Person am Laptop informiert sich zum Thema Buchhaltung digitalisieren im Unternehmen

Buchhaltung digitalisieren: So gelingt der Umstieg

Die Digitalisierung der Buchhaltung hat viele Vorteile. Du hast alles griffbereit an einem sicheren Ort, sparst Platz, Zeit und Papier. Hier informieren wir Dich über die einzelnen Schritte und Gründe, weshalb es sich auch für Dich lohnt, die Buchhaltung zu digitalisieren.

Das Wichtigste in Kürze

  • Wer die Buchhaltung digitalisieren möchte, spart Zeit, Geld, Platz und leistet einen wichtigen Beitrag zur Umwelt.
  • Die Kommunikation zwischen Steuerberater, Finanzamt und Unternehmen funktioniert reibungsloser, denn schließlich lassen sich alle Dokumente und Belege schneller und in dem richtigen Format übermitteln.
  • Zur Digitalisierung der Buchhaltung benötigst Du nur die passende Hardware und eine moderne Buchhaltungssoftware auf dem neuesten Stand und zertifiziert nach GoBD.

Inhaltsverzeichnis – Buchhaltung digitalisieren

    Inhaltsverzeichnis

      Digitalisierung der Buchhaltung: Was genau bedeutet das?

      Noch hast Du alles ordentlich in Papierform chronologisch und für Dritte verständlich abgeheftet, dokumentiert und abgelegt. Alle Belege und Rechnung wurden eingescannt und ausgedruckt, damit sie als Grundlage für den Jahresabschluss und zur steuerlichen Erfassung dienen. Wenn Du die Buchhaltung digitalisierst, ist damit Schluss, denn Belege in Papierform und das aufwendige Einordnen in Akten sind dann Arbeiten von gestern.

      In Zukunft wickelst Du alle Geschäftsvorfälle papierlos ab. Du erstellst Rechnungen ausschließlich digital und versendest sie online. Alle Dokumente Deines Unternehmens, die zum Rechnungswesen gehören, scannst Du ein und archivierst sie digital. So hast Du direkt alles in dem richtigen Format für das Finanzamt oder den Steuerberater parat.

      Aber warum solltest Du die Buchhaltung digitalisieren? Es hat ja schließlich auch die letzten Jahre gut in Papierform geklappt. Zudem ist eine moderne Buchhaltungssoftware nicht kostenlos.

      Hier zeigen wir Dir einige Gründe, weshalb es sich lohnt, die Digitalisierung der Buchhaltung zu wagen:

      1. Mehr Platz für andere Dinge

      Hast Du Deinen Arbeitsplatz zu Hause, benötigst Du je nach Betriebsgröße und Geschäftsjahren einiges an Platz. In einem Büro sind es Archivräume, die gefüllt sind mit Akten von den letzten Monaten und Jahren. Unterliegst Du dann auch noch der Buchführungspflicht, kommen noch mehr Dokumente auf Dich zu, denn schließlich musst Du alle Geschäftsprozesse doppelt verbuchen.

      Wenn Du die Buchhaltung digitalisierst, brauchst Du lediglich einen Datenspeicher für Deine Unterlagen. Je nach Softwareprogramm geht das auch über eine Cloud.

      Vielleicht ist das die Gelegenheit für einen neuen und schönen Aufenthaltsraum in Deinem Büro oder mehr Platz für die individuelle Wohnraumgestaltung zu Hause, wenn die ganzen Akten und Ordner der Vergangenheit angehören.

      2. Geld sparen und Prozesse automatisieren

      Hast Du mal ausgerechnet, wie viel Geld Du in den letzten Jahren für Papier, Druckerpatronen und andere technische Geräte sowie Zubehör ausgegeben hast, um Deine Buchhaltung zu führen. Die Digitalisierung der Buchhaltung spart Geld und schont obendrein die Umwelt.

      Zudem haben Deine Mitarbeiter oder auch Du mehr Zeit, sich um das Kerngeschäft zu kümmern, denn die Buchhaltung ist von überall einsehbar. Zeit ist schließlich in jedem Unternehmen Geld.

      3. Datensicherheit und Verfügbarkeit

      Um die Dokumente und Daten zu schützen, musst Du regelmäßig eine Sicherungskopie erstellen. Mit einer modernen Buchhaltungssoftware und der Digitalisierung der Buchhaltung gelingt das problemlos. So bist Du auch Jahre später bei einer Betriebsprüfung immer auf der sicheren Seite, denn alles ist an einem Ort gespeichert und abrufbar.

      Zudem hast Du unabhängig von Ort und Zeit immer Zugriff auf Deine Dokumente und hast alle Ein- und Ausgaben stets im Blick. Auch Deine Mitarbeiter vergeuden keine Zeit mehr, wenn sie nach bestimmten Unterlagen erst suchen müssen. Denn auch sie können problemlos auf alle Belege zugreifen. Wer Zugriff hat und wer nicht, kannst Du natürlich selbst entscheiden und mit der Buchhaltungssoftware bestimmen.

      Noch immer ineffiziente Buchhaltungsprozesse? Verknüpfe das Penta Konto einfach mit Deinem Buchhaltungstool und verwalte Ausgaben und Steuern komplett digital.

