Personen besprechen Organe der GmbH

Organe einer GmbH: Alles Wichtige auf einen Blick

Als juristische Person handelt die GmbH durch ihre Organe. Welche Organe eine GmbH hat, was ihre Funktionen sind und worauf Du achten musst.

Das Wichtigste in Kürze

  • Die Organe der GmbH gliedern sich in drei Hauptorgane, und ein optionales Organ auf
  • Dazu zählen der Geschäftsführer und die Gesellschafterversammlung und der Aufsichtsrat, optional kann zudem ein Beirat eingesetzt werden
  • Da erst ab 500 Mitarbeitern ein Aufsichtsrat eingerichtet werden muss, besitzt ein Großteil der GmbHs nur über zwei Organe

Inhaltsverzeichnis

    Inhaltsverzeichnis

      Welche Organe hat eine GmbH?

      Die Geschäftsführung vertritt die Gesellschaft nach außen, die Gesellschafterversammlung ist das oberste Willensbildungsorgan der Gesellschaft. In Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitenden ist zudem ein Aufsichtsrat als drittes Organ der GmbH erforderlich. Optional kann zudem ein Beirat eingesetzt werden.

      Die Gesellschafterversammlung

      Die Gesellschafter einer GmbH organisieren sich in der Gesellschafterversammlung, dem obersten Willensbildungsorgan der GmbH. Die Anteilseigner verfügen über die maßgebliche Entscheidungskompetenz: 

      • sie erstellen den Gesellschaftsvertrag bzw. die Satzung der GmbH
      • sie bestellen den oder die Geschäftsführer
      • sie erteilt der Geschäftsführung Weisungen
      • sie überwachen die Arbeit der Geschäftsführung

      Während die Befugnisse der Gesellschafter im Rahmen der Gesellschafterversammlung nahezu unbeschränkt sind, verfügen sie außerhalb der Gesellschafterversammlung nur über eingeschränkte Rechte.

      Kompetenzen der Gesellschafterversammlung

      Die Gesellschafterversammlung erstellt die Satzung der GmbH. Damit legt sie maßgeblich die Struktur des Unternehmens sowie seinen Zweck und Gegenstand fest. 

      Zustimmung der Gesellschafterversammlung

      Änderungen der Satzung, Entscheidungen über mögliche Fusionen mit anderen Unternehmen, Ausgliederungen von Geschäftsbereichen, ein Rechtsformwechsel oder der Abschluss von Unternehmensverträgen sind nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung möglich. Zudem stellt die Versammlung den Gewinn der GmbH fest und entscheidet über seine Verwendung.

      Finanzierung der GmbH

      Zudem tragen sie die Verantwortung für die Finanzierung des Unternehmens. Zum einen sind sie dazu verpflichtet, ihre Einlage zu erbringen und im Rahmen der Kapitalerhaltung dafür zu sorgen, dass das Stammkapital der GmbH erhalten bleibt.

      Entsprechend sind sie befugt, eine Kapitalerhöhung zu beschließen – beispielsweise durch die Aufnahme weiterer Gesellschafter, die Aufnahme von Fremdkapital in Form von Gesellschafterdarlehen oder die Zahlung von Nachschüssen durch die Gesellschafter. Eine grundsätzliche Nachschusspflicht besteht nicht, sondern entsteht erst mit einem entsprechenden Gesellschafterbeschluss.

      In unserem Artikel zu den Kosten einer GmbH gibt es weitere nützliche Infos dazu.

      Bestellung und Weisung der Geschäftsführung

      Die Gesellschafterversammlung bestellt einen oder mehrere Geschäftsführer. Damit verbunden ist der Abschluss ihrer Anstellungsverträge, die Erteilung von Weisungen, die Überwachung ihrer Tätigkeit sowie ihre Entlastung und Abberufung. So übt die Gesellschafterversammlung erheblichen Einfluss auf die Geschäfte der GmbH aus und schränkt die Befugnisse der Geschäftsführung erheblich ein. 

      Auf der anderen Seite trägt die Gesellschafterversammlung aber auch die Verantwortung und befreit damit die Geschäftsführung von einer möglichen Haftung, wenn sich die Ausführung einer Weisung als Nachteil für die GmbH erweist. Das Gleiche gilt, wenn die Gesellschafter festlegen, dass die Geschäftsführung bestimmte Geschäfte oder Handlungen nur mit Zustimmung der Gesellschafterversammlung ausführen darf. Voraussetzung für die Haftungsbefreiung ist allerdings, dass die Geschäftsführer die Gesellschafter über alle möglichen Risiken in Kenntnis gesetzt haben.

