Cyber Week Aktion: Lade Unternehmen ein und verdiene 100 € pro Empfehlung
Cyber Week: Unternehmen einladen und 100 € erhalten
Prämie sichern
Mehr

Zeiterfassung per App: Welche Produkte eignen sich für Selbstständige?

Jeannine Klein
Jeannine Klein Januar 2020 8 Min

Inhaltsverzeichnis

Ob Angestellter oder selbstständiger Gründer – Deine Arbeitszeiten solltest Du stets im Blick behalten. Für Selbstständige ist die Erfassung der Arbeitszeiten allerdings besonders wichtig. Auf dieser Basis erfolgt Deine Preiskalkulation und das Schreiben von Rechnungen. Damit es zu keinen Missverständnisse mit dem Kunden kommt, muss die Zeiterfassung korrekt erfolgen. Wir erklären Dir, bei welchen Aspekten die Zeiterfassung eine wichtige Rolle für Dich spielt und welche App zur Zeiterfassung sich als Arbeitszeitplaner gut für Dich eignen. 

Muss ich als Selbstständiger meine Zeit erfassen?

Anfang diesen Jahres hat die EU eine neue Richtlinie angekündigt, die zur Verpflichtung einer genauen Zeiterfassung für alle Unternehmen führen soll. Damit die Richtlinie in Kraft treten kann, müssen die Länder allerdings noch eigene Gesetze verabschieden.

Arbeitszeiterfassung in Deutschland

In Deutschland gibt es bereits gewisse Richtlinien, die zu befolgen sind. Mit der Einführung der EU-Richtlinie sollen diese nun verschärft werden. Diese Maßnahme soll für gerechtere Arbeitszeiten und Bekämpfung von Schwarzgeldarbeit innerhalb der EU sorgen.

Ein guter Zeitpunkt also sich mit dem Thema Zeiterfassung zu beschäftigen. Mittlerweile hast Du die Wahl, ob Du Deine Zeiten manuell erfasst oder ob Du eine App zur Zeiterfassung nutzt. Die digitale Version erweist sich in vielerlei Hinsicht allerdings als deutlich praktischer. 

Zeiterfassung für Selbstständige

Für Selbstständige ist es aus verschiedenen Gründen wichtig, die genauen Arbeitszeiten zu erfassen. Zum einen musst Du Deine Rechnungen ordnungsmäßig und mit allen notwendigen Angaben schreiben. Je transparenter und nachvollziehbarer Deine Rechnung aufgebaut ist, desto weniger Missverständnisse giibt es mit dem Kunden. Er muss auf einen Blick erfassen können, wie viel er für welche Leistung zahlen soll.

Des Weiteren ist es wichtig, dass Deine Kunden Deine Arbeitszeit nachvollziehen können. Insbesondere bei Projekten, die sich über mehrere Monate ziehen und aus verschiedenen Phasen bestehen, wird die Relevanz einer korrekten Zeiterfassung deutlich.

Penta desktop mobile business banking

Penta verbindet Banking und Buchhaltung

Wie stelle ich als Selbstständiger eine Rechnung?

Als selbstständiger Unternehmer hast Du zwei Möglichkeiten, erbrachte Leistungen abzurechnen:

1. Nach Stunden

Die am häufigsten genutzte Abrechnungsmethode ist der Stundensatz, den Du selbst festlegst. Beachte, dass Deine Qualifikation, Deine Berufserfahrung und auch Dein Alter eine entscheidende Rolle. Während erfahrene Freelancer bis zu 88 Euro pro Stunde verlangen, werden Kunden Dir als Berufsanfänger kaum diesen Stundensatz zahlen. 

Nutzt Du eine App zur Zeiterfassung, kannst Du hier die erbrachte Leistung, Deinen Stundensatz und die Stundenanzahl eintragen. Den Rest erledigt das Programm von allein. So sparst Du eine Menge Zeit und Dein Kunde enthält eine vollständige und nachvollziehbare Rechnung. Hinterlässt Du einen guten Eindruck, wird er sich Deinen Namen für die weitere Zusammenarbeit merken.

