Features und Vorteile

Kosten, Geschäftsausgaben, Spesen und Prozesse besser verwalten!

Schneller Start

100% online und in nur wenigen Minuten anmelden.

Firmenkarten für jeden Mitarbeiter

Physische Karten für das ganze Team mit individuellen Kartenlimits.

Keine Buchung ohne Beleg

Ordne einfach jeder Transaktion per App oder Online-Banking ein Foto oder eine PDF-Datei zu.

Überblick behalten

Durch personalisierte Push-Benachrichtigungen oder Kontoübersicht in Echtzeit.

Buchhaltung automatisieren

Belege sammeln, einkleben und einreichen – warum nicht gleich automatisiert und zeitsparend?

Kein Aufladen von Karten nötig

Verschwende keine Zeit mit Prepaid-Karten.

Hohe Sicherheit

Auffällige Zahlungen autorisieren oder ablehnen und so Betrug verhindern.

Premium Kundenservice

Wir sind für Dich da – per E-Mail, Telefon oder in unserer Slack-Community.

Noch heute mit lästigen Prozessen Schluss machen und direkt anmelden!

Firmenkarten für jeden Mitarbeiter

Steigere die Produktivität Deiner Mitarbeiter!

  • Jeder Mitarbeiter erhält seine eigene Business MasterCard.
  • Für jede Karte können online und offline Ausgabelimits gesetzt werden.
  • Kartenlimit und PIN können jederzeit in Echzeit angepasst werden.
  • Behalte die Kontrolle und Übersicht durch Benachrichtigungen bei jedem Karteneinsatz.

#ByeByePapierkram

Mache Schluss mit Zettelwirtschaft!

  • Hänge Deine Belege als Foto oder PDF direkt an die entsprechende Transaktion an.
  • Intelligente Benachrichtigungen helfen dabei, keinen Beleg mehr zu vergessen.
  • Ordne und kategorisiere jede Transaktion mit Kostenstelle und -art für eine schnellere Buchhaltung.

Ordnung ist die halbe Miete

Der richtige Überblick ist entscheidend!

  • Jeder Mitarbeiter sieht nur seine eigenen Ausgaben – der Chef sieht alle!
  • Alle Informationen in Echtzeit und nicht erst am Monatsende – Kostenmanagement von Anfang an.
  • Integration mit DATEV, Lexoffice und Debitoor – denn der Prozess ist erst abgeschlossen, wenn auch die Buchhaltung zufrieden ist.
  • Alle Transaktionen und Belege können mit wenigen Klicks exportiert werden.

Warum Penta für Geschäftsausgaben?

Eine Komplettlösung für Kosten, Spesen & Buchhaltung

Für Manager

Ein Unternehmen oder ein Team zu führen, ist immer eine besondere Herausforderung. Denn neben dem eigentlichen Kerngeschäft muss man sich auch mit Dingen beschäftigen, die notwendig sind, aber eigentlich nur vom Geschäft abhalten. Daher ist es sehr wichtig, die eigene Zeit und Kompetenz dort einzusetzen, wo sie am meisten Wert für den Kunden und das Unternehmen schafft. Alles andere sollte reduziert und bestenfalls automatisiert werden.

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Insbesondere das Managen der Geschäftsausgaben kann schnell Tage füllen. Was kauft man wo ein? Wie zahlt man? Wie wird es abgerechnet? Wie geht man mit den Belegen um? Passt es ins Budget? Wo steht die Firma aktuell? All diese Fragen müssen nahezu täglich von jedem Geschäftsführer, Teamleiter oder Unternehmer beantwortet werden.

Um hier Abhilfe zu schaffen, hat Penta Expense Management entwickelt. Gemeinsam mit vielen tausend deutschen Unternehmen haben wir uns angeschaut, wie wir dieses Thema insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen vereinfachen können.

Mit Expense Management von Penta werden alle Ausgaben und Anschaffungen, von der Milch für die Kaffeemaschine, den Laptop für die neue Kollegin, den Sprit für den Transporter der Kollegen aus der Montage, die Bahnbuchung für den Vertriebskollegen, die Hostingkosten bei AWS oder Google Cloud, die Marketingausgaben bei Facebook und Google bis hin zum Metro-Einkauf für das Restaurant kinderleicht, digitalisiert und automatisiert.

