Aufwandskonten – was ist das und was gilt es zu beachten?

Wie Du vielleicht weißt, gibt es in der Buchführung eines Unternehmens verschiedene Arten von Konten. Eins der wichtigsten Konten ist das sogenannte Aufwandskonto – was das ist und wie Du in ein Aufwandskonto buchst, erklären wir Dir heute.

Was ist ein Aufwandskonto?

Das Aufwandskonto gehört zur doppelten Buchführung. Um den Begriff des Aufwandskontos zu verstehen, solltest Du also vorher einen Überblick haben, was die doppelte Buchführung ist und zwischen welchen Konten man in der doppelten Buchführung unterscheidet.

Die doppelte Buchführung führt alle Einnahmen und Ausgaben innerhalb eines Geschäftsjahres in einer Firma auf, um am Ende des Jahres einen Gewinn oder Verlust ermitteln zu können. Alle Unternehmen, die nicht als Kleinunternehmer oder Selbstständige gelten, müssen dieses Verfahren anwenden.

Kleinunternehmer sind jene Unternehmen, die einen Umsatz von 17.500€ im Vorjahr nicht überschritten haben und voraussichtlich für das kommende Geschäftsjahr keinen Umsatz von mehr als 60.000€ erreichen werden.

In der doppelten Buchführung unterscheiden wir zwischen Bestandskonten und Erfolgskonten. Ein Bestandskonto ist ein aktives Konto und erfasst das vollständige Vermögen und alle Verbindlichkeiten einer Firma. Da der Bestand gleich bleibt, startet das Konto jedes Jahr mit dem Wert, mit dem das vorherige Jahr abgeschlossen wurde.

Erfolgskonten sind Unterkonten des passiven Eigenkapitalkontos und verzeichnen alle Wertveränderungen in einem Unternehmen. Im Gegensatz zu den Bestandskonten starten sie jedes Jahr bei null. Sie bilden die Basis für die spätere Ermittlung des Gewinns oder Verlustes einer Firma in einem Geschäftsjahr.

Bei Erfolgskonten differenzieren wir zwischen dem Ertrags- und Aufwandskonto. Ertragskonten verzeichnen alle positiven Wertveränderungen, also beispielsweise Zinserträge oder Umsatzerlöse. Die Erträge werden im Haben gebucht. Aufwandskonten hingegen verzeichnen jegliche Art von negativer Wertveränderung und somit die Minderung des Eigenkapitals.

Hierzu gehören beispielsweise Handelswaren, Rohstoffe, Zahlungen von Lohn oder Gehalt, Mieten oder Sozialabgaben. Aufwendungen werden im Soll gebucht.

Für die verschiedenen Arten von Aufwendungen werden der Übersichtlichkeit halber oft verschiedene Unterkonten angelegt, also gibt es dann beispielsweise ein Konto für Zinsaufwendungen, Mietzahlungen, Löhne und Gehälter und außerordentliche Aufwendungen.

Wie genau werden Aufwandskonten gebucht?

In der Buchführung gibt es das Haben und das Soll. Das Beherrschen dieser Begriffe ist Voraussetzung für eine fehlerfreie Buchführung.

Die beiden Begriffe sind auf keinen Fall mit den Verben „sollen“ und „haben“ zu verwechseln. Durch das Prinzip der doppelten Buchführung müssen alle Geschäftsvorfälle doppelt verbucht werden, also im Soll und Haben. Alle Sollbeträge werden auf der linken und alle Habenbeträge auf der rechten Seite vermerkt.

Bei einem passiven Konto wie dem Eigenkapital– und somit auch den Erfolgskonten werden Zugänge im Haben und Abgänge im Soll gebucht.

In der Fachsprache gibt es sogenannte Buchungssätze, an die man sich halten muss und durch welche der Buchungsvorgang erleichtert werden soll. Die Rede ist hier auch von dem Buchungssatz „Soll an Haben“, was bedeutet, dass ein Vorfall immer zuerst im Soll und anschließend im Haben verbucht werden soll.

Wie schließt man ein Aufwandskonto?

