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Zeitmanagement: Methoden, Tipps und Tools für effektives Arbeiten

Yasmin
Yasmin Mai 2021 12 Min

Inhaltsverzeichnis

Zeit ist ein kostbares Gut. Entsprechend raten Experten dazu, sich die Zeit, die einem zur Verfügung steht, sorgfältig einzuteilen. Im Privaten und erst recht im Berufsleben. Hier wirst Du auf lange Sicht nur Erfolg haben, wenn Pünktlichkeit, Termintreue und effizientes Arbeiten Deinen Arbeitsalltag bestimmen. Effektive Zeiteinteilung ist keine neue Erfindung: Eine der bekanntesten Zeitmanagement-Methoden stammt von Dwight D. Eisenhower, dem 34. Präsidenten der Vereinigten Staaten von Amerika. Was genau macht aber ein gutes Zeitmanagement aus und welche Methoden und Tools kannst Du anwenden, um Deine Zeit effektiv zu nutzen?

Definition: Was ist Zeitmanagement?

Tagtäglich stehst Du vor einem Berg an Aufgaben, die erledigt werden müssen. Spannende Aufgaben gehen Dir sicher leicht von der Hand. Weniger kreative organisatorische Aufgaben wie Deine Buchhaltung müssen aber auch erledigt werden – und zwar zuverlässig und fristgerecht. Einige Aufgaben müssen dringend erledigt werden. Bei anderen hast Du einen größeren zeitlichen Spielraum. Arbeitest Du im Team, kannst Du einige Aufgaben auch delegieren. Andere musst Du selbst erledigen. Darüber hinaus bist Du in einigen Projekten auch auf die Zuarbeit, Unterstützung oder Feedback Dritter angewiesen.

Um alle anfallenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit zu erledigen, hilft Dir ein gutes Selbst- und Zeitmanagement. Es umfasst eine realistische Analyse, wie viel Zeit Du für welche Aufgaben tatsächlich benötigst. Sie umfasst aber ebenfalls eine Analyse Deiner Prozesse und Arbeitsschritte. Insbesondere in der Zusammenarbeit mit Dritten ist es wichtig, dass alle erforderlichen Arbeitsschritte in einer sinnvollen Reihenfolge stattfinden.

Gleichzeitig nimmst Du eine Priorisierung Deiner Aufgaben vor: Was ist wichtig und muss dringend erledigt werden? Was kannst Du noch verschieben? Was musst Du selbst erledigen und welche To-dos kannst Du delegieren? Auf diese Weise stellst Du sicher, dass alle anfallenden Aufgaben in der zur Verfügung stehenden Zeit erledigt werden. 

Warum ist ein gutes Zeitmanagement so wichtig?

Deine Kunden erwarten, dass Du pünktlich zu Terminen erscheinst und dass Du Aufträge innerhalb der vereinbarten Zeit erledigst. Dein Erfolg als Unternehmer hängt entsprechend davon ab, wie gut Du Dich selbst organisieren kannst. Bei einer schlechten Planung gerätst Du unter Zeitdruck, kannst die vereinbarte Deadline nicht halten und lieferst zu spät, schlechte Qualität und im schlimmsten Fall gar nicht. Die Zeit kannst Du nicht kontrollieren. Du kannst aber kontrollieren, wie Du Deine Arbeitszeit am effektivsten nutzt. Ein gutes Zeitmanagement hilft Dir dabei, Prokrastination zu vermeiden, Projekte sauber zu planen und erfolgreich abzuschließen und gleichzeitig Arbeitsprozesse zu analysieren und zu optimieren.

Wie helfen Dir effektive Zeitmanagement-Methoden in der Praxis?

Ein gutes Zeitmanagement spielt eine große Rolle in der Praxis und hilft Dir dabei, Deine operativen Aufgaben zu meistern. Das Thema Zeitmanagement-Methoden ist zum Beispiel ein wichtiger Bestandteil des Projektcontrollings: Für den Projekterfolg ist es unerlässlich, Termine und Leistungen zu planen, zu steuern und zu kontrollieren. Die Zeiterfassung in Projekten ist zu dem hilfreich, um zukünftige Projekte realistisch zu planen und Angebote zu erstellen und abzurechnen. Darüber hinaus hilft es Dir, Deine Kapazitäten besser zu planen. Du behältst leichter den Überblick, welche Aufgaben Du schieben kannst oder ob Du noch Ressourcen hast, ein weiteres Projekt anzunehmen. Nichts wirkt unprofessioneller auf Kunden, als Aufträge im Nachhinein zu verschieben oder sogar ganz abzusagen.

Kann man Zeitmanagement lernen?