      4. Immer auf dem neuesten Stand bleiben

      Wenn Du Deine Buchhaltung schon über Jahre in Papierform selbst machst und auch nicht die Leistungen eines Steuerberaters in Anspruch nimmt, entgehen Dir vielleicht die neuesten steuerlichen Gesetze, die sich mitunter positiv auf Dein Unternehmen auswirken können.

      Moderne Softwarelösungen werden regelmäßig aktualisiert und sind immer auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung. Wenn Du Deine Buchhaltung digitalisierst und dafür eine gute Buchhaltungssoftware nutzt, entgeht Dir in Zukunft nichts mehr.

      5. Einfach und schnell kommunizieren

      Du möchtest Unterlagen an Deinen Steuerberater senden oder direkt an das Finanzamt übermitteln? Mit der Digitalisierung der Buchhaltung funktioniert das über digitale Schnittstellen. Das spart Zeit, Sucherei und kann sich auch bei den Kosten für den Steuerberater bemerkbar machen.

      Buchhaltung digitalisieren: Schritt für Schritt vorgehen

      Wenn Du die papierbasierte Buchhaltung digitalisieren möchtest, solltest Du ein paar grundlegende Dinge beachten. Zum einen ist es wichtig, dass Dein Unternehmen technisch dafür ausgestattet ist. Das heißt, Du benötigst Hardware und Software zur Digitalisierung der Buchhaltung. Dazu gehören Computer oder Laptops, ein Scanner und je nach Sicherung externe Festplatten.

      Wenn Du für die Buchhaltung in Deinem Unternehmen nicht alleine zuständig bist, musst Du auch Deine Mitarbeiter gut im Umgang mit der Hardware und Software schulen. Hier kann unter anderem der Steuerberater hilfreich sein. Denn er weiß, welche Vorgaben das Finanzamt stellt und wie die Digitalisierung der Buchhaltung auch rechtssicher wird.

      Bei der Wahl der Buchhaltungssoftware solltest Du beachten, ob sie den steuerlichen Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) entspricht. Denn so hält die Software den strengen Blicken des Finanzamtes bei einer eventuellen Prüfung stand.

      Fazit: Die Digitalisierung der Buchhaltung spart Zeit, Geld und Platz

      Ob Gründer oder langjähriges Unternehmen – die Buchhaltung zu digitalisieren ist ein Vorteil für jeden Selbstständigen und gehört bereits für viele Unternehmen zum Standard. Die Umstellung erspart Dir Zeit bei der Buchhaltung, die Du dann lieber in Dein Kerngeschäft investieren kannst. Zudem ist es platzsparend, da das Archivieren der Unterlagen in Papierform entfällt. Auch Geld sparst Du, denn die Kosten für Papier, Druckerpatronen etc. entfallen. Und obendrein leistest Du auch noch einen wichtigen Beitrag für die Umwelt.

      Für die Umstellung benötigst Du nur die passende Hardware, Kenntnisse darüber, welche Vorgaben das Finanzamt hat und die passende Software. Ein Steuerberater kann Dir bei der Digitalisierung zur Seite stehen, denn er weiß genau, worauf es bei der papierlosen Buchhaltung ankommt.

      Die drei Kontomodelle von Penta unterstützen Dich bei der Digitalisierung der Buchhaltung. So ermöglichen Dir die Online-Geschäftskonten nicht nur vollkommene Transparenzen bei allen Geschäftsprozessen und vereinfachen Dein Banking, sondern lassen sich auch in wenigen Schritten mit Deiner Buchhaltungssoftware verbinden.

      Wenn Du den Schritt wagen und in die Zukunft blicken möchtest, dann solltest Du Deine Buchhaltung digitalisieren. Auch in puncto Wettbewerbsfähigkeit kann Dir das einiges bringen, denn schließlich stellen immer mehr Unternehmen auf eine ausschließlich digitale Form der Geschäftsprozesse um.

      Gerne unterstützen wir Dich von Penta mit vielen modernen Leistungen und attraktiven Angeboten dabei. Hast Du Fragen? Dann melde Dich einfach bei uns.

      Überblick: Vertiefende Beiträge zur Digitalisierung der Buchhaltung

      Schon gewusst? Penta bietet Geschäftskonten für jede Rechtsform in Deutschland an.

      • Konto in nur 15 Minuten beantragen
      • Online Kontoeröffnung mit Deutscher IBAN
      • Konten ab 9 € pro Monat – keine versteckten Gebühren
      Über die Autorin

      Dorothea Klein

      Content Marketing Expertin

      Dorothea schreibt bei Penta mit Leidenschaft über Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit. Dabei ist sie nicht nur für fundierte Recherchen und den sprachlichen Feinschliff zuständig, sondern trägt als SEO-Texterin auch dazu bei, Penta noch sichtbarer zu machen.

      Entdecke smartes Business Banking mit Penta

      Finde jetzt Dein passendes Firmenkonto und vereinfache Deine Buchhaltungsprozesse.

      Keine Verpflichtungen - jederzeit kündbar
      Nach oben