Reisekostenabrechnung: Tipps für entspannte Geschäftsreisen

Oliver
Oliver August 2022 Fintech Content Editor 9 Min

Inhaltsverzeichnis

Auf Geschäftsreisen entstehen Kosten, die der Reisende häufig zum Teil aus eigener Tasche bezahlt. Selbstständige geben Reisekostenerstattungen als Betriebseinnahmen an und setzen ihre Reisekosten als Betriebsausgaben von der Steuer ab. Angestellten werden diese Ausgaben über die Reisekostenabrechnung vom Arbeitgeber erstattet. Allerdings zählen nicht alle Ausgaben zu den erstattungsfähigen Reisekosten und für den Erstattungsprozess gelten bestimmte formale Vorgaben.

Welche Kosten als Reisekosten vom Arbeitgeber und dem Finanzamt als Reisekosten anerkannt werden und wie Du eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung erstellst, erfährst Du in diesem Blogartikel. 

Was sind Reisekosten?

Als Reisekosten gelten Aufwendungen, die Selbstständigen und Angestellten auf Geschäftsreisen entstehen. Hierzu zählen:

  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten

Was gilt als Dienstreise?

Damit die Aufwendungen vom Arbeitgeber bzw. dem Finanzamt erstattet werden, muss der berufliche Zweck einer Reise nachzuweisen. Das Steuerrecht spricht von einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit, wenn Angestellte vorübergehend außerhalb ihrer regelmäßigen Arbeitsstätten beruflich tätig sind. 

Als Dienstreisen bzw. beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten gelten beispielsweise

  • der Einsatz an einem anderen Unternehmensstandort
  • Termine beim Kunden vor Ort
  • die Teilnahme an Seminaren oder Schulungen zur beruflichen Weiterbildung
  • Veranstaltungen wie Messen oder Kongresse

Fahrten zwischen der ersten Tätigkeitsstätte und der privaten Wohnung eines Arbeitnehmers sowie Fahrten zu Kunden oder Veranstaltungen innerhalb der Stadt gelten nicht als Geschäfts- oder Dienstreisen. Aufwendungen für öffentliche Verkehrsmittel oder Fahrten mit dem eigenen Pkw, die Angestellten hier entstehen, können über die Entfernungspauschale geltend gemacht werden. 

Wer übernimmt die Reisekosten?

Schickt ein Unternehmen seine Angestellten auf Geschäftsreise, kommt es in der Regel für seine Aufwendungen, die ihm im Zusammenhang mit der Reise entstehen, auf.

Die Fahrtkosten bspw. für ein Flugticket, Fahrkarten für die Bahn, einen Bus oder Kosten für einen Mietwagen werden häufig vom Unternehmen über die Firmenkreditkarte benutzt, sodass dem Reisenden hier keine Kosten entstehen. Das Gleiche gilt für die Übernachtungskosten in einem Hotel oder Motel oder einem Apartment. 

Für weitere Kosten geht der Reisende zunächst in Vorkasse und seine Ausgaben werden ihm über die Reisekostenabrechnung erstattet – sofern eine Erstattung der Reisekosten mit dem Arbeitgeber vereinbart ist. 

Denn grundsätzlich sind Unternehmen gesetzlich nicht dazu verpflichtet, ihren Angestellten Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen für Dienstreisen zu bezahlen. Damit sie in diesem Fall nicht auf den Kosten sitzen bleiben, werden ihnen die Ausgaben, die ihnen auf Dienstreisen entstehen, im Rahmen ihrer Einkommensteuererklärung über die Kilometerpauschale als Werbungskosten erstattet. 

Übernimmt der Arbeitgeber die Reisekosten, dürfen Angestellte diese nicht mehr als Werbungskosten geltend machen.

Was ist eine Reisekostenabrechnung?

Unternehmer muss eine Reisekostenabrechnung machen

In der Reisekostenabrechnung werden sämtliche Kosten, die im Zusammenhang einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit entstehen, übersichtlich aufgeführt. Diese Übersicht dient der Lohnbuchhaltung als Grundlage für die steuerfreie Erstattung der Reisekosten.