      Mehr Infos und Details erfährst Du in unserem Beitrag zur Haftung einer GmbH.

      Wie oft wird die Gesellschafterversammlung einberufen?

      Die ordentliche Gesellschafterversammlung muss mindestens einmal im Jahr zur ordnungsgemäßen Feststellung des Jahresabschlusses und einem Beschluss der Gewinnverwendung einberufen werden. Wie oft die Versammlung darüber hinaus tatsächlich einberufen wird, regelt die Satzung der GmbH. 

      Bei wichtigen Beschlüssen, die akut gefasst werden müssen, können die Gesellschafter zudem zu einer außerordentlichen Gesellschafterversammlung zusammenkommen. Darüber hinaus haben Gesellschafter, die über mindestens 10 % der Geschäftsanteile verfügen, das Recht unter Angabe von Gründen die Einberufung einer Gesellschafterversammlung einfordern.

      Die Einladung zur Gesellschafterversammlung erfolgt durch die Geschäftsführung der GmbH. Sie muss die Gesellschafter mindestens eine Woche im Voraus schriftlich per Einschreiben einladen. Zudem müssen die Gesellschafter drei Tage vor der Versammlung eine Tagesordnung erhalten.

      Geschäftsführer der GmbH

      § 6 der GmbH-Gesetzes (GmbHG) regelt, dass die Gesellschaft einen oder mehrere Geschäftsführer haben muss, die die Gesellschaft gerichtlich und außergerichtlich vertreten. Rechtsgeschäfte, die der Geschäftsführer im Namen der Gesellschaft abschließt, sind für die Gesellschaft verbindlich. Grundsätzlich sind alle Geschäftsführer nur gemeinschaftlich zur Vertretung der Gesellschaft befugt, sofern es im Gesellschaftsvertrag der GmbH nicht anderes geregelt ist. Während die Vertretungsmacht der Geschäftsführer nach außen unbeschränkt ist, sind sie im Innenverhältnis an die Weisungen der Gesellschafterversammlung der GmbH gebunden. 

      Die Geschäftsführung wird von der Gesellschafterversammlung bestellt. Geschäftsführer können ausschließlich natürliche Personen, die unbeschränkt geschäftsfähig sind, sein. Dabei kann es sich sowohl um einen der Gesellschafter als auch um einen Nichtgesellschafter handeln, sofern die Satzung die sogenannte Fremdorganschaft nicht ausschließt.

      Jeder einzelne Geschäftsführer muss namentlich in das Handelsregister eingetragen werden. Änderungen müssen dem Handelsregister entsprechend ebenfalls mitgeteilt werden. Bei der Abberufung der Geschäftsführung bleiben ihre Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnisse bis zur Austragung aus dem Handelsregister bestehen.

      Unterschied Bestellung und Anstellung

      Durch die Bestellung erlangt der Geschäftsführer die sogenannte Organschaft. Diese ist getrennt vom Anstellungsvertrag zu betrachten. Entsprechend bleibt bei der Abberufung der Geschäftsführung das Arbeitsverhältnis bestehen und muss gesondert gekündigt werden. Das Gleiche gilt für die Amtsniederlegung durch den Geschäftsführer und seine Kündigung.

      Aufgaben der Geschäftsführung

      Die Geschäftsführung leitet das operative Geschäft der GmbH. Zu ihren Aufgaben zählen:

      • Einberufung der Gesellschafterversammlungen: Die ordentliche Gesellschafterversammlung muss mindestens einmal im Jahr einberufen werden. Zu welchen Anlässen die Versammlung einberufen werden muss, regelt § 46 GmbHG.
      • Auskunfts- und Informationspflicht: Die Geschäftsführung ist dazu verpflichtet, jedem Gesellschafter unverzüglichen Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben und ihnen auf Verlangen Einsicht in die Schriften und Bücher der Gesellschaft gewähren. 
      • Formelle Pflichten: Die Geschäftsführung ist für den korrekten Handelsregistereintrag der Gesellschaft verantwortlich. Außerdem ist sie verpflichtet, offenzulegenden Unterlagen beim elektronischen Bundesanzeiger einzureichen.
      • Steuerliche Pflichten: Die Geschäftsführung ist für die ordnungsgemäße Buchhaltung, die Erstellung des Jahresabschlusses (Bilanz und GuV), die Erstellung der Steuererklärung sowie die Abgabe der GmbH Steuern (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Kapitalertragsteuer, Lohnsteuer) verantwortlich. Zudem ist sie verpflichtet, den Behörden steuerrelevante Änderung mitzuteilen.