Willst Du als selbstständiger Unternehmer bestehen, ist eine der wichtigsten Voraussetzungen, die Du mitbringen musst, wohl die Selbstdisziplin. Alles andere kannst Du lernen. Warum also nicht auch gutes Zeitmanagement. Das Internet ist voll mit Seminarangeboten und Büchern, die Dich bei der Analyse Deiner Zeit, dem Festlegen von Prioritäten und reorganisieren von Arbeitsaufgaben unterstützen. Darüber hinaus gibt es zahlreiche effektive Zeitmanagement-Methoden sowie Tools und Apps, die Du nutzen kannst, um Dein Zeitmanagement zu optimieren.

Welche Zeitmanagement-Methoden gibt es?

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eigentlich eine betriebswirtschaftliche Methode, die relevanten Kenngröße beschreibt und dann nach ihnen sortiert. Durch diese Gewichtung entsteht eine Rangfolge wichtiger Elemente (Kategorie A) über weniger wichtige Elemente (Kategorie B) bis hin zu nachrangigen Elementen (Kategorie C). 

Auf das Zeitmanagement übertragen werden alle anstehenden Aufgaben aufgelistet und entsprechend ihrer Wichtigkeit den Kategorien A, B und C zugeordnet. 

  • Aufgaben der Kategorie A sind sehr wichtig für die eigenen Ziele
  • Aufgaben der Kategorie B sind relevant für die eigenen Ziele, haben aber keine hohe Priorität
  • Aufgaben der Kategorie C sind Routineaufgaben

Die Zuordnung erfolgt anhand der Fragestellungen, wie wichtig eine Aufgabe für die eigenen Ziele ist und wie viel Zeit Du in eine Aufgabe investieren willst. 

Diese Analyse gibt zum einen Aufschluss darüber, wie viel Zeit Du für eine Aufgabe aufwenden solltest: Den Großteil Deiner Zeit (mindestens 60 Prozent) wendest Du für A-Aufgaben auf. B-Aufgaben nehmen zwischen 20 und 25 Prozent Deiner Zeit in Anspruch, der Aufwand für C-Aufgaben liegt bei maximal 15 Prozent. Zum anderen erhältst Du Aufschluss darüber, ob Du eine entsprechend Aufgabe selber erledigen solltest (A) oder sie gegebenenfalls auch delegieren kannst (B und C).  

ALPEN-Methode

Bevor Du in den Tag startest, nimmst Du Dir Zeit, um einen Tagesplan mithilfe der ALPEN-Methode zu erstellen. Dabei sollen etwa 60 Prozent Deiner Zeit für arbeitsrelevante Aufgaben verplanen. 20 Prozent dienen als Puffer und weitere 20 Prozent planst Du für soziale Aktivitäten wie den Plausch in der Kaffeeküche oder Telefonate mit Freunden und Familie ein.

Das Akronym steht dabei für:

  • Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren
  • Länge schätzen
  • Pufferzeiten einplanen
  • Entscheidungen treffen
  • Nachkontrolle

Im ersten Schritt (A) werden alle anstehenden Aufgaben, Termine und Aktivitäten aufgelistet. Anschließend schätzt Du ein, wie lange (L) Du für die Erledigung der einzelnen To-dos benötigen wirst. Da es sich lediglich um eine Abschätzung handelt und Du aus Erfahrung weißt, dass trotz sorgfältiger Planung immer etwas dazwischen kommen kann, planst Du ausreichend Pufferzeiten (P) mit ein. Im nächsten Schritt triffst Du Entscheidungen (E), ob die geplante Zeit ausreicht oder bestimmte Aufgaben nicht so wichtig sind und erst einmal verschoben werden können. Am Ende des Tages erfolgt dann die Nachkontrolle (N), ob alles erledigt wurde. Diese Kontrolle liefert Dir wertvolle Erfahrungen für weitere Planungen. 

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Eat the Frog

Eat the Frog ist eine Methode, mit der Du wirksam vermeiden kannst, unliebsame Aufgaben immer weiter zu verschieben. Das Prinzip ist denkbar einfach: Als erstes „schluckst Du die Kröte“ und erledigst die Aufgaben, die am Wichtigsten, Dir unangenehm sind oder Dir schwerfallen. Hast Du diese Aufgaben erst einmal erledigt, wird es Dir vorkommen, als könntest Du alles schaffen. Du schiebst keine quälenden Gedanken vor Dir her, der Kopf ist frei und Du hast Zeit und Energie für weitere Aufgaben.

Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Prinzip bzw. die Eisenhower-Matrix ist eine Zeitmanagement-Methode, mit der Du wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen und nicht dringenden Aufgaben trennst. Wichtige Aufgaben erledigst Du sofort. Unwichtige Aufgaben werden delegiert oder eliminiert.

