Frau am Laptop möchte ihre Buchhaltung automatisieren

Buchhaltung automatisieren: So geht’s – Der Praxis-Guide

Die automatisierte Buchhaltung soll die digitale Buchführung um ein Vielfaches vereinfachen und dabei Zeit und Kosten sparen. Hier informieren wir Dich über die Vor- und Nachteile der Automatisierung des Rechnungswesens und zeigen Dir, wie die Zukunft der Buchhaltung aussehen wird.

Das Wichtigste in Kürze

  • Als Kleinunternehmer mit einem jährlichen Einkommen unter 22.000 Euro und ohne Rechtsform, die im Handelsregister eingetragen ist, bist Du von der Buchführungspflicht befreit.
  • Selbstständige sind jedoch zur Aufbewahrung von Belegen und Rechnungen verpflichtet und das über mehrere Jahre. Sie dienen als Grundlage für die jährliche Einnahmen-Überschuss-Rechnung.
  • Mit einer Buchhaltungssoftware und einem Geschäftskonto gelingt die Buchhaltung für Kleinunternehmer zeitsparend, effektiv und sicher.

Übersicht: Vertiefende Artikel zur Buchhaltung

Vorbereitende Buchhaltung

Buchhaltung digitalisieren

Buchhaltung outsourcen

Buchführungspflicht

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      Was bedeutet die Buchhaltung automatisieren?

      Die Buchhaltung ist für jedes Unternehmen ein Muss, denn schließlich dient die detaillierte Auflistung aller Geschäftsprozesse als Grundlage für den Jahresabschluss. Einige Unternehmen unterliegen sogar der Buchführungspflicht und sind damit zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies bedeutet nicht nur mehr Aufwand, sondern vor allem eine noch intensivere und detaillierte Auflistung aller Ein- und Ausgaben.

      Buchführungspflicht

      Der Buchführungspflicht unterliegen Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind oder ein jährliches Einkommen von 600.000 Euro bzw. 60.000 Euro Gewinn im Jahre erzielen.

      Mit der digitalen Buchhaltung wurde auch schnell der Fokus auf eine automatisierte Buchhaltung gelegt. Diese hat zum Ziel, dass die meisten Geschäftsvorfälle mithilfe einer modernen Software möglichst selbstständig bearbeitet und abgelegt werden. Dazu gehören unter anderem die digitale Rechnungsverarbeitung sowie das Mahnwesen. Aus diesem Grund spricht man auch vom Rechnungswesen 4.0.

      So übernimmt die Software alle Standardprozesse automatisch und informiert mit einer Fehlermeldung, wenn einzelne Posten nicht zuzuordnen sind. Zwar ist die Automatisierung der Buchhaltung noch nicht komplett ausgereift und entwickelt sich stetig weiter, wird aber als die Zukunft der Buchhaltung betrachtet.

      Vor- und Nachteile der automatisierten Buchführung

      1. Automatisierung der Buchhaltung: Der Zeitfaktor

      Als Unternehmer kannst Du die Buchhaltung selbst durchführen oder Mitarbeiter dazu beauftragen. Egal wie Du es handhabst, es kostet immer Zeit und im Zweifel auch Geld. Schließlich kannst Du Dich nicht um das Kerngeschäft kümmern oder opferst Deine Freizeit für die Buchhaltung. Auch Angestellte wären in dieser Zeit um einiges produktiver. Zudem ist die Buchführung oftmals stupide und kann für Angestellte nicht erfüllend und demotivierend sein.

      Wenn Du die Buchhaltung automatisieren möchtest, sparst Du eine Menge Zeit sowie Personalkosten und kannst auch Deine Angestellten mit anderen Aufgaben beschäftigen, die zum Erfolg Deines Unternehmens beitragen.

      2. Automatisierung der Buchhaltung: Fehlerhafte Prozesse vermeiden

      Wo Menschen am Werk sind, passieren Fehler. Falsche Belege, fehlerhafte Ausdrücke und Kontoverbuchungen sowie eine nicht korrekte Ablage der Geschäftsprozesse sind nur einige wenige Beispiele, die bei der Buchführung auftreten können.

      Bei der Automatisierung der Buchhaltung finden bei standardisierten Abläufen weniger Korrekturen statt. Allgemein lässt sich daher sagen, dass die automatisierte Buchhaltung weniger fehlerbehaftet ist und damit einfach lückenloser, sicherer, effizienter und für Dritte nachvollziehbarer wird.