Gleichzeitig dient sie gegenüber dem Finanzamt als Nachweis über die Kosten sowie den dienstlichen Zweck der Reise, wenn Unternehmen die Reisekosten ihrer Angestellten in ihrer Steuererklärung als Betriebsausgaben angeben. 

Reisekostenabrechnung: Gesetzliche Anforderungen

Es gibt keine eigentlich keine gesetzlichen oder formalen Vorgaben, um eine Reisekostenabrechnung zu erstellen. So können Unternehmen die Reisekostenabrechnung analog in Papierform oder auch über eine Software oder App erstellen.

Um die Dienstreisekostenabrechnung so zu erstellen, dass das Finanzamt sie anerkennt, gibt es dennoch einige Regeln zu beachten. So muss beispielsweise der dienstliche Zweck einer Reise nachgewiesen werden. Diese gelten sowohl für die Inhaber oder Geschäftsführer eines Unternehmens als auch für alle Angestellten, die im Auftrag eines Unternehmens geschäftlich unterwegs sind.

Zudem muss die Reisekostenabrechnung mindestens die folgenden Angaben enthalten: 

  • Name des Reisenden
  • Anlass der Reise
  • Reiseziel
  • Reisedauer
  • Reisedaten
  • steuerliche Zuordnung 

Für die steuerliche Zuordnung ist es relevant, ob eine Reise rein beruflich veranlasst war oder ob der berufliche Zweck mit einer privaten Reise verbunden wurde.

Reisekostenrichtlinie

Damit sich jeder einfach daran halten kann, wird der Prozess zur Reisekostenerstattung meist schriftlich in einer Reisekostenrichtlinie festgehalten. Ob Unternehmen hier einen analogen oder digitalen Prozess aufsetzen, ist ihnen dabei selbst überlassen und spielt für die Anerkennung durch das Finanzamt keine Rolle.

Wann muss eine Reisekostenabrechnung erstellt werden?

Sofern ein Arbeitgeber die Reisekosten erstattet, muss die Reisekostenabrechnung für jede Geschäftsreise erstellt werden, die die Anforderungen an einer dienstlich veranlassten Auswärtstätigkeit entspricht.

Sie muss nicht erstellt werden, wenn ein Arbeitgeber Kunden innerhalb der Stadtgrenze besucht oder die Strecke zwischen der privaten Wohnung und einer besuchten Niederlassung des Unternehmens kürzer ist als der Weg zu seiner ersten Tätigkeitsstätte.

Bei längeren Geschäftsreisen erkennt das Finanzamt maximal Reisekosten für drei Monate an. Dauert ein Auswärtsaufenthalt länger als drei Monate, bewertet das Finanzamt den Aufenthalt als Wechseln der ersten Tätigkeitsstätte.

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Welche Kosten können mit der Reisekostenabrechnung erstattet werden?

In der Reisekostenabrechnung werden Aufwendungen für Fahrtkosten, Übernachtungskosten, den Verpflegungsmehraufwand sowie die Reisenebenkosten erstattet.

Fahrtkosten

Grundsätzlich gelten alle Ausgaben für Fahrten, die im Zusammenhang mit einer Dienstreise entstehen, als Fahrtkosten. Hierzu zählen Kosten für Flug- und Bahntickets, Kosten für Taxifahrten und öffentliche Verkehrsmittel sowie Fahrten mit einem Mietwagen. In der Regel werden Dienstreisen über eine zentrale Reisestelle im Unternehmen gebucht. Die entsprechenden Rechnungen werden der Reisekostenabrechnung beigelegt. Häufig entstehen so nur noch Kosten für Fahrten am Zielort, die von den Reisenden mit den entsprechenden Belegen eindeutig nachgewiesen werden können.

Fahrten mit einem Dienstwagen sind von der Reisekostenerstattung ausgenommen. Unternimmst Du eine Dienstreise mit Deinem Privatwagen, gibt es zwei Möglichkeiten, Dir die Kosten erstatten zu lassen. Du kannst entweder eine Kilometerpauschale geltend machen oder die tatsächlichen Kosten über den individuellen Kilometersatz abrechnen. In beiden Fällen ist es notwendig, ein Fahrtenbuch zu führen.

