Frau am Laptop prüft Geschäftskonto-Pflicht

Geschäftskonto-Pflicht: Wann brauche ich ein Firmenkonto?

Nicht jedes Unternehmen ist verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen. Hier erfährst Du, wann ein Geschäftskonto Pflicht ist, und warum es auch ohne gesetzliche Pflicht sinnvoll ist.

Das Wichtigste in Kürze

  • Kapitalgesellschaften sind gesetzlich verpflichtet, ein Geschäftskonto zu führen.
  • Alle anderen Unternehmen können freiwillig ein Geschäftskonto führen.
  • Ein Firmenkonto hilft, private und geschäftliche Transaktionen sauber zu trennen und verbindet alle anfallenden Aufgaben aus den Bereichen Banking, Buchhaltung und Steuern.

Inhaltsverzeichnis

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      Ein Geschäftskonto macht Unternehmen das Geschäftsleben erheblich leichter. Es ist nicht nur optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten. Es sorgt durch die strikte Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben zudem für einen guten Überblick über die Unternehmensfinanzen und erleichtert die Vorbereitung der Steuererklärung.

      Ist ein Geschäftskonto für Selbstständige Pflicht?

      Die Gesellschafter einer Kapitalgesellschaft wie der Aktiengesellschaft (AG) oder der Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) sind gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto für das Unternehmen zu eröffnen. Kapitalgesellschaften gelten als juristische Personen mit eigenen Rechten und Pflichten. Das Gesellschaftsvermögen muss hier strikt vom Vermögen ihrer Gesellschafter getrennt werden. 

      Für Selbstständige, die ein Einzelunternehmen leiten, oder die Gesellschafter einer Personengesellschaft, besteht keine Verpflichtung, ein Geschäftskonto zu eröffnen.

      Die gesetzliche Pflicht ist also von der Rechtsform eines Unternehmens abhängig.

      Geschäftliche Nutzung von Privatkonten

      Unternehmer, die geschäftliche Transaktionen über ihr privates, meist kostenloses Girokonto abwickeln, riskieren Ärger mit ihrer Bank. Geschäftliche Transaktionen erfordern einen höheren Aufwand für die Banken. Daher untersagen viele Kreditinstitute ihren Kunden die geschäftliche Nutzung privater Konten in ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Vermischt ein Kunde Privates mit Geschäftlichem, muss er damit rechnet, dass die Bank ihm das Konto kündigt. Wandelt die Bank ein privates Konto in ein gebührenpflichtiges Geschäfts um, muss der Kunde zudem mit einer rückwirkenden Forderung der Gebühren rechnen.

      Ab wann ist ein Geschäftskonto Pflicht?

      Kapitalgesellschaften müssen im Rahmen des Gründungsprozesses ein Geschäftskonto eröffnen, um dort das erforderliche Mindeststammkapital einzuzahlen. Der Notar, der die Eintragung in das Handelsregister veranlasst, benötigt im Anschluss einen Kontoauszug als Nachweis, dass das Geld auch tatsächlich zur Verfügung steht. Ohne diesen Nachweis gerät der Gründungsprozess ins Stocken. Das Geschäftskonto sollte daher rechtzeitig eröffnet werden.

      Wann brauche ich ein Geschäftskonto?

      Obwohl nur Kapitalgesellschaften ein Geschäftskonto eröffnen müssen, sollten eigentlich alle Unternehmer von Anfang an ein Geschäftskonto haben, um private und geschäftliche Ausgaben strikt voneinander zu trennen. Damit sorgen sie für Transparenz im Zahlungsverkehr und erleichtern sich die Erfüllung ihrer Nachweispflicht gegenüber dem Finanzamt ganz erheblich.

      Zudem ist ein Geschäftskonto optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten und bietet Unternehmen unabhängig von ihrer Rechtsform neben den klassischen Funktionen für finanzielle Transaktionen zusätzliche nützliche Features sowie einen Kontokorrentkredit, um vorübergehende Liquiditätsengpässe zu überbrücken. 

      Tipp: Mehr zu den Voraussetzungen, um ein Geschäftskonto zu eröffnen, erfährst Du in unserem Ratgeber.

      Die Vorteile – Banking, Buchhaltung und Steuern aus einer Hand

      So können Inhaber eines Geschäftskontos beispielsweise Unterkonten nutzen, um verschiedene Zahlungsströme voneinander zu trennen oder Geld für wiederkehrende Zahlungen wie Steuervorauszahlungen oder Versicherungsbeiträge beiseitezulegen.

      Zudem können Zahlungsein- und ausgänge bestimmte Kategorien und Belegen zugeordnet werden, um der Buchhaltung die Arbeit zu erleichtern.

