Person am Schreibtisch nutzt vorbereitende Buchhaltung für Steuerberater

Vorbereitende Buchhaltung: Definition und praktische Tipps

Die vorbereitende Buchhaltung erleichtert die Zusammenarbeit und Bereitstellung von Unterlagen für den Steuerberater. Wie das funktioniert und was Du beachten musst, erklären wir Dir in diesem Beitrag.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die vorbereitende Buchhaltung umfasst die korrekte Aufarbeitung aller Belege, die für den Steuerberater notwendig sind.
  • Mit einer umfangreichen Vorbereitung der Buchhaltung sparst Du Geld, denn umso weniger Dein Steuerberater an Zeit in Deine Unterlagen investieren muss, desto günstiger sind seine Leistungen.
  • Am einfachsten gelingt die vorbereitende Buchhaltung, wenn Du nicht nur eine GoBD zertifizierte Buchhaltungssoftware nutzt, sondern auch alle Geldbewegungen über ein eigenes Geschäftskonto laufen lässt.

Inhaltsverzeichnis – Vorbereitende Buchhaltung

    Inhaltsverzeichnis

      Bei der vorbereitenden Buchhaltung werden alle Dokumente und Belege so aufbereitet, dass sie dem Steuerberater übersichtlich und lückenlos zur Verfügung stehen. Das senkt Kosten und erleichtert den Arbeitsprozess.

      Was ist vorbereitende Buchhaltung?

      Im Laufe eines Geschäftsjahres können so einige Rechnungen, Belege und Aufträge zusammenkommen, die Du chronologisch und verständlich einordnen und ablegen musst. Am Ende des Jahres dienen diese Unterlagen zur steuerlichen Erfassung beim Finanzamt und sind Grundlage für den Jahresabschluss.

      Vorbereitende Buchhaltung meint, alle Unterlagen so aufzubereiten, dass sie für den Steuerberater schnell sowie leicht zu bearbeiten sind und er sie bestenfalls nach kurzer Prüfung umgehend beim Finanzamt einreichen kann

      So bringt die vorbereitende Buchhaltung mehr Ordnung in Deine Geschäftsprozesse. Auch im Falle einer Prüfung durch das Finanzamt bist Du bestens vorbereitet und hast alle Unterlagen griffbereit.

      Vorbereitung der Buchhaltung: So gelingt sie schnell und einfach

      Bei der vorbereitenden Buchhaltung ist es das A und O, alle Belege ordnungsgemäß einzusortieren und zu kennzeichnen. Jede Vorarbeit, die Du leistest, erspart dem Steuerberater Arbeit und Dir unterm Strich Geld. Denn so weniger Dein Steuerberater für Dich erledigen muss, desto geringer sind die Kosten.

      Hier siehst Du die wichtigsten Schritte der Vorbereitung der Buchhaltung auf einen Blick:

      1. Belege sammeln und einscannen

      Für nahezu alle Geschäftsprozesse gibt es Belege. Sei es Rechnungen, die Du selbst an Deine Kunden ausstellst, Einnahmen, die Du verbuchst oder Quittungen für Käufe, die Du firmenintern tätigst. Diese Belege musst Du im Rahmen der vorbereitenden Buchhaltung alle sortieren, einscannen und archivieren. Denn auch Jahre später kann das Finanzamt eine Prüfung veranlassen.

      Besonders Quittungen oder zum Beispiel Tankbelege können im Laufe der Zeit ihre Farbe verlieren. Die genauen Kostenpunkte sind dann nur noch schwer zu erkennen. Daher gilt: Alles lieber umgehend einscannen und digital festhalten.

      2. Belege chronologisch sortieren

      Hierbei unterscheidet sich, ob Du alle Belege ausschließlich digital erfassen möchtest oder in Papierform. Wichtig ist, dass Du alle Dokumente chronologisch nach Datum richtig sortierst und unterteilst in: Ausgangsrechnungen, eingehende Rechnungen und Kaufbelege.

