Person am Computer bei der Finanzbuchhaltung

Was ist Finanzbuchhaltung? So funktioniert das externe Rechnungswesen

Die Finanzbuchhaltung umfasst alle Geschäftsvorfälle eines Unternehmens in Zahlen und ist ein Teilbereich des Rechnungswesens. Ob Du dazu verpflichtet bist und was Du beachten musst, erklären wir Dir hier.

Das Wichtigste in Kürze

  • Nicht jedes Unternehmen ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet. Dies richtet sich ganz nach den Einkünften, der Unternehmensgröße und der Gesellschaftsform.
  • Neben der Lohnbuchhaltung führen insbesondere große Unternehmen die Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung durch, um Außenstände und Forderungen genauestens festzuhalten.
  • Welche Aufgaben der Finanzbuchhaltung unterliegen und wie sie durchgeführt werden muss, wird in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoB) festgehalten.
  • Die Finanzbuchhaltung dient der steuerlichen Erfassung eines Unternehmens und kann mit der richtigen Buchhaltungssoftware sowie einem modernen Geschäftskonto auch selbst durchgeführt werden.

Inhaltsverzeichnis Finanzbuchhaltung

    Inhaltsverzeichnis

      Finanzbuchhaltung: Definition und Aufgaben

      Die Finanzbuchhaltung wird auch als externes Rechnungswesen bezeichnet und hat zum Ziel, dass unternehmerische Gesamtvermögen eines Unternehmens zu ermittelt und somit die Vermögenslage sowie Veränderungen zu bestimmen. Die Aufgabe der Finanzbuchhaltung ist demnach, alle Geschäftsprozesse zu dokumentieren und zu archivieren, damit nicht nur Du selbst den vollen Einblick in Deine betrieblichen Finanzen hast, sondern auch das Finanzamt Deine Einnahmen und Ausgaben zur Ermittlung der Einkommensteuer einsehen kann.

      Was ist FiBu?

      FiBu ist das Akronym zur Finanzbuchhaltung und wird nicht nur umgangssprachlich verwendet, sondern ist auch auf bürokratischer Ebenen beziehungsweise im Fachjargon geläufig.

      Wie wichtig ist die Finanzbuchhaltung für Unternehmen?

      Weißt Du auf Anhieb, wie viel Gewinn oder Verlust Du in dem aktuellen Geschäftsjahr erzielt hast? Welche Beträge Dir für Investitionen zur Verfügung stehen? Oder welche Einnahmen Du voraussichtlich auf Grundlage des letzten Geschäftsjahres erreichen kannst? Ohne eine ordnungsgemäße Buchführung kannst Du nur schwer korrekte Aussagen treffen. Genau aus diesem Grund ist die Finanzbuchhaltung für Unternehmen so wichtig.

      In großen Betrieben wird die Finanzbuchhaltung neben der Lohnbuchhaltung weiterhin in die Bereiche Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung geteilt, um die Außenstände und Forderungen eines Unternehmens genauestens im Blick zu haben. 

      Bei der Kreditorenbuchhaltung handelt es sich um sämtliche Eingangsrechnungen, die Kreditoren für unter anderem Lieferungen oder Dienstleistungen stellen, die das Unternehmen in Anspruch nimmt. Dabei geht es um:

      • Erfassung der Daten und Kosten
      • Prüfungen der Rechnungen
      • Zahlungen
      • Kommunikation mit den jeweiligen Geschäftspartnern
      • Auflistung und Dokumentation der Reisekosten
      • Archivierung

      Die Debitorenbuchhaltung hingegen befasst sich mit allen Zahlungseingängen und dem Forderungsmanagement. Dabei werden sämtliche Zahlungsaufforderungen erfasst und verschickt. Auch das Mahnwesen fällt darunter, wenn Kunden oder Geschäftspartner die Rechnungen nicht begleichen. Dieser Bereich der Finanzbuchhaltung arbeitet eng mit Inkassobüros oder Rechtsanwälten zusammen.

      Auch für das Finanzamt ist eine ordnungsgemäße Finanzbuchführung sehr wichtig. Schließlich sind Deine Geschäftsprozesse am Ende des Geschäftsjahres die Grundlage für den Jahresabschluss oder der Einnahmen-Überschuss-Rechnungen.