      Darüber hinaus verfügen Online Geschäftskonten häufig auch über die Möglichkeit, eine integrierte Buchhaltungssoftware zu nutzen und Dritten wie einem Buchhalter oder Steuerberater Zugriff auf das Firmenkonto zu gewähren oder Mitarbeitende mit ihrem eigenen Log-in oder Firmenkarten für das Geschäftskonto auszustatten.

      Mit anderen Worten: Unabhängig von ihrer Rechtsform brauchen Unternehmen im Tagesgeschäft ein Geschäftskonto, um sich unnötigen Aufwand bei allen anfallenden Aufgaben im Banking, Buchhaltung und Steuern zu ersparen.

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      Steuererklärung und Betriebsprüfungen

      Jedes Unternehmen ist dazu verpflichtet, seine Einnahmen zu versteuern: Die Einnahmen einer Kapitalgesellschaft werden über die Körperschaftsteuer erklärt. Einzelunternehmer und Gesellschafter von Personengesellschaften geben dazu einmal im Jahr ihre Einkommensteuererklärung ab. 

      Spätestens hier zahlt sich ein Geschäftskonto aus. Sämtliche Transaktionen, die in den Kontoauszügen verzeichnet werden, sind eindeutig einen betrieblichen Zweck zuzuordnen. Entsprechend ist der Kontoauszug als Nachweis ausreichend und weitere Belege, die den Geschäftszweck beweisen, in der Regel nicht erforderlich. 

      Unternehmer, die ihr privates Girokonto auch geschäftlich nutzen, müssen in ihren Kontoauszügen mühsam private und berufliche Transaktionen voneinander trennen, kennzeichnen und Geschäftsausgaben zudem mit zusätzlichen Belegen nachweisen.

      Geschäftskontogebühren von der Steuer absetzen

      Sämtliche Ausgaben, die im Zusammenhang mit einem Geschäftskonto stehen, können in voller Höhe als Betriebsausgaben steuerlich geltend gemacht werden. Bei privaten Konten dürfen nur die Gebühren, die eindeutig betrieblich veranlasst sind, anteilig geltend gemacht werden. Auch hier verlangt das Finanzamt neben dem Kontoauszug weitere eindeutige Belege.

      Tipp: Mehr zum Thema "Geschäftskonto-Kosten steuerlich absetzen" findest Du in unserem Ratgeber.

      Das Gleiche gilt im Rahmen einer Betriebsprüfung. Auch hier haben Unternehmen es wesentlich leichter, dem Prüfer schnell alle erforderlichen Informationen sowie einen transparenten Überblick zu verschaffen.

      Wer darf ein Geschäftskonto eröffnen?

      Grundsätzlich kann für jedes Unternehmen ein Geschäftskonto eröffnet werden. Einzelunternehmer und Freiberufler benötigen dazu lediglich einen Identitätsnachweis wie einen gültigen Personalausweis

      Bei Personengesellschaften ist neben dem Personalausweis des Inhabers auch der Gesellschaftsvertrag als Nachweis erforderlich, dass er als Geschäftsführer berechtigt ist, ein Geschäftskonto anzumelden. Alternativ kann der Geschäftsführer auch eine Vollmacht ausstellen, die einen Dritten berechtigt, ein Business-Konto zu eröffnen.

      Bei Kapitalgesellschaften ist die Eröffnung eines Geschäftskontos komplexer und mit der Vorlage weiterer Dokumente verbunden. Bei einer GmbH ist beispielsweise neben den Identitätsnachweisen aller Gesellschafter ebenfalls der Gesellschaftsvertrag sowie die Gewerbeanmeldung erforderlich.

      Das passende Geschäftskonto finden

      Nicht alle Banken und Finanzdienstleister akzeptieren jede Rechtsform. Das Online Geschäftskonto von Penta unterstützt alle in Deutschland gängigen Rechtsformen – sogar bereits in Gründung.

      Fazit Geschäftskonto-Pflicht: Jedes Unternehmen braucht ein Geschäftskonto

      Zwar sind in Deutschland nur Kapitalgesellschaften gesetzlich dazu verpflichtet, ein Geschäftskonto zu eröffnen. Alle anderen Unternehmen anderer Rechtsformen sind mit einem "Geschäftsgirokonto“ ebenfalls gut beraten, um private und geschäftliche Ausgaben von Anfang an strikt voneinander zu trennen.

      Zum einen untersagen viele Banken ihren Kunden die Nutzung ihrer privaten Girokonten für geschäftliche Zwecke.

      Zum anderen sind moderne Online Geschäftskonten optimal auf die Bedürfnisse von Geschäftskunden zugeschnitten und verbinden alle anfallenden Aufgaben im Banking, der Buchhaltung und der Vorbereitung der Steuererklärung.

      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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