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      Der Aufsichtsrat der GmbH

      Bei einer GmbH, die weniger als 500 Mitarbeitende beschäftigt, ist die Einrichtung eines Aufsichtsrats nicht gesetzlich vorgeschrieben. Die GmbH kann selbst bestimmen, ob der Aufsichtsrat als weiteres Gremium zur Kontrolle der Geschäftsführung eingerichtet werden soll. Für GmbHs, die mehr als 500 Mitarbeitende beschäftigen, besteht eine gesetzliche Verpflichtung zur Einsetzung eines Aufsichtsrates.

      Wird ein Aufsichtsrat eingesetzt, gelten für dieses Organ die gemäß § 52 GmbHG zahlreiche Vorschriften des Aktiengesetzes, sofern diese tatsächlich anwendbar sind und im Gesellschaftsvertrag keine abweichenden Vereinbarungen getroffen wurden. Beschlüsse werden im Rahmen der Aufsichtsratssitzung getroffen, zu der die Mitglieder ordnungsgemäß eingeladen worden sind.

      Größe des Aufsichtsrates

      Der Aufsichtsrat besteht so fern nicht anders festgelegt aus mindestens drei Mitgliedern, die von den Gesellschaftern mit einfacher Mehrheit gewählt werden. Wird der Aufsichtsrat nach dem Drittelbeteiligungsgesetz bestellt, wird der Frauenanteil im Aufsichtsrat und der Geschäftsführung von der Gesellschafterversammlung festgelegt, sofern die Aufgabe nicht dem Aufsichtsrat übertragen wurde. 

      Aufgaben des Aufsichtsrates

      Die Aufgabe des Aufsichtsrates besteht darin, die Geschäftsführer der GmbH zu überwachen. So hat er beispielsweise die Pflicht, den Jahresabschluss und den Lagebericht der Gesellschaft sowie den Vorschlag für die Verwendung des Jahresgewinns zu überprüfen. Zudem macht mögliche Haftungsansprüche der GmbH gegenüber der Geschäftsführung geltend. In der Regel wird den Mitgliedern des Aufsichtsrats eine Vergütung von der Gesellschaft für ihre Tätigkeit gewährt.

      Der Aufsichtsrat ist dazu verpflichtet, die Geschäftsführung sorgfältig und gewissenhaft zu überprüfen. Bei einer Pflichtverletzung sind sie der Gesellschaft gegenüber zu Schadensersatz verpflichtet. 

      Beirat einer GmbH

      Die Einrichtung eines Beirates ist nicht verpflichtend. Er wird auf freiwilliger Basis gegründet und übernimmt individuell festgelegte Beratungs-, Überwachungs- oder Ausgleichsfunktionen wahr:

      • Beratung der Geschäftsführung
      • Unterstützung mit Know-how in den Bereichen Unternehmensführung, Finanzen, Recht oder Steuern
      • Kontrolle der Geschäftsführung
      • Vermittlung zwischen den Gesellschafter

      Entsprechend müssen die Mitglieder des Beirats mit den notwendigen Informationen versorgt werden. Bei seiner Arbeit muss der Beirat die Zuständigkeit der anderen Organe einer GmbH respektieren. Nimmt er eine Kontrollfunktion wahr, muss er zudem in die Gesellschaft integriert und mit den entsprechend Befugnissen ausgestattet werden. Diese regelt der Gesellschaftsvertrag. Für ihre Arbeit erhalten die Mitglieder des Beirats eine Vergütung. Ob ein Beirat gegründet wird, entscheidet die Gesellschafterversammlung.

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      Über den Autor

      Patrick Liptak

      Rechtsexperte

      Patrick ist Legal Counsel bei Penta und berät unsere Teams in allen rechtlichen Fragen. Als anerkannter Datenschutzbeauftragter ist er zudem für die Einhaltung des Datenschutzes bei Penta zuständig.

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