Person am Laptop bereitet Buchhaltung für Kleinunternehmer vor

Buchhaltung für Kleinunternehmer: Wie die Dokumentation der Belege gelingt

Auch wenn die Buchhaltung für Kleinunternehmer nicht immer verpflichtend ist, lohnt es sich, die richtige Strategie zu finden, damit alle Belege und Rechnungen stets chronologisch erfasst werden. Hier erklären wir Dir, wie das schnell und effektiv gelingt.

Das Wichtigste in Kürze

  • Als Kleinunternehmer mit einem jährlichen Einkommen unter 22.000 Euro und ohne Rechtsform, die im Handelsregister eingetragen ist, bist Du von der Buchführungspflicht befreit.
  • Selbstständige sind jedoch zur Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen verpflichtet und das über mehrere Jahre. Sie dienen als Grundlage für die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
  • Mit einer Buchhaltungssoftware und einem Geschäftskonto gelingt die Buchhaltung für Kleinunternehmer zeitsparend, effektiv und sicher.

Übersicht: Weitere hilfreiche Artikel für Kleinunternehmer

Kleingewerbe Steuern

Kleingewerbe Steuererklärung

Kleingewerbe Steuernummer

Kleingewerbe Krankenversicherung

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      Was ist bei der Buchhaltung für Kleinunternehmer zu beachten?

      Kleinunternehmer ist jemand nur, wenn er diesen Status zuvor beim Finanzamt angemeldet hat. Während Gewerbetreibende bei der Gründung automatisch vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung erhalten, musst Du Dich als Freiberufler selbstständig bei der zuständigen Behörde melden.

      Als Kleinunternehmer darfst Du Dich bezeichnen, wenn Dein Einkommen im Vorjahr weniger als 22.000 Euro betragen hat und Du auch in dem aktuellen Geschäftsjahr die Umsatzgrenze von 50.000 Euro nicht überschreitest. Als Kleinunternehmer weist Du keine Umsatzsteuer bei den Rechnungen aus. Das entlastet Dich steuerlich und bürokratisch.

      Hast Du allerdings freiwillig schon zu Beginn Deiner Selbstständigkeit die Kleinunternehmerregelung abgelehnt, obwohl Du aufgrund Deines Einkommens dazu berechtigt gewesen wärst, bist Du fünf Jahre an dieser Entscheidung gebunden. Erst im sechsten Jahr kannst Du erneut einen Antrag stellen und den Kleinunternehmerstatus zur steuerlichen Entlastung in Anspruch nehmen.

      Kleingewerbe: Buchführungspflicht ja oder nein?

      Die Buchhaltung für Kleinunternehmer, die nicht im Handelsregister eingetragen sind, ist freiwillig. Du unterliegst also nicht der Buchführungspflicht. Dennoch ist es wichtig, auch bei einem Kleingewerbe Buchhaltung inklusive Finanzen und der chronologischen Ablage der Rechnungen und Belege im Blick zu haben.

      Schließlich wird am Ende des Jahres aus allen Einnahmen und Ausgaben eine sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellt, die als Grundlage für die jährliche steuerliche Erfassung dient. Ob Du diese nun selbst machst oder von einem Steuerberater erstellen lässt, ist ganz Dir überlassen.

      Sicher ist allerdings, dass ohne eine korrekte Ablage aller Belege und Rechnungen es nicht nur für Dich, sondern auch für Deinen Steuerberater schwer wird, alle Einnahmen und Ausgaben korrekt festzuhalten. Das könnte eventuell zu Deinem Nachteil sein und sich steuerlich auswirken.

      Buchführung Kleinunternehmer: Ab wann ist sie verpflichtend?

      Freiberufler sind generell von der Buchführung befreit. Sollte Dein Gewerbe florieren und expandieren und Dein Jahreseinkommen über 600.000 Euro liegen oder Du einen Gewinn von 60.000 Euro im Jahr erzielen, bist auch Du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Natürlich kannst Du dann auch automatisch nicht mehr von den Vorteilen der Kleinunternehmerregel profitieren, denn dann verdienst Du ohnehin zu viel. Ob für Dich als Kleinunternehmer Buchführung verpflichtend ist, hängt allerdings nicht nur vom Einkommen ab. Entscheidend ist auch, ob Du im Handelsregister eingetragen bist. Liegt eine Rechtsform wie AG, KG, GmbH oder OHG vor, bist Du zur doppelten Buchführung inklusive Jahresabschluss und detaillierter Bilanz verpflichtet.

      Noch kein Penta Konto? Jetzt passendes Kontomodell wählen und Konto in 15 Minuten beantragen.

      Kleinunternehmer Buchhaltung: Effektive Tipps für die Praxis

      Du möchtest wissen, wie Du System in Deinen Papierkram bekommst, alles chronologisch ablegst und auch so dokumentierst, dass es auch für Dritte verständlich ist?

