Mann am Laptop mit Smartphone in der Hand recherchiert digitale Buchhaltung

Digitale Buchhaltung: So funktioniert die papierlose Buchführung

Die digitale Buchhaltung hat viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Buchführung. Hier erklären wir Dir, wie die digitale Buchhaltung gelingt und welche Schritte Du dabei beachten solltest.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die digitale Buchhaltung ermöglicht Dir eine schnelle, sichere und effiziente Ablage Deiner Belege und Dokumente.
  • Mit einer modernen Buchhaltungssoftware nach GobD zertifiziert, sparst Du nicht nur Zeit, sondern hast auch alles direkt in dem richtigen Format für Dritte wie Steuerberater oder Finanzamt griffbereit.
  • Viele Unternehmen rüsten um und entscheiden sich für die digitale Finanzbuchhaltung. Denn die papierlose Buchführung spart Ressourcen, schont die Umwelt und erleichtert die Kommunikation auf allen Seiten.
  • Mit dem richtigen Geschäftskonto in Kombination mit einer modernen Buchhaltungssoftware gelingt die elektronische Buchhaltung noch lückenloser und effizienter

Übersicht: Vertiefende Artikel zur digitalen Buchhaltung

Vorbereitende Buchhaltung

Buchhaltung automatiseren

Buchhaltung outsourcen

Buchführungspflicht

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      Was bedeutet digitale Buchhaltung?

      Akten über Akten füllen Dein Büro. Jeder Geschäftsprozess ist akribisch in Papierform abgelegt und dokumentiert. Auch Deine Kunden erhalten Rechnungen per Post. 

      Bei der digitalen Buchführung finden alle Geschäftsprozess ausnahmslos nur noch papierlos statt. Das heißt, Du scannst alle Belege ein und legst sie digital ab. Deine Rechnungen verschickst Du online und bereitest alle Geschäftsprozess so vor, dass sie auch Deinem Steuerberater oder dem Finanzamt direkt in dem richtigen Format zur Verfügung stehen.

      Auch ist die elektronische Buchhaltung ein Schritt in die Zukunft, denn viele Unternehmen gehen mittlerweile den papierlosen Weg. So hat die Buchführung digital gleich mehrere Vorteile für Dein Unternehmen.

      Digitale Buchführung: Das sind die Vorteile

      Sicherlich fragst Du Dich, warum Du den Schritt in die papierlose Buchhaltung überhaupt wagen solltest. Schließlich hat es ja auch die ganzen Jahre in Papierform gut geklappt.

      Ganz zu schweigen von dem enormen Platz, den Akten und Ordner von mehreren Geschäftsjahren rauben, sparst Du mit der digitalen Buchhaltung bares Geld. Hast Du Dir schon mal die Kosten von Papier, Druckerpatronen, Postmaterial und Briefmarken der letzten Jahre ausgerechnet? Da kann schon einiges zusammenkommen.

      Hier siehst Du alle Vorteile der digitalen Buchführung auf einen Blick:

      • Mehr Zeit für das Kerngeschäft
      • Geringere Personalkosten, da die Buchhaltung schneller und effektiver gelingt
      • Datensicherheit durch innovative Speichermöglichkeiten
      • Automatische Aktualisierung der Buchhaltungssoftware und damit rechtssichere Buchungen
      • Vereinfachte Kommunikation durch unterschiedlichen Schnittstellen
      • Papierlose Buchhaltung zum Schutz der Umwelt

      Allerdings sind das nicht die einzigen Gründe, die für eine digitale Buchhaltung sprechen:

      Mehr Zeit für das Wesentliche

      Das Einscannen, Ablegen und Dokumentieren der Geschäftsprozesse kann eine Menge Zeit in Anspruch nehmen. Zeit, die Du oder Deine Mitarbeiter lieber in das Kerngeschäft investieren können. Bist Du dann auch noch zur doppelten Buchführung verpflichtet, sind je nach Unternehmensgröße ein oder mehrere Mitarbeiter extra für die Buchhaltung abgestellt. Natürlich arbeiten sie auch nicht für umsonst, was wieder den Kostenfaktor der papierbasierten Buchhaltung ins Spiel bringt.

      Mit der digitalen Buchführung gelingen diese Prozesse schneller, automatischer sowie sicherer und sind zu jeder Zeit griffbereit. So entfällt auch das aufwendige Suchen nach Geschäftsvorfällen der Vergangenheit, denn mit wenigen Klicks kannst Du Deine Unterlagen direkt einsehen und alle nötigen Informationen abrufen.

      Absolute Datensicherheit

      Nutzt Du eine Buchhaltungssoftware, sind Deine Daten direkt an einem sicheren Ort gespeichert. Je nach Software funktioniert das sogar über eine Cloud. Ansonsten musst Du Sicherungskopien erstellen. So umgehst Du dem Verlust von Dokumenten und Belegen. Das gibt Dir auch Sicherheit, falls Jahre später das Finanzamt bei einer Prüfung Einsicht in Deine Unterlagen wünscht.