Für Buchhalter

Wer kennt das nicht? Alle haben Druck, das neue Menü im Restaurant einzuführen, das neue Projekt anzustoßen oder den Umsatz ordentlich nach vorne zu treiben. Leider bleibt da nur allzu häufig die Erkenntnis, dass sich das alles auch ordnungsgemäß in den Büchern wiederfinden muss. Die Buchhaltung muss stets dafür sorgen, dass sie alle benötigten Informationen und Belege bekommt. Denn das Finanzamt will fristgerecht die Umsatzsteuervoranmeldungen, die Jahresabschlüsse und eventuelle Nachfragen beantwortet haben. Je sauberer und aktueller die Buchhaltung ist, desto weniger Ärger gibt es bei eventuellen Jahresabschluss- und Sonderprüfungen.

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Leider ist es nicht immer allen im Unternehmen bewusst, wie wichtig die ordnungsgemäße Buchführung ist. Häufig fallen die Anforderungen aus der Buchhaltung unter den Tisch.

Wir sind der Meinung, das darf und muss auch nicht sein. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mit tausenden deutschen Unternehmen Expense Management von Penta entwickelt.

Mit Penta Expense Management werden alle Ausgaben und Anschaffungen, vom Kaffee für die Maschine, den neuen Farbdrucker, den Diesel für den LKW der Kollegen aus der Lieferung, die Hotelbuchung für den Teamleiter, die Hostingkosten bei AWS oder Google Cloud, die Marketingausgaben bei Facebook und Google bis hin zum Einkauf bei der Selgros für das Catering kinderleicht digitalisiert und automatisiert.

Dazu gehört, dass einerseits die Belege von den Kollegen direkt hochgeladen werden können. Andererseits, dass automatisch Erinnerungen an die Kollegen geschickt werden, wenn sie es doch mal vergessen haben. Durch die Integration mit DATEV, lexoffice und Debitoor können Buchungen und Belege automatisch in die Buchhaltung übertragen werden.

Nur wenn die Buchhaltung zufrieden ist, sind wir es auch.

Für Mitarbeiter

“Max, kannst Du mal bitte Milch für die Kaffeemaschine holen?”
‍“Jessica, wir sollten jetzt die Bahntickets buchen.”
‍“Felix und Marc, Ihr müsst jetzt den Messestand in Düsseldorf aufbauen.”
‍“Mia, wir sollten die neue Google Kampagne starten.”
‍ “Wir fahren jetzt in die Metro und müssen den Einkauf für das Festival machen, das wird wieder eine Stange Geld.”

Was eigentlich gar nicht so kompliziert klingt, ist in der Realität etwas ganz anderes.
Denn wie zahlen Max, Mia, Jessica, Marc und Felix und Deine Mitarbeiter tägliche Ausgaben?

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Entweder mit Bargeld oder mit der einen Firmenkreditkarte, die herumgereicht wird. Und wenn dann die Buchhaltung den Beleg einfordert, weiß niemand mehr, wer die Zahlung getätigt hat. Bargeld abzuheben und im Büro, in der Werkstatt, in der Praxis oder im Restaurant zu lagern, ist teuer und sehr aufwendig. Ganz zu schweigen von der Gefahr des Verlustes.

Jetzt ist Schluss damit! Mit Expense Management von Penta werden alle Ausgaben und Anschaffungen, vom Tee für die Teeküche, dem neuen Bürostuhl, den Strom für den E-Scooter, die Flugbuchung zur Konferenz, die Hostingkosten bei AWS oder Google Cloud, die Marketingausgaben bei Facebook und Google bis hin zum Einkauf für das Catering kinderleicht, digitalisiert und automatisiert.

Jeder Kollege kann eine eigene Karte bekommen. Der Chef legt fest, wie hoch das Limit sein darf und kann es jederzeit in Echtzeit nach oben oder unten anpassen. Nach der Zahlung können Belege direkt hochgeladen werden. Ganz ohne lästiges Sammeln oder Einkleben.

Damit werden die scheinbar einfachen Tätigkeiten, zu tatsächlich einfachen Tätigkeiten – ganz ohne Bürokratie.

Mit modernen Firmenkarten und ansprechendem Design automatisiert Penta Abrechnungen und vereinfacht die Buchhaltung.