      Wer ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet?

      Nicht jedes Unternehmen ist zur Finanzbuchhaltung verpflichtet. Erst wenn Du Einkünfte von 600.000 € im Jahr erzielst oder einen Gewinn von 60.000 € verbuchst, unterliegst Du der Buchführungspflicht. Anders ist es, wenn Du im Handelsregister eingetragen bist, dann ist für Dich immer die doppelte Buchführung verpflichtend.

      Bestimmte Unternehmensformen sind also verpflichtet, eine ausführliche Finanzbuchhaltung zu führen, um lückenlos alle geschäftlichen und finanziellen Vorgänge zu dokumentieren.

      Zu diesen Unternehmensformen gehören unter anderem:

      Auch Freiberufler und Gewerbetreibende müssen Einnahmen und Ausgaben chronologisch dokumentieren und archivieren, auch wenn sie nicht zur Finanzbuchführung verpflichtet sind. Hier reicht die einfache Buchführung, die zur Grundlage der Einnahmen-Überschuss-Rechnung dient.

      Wenn Du mit Deinem Unternehmen nicht unter die verpflichtende Finanzbuchhaltung fällst, kann es jedoch sinnvoll sein, alle Geschäftsprozesse doppelt zu verbuchen. Insbesondere, wenn Du die Einnahmen Deines Unternehmens nicht absehen kannst oder planst zu expandieren oder teure Investitionen zu tätigen.

      Was ist der Unterschied zwischen der Finanzbuchhaltung und der EÜR?

      Die Finanzbuchhaltung, die auch doppelte Buchführung genannt wird, steht der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, der EÜR oder auch einfachen Buchführung gegenüber. Die Finanzbuchhaltung und die EÜR sind Formen der Buchführung.

      Im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung darf die EÜR nur von bestimmten Personen angefertigt und eingereicht werden: Eine Finanzbuchhaltung müssen nach Handelsgesetzbuch alle Gewerbetreibenden nachweisen, die buchführungspflichtig sind. Die EÜR dagegen dürfen Freiberufler sowie Kleinunternehmer und Gewerbetreibende erstellen und einreichen, die weder im Handelsregister eingetragen sind, noch die vorgeschriebenen Gewinn- und Umsatzgrenzen überschreiten.

      Die EÜR kann als Jahresabschluss beim Finanzamt eingereicht werden. Da die Finanzbuchhaltung um ein Vielfaches komplexer ist, wird aus dieser ein Jahresabschluss erstellt, der eine Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) und eine Bilanz enthält. Bei der EÜR hingegen wird simpel der Gewinn errechnet, indem die Ausgaben eines Jahres von den jährlichen Einnahmen abgezogen werden.

      Was gehört zur Finanzbuchhaltung?

      Bei der Finanzbuchhaltung ist es wichtig, alle Geld- und Leistungsströme sowie Kapitalbestände eines Unternehmens zu erfassen. Wie das genau funktioniert, wird in den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung, kurz GoB oder GoBD, für digitale Buchführung festgehalten.

      Folgende Richtlinien sind dabei maßgebend:

      Belegfunktion

      Alle Geschäftsvorfälle müssen chronologisch, lückenlos und für Dritte nachvollziehbar dokumentiert und archiviert werden. Somit erfüllt die Finanzbuchhaltung laut § 239 HGB eine Belegfunktion. Auf diese Weise haben sowohl Unternehmensinterne als auch Außenstehende alle Informationen zum derzeitigen Vermögen, Forderungen und Verbindlichkeiten zu jeder Zeit und auch noch nach Jahren vorliegen. Zu den Außenstehenden zählen Finanzämter, Steuerberater, Investoren, Gläubiger, Banken und Unternehmensberater.

      Bestände und Bestandsveränderungen

      Um die finanzielle Lage eines Unternehmens zu beurteilen, müssen Schuldbestände und Vermögen am Bilanzstichtag gegenübergestellt und dokumentiert werden. Aber auch Betriebsveränderungen werden festgehalten. Ist das Vermögen gestiegen oder gesunken? Welche Forderungen stehen noch im Raum? Wie haben sich die Außenstände verändert?