2. Pauschalpreis

Bei dieser Methode sprichst Du bevor Beginn des Projektes einen festgelegten Preis ab. So kannst Du mit einem festen Betrag kalkulieren. Die Rechnungsstellung gestaltet sich vergleichsweise einfach, da Du Deine Arbeitszeit nicht protokollieren musst. Der Nachteil an einem Pauschalpreis ist allerdings, dass Dir zusätzliche Kosten – beispielsweise durch eine aufwendigere Recherche – meist nicht zusätzlich bezahlt wird.

Fällt Deine Arbeitszeit deutlich höher ist als ursprünglich kalkuliert, bleibt Dir nur die Möglichkeit nach zu verhandeln. Lässt sich der Kunde nicht darauf ein, wird Dir Dein zusätzlicher Aufwand nicht vergütet. Ganz umsonst war es trotzdem nicht: Du weißt jetzt, dass Du bei ähnlichen Projekten zukünftig höher kalkulieren musst.

Welche Vorteile bietet die online Zeiterfassung? 

Die digitale Arbeitszeiterfassung bietet unheimliche viele Vorteile. Du kannst Deine Arbeitszeiten jederzeit mit nur einem Klick starten und stoppen und auch Pausen berücksichtigen. Viele Programme bieten zudem auch Kategorien für Krankheitstage oder Urlaub. Ein weiterer Vorteil ist, dass Du Zeit in der Buchhaltung und somit bei Deiner jährlichen Steuererklärung sparst.

Für Selbstständige kann die Möglichkeit zur Kategorisierung besonders interessant sein, um einzelne Projekte und Kunden klar voneinander zu trennen. Sobald Du Dir Deine Zeiterfassung per App eingerichtet hast, behältst Du den vollen Überblick über Deine Arbeitszeiten. So kannst Du Projekte besser planen und somit insgesamt effizienter arbeiten. 

Inzwischen besitzen auch viele dieser Apps zur Zeiterfassung die Funktion, die Rechnungssumme für eine Leistung zu errechnen und diese an Dein Rechnungsprogramm weiterzugeben. Manche Tools haben sogar eine Funktion zur Rechnungsstellung integriert. Allerdings handelt es sich hierbei selten um kostenlose Programme. 

Da Du als Selbstständiger in der Regel mehr Freiheiten besitzt als ein Angestellter, weichen Deine Arbeitszeiten stark vom klassischen 9-to-5 ab. Daher ist es umso wichtiger, eine praktische und unkomplizierte App zur Zeiterfassung zu nutzen.

penta blog

Erlebe digitale Zahlungsmöglichkeiten mit Penta

Ein Überblick über die besten Arbeitszeit-Tracker

Du möchtest Deine Arbeitsstunden zusammenrechnen und suchst noch nach einer App für die einfache und kostenlose Zeiterfassung? Im Internet findest Du eine Vielzahl an Anbietern von kostenlosen und kostenpflichtigen Arbeitszeiterfassungs-Tools.

Clockodo

Mit Clockodo kannst Du über eine Online-Stoppuhr Deine Arbeitszeit gut messen: Einfach einem Klick starten und genauso simple auch wieder stoppen. Außerdem kannst Du Urlaub oder versäumte Tage aufgrund von Krankheit in einem Online-Kalender eintragen. Mit einer Funktion speziell für die Projektarbeit kannst Du Kunden, Aufgaben und Deadlines übersichtlich strukturieren. Clockodo vereinfacht Dir das Leben noch zusätzlich, indem die Rechnungen direkt elektronisch an den Kunden übermittelt und auch digital unterschrieben werden können. 

Clockodo hat sich mit seiner kostenpflichtigen App auf mittelständische Unternehmen spezialisiert. Da Du als Selbstständiger auf Deine Kosten achten musst, reicht insbesondere in den Anfangszügen ein kostenloses Arbeitserfassungs Tool in der Regel aus. 

Mite

Die Mite Zeiterfassung ist ein Tool, das sowohl für kleine Unternehmen als auch für Einzelunternehmer geeignet ist. Es bietet neben einer Funktion zur genauen Zeiterfassung auch Funktionen für die Einteilung in Leistung und Projekte. Bei den Leistungen handelt es sich normalerweise um wiederkehrende Arbeit,en während Projekte zeitlich eingegrenzt sind. Du kannst dieses Tool zur Zeiterfassung ortsunabhängig nutzen und mit verschiedenen anderen Programmen wie Deinem Buchhaltungsprogramm verknüpfen. Außerdem kannst Du für maximale Transparenz sorgen, indem Du Deinen Kunden einen Link zur Zeiterfassung eines Projektes zuschickst. 