Im ersten Schritt erstellst Du eine Liste mit allen anfallenden Aufgaben, die anschließend je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit den vier Quadranten A, B, C und D zugeteilt werden. A-Aufgaben sind wichtig und dringend und haben eine entsprechend hohe Priorität. Sie werden nicht geplant und nicht delegiert, sondern sofort und von Dir selbst erledigt. B-Aufgaben sind zwar wichtig, aber nicht dringend und können zu einem späteren Zeitpunkt erledigt werden. Wichtig ist hier aber die rechtzeitige Planung –  vergleichbar mit der Wiedervorlage. C-Aufgaben sind zwar dringend, aber nicht unbedingt wichtig. Das heißt, diese To-dos kannst Du ohne Weiteres delegieren und musst Dich nicht zwingend selbst kümmern. D-Aufgaben sind weder wichtig noch dringend und können sofort eliminiert werden. 

Um zu entscheiden, welche Aufgaben in welchen Quadranten gehören, helfen Fragen wie 

  • Muss eine Aufgabe zwingend erledigt werden, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen?
  • Hängen anderen Aufgaben, Kollegen oder Dritte (auch zeitlich) von der Erledigung einer Aufgabe ab?
  • Gibt es Fristen, zu denen eine Aufgabe erledigt sein muss?
  • Musst Du Zeit für Feedback und Anpassungen einplanen?

Getting Things Done (GTD)

Die Zeitmanagement-Methode Getting Things Done beruht zunächst ebenfalls auf der Auflistung aller anstehenden Aufgaben. Diese Aufgaben werden dann in fünf Schritten verarbeitet:

  • sammeln
  • verarbeiten
  • organisieren
  • durchsehen
  • erledigen

Entscheidend ist, Deine Liste regelmäßig zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen.

Pareto-Methode

Laut des Pareto-Prinzips des italienischen Ingenieurs und Ökonomen Vilfredo Pareto werden 80 Prozent des Gesamtergebnisses mit 20 Prozent des Gesamtaufwandes erreicht. Gemäß der sogenannten 80-20-Regel ist es also gar nicht notwendig, eine Aufgabe hundertprozentig zu erledigen.

Diese Zeitmanagement-Methode hilft Dir dabei, wichtige Arbeitspakete zu erkennen und schnelle Fortschritte bei relativ guten Ergebnissen zu erzielen. Zudem unterstützt es Dich dabei zu erkennen, welche Aufgaben Du aufgrund fehlender Effizienz aufschieben oder weglassen kannst. Wichtig bei der Einschätzung ist, regelmäßig zu hinterfragen, ob die Erledigung einer Aufgabe tatsächlich zielführend ist. 

Pomodoro-Technik

Große Aufgaben werden aufgrund ihres Umfangs häufig verschoben. Teilst Du eine große Aufgabe in viele kleine, fällt es Dir leichter, sie abzuarbeiten und so kontinuierlich Fortschritte zu erzielen. Hier hilft Dir die sogenannte  Pomodoro-Technik , die in den 1980er von dem Italiener Francesco Cirillo mithilfe eines Weckers in Form einer Tomate (italienisch: pomodoro) entwickelt wurde. Die Technik dieser Zeitmanagement-Methode beruht auf fünf Schritten: Aufgabe schriftlich formulieren, Wecker auf 25 Minuten stellen, die Aufgabe bearbeiten, bis der Wecker klingelt, abhaken, was Du geschafft hast und eine kurze Pause von fünf Minuten einlegen. Dieses Vorgehen wiederholst Du viermal und legst dann eine längere Pause von fünfzehn bis zwanzig Minuten ein.

SMART-Methode

Die SMART-Methode geht davon aus, dass nur erreichbare Ziele tatsächlich motivieren. Entsprechend setzt Du Deine Ziele so, dass sie 

  • specific (spezifisch) 
  • measurable (messbar)
  • attainable (erreichbar)
  • realistic (realistisch)
  • timephased auf einen Zeitraum bezogen)

sind.

Ob ein Ziel erreichbar und realistisch ist, hängt natürlich von den jeweiligen Gegebenheiten ab. Bei der Formulierung Deines Ziels musst Du diese Gegebenheiten entsprechend im Blick behalten, damit eine Aufgabe Dich nicht frustriert statt Dich zu motivieren.

Time Boxing

Time Boxing ist eine Zeitmanagement-Methode, die aus dem Projektmanagement stammt und besonders nützlich ist, wenn Du mit festen Budgets planen musst. Du legst für anstehende Aufgabe fest definierte Zeitblöcke fest, in denen eine Aufgabe zwingend erledigt werden muss. Die Zeitblöcke können je nach Aufgabe Stunden, Tage oder Wochen umfassen. Um unnötigen Stress zu vermeiden, ist es wichtig, die Bearbeitungszeit möglichst realistisch festzulegen. 