      Ausgangsrechnungen sind alle Rechnungen, die Du an Deine Kunden sendest. Zu den eingehenden Rechnungen gehören alle Belege, die Du selbst im Rahmen Deines Unternehmens erhältst. Zu den sonstigen Kaufbelegen zählen unter anderem Tankquittungen, solltest Du ein Firmenfahrzeug besitzen oder Anschaffung wie Büromaterial.

      Darüber hinaus gehören zur vorbereitenden Buchhaltung alle Unterlagen, die geschäftlich sind. Dazu gehören Lohnabrechnungen, Steuervorauszahlungen, Kosten für Miete oder Pacht von Büroräumen sowie die Umsatzsteuer.

      Mit einer Buchhaltungssoftware gelingt auch die Vorbereitung der Buchhaltung schnell und einfach. Dort werden Deine Geschäftsprozesse in der Regel automatisch synchronisiert und nach Datum sortiert. So spart eine Buchhaltungssoftware eine Menge Zeit bei der vorbereitenden Buchhaltung und erleichtert Dir die Arbeit um ein Vielfaches.

      Zudem kannst Du viele Softwareprogramme so nutzen, dass auch Dein Steuerberater Zugriff darauf hat hat. Er hat dann die Möglichkeit, alles digital und in genau dem richtigen Format einzusehen und direkt an das Finanzamt weiterzuleiten.

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      3. Alle Unterlagen für die Buchhaltung mit Informationen versehen

      Bei manchen Belegen ist es vielleicht nicht auf den ersten Blick ersichtlich, wozu sie gehören und wohin sie verbucht werden müssen. Denk immer daran, umso systematischer und für Dritte verständlicher Du die vorbereitende Buchführung erstellst, desto einfacher ist es für Deinen Steuerberater, alles nachzuvollziehen.

      Zusatzinformationen können in dem Fall sehr hilfreich sein, wenn manche Belege nicht auf Anhieb zugeordnet werden können.

      Hinweis: Erfahre mehr zum Thema Buchhaltung beim Steuerberater in unserem ausführlichen Ratgeber Beitrag.

      4. Übergabe an den Steuerberater

      Je nachdem welche Leistungen Du mit Deinem Steuerberater verabredet hast, veranlasst er die Übergabe der Unterlagen monatlich, quartalsweise oder jährlich. Auch hierbei hast Du die Möglichkeit, die Vorbereitung der Buchführung digital oder in Papierform abzugeben. Wie gesagt, auch die Möglichkeit einer Buchhaltungssoftware besteht. Diese sollte aber nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung (GoBD) zertifiziert sein.

      Fazit: Vorbereitende Buchhaltung als klassische Win-win-Strategie

      Je weniger Dein Steuerberater für Dich sortieren, ablegen und erfassen muss, desto günstiger sind seine Leistungen. Daher lohnt es sich, die Vorbereitung der Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen und alles im Voraus chronologisch, vollständig und für Dritte nachvollziehbar abzulegen.

      Besonders leicht wird die vorbereitende Buchhaltung mit einer geeigneten Buchhaltungssoftware sowie einem eigenen Geschäftskonto, damit Du stets alle geschäftlichen Geldbewegungen im Blick hast.

      Die drei Kontomodelle von Penta bieten Dir nicht nur ein schnelles und sicheres Banking, sondern lassen sich auch problemlos mit Deiner Buchhaltungssoftware verbinden. So werden alle Geschäftsprozesse automatisiert und synchronisiert.

      Warum also die Zeit in eine intensive Vorbereitung der Buchhaltung investieren, wenn es mit den innovativen Lösungen von Penta so einfach ist.

      Gerne beraten wir Dich persönlich und finden mit Dir gemeinsam die Lösung, die für Deine Ansprüche und Dein Unternehmen von Bedeutung ist.

      Überblick: Vertiefende Beiträge zur Vorbereitung der Buchhaltung

      Über die Autorin

      Dorothea Klein

      Content Marketing Expertin

      Dorothea schreibt bei Penta mit Leidenschaft über Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit. Dabei ist sie nicht nur für fundierte Recherchen und den sprachlichen Feinschliff zuständig, sondern trägt als SEO-Texterin auch dazu bei, Penta noch sichtbarer zu machen.

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