Mehrere Personen am Laptop und Tablet bereiten Buchhaltung für UG vor

Buchhaltung für die UG: Doppelte Buchführung und wie sie gelingt

Die UG als Kapitalgesellschaft unterliegt der Buchführungspflicht. Welche Bedingungen gelten und welche Besonderheiten bei der UG Bilanzierungspflicht bestehen, erklären wir Dir in diesem Beitrag.

UG Buchhaltung: Das Wichtigste in Kürze

  • Die Unternehmergesellschaft ist zur doppelten Buchführung und Bilanzierung verpflichtet.
  • Alle Geschäftsvorfälle müssen doppelt verbucht werden, von Soll an Haben. Die Konten müssen für eine ordnungsgemäße UG Buchhaltung immer ausgeglichen sein.
  • Mit einer Buchhaltungssoftware und einem Geschäftskonto wie dem von Penta gelingt die UG Buchführung um ein Vielfaches schneller, sicherer und effizienter.

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      UG: Buchhaltung und Bilanzierung verpflichtend

      Die Unternehmergesellschaft UG ist eine Sonderform der GmbH. Daher unterliegen beide Rechtsformen auch denselben Rechten und Pflichten. Als im Handelsregister eingetragenes Unternehmen besteht für die UG die Buchführungspflicht.

      Unterschied GmbH und UG

      Der große Unterschied zwischen der GmbH und der UG liegt im Stammkapital bei einer Gründung. Während die UG bereits mit nur einem Euro gegründet werden kann, müssen die Gesellschafter einer GmbH ein Stammkapital von mindestens 25.000 Euro erbringen.

      Tipp: Weitere hilfreiche Infos zu den Unterschieden der UG und GmbH findest Du in unserem Ratgeber.

      Grundsätzlich und je nach Größe des Unternehmens kann die UG Buchhaltung selbst durchgeführt werden. Gerade bei einer Gründung sollte jedoch immer ein Steuerberater für die Buchhaltung zur Seite stehen, der alle Fragen rund um die UG Bilanzierungspflicht sowie alle anderen steuerlichen Angelegenheiten fachmännisch beantworten kann.

      Auch unterliegt die UG bestimmten finanziellen und steuerlichen Besonderheiten:

      • Vor- und Umsatzsteuer von 19 %
      • Solidaritätszuschlag von 5,5 %
      • Körperschaftsteuer von 15 %
      • Abgeltungssteuer von 25 % bei Gewinnausschüttungen

      Gründung und Privatvermögen

      Zur Gründung einer UG wird eine Eröffnungsbilanz erstellt, in der alle Gesellschafter sowohl das Vermögen als auch das Kapital verzeichnen müssen. Auf dieser Grundlage wird die Gewinnverteilung erstellt.

      Der Zusatz „haftungsbeschränkt“ ist bei einer UG unerlässlich. Andernfalls können Gesellschafter mit ihrem Privatvermögen haftbar werden. Das ist auch ein wichtiger Punkt bei der UG Buchhaltung. Sollte die Grenze zwischen Privatvermögen und Firmenvermögen nicht klar getrennt sein, kann die Gesellschaft zur Haftung gezogen werden. Daher ist es immer wichtig, die UG Buchführung ordnungsgemäß, chronologisch und für Dritte nachvollziehbar durchzuführen.

      Doppelte Buchhaltung für die UG: So funktioniert es

      Da die UG den Regelungen des Handelsgesetzbuches unterliegt, sind Unternehmen zur doppelten Buchführung verpflichtet. Hier reicht keine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Ende des Geschäftsjahres, sondern es muss eine genaue Bilanz erstellt werden. Es besteht eine UG Bilanzierungspflicht. Dabei werden alle Geschäftsprozesse doppelt in zwei Büchern gebucht, dem sogenannten Grundbuch und dem Hauptbuch.

      Bilanzierungspflicht

      Unternehmen, die der Bilanzierungspflicht unterliegen, müssen einen detaillierten Jahresabschluss erstellen, bei dem alle Gewinne und Verluste dokumentiert und lückenlos abgelegt sowie mit Erläuterungen versehen werden. Eine Bilanz zu erstellen ist wesentlich aufwendiger als eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), bei der lediglich Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Auch müssen bei der EÜR alle Geschäftsvorfälle nicht doppelt verbucht werden. Es reicht die einfache Buchführung.