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Zeitmanagement optimieren: Tools für die Praxis

Je nach Methode gibt es zahlreiche Tools und Apps, die Dich bei Deinem Zeitmanagement unterstützen. 

Microsoft To Do

Microsoft To Do ist die digitale Antwort auf die bunten Post-its. Du kannst die cloudbasierte Anwendung zur Aufgabenverwaltung jederzeit online mit Deinem Smartphone, einem Tablet oder am Computer nutzen, um Deinen Tag zu planen, Aufgaben zu verwalten und Deine To-do-Listen mit Deinen Kolleginnen und Kollegen oder Mitarbeitenden zu teilen. Damit Du keine Aufgaben und Termine aus den Augen verlierst, gibt es zudem eine Erinnerungsfunktion. Das Tool ist kostenlos für PCs, als App für iOS- und Android-Smartphones sowie als Web-Anwendung erhältlich.

Todoist

Mit Todoist legt Du Deine Aufgaben als To-dos an, kannst sie sortieren, kategorisieren und Listen hinzufügen. So hilft Dir das Tool, den Überblick zu behalten und erinnert Dich an bevorstehende Aufgaben. Projekte und Listen lassen sich auch mit anderen teilen. Um Dir die Arbeit zu erleichtern, kannst Du Todoist auch mit Deinen E-Mails, Deinem Kalender und Deinen Dateien verknüpfen. Todoist ist in der Grundversion kostenlos für PCs, als App für iOS- und Android-Smartphones sowie als Web-Anwendung erhältlich. 

7 Schritte, um Dein Zeitmanagement zu verbessern

Neben den gängigen Methoden, um Dein Zeitmanagement in den Griff zu bekommen und Deine Produktivität zu steigern, den Tools und Apps gibt es noch die ganz einfachen kleinen Tricks, die Dir helfen, die verfügbare Zeit effektiver zu nutzen. 

  1. Positive Einstellung: Es geht sicher vielen Selbstständigen so: Operative Aufgaben machen keinen Spaß, Buchhaltung liegt Dir nicht so, Rechnungen schreiben bringt zwar Geld, ist aber langweilige Routine. Alles in Dir sträubt sich, weil Du aber zwingen erledigen musst. Löse Dich von dem Zwang und formuliere es positiv: „Heute will ich meine Buchhaltung erledigen“ statt „Ich muss meine Buchhaltung erledigen“. Du wirst feststellen, dass die Dinge mit einer positiven Einstellung leichter von der Hand gehen.
  2. Gleich und gleich gesellt sich gern: Statt plan- und kopflos Dinge zu erledigen, überlege Dir, welche To-dos und Wege Du sinnvoll miteinander verbinden kannst. 
  3. Volle Konzentration: Es gibt vieles, was uns von der Arbeit ablenkt – gerade, wenn wir vor einer unliebsamen Aufgabe stehen. Minimiere Ablenkungen, indem Du Deinen Browser und Dein E-Mail-Programm schließt und Dein Smartphone ausschaltest, um Dich voll und ganz Deiner Aufgabe zu widmen. Hierbei hilft Dir die sogenannte Zeitflussanalyse. Dabei handelt es sich um keine echte Zeitmanagement-Methode, sondern vielmehr um eine Methode, um Zeitfresser zu identifizieren und zu eliminieren.
  4. Schritt für Schritt statt Multitasking: Wer alles auf einmal angeht, ist selten produktiver, sondern neigt eher dazu, sich zu verzetteln. Konzentriere Dich bewusst auf nur eine Sache und erledige bestmöglich, bevor Du Dich der nächsten Aufgabe zuwendest.
  5. Ein nein ist ein nein: Ein Auftrag ist verlockend, aber eigentlich hast Du im Moment gar keine Kapazitäten? So schwer es auch fällt: lerne Nein zu sagen. Natürlich riskierst Du damit, einen Auftrag oder einen Kunden zu verlieren. Du wirst aber feststellen, dass Kunden Deine realistische Einstellung zu schätzen wissen. 
  6. Digitales Geschäftskonto: Ein digitales Geschäftskonto unterstützt Dich bei Deinem gesamten Finanzmanagement. Das Online Geschäftskonto von Penta beispielsweise unterstützt Dich mit digitalen Lösungen und Funktionen bei der Kontoführung, Buchhaltung und Deiner Steuererklärung.
  7. Belohne Dich selbst: Du hast heute eine Menge Aufgaben erledigt, die Dir eigentlich keinen Spaß machen? Dann hast Du Dir etwas ganz Besonderes verdient. Beim nächsten Mal gehts Du viel motivierter an die Aufgaben – vielleicht erwartet Dich am Ende ja erneut eine Belohnung.
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