Zahlungserinnerung rechtskräftig erstellen: So wird eine unangenehme Aufgabe zur Formsache

Yasmin
Yasmin September 2020 7 Min

Inhaltsverzeichnis

Zahlen Deine Kunden ihre Rechnungen nicht pünktlich, kommen insbesondere Start-ups, aber auch Soloselbstständige, Freelancer oder Freiberufler schnell in finanzielle Schwierigkeiten. Das Budget ist knapp, die Einnahmen meist bereits schon wieder verplant. Schließlich musst Du selbst auch Deine Rechnungen zahlen. Im besten Fall hat Dein Kunde die Zahlung einfach nur vergessen. Hier hilft eine formlose, freundliche Zahlungserinnerung.

Die Zahlungserinnerung: freundlich aber bestimmt

Wer Rechnungen schreibt, sollte es seinen Kunden so einfach wie möglich machen, diese ordnungsgemäß und vor allem pünktlich zu bezahlen. Achte daher darauf, dass Deine Rechnung leicht verständlich aufgebaut ist. Dein Kunde muss die Art der Leistung, den Betrag, das Zahlungsziel und Deine Bankverbindung auf einen Blick erfassen können. Wer hier lang suchen muss, legt die Rechnung vielleicht lieber erst einmal beiseite und sie landet ganz unten im Stapel.

Selbst, wenn Du Dich an alle Regeln der Kunst bei der Rechnungsstellung hältst, das Zahlungsziel eindeutig angegeben ist und Du Deinem Kunden verschiedene Zahlungsoptionen anbietest, kannst Du nicht hundertprozentig vor Zahlungsverzug schützen. Es kommt immer wieder vor, dass Rechnungen nicht pünktlich beglichen werden. Das ist aber keine Grund, schwere Geschütze aufzufahren und gleich mit Deinem Anwalt vor Gericht zu ziehen. Dein erster Schritt, säumige Zahlungen einzufordern, ist zunächst die Zahlungserinnerung.

Zahlungsziel

In der Regel wird ein Zahlungsziel von 30 Tagen vereinbart. Du kannst aber auch ein kürzeres Zahlungsziel beispielsweise von 14 Tagen festlegen.

Was gehört in eine rechtskräftige Zahlungserinnerung?

Dein Kunde ist verpflichtet, Deine Rechnung innerhalb des festgelegten Zahlungsziels zu begleichen. Geht in diesem Zeitraum keine Zahlung auf Deinem Geschäftskonto ein, wendest Du Dich mit einer Zahlungserinnerung an Deinen Kunden. Diese Erinnerung kann sowohl mündlich als auch schriftlich erfolgen. Meist ist ein kurzer Anruf oder das persönliche Gespräch sogar die bessere Alternative in Hinblick auf eine gute Beziehung zu Deinen Kunden.

Entscheidest Du Dich für den Schriftweg per Post oder E-Mail, kann die Zahlungserinnerung formlos erfolgen, sollte aber dennoch die folgenden Angaben enthalten.

  • Betreff Zahlungserinnerung: So erhöhst Du die Dringlichkeit Deines Schreibens.
  • Aktuelles Datum: Dein Kunde hat mit Eingang der Zahlungserinnerung 14 Tage Zeit, die offene Rechnung zu begleichen.
  • Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Rechnungssumme: So kann Dein Kunde die Zahlungserinnerung besser zuordnen. Gegebenenfalls fügst Du noch eine Kopie der Originalrechnung bei. Hier findet er dann auch gleich die ausstehende Summe sowie alle notwendigen Zahlungsinformationen.
  • Zahlungsziel: Nenne sowohl das ursprüngliche als auch das neue Zahlungsziel.

Beim Verfassen der Zahlungserinnerung gehst Du zunächst davon aus, dass Deine Kunde die Rechnung vielleicht gar nicht erhalten oder sie einfach nur übersehen hat. Entsprechend formulierst Du Dein Schreiben freundlich, fragst nach und bittest um Begleichung der Rechnung. Idealerweise enthält die schriftliche Zahlungserinnerung genau wie Deine Rechnung alle notwendigen Informationen, die Dein Kunde benötigt, um die Rechnung zu bezahlen. Dazu zählen neben Deinen vollständigen Kontaktdaten auch die vollständigen Angaben zu Deiner Bankverbindung.

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Da Du bei der Zahlungserinnerung von einem Versehen und keiner mutwilligen Verzögerung ausgehst, füge Deinem Schreiben eine entsprechende Höflichkeitsfloskel bei: Dein Kunde kann das Schreiben als gegenstandslos betrachten, sollte er zwischenzeitlich die Zahlung der offenen Rechnung bereits veranlasst haben und sich der Zahlungseingang mit Deiner Zahlungserinnerung überschneidet.

Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung

Im Unterschied zur Zahlungserinnerung setzt die erste Mahnung als erster Schritt im dreistufigen, außergerichtlichen in Deutschland üblichen Mahnprozess voraus, dass Deine Kunde die Rechnung erhalten hat. Während Du mit der Zahlungserinnerung freundlich dazu aufforderst, die offene Rechnung zu begleichen, setzt Du Deinen Kunden mit einer Mahnung unter Androhung rechtlicher Schritte bei Nichtzahlung in Verzug. Entsprechend enthält eine Mahnung immer eine Angabe zur Mahnstufe und Du kannst hier ab der zweiten Mahnung auch Mahngebühren erheben. Formulierst Du Deine Zahlungserinnerung allerdings so, dass sie eine eindeutige Aufforderung an den Schuldner darstellt, kann diese auch als Mahnung angesehen werden ohne explizit als Mahnung betitelt zu werden.