      Bleibe auf dem neuesten Stand der Gesetzgebung

      Das deutsche Steuergesetz ist kompliziert und undurchsichtig. Oftmals werden neue Regeln auch kurzfristig übernommen, die Dir vielleicht entgehen, solltest Du keinen Steuerberater haben, der Dich darauf hinweist.

      Eine moderne Buchhaltungssoftware, die nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert ist, aktualisiert sich automatisch und informiert Dich über neueste Gesetzgebungen und Steuerersparnisse. Wenn Du Deine Buchhaltung digital über eine Software erstellst, bleibst Du automatisch auf dem neuesten Stand.

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      Einfach übermitteln und kommunizieren

      Bei der digitalen Finanzbuchhaltung hast Du die Unterlagen nicht nur für Deine eigenen Belange stets griffbereit, sonst kannst sie auch direkt an das Finanzamt oder den Steuerberater über unterschiedliche Schnittstellen übermitteln.

      Auch hierbei solltest Du unbedingt darauf achten, dass die Buchhaltungssoftware GoBD zertifiziert ist, damit es zu keinen Missverständnissen kommt und die Unterlagen und Dokumente auch in dem richtigen Format sowie in chronologischer Form direkt übermittelt werden.

      Hinweis: Mehr zum Thema Buchhaltung beim Steuerberater lernst Du in unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag.

      Der Umwelt zuliebe

      Umweltschutz ist kein Trend, sondern eine Notwendigkeit, die klein anfängt und in der Masse wirklich etwas bewirken kann. So auch, wenn Du die Buchführung digital durchführst. Du sparst Papier, schonst Ressourcen und leistest einen wichtigen Beitrag zur Umwelt. Mehrere Jahre Geschäftsführung, die eventuelle der Buchführungspflicht unterliegen, können Aktenstapel bis unter die Decke verursachen.

      Die Buchführungspflicht

      Die Buchführungspflicht meint immer die doppelte Buchführung. Unternehmen sind dazu verpflichtet, wenn sie im Handelsregister eingetragen sind oder einen Jahresumsatz von 600.000 Euro sowie einen Gewinn von 60.000 Euro im Jahr erzielen.

      Die wesentlichen Schritte zur digitalen Buchhaltung

      In erster Linie solltest Du über die nötige Hardware sowie Software verfügen. Zur Hardware gehören Computer oder Laptops sowie Scanner und Festplatten zur Datensicherung, sollte keine Cloud zur Verfügung stehen. Als Software nutzt Du eine moderne Buchhaltungssoftware. Am besten lässt Du Dir von Deinem Steuerberater genau erklären, was es bei der digitalen Finanzbuchhaltung zu beachten gibt und welche Ansprüche dabei das Finanzamt stellt.

      Schule auch Deine Mitarbeiter im Umgang mit der Hardware und Software, solltest Du die papierlose Buchhaltung nicht alleine durchführen. Im Übrigen kannst Du bei der Buchhaltungssoftware durch einen Zugangscode selbst entscheiden, wer Zugriff auf alle Geschäftsprozesse hat und wer nicht.

      Nun gilt es, alle Dokumente und Belege sicher und ordnungsgemäß abzulegen. Auch hierbei spart die Software Zeit, denn alle Unterlagen werden direkt chronologisch und in der richtigen Reihenfolge erfasst. Zudem kannst Du bestimmen, an welchem Ort sie abgespeichert werden sollen, ob sie beispielsweise zu den Ausgaben oder Einnahmen zählen.

      Wenn Du Dich dazu entschieden hast, die Buchhaltung digital abzulegen, solltest Du das Einscannen der Belege und Rechnungen immer sofort vornehmen. Das sorgt für eine lückenlose Dokumentation und routiniert Dich im Umgang mit der Software. Auch stapeln sich keine Berge an Papier, die Du dann wiederum erst sortieren musst.

      Fazit: Die digitale Buchhaltung spart Zeit, Geld und schont die Umwelt

      Unternehmen, die sich für die elektronische Buchhaltung entscheiden, machen den ersten wichtigen Schritt in Richtung Zukunft. Nahezu alle Prozesse werden digitaler, so auch die Buchführung. Dabei brauchst Du nur ganz wenige wichtige Dinge wie die richtige Hardware und Software zu beachten. Auch musst Du Dich vergewissern, welche Richtlinien das Finanzamt stellt, wenn die Buchhaltung digital vorliegen soll.

      Mit den drei Kontomodellen von Penta gelingt die digitale Buchführung noch schneller und effizienter. Die Online-Geschäftskonten ermöglichen es Dir nicht nur, dass Du stets alle Deine Finanzen im Blick hast und das Banking um ein Vielfaches vereinfacht wird, sondern lassen sich auch in wenigen Schritten mit Deiner Buchhaltungssoftware synchronisieren. So gelingt die digitale Ablage noch sicherer und lückenloser.

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      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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