      Hier erklären wir Dir ein paar grundlegende Schritte:

      1. Belege aufbewahren

      Das Wichtigste für alle Selbstständigen ist, alle Belege aufzubewahren und sie ordnungsgemäß abzulegen. Du bist sogar bei einigen Belegen dazu verpflichtet, sie über mehrere Jahre griffbereit zu haben, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführt.

      Daher solltest Du alles an einem zentralen Ort aufbewahren und zwar am besten sofort. Das spart Dir Zeit und unnötiges Suchen zum Geschäftsjahresende.

      Zu den Belegen, die im Übrigen wichtig sind, zählen:

      • Alle Rechnungen, die Du für Kunden erstellt hast
      • Belege über Ausgaben, die Du für Dein Unternehmen tätigst
      • Kontoauszüge zur Beweispflicht über Deine Einnahmen und Ausgaben
      • Auch Kreditkartenabrechnungen müssen abgelegt werden, wenn sie für das Unternehmen relevant sind
      • Belege über Steuervorauszahlungen

      2. Guten Steuerberater finden

      Auch wenn Du Deine Steuererklärung selbst machen möchtest, ist es immer ratsam, einen Steuerberater für die Buchhaltung zu haben, den Du bei Fragen oder Unklarheiten ansprechen kannst. Gerade bei einer Gründung solltest Du einen Steuerberater zurate ziehen, der Dich über Rechtsformen, Steuerzahlungen und auch über die Buchhaltung für Kleinunternehmer umfangreich informiert und sicherlich noch einige Tipps parat hat.

      3. Buchhaltungssoftware Kleingewerbe

      Hier ein paar Ordner, da noch keine einsortieren Belege und wieder fehlen ein paar Dokumente. Mit einer Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe hast Du alles übersichtlich an einem zentralen Ort gespeichert. Diese Softwarelösungen sind eine große Hilfe bei der Buchhaltung für Kleinunternehmer, insbesondere, wenn sie die Buchführung selbst in die Hand nehmen und nicht auslagern möchten.

      Zudem spart eine Buchhaltungssoftware für Kleingewerbe Dir Zeit, ist platzsparend, da die materielle Aufbewahrung von Dokumenten entfällt und schont obendrein die Umwelt.

      4. Geschäftskonto führen

      Mit einem Geschäftskonto hast Du alle Ein- und Ausgaben besser im Blick. Wenn Du den gesamten geschäftlichen Geldfluss über Dein Privatkonto laufen lässt, scheint das zwar im ersten Moment günstiger zu sein, da die Kosten für ein Geschäftskonto entfallen. Jedoch musst Du später alle Transaktionen prüfen, ob sie geschäftlich oder privat waren. Das kann enorm viel Zeit in Anspruch nehmen.

      Die drei Kontomodelle von Penta bieten Dir ein sicheres, schnelles und zuverlässiges Banking sowie die volle Kontrolle über all Deine Finanzen. Die Online-Geschäftskonten können allerdings noch viel mehr, denn sie machen auch die Buchhaltung für Kleinunternehmer zum Kinderspiel.

      In wenigen Schritten kannst Du Dein Konto mit der Buchhaltungssoftware verbinden und neben Deinen Geschäftsprozessen alle Belege und Aufzeichnungen an einem zentralen Ort speichern.

      Fazit: Die Buchhaltung für Kleinunternehmer ist dank moderner Software ein Kinderspiel

      Auch wenn Du nicht von der doppelten Buchführung betroffen bist, weil Du nicht im Handelsregister eingetragen bist und Du auch nicht über der Einkommensgrenze liegst, sollte die Buchhaltung für Kleinunternehmer nicht vernachlässigt werden.

      Schließlich sind die meisten Belege nicht nur aufbewahrungspflichtig, sondern müssen auch korrekt abgelegt werden, damit Du oder Dein Steuerberater die Einnahmen-Überschuss-Rechnung für die steuerliche Erfassung beim Finanzamt ordnungsgemäß erstellen kann.

      Mit den Firmenkonten von Penta hast Du nicht nur Deine Finanzen im Blick, sondern kannst auch als Kleinunternehmer die Buchhaltung schnell und unkompliziert durchführen.

      Du möchtest mehr darüber erfahren? Dann sprich uns einfach an. Gerne informieren wir Dich über die vielen Vorteile der Penta Kontomodelle und erklären Dir, wie Du die Software für Deine Buchhaltung nutzen kannst.

      Schon gewusst? Penta bietet Geschäftskonten für jede Rechtsform in Deutschland an.

      • Konto in nur 15 Minuten beantragen
      • Online Kontoeröffnung mit Deutscher IBAN
      • Konten ab 9 € pro Monat – keine versteckten Gebühren

      Überblick: Weiterführende Beiträge ansehen

      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

      Entdecke smartes Business Banking mit Penta

      Finde jetzt Dein passendes Firmenkonto und vereinfache Deine Buchhaltungsprozesse.

      Keine Verpflichtungen - jederzeit kündbar
      Nach oben