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Freier Mitarbeiter: Voraussetzungen, Einkünfte und Steuern

Als freier Mitarbeiter bist Du unabhängig und genießt viele Steuervorteile, musst aber viel Eigeninitiative zeigen. Wie Du ein freier Mitarbeiter werden kannst und was Du dabei beachten musst, erklären wir Dir hier.

Das Wichtigste in Kürze

  • Freie Mitarbeiter sind laut Gesetzgeber selbstständig und müssen sich daher eigenständig um Steuern, Krankenversicherungen, Rentenversicherungen und die Buchhaltung kümmern.
  • Du kannst je nach Einkommen von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen oder musst bei Rechnungen die Umsatzsteuer ausweisen.
  • Das Honorar legst du selbst fest. In der Regel wirst du entweder pro Zeiteinheit oder pro Stück bezahlt.
  • Freie Mitarbeiter sind nicht gesetzlich zur Buchhaltung verpflichtet, müssen aber dennoch Einnahmen und Ausgaben im Blick behalten. Eine Buchhaltungssoftware sowie ein eigenes Geschäftskonto vereinfachen die Buchführung um ein Vielfaches

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      Was ist ein freier Mitarbeiter?

      Freie Mitarbeiter sind in vielen Berufsfeldern vertreten. Beauftragt von den unterschiedlichsten Unternehmen verbinden sie in ihrem Arbeitsalltag die Vorteile eines Angestellten und eines Selbstständigen. Da sie allerdings laut Arbeitsrecht nicht zu den klassischen Arbeitnehmern zählen, sondern zu den Selbstständigen, müssen sie sich insbesondere in puncto Steuern, Krankenversicherung etc. auch eigenständig kümmern. Wer also freier Mitarbeiter werden möchte, sollte sich im Vorfeld genauestens informieren, um Fehler oder Missverständnisse zu vermeiden.

      Freier Mitarbeiter: Was ist zu beachten?

      Wer als freier Mitarbeiter tätig ist, erbringt auf Honorarbasis Leistungen für in der Regel mehrere Unternehmen im Rahmen eines Dienst- oder Werkvertrages, der sich erheblich von dem Arbeitsvertrag eines Angestellten unterscheidet. Denn sie sind bei dem jeweiligen Arbeitgeber nicht fest angestellt und arbeiten oftmals projektbezogen oder auch nur für mehrere Stunden, Tage oder Wochen.

      Kurz um heißt das, sie werden nur für die jeweilige Arbeit bezahlt. Kranktage und Sonderzahlungen wie Urlaub- oder Weihnachtsgeld sind keine Bestandteile eines Dienst- oder Werkvertrages. Auch gibt es kein Kündigungsrecht auf beiden Seiten.

      Freie Mitarbeiter sind daher unabhängig, allerdings nicht abgesichert. Hierbei gilt es sich selbst zu kümmern. 

      Vor- und Nachteile der freien Mitarbeit auf einen Blick:

      Vorteile

      • Flexible Zeiteinteilung und freie Einteilung der Arbeitgeber und Projekte
      • Höhere Honorare im Gegensatz zum Festgehalt
      • Teilweise standortunabhängiges Arbeiten
      • Nicht weisungsgebunden
      • Attraktiv für zahlreiche Arbeitgeber aufgrund der fehlenden Sozialabgaben und des Kündigungsschutzes
      • Eigeninitiative, um Projekte und Auftraggeber zu gewinnen
      • Zeit ist Geld, wer nicht arbeitet oder erkrankt, verdient kein Geld
      • Keine Sonderzahlungen und Lohnfortzahlungen
      • Keine Eingliederung in die Unternehmensstruktur sowie fehlendes Teamgefühl
      • Eigenständige Sozial- und Krankenversicherung
      • Höherer Aufwand bei steuerlichen und bürokratischen Angelegenheiten              
      • Scheinselbstständigkeit beachten

      Scheinselbstständigkeit

      Eine Scheinselbstständigkeit liegt vor, wenn zwar ein Dienst- und Werkvertrag vorliegt, aber der freie Mitarbeiter alle Aufgaben und Leistungen für ein und dasselbe Unternehmen wie ein Angestellter ausübt (weisungsgebunden). Daher sollten freie Mitarbeiter immer mehrere Auftraggeber haben, unterschiedliche Projekte durchführen und ihre Zeit frei und auch standortunabhängig einteilen können.

      Freier Mitarbeiter, Freiberufler und fester Freier: Was ist der Unterschied?

      Auch wenn die Begriffe freier Mitarbeiter und Freiberufler synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich jedoch. Ein freier Mitarbeiter kann in nahezu allen Berufsfeldern tätig sein. Freiberufler bist Du hingegen nur, wenn Du zu einer bestimmten Berufsgruppe gehörst, zu den sogenannten freien Berufen. Darunter fallen beispielsweise:

      • Ärzte, Heilpraktiker, Physiotherapeuten, Hebammen
      • Architekten, Ingenieure
      • Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer
      • Lehrer, Erzieher
      • Wissenschaftler
      • Regisseure, freischaffende Künstler, Schriftsteller
      • Übersetzer, Texter, Journalisten

      Feste Freie arbeiten zwar auch projektbezogen, allerdings regelmäßig und über einen längeren Zeitraum. So erhalten sie beispielsweise ein vorher bestimmtes Kontingent an Aufträgen zu unterschiedlichen oder auch zu den gleichen Themen. Hierbei gilt es besonders darauf zu achten, dass die Tätigkeit nicht unter die Scheinselbstständigkeit fällt.

      Honorar: Was ist bei freier Mitarbeit zu beachten?