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      Positiver vs. negativer Erfolg

      Die Ermittlung des Erfolgs (GuV) ist wichtig, um den positiven oder auch negativen Prozess eines Unternehmens zu ermitteln. Dies kann jedoch erst beurteilt werden, wenn alle Vermögens- und Schuldbestände zur Bilanz gegenübergestellt und mit dem vorherigen Geschäftsjahr verglichen werden.

      Steuerliche Erfassung

      Je nach Einkommen und Unternehmenserfolg kann sich die Besteuerungsgrundlage ändern wie die gesetzliche Buchführungspflicht, Gewerbesteuer, Kleinunternehmerregelung, Einkommenssteuer, Körperschaftssteuer.

      Finanzbuchhaltung für Unternehmen auslagern oder selber machen?

      Je nach Unternehmensgröße und Geschäftsprozessen kann die Finanzbuchhaltung auch selbst durchgeführt werden. Damit Platz gespart, Ressourcen geschont und Prozesse vereinfacht werden, empfiehlt es sich, dafür eine moderne Buchhaltungssoftware zu nutzen, die nach GoBD zertifiziert ist. So gelingt die gesamte Buchhaltung mit der richtigen Software schneller, leichter und sicherer, denn alle Dokumente werden direkt chronologisch in dem richtigen Format und dank unterschiedlicher Schnittstelle für Dritte zugänglich gespeichert und archiviert.

      Ebenfalls ein Mehrwert für jedes Unternehmen und Voraussetzung für eine lückenlose und einfache Finanzbuchführung ist ein eigenes Geschäftskonto. Damit kannst Du nicht nur problemlos geschäftliches von Privatem trennen, sondern vereinfachst auch Dein Banking um ein Vielfaches. So bietet Dir Penta mit den drei Kontomodellen viele Zusatzfunktionen wie die Synchronisierung der Buchhaltungssoftware und garantiert Dir, dass Du von überall flexibel Zugriff auf Deine Finanzen hast bei maximaler Sicherheit.

      Kleinunternehmerregelung

      Als Kleinunternehmer kannst Du steuerliche Vorteile und bürokratische Entlastung genießen. Liegen Deine Vorjahreseinkünfte unter 22.000 € und erzielst Du auch im aktuellen Geschäftsjahr keine Einkünfte von 50.000 €, kannst Du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Hierbei weist Du bei Rechnungen keine Umsatzsteuer aus, kannst aber im Gegenzug bei Betriebsausgaben und Investitionen keine Vorsteuer abziehen.

      Fazit: Unternehmensgröße und Erfolg entscheiden über die Finanzbuchhaltung

      Während kleine Unternehmen mit geringeren Einkünften oftmals von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen können und auch nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind, müssen größere Betriebe neben der Lohnbuchhaltung auch eine detaillierte Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung vornehmen.

      Daher ist es ratsam, insbesondere in den ersten Geschäftsjahren einen Steuerberater oder Finanzbuchhalter zu beauftragen, der Dich durch den bürokratischen Dschungel führt und das Beste aus Deinen Finanzen herausholt.

      Mit einer modernen Buchhaltungssoftware und einem eigenen Geschäftskonto wie denen von Penta gelingt allerdings die Finanzbuchhaltung für Unternehmen auch selbst. Der Vorteil: Viele Softwareprogramme aktualisieren sich von selbst, sodass Du bei der aktuellen Besteuerungsgrundlage stets auf dem neuesten Stand bist. Dein Geschäftskonto bietet Dir zudem flexibles Banking zu besten Konditionen und innovative Zusatzleistungen, damit Du Deine Geschäftsprozesse stets im Blick hast und für die Finanzbuchführung alle Dokumente schnell, einfach, sicher sowie chronologisch archivieren kannst.

      Gerne beraten wir Dich in einem persönlichen Gespräch intensiv über alle Möglichkeiten und stellen Dir unterschiedliche maßgeschneiderte Lösungen für Dein Unternehmen vor.

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      Übersicht: Vertiefende Beiträge nur einen Klick entfernt

      Buchführungspflicht

      Kleinunternehmerregelung

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      Buchhaltung für Selbstständige

      Buchhaltung Kleinunternehmer

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      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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