Die Odyssee der Firmenkreditkarte

Als kleines Rostocker Unternehmen im Bereich Software Service und IT Beratung muss man heutzutage schauen, wie man über die Runden kommt. Insbesondere wenn man gute Leute bekommen möchte, ist man in Konkurrenz mit den großen Internetfirmen, aber auch den vielen Start-ups in der Hauptstadt.

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Das angesprochene Unternehmen hat 25 Mitarbeiter und davon sind selten alle in einem Büro zu finden. Ein Großteil der Mitarbeiter arbeitet im Homeoffice, teilweise mehrere 100 km voneinander entfernt. Da muss man schon aufpassen, dass die Kultur nicht darunter leidet, weil der persönliche Kontakt auf Dauer durch Skype, Zoom, Google Hangout und andere Video-Calls und Co-working Plattformen nicht zu ersetzen ist.

Und überdies stellt sich die Frage, wie die Kollegen mit Anschaffungen umgehen? Wie werden Reisen abgerechnet und wie Plattform Services wie AWS, Google Cloud, Github etc? Das ist schon schwer genug, wenn alle in einem Büro sitzen, aber mit Mitarbeitern an verschiedenen Standorten erscheint dies teilweise unmöglich.

Bislang war in der Tat der einzige Weg, die eine Firmenkreditkarte im Unternehmen zu verteilen und Buchungen, Bestellungen und Einkäufe in Geschäften mit dieser einen Karte zu erledigen. Und weil die kontoführende Bank da leider gar keinen Spaß versteht, wird die Karte umgehend gekündigt, da gegen die AGB verstoßen wurde. Da fühlt man sich durch die fehlende Alternative schnell unfair behandelt. Irgendwie typisch. Sie erstellen die Regeln und bieten Produkte, die gar nicht zum Kunden passen. Wie machen das denn die großen Unternehmen? Für die gibt es mit Sicherheit ein kompliziertes, teures System, oder? Aber das ist bestimmt nicht für ein Team aus 25 Mitarbeitern geeignet.

Hier kommt Expense Management von Penta ins Spiel. Wir stellen kleine und mittlere Unternehmen in den Mittelpunkt. Ziel ist, allen Mitarbeitern zu ermöglichen, ihre tägliche Arbeit zu leisten, ohne kompliziert mit Bargeld oder geliehenen Kreditkarten umgehen zu müssen. Gleichzeitig wird der Aufwand in der Buchhaltung stark reduziert. Unser Produkt ist genau auf ihre Bedürfnisse abgestimmt und sorgt dafür, dass sich die Kollegen auf Ihre Arbeit konzentrieren können.

Das Prinzip ist denkbar einfach: Jeder Mitarbeiter, der Geld im Namen des Unternehmens ausgeben muss, bekommt eine eigene Firmenkarte. Der Chef setzt dann die Kartenlimits fest (für online und offline Umsätze) und hat natürlich jederzeit die Möglichkeit, diese anzupassen. Ohne Dokumente auszufüllen, stundenlang in irgendwelchen Warteschleifen zu hängen. Einfach am Computer oder am Smartphone, bei Tag und bei Nacht mit sofortiger Wirkung.

Nach Einsatz der Karte wird einfach ein Foto des Beleges oder ein PDF an die Transaktion angehangen. Und das beste für den Chef? Er sieht alles und hat nicht die böse Überraschung am Ende des Monats, wie bei anderen Kreditkarten.

Die Mitarbeiter verstehen dann aber auch schon, dass ihnen damit auch das Vertrauen ausgesprochen wird. Und zu Vertrauen gehört auch Kontrolle, alles gut.

Die Zeit der verschwundenen Belege ist mit Expense Management von Penta auch vorbei. Der Buchhalter kann alles digital verfolgen. Und muss nicht mehr darauf warten, bis die Belege per Post zugeschickt werden. Er kann also täglich die Buchhaltung aktuell halten, er nutzt Datev. Das ist ein absoluter Quantensprung zu damals.

Alles in allem funktioniert die Lösung für Unternehmen in unserer Größe hervorragend. Einfach und verständlich. Spart Zeit und Geld. Was will man mehr?

Noch heute mit lästigen Prozessen Schluss machen und direkt anmelden!

Expense Management von Penta. Jetzt loslegen.

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