Die Buchung der Erfolgskonten erfolgt nicht direkt über das Eigenkapitalkonto, sondern zuerst in das Gewinn- und Verlustkonto.

Am Ende des Geschäftsjahres werden beide Salden der Erfolgskonten zuerst durch die Differenz des Haben und Soll berechnet und anschließend miteinander verrechnet. Der Saldo des Aufwandskontos ergibt sich aus der Addition aller Soll-Salden und dieser wird im GuV-Konto auf der Haben-Seite eingetragen.

Der Saldo des Ertragskontos ist die Summe aller Haben-Salden und dieser wird in die Sollseite des GuV-Kontos eingetragen. Diese Methode wird angewendet, damit die Konten ausgeglichen sind.

In diesem Fall ist die Rede von den Buchungssätzen „Ertragskonten an GuV-Konto“ und „GuV-Konten an Aufwandskonten“.

Anschließend übernimmt man den Saldo des Gewinn- und Verlustkontos in das Eigenkapitalkonto, wodurch das GuV-Konto geschlossen wird.

Dieser Saldo beschreibt dann den Gewinn oder Verlust des Unternehmens. Von einem Gewinn spricht man, wenn höhere Erträge als Aufwendungen verzeichnet werden, während man von einem Verlust spricht, wenn die Aufwendungen höher als die Erträge sind. Im Fachjargon sprechen wir auch von Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.

Auch hier gibt es Buchungssätze. Bei einem Gewinn sprechen wir von „GuV-Konten an Eigenkapital“ und bei einem Verlust von „Eigenkapital an GuV-Konten“.

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte: Das Aufwandskonto gehört zur doppelten Buchführung und dient der Verzeichnung aller negativen Wertveränderungen in einem Unternehmen innerhalb eines Geschäftsjahres.

Die doppelte Buchführung besteht aus den Erfolgs- und Bestandskonten. Bestandskonten sind aktive Konten, währen die Erfolgskonten dem Eigenkapitalkonto zuzuordnen sind und dadurch ein passives Konto darstellen. Bestandskonten sind fortlaufend und fangen somit in einem neuen Geschäftsjahr mit dem Bestand an, mit dem das vorherige Geschäftsjahr abgeschlossen wurde.

Erfolgskonten starten jedes Jahr bei 0 und dienen dazu, am Ende eines Jahres den Gewinn bzw. Verlust eines Unternehmens zu ermitteln.

Sie werden unterteilt in Ertragskonten und Aufwandskonten, wobei Ertragskonten die positiven und Aufwandskonten die negativen Wertveränderungen bezeichnen.

Zu den verzeichneten Vorfällen auf Aufwandskonten zählt beispielsweise die Mietzahlung und Lohn- und Gehaltszahlung. Für jede Art von Zahlung wird ein eigenes Aufwandskonto angelegt.

Erfolgskonten verbuchen mit dem Buchungssatz „Soll an Haben“ geführt. Zugänge werden im Haben und Abgänge im Soll verbucht, allerdings schreibt die doppelte Buchführung jeden Eintrag auf beiden Seiten vor. Ein Vorfall wird nach dem Buchungssatz immer zuerst im Soll und anschließend im Haben gebucht.

Zum Schließen des Aufwandskontos bzw. der Erfolgskonten wird das GuV-Konto verwendet. Zuerst müssen die Salden der Erfolgskonten durch die Differenzberechnung von Haben und Soll ermittelt werden. Der Saldo des Aufwandskontos ist die Summe aller Soll-Salden und dieser wird auf die Haben-Seite des GuV-Kontos übertragen.

Der Saldo des Ertragskontos ist die Summe aller Haben-Salden und dieser wird in die Sollseite des GuV-Kontos eingetragen. Dies dient zur Ausgleichung der Konten.

Dieser Saldo wird dann in das Eigenkapitalkonto übernommen und somit werden die Erfolgskonten geschlossen. Aus dem Saldo ist nun entnehmbar, ob ein Gewinn oder Verlust verzeichnet wurde. Hier sprechen wir auch von Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.

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