      UG Buchführungspflicht: Die wesentlichen Merkmale

      Soll an Haben

      Alle Geschäftsprozesse werden in Soll an Haben verbucht. Hinter den Begriffen steckt eine Buchungslogik, die mit der Wortherkunft im eigentlichen Sinn nicht viel gemeinsam hat. Beiden Konten stehen sich gegenüber, die Beträge müssen immer identisch sein.

      Ein Beispiel:

      In Deinem Lagerbestand befindet sich eine Ware im Wert von 1500 Euro, die Du soeben an den Kunden verkauft hast. So heißt der Buchungssatz Soll an Haben. Soll beschreibt Deinen Lagerbestand mit 1500 Euro im Minus und ein Plus von 1500 Euro im Haben. Auch Erlöse und Umsatzsteuer werden im Haben gebucht.

      Dokumentation aller Geschäftsvorfälle

      Bei der UG Buchhaltung müssen alle Geschäftsvorfälle verbucht werden. Du als Unternehmer bist dazu verpflichtet, sie auf zwei Seiten zu erfassen. Das sorgt dafür, dass Unstimmigkeiten schneller erkannt und Fehler frühzeitig behoben werden können. Das Finanzamt möchte diese Daten sehen und Einblick in die Geschäftsprozesse erhalten. Zudem bist Du als Unternehmer dazu verpflichtet, diese Dokumente bis zu sechs Jahre aufzubewahren, falls das Finanzamt eine Prüfung durchführen möchte.

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      Buchhaltung für UG: Die richtige Software

      Schränke voller Akten und Platzmangel in Büroräumen – die Dokumentation von mehreren Geschäftsjahren kann ziemlich viel Papierkram verursachen. Vor allem, weil die UG zur Buchhaltung verpflichtet ist und die doppelte Buchführung vornehmen muss, können sich im Laufe der Jahre einige Ordner und Akten ansammeln.

      Mit einer Buchhaltungssoftware sparst Du nicht nur Zeit und Nerven, sondern vor allem Platz und Ressourcen. Schließlich werden alle Geschäftsprozesse digital verbucht sowie gespeichert und Du schonst obendrein die Umwelt mit einer papierlosen Buchhaltung.

      Hierbei ist der richtige Umgang mit der Software von Bedeutung. Dafür kannst Du je nach Unternehmensgröße Mitarbeiter schulen und beauftragen oder die UG Buchführung selbst vornehmen. Achte zudem darauf, dass die Software nach den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert ist.

      Wie bereits erwähnt, ist es für die UG Buchhaltung von Bedeutung, dass eine klare Linie zwischen Privatvermögen und Geschäftsvermögen gezogen wird. Ein Geschäftskonto ist dabei das Sicherste. Es vereinfacht nicht nur das Banking, sondern sorgt dafür, dass alle geschäftlichen Geldbewegungen auf einen Blick ersichtlich sind.

      Moderne Geschäftskonten wie die drei Kontomodelle von Penta lassen sich zudem in wenigen Schritten mit Deiner Buchhaltungssoftware verbinden. So werden alle Geschäftsprozesse stets richtig verbucht.

      Fazit: Mit der richtigen Software lässt sich die UG Buchhaltung selbst durchführen

      Die UG Bilanzierungspflicht setzt eine ordnungsgemäße Buchhaltung voraus. Da die UG zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, bedeutet das mehr Aufwand als bei der einfachen Buchführung mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung am Jahresende.

      Zeit ist in jedem Unternehmen Geld. Daher sollte auch die UG Buchhaltung so schnell und einfach, aber auch so sicher und effektiv wie möglich gestaltet werden. Wer die Buchhaltung nicht auslagern möchte, kann sie mit einer Software und einem Geschäftskonto wie dem von Penta selbst durchführen.

      Die innovativen Geschäftskonten lassen sich mit der Buchhaltungssoftware verbinden und den individuellen Bedürfnissen des Unternehmens anpassen. Also warum viel Zeit und Kraft in die UG Buchführung investieren, wenn es mit modernen digitalen Lösungen so einfach sein kann.

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      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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