Zahlungserinnerungen richtig formulieren

Neben den formalen Angaben wie dem aktuellen Datum, Rechnungsnummer, -datum und -summe sowie dem ursprünglichen und dem neuen Zahlungsziel spielen die Formulierungen eine große Rolle bei der Zahlungserinnerung. Du gehst zunächst von einem Versehen aus, wenn ein Kunde eine offene Rechnung nicht pünktlich bezahlt. Du bist freundlich, aber bestimmt und wählst entsprechende Formulierungen.

„…für unsere Rechnung vom DATUM mit der Rechnungsnummer XY habe ich bisher noch keinen Zahlungseingang feststellen können. Sicherlich handelt es sich um ein Versehen.“

„Sollte meine Rechnung Sie nicht erreicht haben, erlaube ich mir, Ihnen diese in Kopie beizufügen.“

Du forderst zur Begleichung der Rechnung innerhalb einer neuen Zahlungsfrist von 14 Tagen auf, verzichtest dabei aber auf Androhung von Mahngebühren oder rechtlichen Konsequenzen.

„Bitte begleichen Sie die offenen Beträge bis zum DATUM und überweisen die Summe in Höhe von X Euro auf mein Geschäftskonto.“

Mach deutlich, dass Du an den guten Willen Deines Kunden glaubst, und beende Deine Schreiben mit einer höflichen Floskel.

„Haben Sie zwischenzeitlich die Zahlung der offenen Posten veranlasst, bitte ich Sie, dieses Schreiben als gegenstandslos zu betrachten.“

Vorlagen für die Erstellung von Zahlungserinnerungen nutzen

Um sicherzugehen, dass Deine Zahlungserinnerung alle notwendigen Informationen enthält, nutze Vorlagen. Diese kannst Du auf Deinem Geschäftspapier selber erstellen. Damit stellst Du sicher, dass Deinem Kunden alle notwendigen Informationen zu Deinem Unternehmen sowie Deine Bankverbindung vorliegen. Wer sich mit Formulierungen schwertut, kann optional auch auf Mustervorlagen aus dem Internet zurückgreifen.

Zahlungserinnerungen mit einer Buchhaltungssoftware erstellen

Wer eine Buchhaltungssoftware benutzt, hat darüber auch die Möglichkeit, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben zu erstellen. Das Online Geschäftskonto von Penta beispielsweise verfügt über Schnittstellen, über die Du Buchhaltungsprogamme von lexoffice, sevDesk und weiteren anbinden kannst. So synchronisierst Du die Zahlungseingänge auf Deinem Geschäftskonto mit Deiner Buchhaltung und kannst mit nur wenigen Klicks Zahlungserinnerungen oder Mahnschreiben erstellen. Der Vorteil: Alle rechnungsrelevanten Informationen werden automatisch in die vorhandenen Vorlagen übernommen. So sparst Du Zeit und eine Menge Arbeit sowie Fehler bei der Übertragung, die bei der manuellen Eingabe entstehen können. Ein weiterer Vorteil: Das Buchhaltungsprogramm nimmt Dir auch die Formulierung Deiner Zahlungserinnerung ab.

Tipps, um Zahlungsausfälle zu vermeiden

Mit kleinen Tricks und Kniffen kannst Du die Zahlungsmoral Deiner Kunden ohne großen Aufwand stärken und so das Risiko von Zahlungsausfällen minimieren.

  • Automatisiere Deine Rechnungsstellung mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware: So vermeidest Du zum einen fehlerhafte Rechnungen und sparst zum anderen über eine Schnittstelle zu Deinem E-Mail-Programm Zeit und Geld beim Rechnungsversand.
  • Baue Deine Rechnungen übersichtlich auf: Dein Kunde muss die Art der Leistung, den Betrag, das Zahlungsziel und Deine Bankverbindung auf einen Blick erfassen können.
  • Gestalte Deine Rechnungen transparent: Eine klare und transparenten Preisgestaltung verhindert Missverständnisse bei der Abrechnung Deiner Leistungen bereits im Vorfeld.
  • Mit Preisnachlässen bietest Du Deinen Kunden einen Anreiz, Rechnungen bereits vor dem vereinbarten Zahlungstermin zu begleichen.
  • Lege Gebühren für verspätete Zahlungen in Deinen AGB fest. Beachte dabei, dass Kunden diesen Gebühren ausdrücklich zustimmen müssen.
  • Überprüfe die Bonität Deiner Kunden und behalte Dir das Recht vor, Kunden abzulehnen. Wer einen negativen Schufa-Eintrag hat, gilt als nicht kreditwürdig.

Außergerichtliches Mahnverfahren

Zeigt die Zahlungserinnerung keine Wirkung und Dein Kunde lässt auch die neue Zahlungsfrist verstreichen, lässt er Dir keine Wahl. Bevor Du aber gleich Deinen Anwalt einschaltest, bleibt Dir noch der Weg des außergerichtlichen Mahnverfahrens. Dieser läuft in Deutschland üblicherweise in drei Schritten ab:

  • Mit der ersten Mahnung setzt Du eine neue Zahlungsfrist von meist 14 Tagen fest, in der Dein Kunde die offenen Forderungen begleichen muss.
  • Mit der zweiten Mahnung wird neben den offenen Forderungen eine zusätzliche Mahngebühr in Höhe von 2,50 Euro fällig. Auch hier musst Du Deinem Kunden erneut eine Zahlungsfrist von weiteren 14 Tagen einräumen.
  • Die dritte und letzte Mahnung setzt Deinen Kunden mit einer verkürzten Zahlungsfrist unter Druck. Neben einer Mahngebühr kannst Du jetzt auch Verzugszinsen erheben.

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