Die Preisgestaltung bei Mite ist mehr als fair, denn Du bezahlst pro aktiven Mitarbeiter 5 Euro pro Monat. 

Due

Eine kostenlose Alternative ist der Arbeitszeitplaner Due. Der Anbieter weiß, dass Selbstständige häufig gleichzeitig an verschiedenen Projekten arbeiten und hat die genaue Erfassung kinderleicht gestaltet: Das Programm zeichnet auf, was Du tust und wie viel Zeit Du darauf verwendest und überträgt diese Daten automatisch in das Programm.

In der kostenlosen Version sind bereits relativ viele Funktionen inbegriffen, beispielsweise kann das Programm in verschiedenen Währungen rechnen. Erst wenn Du Rechnungen über das System von Due stellen möchtest, wird das Programm kostenpflichtig.

Kimai

Kimai gehörten zu den Anbietern der Open Source Zeiterfassung Das heißt, das Programm ist nicht an die Nutzung eines bestimmten Browsers gekoppelt und bietet eine Menge Funktionen. Beispielsweise kann man das Tool in verschiedenen Sprachen nutzen. Es eignet sich durch einen Vergleich von Zeit und Budget gut zum Projektmanagement und Du kannst Deine Arbeitszeiten unkompliziert damit erfassen. Durch die Möglichkeit der mobilen Nutzung kannst Du das Programm auch unterwegs nutzen.

Hubstaff

Hubstaff ist ein weiteres kostenloses Programm für Arbeitszeit-Tracking, das ebenfalls mit einer Stoppuhr funktioniert. Es werden automatisch Berichte über die Zeit für eine Leistung oder ein Projekt erstellt. Über die Erstellung von Screenshots haben Vorgesetzte oder Kunden die Möglichkeit, die angegebene Arbeitszeit zu überprüfen.

Dieser Arbeitszeitplaner bietet Dir alle notwenigen Funktionen und grenzt sich durch eine Funktion zur Erstellung von automatischen Stundenzetteln von der Konkurrenz ab.

Ronin

Dieses Programm bietet die grundlegenden Funktionen von Arbeitszeit-Tracking und der Stellung von Rechnungen . Für bis zu zwei Personen ist die Nutzung kostenlos. 

Allerdings kannst Du in der kostenlosen Version auch nur eine begrenzte Anzahl an Kunden eintragen.  Hast Du einen größeren Kundenstamm, ist Ronin nicht die richtige Wahl für Dich.

Tick

Dieses Programm kann nicht nur die Zeit erfassen, sondern gibt Dir eine aktuelle Einschätzung des Budgets. So behältst Du jederzeit den Überblick über das Verhältnis zwischen Zeit und Budget. Außerdem lässt sich dieses Programm mit verschiedenen Tools zum Projektmanagement und Deiner Buchhaltung verbinden. 

Toggl 

Mit der kostenlosen Version von Toggl kannst Du Deine Zeit erfassen und diese Daten in eine Vielzahl von anderen Programmen exportieren. Für bis zu fünf Nutzer fallen keine Kosten an. Allerdings kannst Du Projekte nicht in verschiedene Phasen aufteilen, wodurch sich ein anderes der vorgestellten Tools eventuell besser eignet. 

Welche App zur Zeiterfassung passt zu Dir?

Als Selbstständiger mit verschiedenen Kunden und Projekten erweist sich eine App zur Stundenerfassung nicht nur als praktisch, sondern auch als notwendig, um den Überblick zu behalten, Deadlines einzuhalten und Kunden eine transparente Preispolitik zu gewähren. Es gibt viele kostenlose Apps und Programme zur Zeiterfassung, die allerdings nur bis zu einer gewissen Anzahl an Nutzern, Kunden oder Projekten kostenlos sind. Mit kostenpflichtigen Programmen profitierst Du zwar von einer größeren Anzahl an Funktionen. In der Regel reicht ein kostenloses Programm für Einzelunternehmer aber aus. 

lastschriften

Entdecke modernes Business Banking für Dein Unternehmen

Nach oben