Person am Laptop erledigt Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler

Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler

Du fragst Dich, ob die Buchhaltung für Selbstständige oder Freiberufler verpflichtend ist? Hier erfährst Du, wer der Buchführungspflicht unterliegt und weshalb es für jedes Unternehmen sinnvoll ist, genau Buch zu führen.

Das Wichtigste in Kürze

  • Freiberufler sind nicht zur Buchhaltung verpflichtet, sollten aber im eigenen Interesse alle Geschäftsprozesse im Blick behalten.
  • Gewerbetreibende Selbstständige können buchführungspflichtig werden, wenn sie im Handelsregister eingetragen sind oder ein bestimmtes jährliches Einkommen erzielen.
  • Die Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige kann bei korrekter Vorgehensweise einen Mehrwert für jedes Unternehmen bedeuten und Zeit sparen.

Inhaltsverzeichnis

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      Buchhaltung für Selbstständige: Warum sie für alle Unternehmen sinnvoll ist

      Ob Freiberufler, Selbstständige, eingetragene Unternehmen im Handelsregister oder Kaufleute – die Buchführungspflicht betrifft nicht jeden. Die Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige ist in der Regel nicht verpflichtend, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt werden. Dennoch kann jedes Unternehmen davon profitieren, schließlich geht es dabei um einen genauen Einblick in alle Geschäftsprozesse.

      Um das besser zu verstehen, erklären wir Dir kurz vorab, wo der Unterschied zwischen Freiberuflern und Selbstständigen liegt.

      Ist ein Freiberufler ein Selbstständiger?

      Auch wenn die Begriffe Freiberufler und Selbstständiger manchmal synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich jedoch in der Rechtsform sowie in den gesetzlichen Regelungen. So kategorisiert der Gesetzgeber jeden Selbstständigen entweder in Gewerbetreibenden oder Freiberufler.

      Ein Selbstständiger ist unabhängig und übt seine Tätigkeit nicht für einen Arbeitgeber aus. Er ist eigenverantwortlich und beschäftigt sogar teilweise eigene Mitarbeiter.

      Selbstständige Gewerbetreibende stellen Waren her, verkaufen sie oder bieten unterschiedliche Dienstleistungen an. Sie sind dazu verpflichtet, ein Gewerbe anzumelden. Freiberufler müssen das nicht, da ihre Tätigkeiten zu den sogenannten Katalogberufen gehören. Diese umfassen Berufe unter anderem in der Wissenschaft, Kunst, Redaktion und Erziehung.

      Freiberufler haben daher eine besondere schöpferische Begabung und verfügen über weitreichende Qualifikationen wie zum Beispiel einen Studienabschluss. Wer zu den freien Berufen gehört, wird detailliert in §18 des Einkommenssteuergesetzes (EstG) festgelegt. Davon abzugrenzen sind im Übrigen auch die Freelancer. Sie arbeiten zwar auch selbstständig, sind jedoch als freier Mitarbeiter in Unternehmen beschäftigt, meist im IT- oder Medien-Bereich.

      Was ist bei der Buchhaltung für Selbstständige zu beachten?

      Als Freiberufler unterliegst Du nicht der Buchführungspflicht. Die Einnahmen werden bei der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR, aufgelistet und sind Grundlage für die jährliche Steuererklärung. Du bist also weder zur doppelten Buchführung verpflichtet, noch musst Du eine Gewerbesteuer zahlen, egal wie viel Du verdienst. Das gilt auch in puncto Freelancer und Buchführung.

      Anders sieht es bei Selbstständigen aus, die im Handelsregister eingetragen sind oder ein bestimmtes Jahreseinkommen erreichen. So ist die Buchhaltung für Selbstständige verpflichtend, wenn sie an zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 600.000 Euro Jahresumsatz erzielen oder einen Jahresgewinn von 60.000 Euro.

      Auch die Rechtsform gibt Aufschluss darüber, ob die Pflicht zur Buchhaltung Selbstständige betrifft. Unabhängig von der Größe des Unternehmens und des Umsatzes bist Du buchführungspflichtig, wenn Du im Handelsregister unter anderem als OHG, AG, KG oder GmbH eingetragen bist.