  • Bei der Kilometerpauschale wird jeder gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Du erhältst 30 Cent pro gefahrenem Kilometer. Damit sind sämtliche anfallenden Kosten abgegolten. 
  • Wird der individuelle Kilometersatz geltend gemacht, spielen neben den tatsächlich gefahrenen Kilometern auch Unterhaltskosten wie Steuern, Versicherungsbeiträge oder Kraftstoffkosten für ein Fahrzeug eine Rolle bei der Reisekostenabrechnung. Für die Berechnung addierst Du die gesamten Kosten, die innerhalb eines Jahres für Dein Auto anfallen, und teilst diese Zahl durch die gefahrenen Kilometer. Diese Unterhaltskosten müssen entsprechend belegt werden. 

Übernachtungskosten

Die Kosten für die Übernachtung in einem Hotel, einem Appartement oder einer Wohnung wird in voller Höhe erstattet, sofern Du die Ausgaben mit einem entsprechenden Beleg nachweisen kannst. In der Regel wird auch die Unterbringung häufig über eine zentrale Reisestelle im Unternehmen gebucht. 

Keine Erstattung ohne Belege

Alle Ausgaben, die während einer Geschäftsreise entstehen, müssen in der Reisekostenabrechnung mit Belegen und Quittungen eindeutig nachgewiesen werden. Achte dabei darauf, dass die Belege alle notwendigen Informationen enthalten. Belege mit unvollständigen oder fehlerhaften Angaben haben bei der Prüfung durch das Finanzamt keinen Bestand und sind daher nicht erstattungsfähig.

Verpflegungsmehraufwand

Für die Berechnung des Verpflegungsmehraufwands sind insbesondere Reisedauer und Reiseziel relevant. Grundsätzlich gilt, dass die Dauer der Dienstreise bzw. der Abwesenheit von zu Hause mindestens acht Stunden betragen muss. 

Für Reisekosten innerhalb Deutschlands werden für die Abwesenheit von mindestens acht Stunden sowie für den An- und Abreisetag pauschal 14 € berechnet. Bei einer Reise, die länger als 24 Stunden dauert, beträgt die Pauschale 28 € pro Tag.

Da die Lebenshaltungskosten von Land zu Land variieren, gelten für den Verpflegungsaufwand bei Geschäftsreisen ins Ausland die landesspezifischen Pauschalsätze. Diese liegen in der Regel über den inländischen Pauschalen.

Auch für Auslandsreisen gelten bei der Reisekostenabrechnung zwei unterschiedliche Pauschalen, die von der Dauer der Abwesenheit von zu Hause abhängig sind. Eine Übersicht der ab Januar 2020 geltenden Pauschbeträge für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungskosten im Ausland findest Du beim Bundesfinanzministerium.

Verpflegungsmehraufwand als Unternehmer geltend machen

Als Unternehmer machst Du die Kosten für die Verpflegung auf Geschäftsreisen als Betriebsausgaben geltend. Die Pauschale deckt dabei ausschließlich Aufwände für Deine eigene Verpflegung als Unternehmer und keine Bewirtungskosten ab. Abhängig von der Rechtsform Deines Unternehmens führst Du sie entweder in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) oder in der Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) auf.

Reisenebenkosten

Reisenebenkosten werden ebenfalls in voller Höhe erstattet. Auch hier gilt, dass Du alle Ausgaben in Deiner Reisekostenabrechnung eindeutig belegen musst.

Kurz gesagt zählen zu den Reisekosten sämtliche Ausgaben, die weder zum Verpflegungsmehraufwand noch zu den Fahrt- und Übernachtungskosten zählen. Welche Ausgaben hierzu zählen, legt das Bundesfinanzministerium (BMF) in seinem Schreiben zur Steuerlichen Behandlung der Reisekosten von Arbeitnehmern fest.