      3. Automatisierung der Buchhaltung: Die Grenzen der Technik

      Noch kann nicht jeder Prozess automatisiert werden. Insbesondere bei neuen Geschäftsvorfällen oder auch handschriftlichen Belegen gehen die Systeme an ihre Grenzen. Hier ist immer noch die manuelle Eingabe notwendig.

      Ein weiterer Nachteil ist zudem die Einführung der Mitarbeiter in das System, die mitunter sehr aufwendig und zeitintensiv sein kann. Damit es fehlerfrei gelingt, die Buchhaltung zu automatisieren, müssen die Mitarbeiter geschult werden, damit sie alle Belege korrekt einlesen können und auch die richtigen Eingaben wählen.

      Alles in allem bringt die automatisierte Buchhaltung mehr Vorteile als Nachteile und entwickelt sich stetig weiter, damit in Zukunft noch mehr Prozesse selbstständig verbucht, dokumentiert und archiviert werden können.

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      Buchhaltung automatisieren mit der richtigen Software

      Bei der Wahl der passenden Buchhaltungssoftware kommt es auf Deine persönlichen Bedürfnisse an und auf die Größe Deines Unternehmens. Wie viele Mitarbeiter hat Dein Betrieb? Was soll die Software leisten? Möchtest Du die gesamte Buchhaltung darüber laufen lassen oder nur einzelne Bereiche?

      Achte zudem darauf, dass die Software den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Sonst können spätestens beim Jahresabschluss Problemen auftreten oder eine Prüfung durch das Finanzamts Dich in Erklärungsnot bringen. Frage auch Deinen Steuerberater, an welchen Prinzipien das Finanzamt in Bezug auf die Buchhaltung festhält.

      Tipp: Erfahre mehr zum Thema Buchhaltung beim Steuerberater in unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag.

      Weitere Punkte sollten bei der Software noch wichtig sein, damit die Buchhaltungs-Automatisierung gelingt:

      Automatisierung des Rechnungswesens: Alles auf dem neuesten Stand

      Rechnungen sind das A und O bei jeder Buchführung. Das System sollte in der Lage sein, diese korrekt zu erstellen, zu archivieren und auch gegebenenfalls zu versenden. Zudem sollte es immer auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung sein, Dich über Änderungen informieren oder diese sogar eigenständig vornehmen. Das spart Dir Zeit, verleiht Dir den Durchblick bei allen aktuellen Richtlinien und gewährleistet rechtssichere Buchungen. Um die Buchhaltung automatisieren zu können, ist es auch wichtig, die Software mit dem Geschäftskonto zu verbinden. So werden alle Geschäftsprozesse automatisch synchronisiert und das Banking um ein Vielfaches erleichtert.

      Eigenständige Berechnungen und erleichterte Kommunikation

      Ebenfalls sollte die Software die Umsatzsteuer sowie die Einnahmen-Überschuss-Rechnung berechnen und erstellen können. So dient die EÜR unter anderem bei Freiberuflern und Kleinunternehmern als Grundlage für die jährliche Steuererklärung und hilft auch bei Unternehmensentscheidungen im Bezug auf Finanzierungen oder Investitionen.

      Und zuletzt sollte die Buchhaltungssoftware die Kommunikation erleichtern. Schließlich musst Du die Unterlagen nicht nur korrekt ablegen und archivieren, sondern auch an Deinen Steuerberater weiterleiten können oder ihm zumindest Zugriff auf das Programm gewähren.

      Fazit: Die Buchhaltung automatisieren hat mehr Vorteile als Nachteile

      Noch ist die automatisierte Buchhaltung nicht komplett ausgereift, sorgt aber allerdings heute schon für eine schnelle, effiziente und selbstständige Buchführung, zumindest bei standardisierten Prozessen. Es ist also eine sinnvolle sowie zeitsparende und kostensparende Alternative, die Buchhaltung digital durchzuführen. Grundvoraussetzung ist neben der richtigen Buchhaltungssoftware ein flexibles Geschäftskonto

      Die drei Kontomodelle von Penta bieten Dir nicht nur ein vereinfachtes Banking und die volle Kontrolle über alle finanziellen Geschäftsprozesse, sondern lassen sich auch in wenigen Schritten mit der Buchhaltungssoftware synchronisieren. So kannst Du ganz einfach die Buchhaltung automatisieren und die vielen Vorteile zu besonders günstigen Preisen genießen.

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      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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