      Warum die Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige trotzdem sinnvoll ist

      Auch wenn die doppelte Buchführung für Dein Unternehmen vom Gesetzgeber nicht verpflichtend ist, solltest Du als Freiberufler oder Selbstständiger trotzdem genau Buch führen. Schließlich geht es dabei um Deine Liquidität sowie um die genaue Auflistung aller Einnahmen und Ausgaben. Nur so bist Du in der Lage, auf Veränderungen reagieren zu können, sei es bei den steuerlichen Vorauszahlungen oder bei der Umsatzsteuer.

      Des Weiteren bist Du dazu verpflichtet, Belege und Aufzeichnungen zu archivieren, falls das Finanzamt Einblick in Deine Unterlagen erhalten möchte. Musst Du dann den ganzen Papierkram der letzten Monate oder sogar Jahre erst zusammensuchen, kann das ganz schön zeitaufwendig sein.

      Aus diesem Grund lohnt sich die Buchführung für Freiberufler und Selbstständige immer, egal ob sie der Buchführungspflicht unterliegen oder nicht.

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      Einfache Buchhaltung für Selbstständige: So gelingt’s

      Auch Du kannst die Buchhaltung einfach und verständlich mit wenigen Schritten in Dein Tagesgeschäft integrieren. Einmal damit angefangen und sofort wieder alles an der richtigen Stelle abgelegt, gelingt das im Handumdrehen.

      Zunächst ist es wichtig, dass Du im Falle einer Gründung eine Steuernummer vom Finanzamt erhältst, die Du bei allen Rechnungen angeben muss. Vergewissere Dich auch vorab, ob Du Dich für Deine Tätigkeit beim Gewerbeamt anmelden musst oder als Freiberufler zählst.

      Für die einfache Buchhaltung für Selbstständige und Freiberufler ist es wichtig, dass Du alles chronologisch nach Datum sortierst. Alle Belege und Rechnungen müssen korrekt und auch für Dritte verständlich sein. Stelle auch sicher, dass auf allen Belegen ersichtlich wird, um welche Art der Aufwendung es sich handelt.

      Des Weiteren ist die Umsatzsteuer von Bedeutung, solltest Du über gewisse jährliche Einkünfte kommen sowie die steuerlichen Vorauszahlungen. Auch diese solltest Du im Rahmen der Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige immer korrekt ablegen. Wann Du im Übrigen Umsatzsteuer abführen musst, ist durch die Kleinunternehmerregelung festgelegt.

      Für eine noch einfachere Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige sorgen die drei Kontomodelle von Penta. Entscheidest Du Dich für ein Geschäftskonto, kannst Du alle finanziellen Aspekte Deines Unternehmens von einer einzigen Plattform aus steuern, auch die Buchhaltung.

      Du kannst in nur wenigen Schritten Dein Konto mit der Buchhaltungssoftware verbinden und alle Ausgaben, Steuern und Belege vollkommen digital verwalten. Das spart nicht nur Zeit, Geld, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zur Umwelt.

      Fazit: Die Buchhaltung für Freiberufler und Selbstständige ist nicht verpflichtend, aber dennoch sinnvoll

      Wer seine Finanzen stets im Blick hat, ist auf alles vorbereitet. Und obwohl die Buchhaltung für Freiberufler nicht verpflichtet ist, bedeutet sie jedoch einen großen Mehrwert für die gesamte finanzielle Lage. Auch die Abgabe der Dokumente an den zuständigen Steuerberater oder an das Finanzamt sowie zur Erstellung der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kann eine vorherige Buchführung enorme Abhilfe schaffen.

      Gewerbetreibende Selbstständige sind je nach Rechtsform und Einnahmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wer das nicht ist, sollte dennoch Buch führen. Insbesondere wenn Du Dein Unternehmen erweitern möchtest, voraussichtlich mehr Einnahmen erzielst oder teure Investitionen tätigst, solltest Du die Buchhaltung selbstständig, chronologisch und verständlich durchführen.

      Von den drei Kontomodellen von Penta kannst Du als Selbstständiger besonders profitieren. Denn die Online-Geschäftskonten vereinfachen nicht nur Dein Banking, sondern ermöglichen Dir auch eine einfache und vollkommen digitale Buchhaltung, bei der Du immer und zu jeder Zeit alles griffbereit hast.

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      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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