Zu den Reisenebenkosten zählen laut BMF zum Beispiel die tatsächlichen Aufwendungen für:

  • die Beförderung und Aufbewahrung von Gepäck
  • beruflich veranlasste Telekommunikation und Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber oder Geschäftspartnern
  • die Straßen- und Parkplatzbenutzung
  • die Schadensbeseitigung infolge von Verkehrsunfällen, sofern die damit verbundenen Fahrtkosten als Reisekosten angesetzt werden
  • den Verlust oder die Beschädigung von Gegenständen, die Arbeitnehmer auf der Reise verwenden müssen

Dazu zählen ebenfalls Ausgaben für:

  • Trinkgelder
  • selbstbezahlte Mahlzeiten
  • Eintrittskarten für Messen oder Kongresse
  • Reisegepäckversicherung
  • WLAN im Hotel

Nicht erstattet werden Kosten für die Minibar, Pay-TV oder Bußgelder für zu falsch parken und zu schnelles Fahren sowie Schwarzfahren. 

Für die Erstattung von Reisenebenkosten müssen diese entsprechend belegt werden. Trinkgelder, die nicht auf der Rechnung auftauchen, werden üblicherweise mit anhand eines Eigenbelegs nachgewiesen. Gehen Belege verloren, können diese Ausgaben ebenfalls mit einem Eigenbeleg nachgewiesen werden. Allerdings kannst Du als Unternehmer für Eigenbelege keinen Vorsteuerabzug geltend machen. 

Herausforderungen bei der Reisekostenabrechnung

Reisekosten, die ein Unternehmen bereits mit der Firmenkreditkarte bezahlt hat und Aufwendungen, für die Angestellte erst einmal in Vorkasse gegangen sind, müssen sorgfältig aufgeschlüsselt und miteinander verrechnet werden. Zudem muss für das Finanzamt transparent dargestellt werden, welche Kosten steuerfrei erstattet wurden. 

Die Erstellung einer Reisekostenabrechnung sowie der Erstattungsprozess sind häufig recht komplex und zeitaufwendig – insbesondere, wenn er analog durchgeführt wird. Einfacher wird es, wenn Unternehmen den Erstattungsprozess mithilfe einer Software oder einer App digitalisieren. 

Noch einfacher wird es, wenn Unternehmen ihre Mitarbeitetenden mit eigenen Karten für das Firmenkonto ausstatten, mit denen sie ihre Aufwendungen auf Geschäftsreise begleichen können.

Das Online-Geschäftskonto bietet Unternehmen genau diese Möglichkeit: Mit den Mitarbeiter-Karten können Angestellte bereits die Reisebuchung selbst durchführen und auch unterwegs alle anfallenden Kosten mit der Firmenkarte bezahlen. Der Kontoinhaber kann dabei für jede einzelne Karte ein individuelles Ausgabenlimit festsetzen. Die Ausgaben sind jederzeit im Geschäftskonto sichtbar und können eindeutig den entsprechenden Angestellten zugeordnet werden.

Über die Penta App werden Belege gleich nach Erhalt gescannt und mit Kategorien gekennzeichnet. So geht nichts verloren und die Buchhaltung kann problemlos erfassen, welche Belege zu welchen Transaktionen gehören. Angestellten müssen keine Gelder mehr aus eigener Tasche auslegen. Damit entfällt am Ende auch der meist aufwendige und zeitraubende Prozess der Reisekostenerstattung.

Fazit: Reisekosten abrechnen

Die Reisekostenabrechnung fasst die Aufwendungen, die Selbstständigen und Angestellten auf Geschäftsreisen entstehen übersichtlich und transparent zusammen. Zu den erstattungsfähigen Kosten zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten und der Verpflegungsmehraufwand.

Für die Erstellung der Reisekostenabrechnung gibt es keine gesetzlichen oder formalen Vorgaben. Sie kann sowohl analog in Papierform als auch diegital mithilfe einer Software oder App erstellt werden. Um die Dienstreisekostenabrechnung so zu erstellen, dass das Finanzamt sie anerkennt, gibt es dennoch einige Regeln zu beachten.

Wichtigste Voraussetzung für die Erstattung der Reisekosten ist der dienstliche Zweck einer Reise. Kann dieser nicht eindeutig belegt werden, erkennt das Finanzamt die Reisekosten nicht als Betriebsausgaben an. 

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