acht Stunden betragen muss. 

Für Reisekosten innerhalb Deutschlands werden für die Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag pauschal 14 Euro berechnet. Bei einer Reise, die länger als 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 28 Euro pro Tag.

Verpflegungsmehraufwand auf Auslandsreisen

Da die Lebenshaltungskosten von Land zu Land variieren, gelten für Geschäftsreisen in das Ausland die landesspezifischen Pauschalsätze. Diese liegen in der Regel über den inländischen Pauschalen. Auch für Auslandsreisen gelten bei der Reisekostenabrechnung zwei unterschiedliche Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause abhängig sind. Eine Übersicht der ab Januar 2020 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland findest Du beim Bundesfinanzministerium.

Verpflegungsmehraufwand als Unternehmer geltend machen

Als Unternehmer machst Du die Kosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen als Betriebsausgaben geltend. Die Pauschale deckt dabei ausschließlich Aufwände für Deine eigene Verpflegung als Unternehmer und keine Bewirtungskosten ab. Abhängig von der Rechtsform Deines Unternehmens führst Du sie entweder in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) auf.

Angabe der Übernachtungskosten

Die Kosten für die Übernachtung in einem Hotel, einem Appartement oder einer Wohnung wird in voller Höhe erstattet, sofern Du die Ausgaben mit einem entsprechenden Beleg nachweisen kannst.

Abrechnung der Reisenebenkosten

Reisenebenkosten werden ebenfalls in voller Höhe erstattet. Auch hier gilt, dass Du alle Ausgaben in Deiner Reisekostenabrechnung eindeutig belegen musst. Kurz gesagt zählen zu den Reisekosten sämtliche Ausgaben, die weder zum Verpflegungsmehraufwand noch zu den Fahrt- und Übernachtungskosten zählen. Welche Ausgaben hierzu zählen, legt das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinem Schreiben zur Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern fest.

Zu den Reisenebenkosten zählen laut BMF zum Beispiel die tatsächlichen Aufwendungen für

  • die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • beruflich veranlasste Telekommunikation und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
  • die Straßen- und Parkplatzbenutzung
  • die Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, sofern die damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten angesetzt werden
  • den Verlust oder die Beschädigung von Gegenständen, die Arbeitnehmer auf der Reise verwenden müssen

Dazu zählen ebenfalls Ausgaben für

  • Trinkgelder
  • selbstbezahlte Mahlzeiten
  • Eintrittskarten für Messen oder Kongresse
  • Reisegepäckversicherung
  • WLAN im Hotel

Für die Erstattung von Reisenebenkosten müssen diese entsprechend belegt werden. Trinkgelder, die nicht auf der Rechnung auftauchen, werden üblicherweise mit anhand eines Eigenbelegs nachgewiesen. Gehen Belege verloren, können diese Ausgaben ebenfalls mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden. Allerdings kannst Du als Unternehmer für Eigenbelege keinen Vorsteuerabzug geltend machen. 

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So entlastet Dich eine App zur Reisekostenabrechnung

Als Geschäftsführer eines KMU zählt es häufig zu Deinen Aufgaben, Reisekosten oder Spesen zu bearbeiten. Vielleicht ist Dein Unternehmen schon so gewachsen, dass Du Dir eine Mitarbeiterin oder einen Mitarbeiter in der Buchhaltung leisten kannst, um diese Aufgabe zu übernehmen.

So oder so: Mit einer Software oder einer App gibst Du Dir und Deinem Team die Möglichkeit, die Reisekostenabrechnung online zu erledigen und den kompletten Prozess selbst zu managen. Angefangen beim Einreichen der Belege bis hin zur Auszahlung der Gelder an Dich und Deine Angestellten wird komplett digitalisiert: Die lästige Zettelwirtschaft ist damit passe!

Reisekostenabrechnung online

Eine Lösung zur einfachen und digitalen Verwaltung der Online Reisekostenabrechnung bietet Dir beispielsweise onexma. Damit werden zum Beispiel Tagespauschalen oder der Verpflegungsmehraufwand, Fahrtkosten sowie weitere Abzüge automatisch berechnet.

Reisekostenabrechnung Online: Statte Dein Team mit Mitarbeiterkarten aus

Willst Du die Spesen und Reisekosten Deines Teams noch einfacher managen? Kein Problem: Mit dem intuitiv zu bedienenden digitalen Geschäftskonto von Penta. Statte Dein Team mit ihren eigenen Mitarbeiterkarten für Dein Online Geschäftskonto aus. Das Ausgabenlimit kannst Du dabei für jede einzelne Karte individuell festsetzen. So können Deine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bereits die Reisebuchung mit der Karte durchführen und auch unterwegs alle anfallenden Kosten bezahlen. Die Ausgaben sind in Deinem Konto jederzeit sichtbar und eindeutig den entsprechenden Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern zuordenbar. Über die Penta App können Belege gleich nach Erhalt gescannt und mit Kategorien gekennzeichnet werden. So geht nichts verloren und die Buchhaltung kann problemlos erfassen, welche Belege zu welchen Transaktionen gehören. Deine Angestellten müssen keine Gelder mehr aus eigener Tasche auslegen. Damit entfällt am Ende auch der meist aufwendige und zeitraubende Prozess der Reisekostenerstattung.

Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die häufig in Deinem Auftrag reisen, werden Dir die Vereinfachung danken – genauso wie Deine Buchhaltung, die dadurch erheblich entlastet wird.  

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