      Auch bei der Bezahlung kannst Du sowie auch Dein Auftraggeber flexibel sein. In der Regel wird das Honorar in dem Werk- oder Dienstvertrag festgehalten. So hast Du die Möglichkeit, Deine Leistungen nach Stunden abzurechnen oder pauschal für Deine Tätigkeiten entlohnt zu werden, also nach Stück oder Anzahl. Dein Honorar ist demnach nur der Betrag für die tatsächlich erbrachte Leistung.

      Steuern und Betriebsausgaben musst Du selbst abführen und steuerlich geltend machen. Auch ist der Betrag immer ein reines Bruttogehalt.

      Steuern, Kleinunternehmerregelung und Versicherungen für freie Mitarbeiter

      Je nach jährlichem Einkommen kannst Du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen. Diese darfst Du in Anspruch nehmen, wenn Dein Vorjahresgehalt nicht über 22.000 Euro liegt und Du im aktuellen Geschäftsjahr nicht mehr als 50.000 Euro verdienst. Diese Regelung bringt steuerliche Entlastung, denn sonst müsstest Du bei jeder gestellten Rechnung die Umsatzsteuer erheben, die Du dann an das Finanzamt abführen müsstest. Allerdings hat die Kleinunternehmerregelung auch Nachteile. So kannst Du selbst bei Betriebsausgaben oder Investitionen keine Vorsteuer abziehen und sie Dir von dem Finanzamt zurückholen.

      Auch in puncto Steuern musst Du vorsichtig sein. Denn Dein Honorar ist immer brutto anzusehen. Du bist also selbst dafür verantwortlich, Steuern abzuführen. In der Regel sind es Steuervorauszahlungen, die das Finanzamt auf Grundlage Deiner vorherigen oder vorausschauenden Einkünfte festlegt und einzieht.

      Ebenso gehen von Deinem Honor anders als bei Angestellten die Bezüge für Kranken- und Rentenversicherungen nicht automatisch ab. Auch hierbei musst Du Dich als freier Mitarbeiter selbst kümmern. Es lohnt sich daher vorab mit der jeweiligen Krankenkasse zu sprechen. Vielleicht ist ja auch eine private Krankenversicherung je nach Einkünften eine Alternative?

      Banking, Steuern und Buchhaltung in nur einem Tool? Bei Penta kein Problem.

      Buchhaltung ist kein Muss, aber eine Notwendigkeit bei freien Mitarbeitern

      Als freier Mitarbeiter unterliegst Du nicht der gesetzlichen Buchführungspflicht, solltest allerdings aus eigenem Interesse der Buchhaltung viel Aufmerksamkeit schenken. Schließlich sollte jeder Selbstständige seine Einnahmen und Ausgaben stets im Blick haben. Spätestens zum Jahresende, bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung, musst Du zur steuerlichen Erfassung alles dem Finanzamt vorweisen können.

      Mit einer modernen Buchhaltungssoftware gelingt die Buchhaltung Deiner freien Mitarbeit um ein Vielfaches einfacher. In Kombination mit einem eigenen Geschäftskonto kannst Du zudem detailliert Privates von Geschäftlichem trennen und genießt viele Vorteile durch ein schnelles, sicheres und flexibles Banking.

      So bieten Dir die drei Kontomodelle von Penta nicht nur standortunabhängiges Banking sowie viele innovative Zusatzleistungen rund um die Online-Geschäftskonten, sondern erleichtern Dir auch die Buchhaltung. In nur wenigen Schritten kannst Du die Software mit Deinem Konto verbinden, hast direkt alles an dem richtigen Ort gespeichert und dank unterschiedlicher Schnittstellen sofort auch für Dritte, wie den Steuerberater, griffbereit.

      Fazit: Freie Mitarbeiter müssen Eigeninitiative zeigen, sind allerdings flexibel

      Wer freier Mitarbeiter werden möchte, sollte bedenken, dass er eigenständig tätig ist, Auftraggeber und auch Projekte für sich gewinnen muss und kein Geld verdient, wenn er nicht arbeitet. Zusatzleistungen oder Lohnfortzahlungen entfallen.

      Allerdings gibt es kaum so viel Flexibilität wie sie freie Mitarbeiter genießen. Standortunabhängig, nicht weisungsgebunden und mit freier Zeiteinteilung kannst Du selbst entscheiden, welche Projekte Du annehmen möchtest und auch, zu welchen Konditionen Du arbeitest.

      In puncto Steuern solltest Du einen Steuerberater beauftragen, der Dir alles rund um die freie Mitarbeit genau erklärt, damit keine Fehler oder Missverständnisse entstehen und eventuell hohe Steuernachzahlungen drohen.

      Ein eigenes Geschäftskonto wie das von Penta sowie eine moderne Buchhaltungssoftware vereinfachen Dein Banking sowie die Buchführung um ein Vielfaches. Lass Dich einfach von uns beraten. Gerne finden wir für Dich maßgeschneiderte Lösungen und Produkte, die zu Dir passen und mit Dir wachsen.

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      Übersicht: Vertiefende Beiträge nur einen Klick entfernt

      Buchführungspflicht

      Kleinunternehmerregelung

      Buchhaltung automatisieren

      Vorbereitende Buchhaltung

      Buchhaltung für Selbstständige

      Buchhaltung Kleinunternehmer

      Buchhaltung digitalisieren

      Buchhaltung outsourcen

      Über den Autor

      Oliver Staub

      Content Editor & Fintech SEO-Experte

      Oliver verantwortet alle redaktionellen Inhalte der Themen Finanzen, Gründung und Selbstständigkeit bei Penta. Als Fintech-Enthusiast und SEO-Experte ist er darüber hinaus als Gastautor in verschiedenen Branchenstudien und Fachbeiträgen zu finden.

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