Aufwendungen

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Aufwendungen – das ist ein vielseitiger Begriff mit mehreren Bedeutungen. In Deutschland findet er nicht nur Anwendung im Zivil- und Steuerrecht, sondern auch im Handelsrecht. Im folgenden Artikel wollen wir den Begriff näher definieren und Dir einen Einblick in dessen Verwendung geben.

Aufwendungen – Was ist das eigentlich?

Der Begriff der Aufwendungen taucht in mehreren Zusammenhängen auf:

  • Zivilrecht
  • Steuerrecht
  • Handelsrecht

Im Zivilrecht werden Aufwendungen als freiwillige Vermögensopfer verstanden, die in Hinblick auf das geltende, deutsche Recht vollzogen wurden. Damit meint man Vermögensopfer, die sich als Folge eines Auftrags ergeben.

Zum Beispiel zählen dazu erbrachte Mehraufwendungen, falls die Gläubiger im Verzug sind. Dementsprechend hat man dann auch einen Anspruch auf Aufwendungsersatz, der allerdings nicht gleichzeitig mit Schadensersatz gefordert werden kann.

Im Steuerrecht findet der Begriff vor allem Verwendung im Zusammenhang mit Betriebsausgaben. Werbekosten sind allerdings davon ausgeschlossen und können steuerrechtlich auch nicht abgesetzt werden.

Zu guter Letzt wollen wir einen Blick auf das Handelsrecht werfen. Aufwendungen werden hier als Geschäftsvorfälle definiert, welche den betrieblichen Gewinn vermindern, allerdings nicht gewinnbringend für Eigentümer oder den Anteilseigner sind.

Was ist der Unterschied zwischen Aufwendungen, Ausgaben und Kosten?

Die Begriffe sind sich sehr ähnlich, stellen allerdings keine Synonyme dar. Denn Ausgaben entwickeln sich erst zu Aufwendungen, wenn sie in Verbindung mit einem erfolgswirksamen Geschäftsvorfall stehen.

Wenn Du Dir immer noch nichts darunter vorstellen kannst, wollen wir Dir einige Beispiele an die Hand geben. Denn eine Aufwendung ist das Erstehen von Produktionsmaterial gegen Barzahlung, die Auszahlung der Gehälter oder die erhaltene Steuerrückzahlung für den erstandenen Firmenwagen.

Kosten wiederum entstehen während der betrieblichen Leistungserstellung. So fallen bei der Produktion von Möbeln beispielsweise Kosten an, welche beglichen werden müssen.

Kategorien von Aufwendungen im Überblick

1. Betriebsfremde Aufwendungen

Hierunter zählen Aufwendungen, welche nicht mit dem geschäftlichen Betrieb in Verbindung gebracht werden können. So spenden Unternehmen gerne jährlich einen gewissen Betrag an gemeinnützige Vereine oder Aktionen.

2. Außerordentliche Aufwendungen

Im Fall einer Katastrophe – Schäden durch Unwetter, Erdbeben, etc. – oder Diebstahl kann man nicht von Kosten reden. Die zu begleichende Summe wird stattdessen unter dem Begriff außerordentliche Aufwendung aufgelistet.

3. Betriebsbedingte Aufwendungen

Darunter versteht man die klassischen Aufwendungen, welche im Zuge des betrieblichen Alltags geleistet werden.

4. Neutrale Aufwendungen

Zu neutralen Aufwendungen zählt man alles, was nicht mit der Beschaffung, der Produktion oder dem Absatz in Verbindung gebracht werden kann. Beispielsweise Steuernachzahlungen oder Gutschriften. Da diese Aufwendungen die Ergebnisse des Geschäftsjahres verfälschen würden, werden sie in der Buchhaltung nicht berücksichtigt.

5. Periodenfremde Aufwendungen

Alles, was außerhalb des betreffenden Zeitraums stattgefunden hat. Zum Beispiel Vorauszahlungen oder Nachzahlungen.

Wie geht man mit Aufwendungen um?

Aufwendungen geben also Aufschluss darüber, inwieweit das betriebliche Reinvermögen gemindert wurde – müssen jedoch zweifelsohne erfolgswirksam sein. Wer nun den Aufwand eines bestimmten zeitlichen Abschnittes feststellen möchte, muss eine Periodisierung der Ausgaben vornehmen.

Natürlich sollte darauf geachtet werden, dass die richtige Periode zur Abrechnung ausgewählt wird. Eine Maschine, welche mehr als zehn Jahre im Einsatz ist, wurde nur einmal angeschafft. Deswegen wird sie nicht jedes Jahr erneut als Ausgabe aufgelistet, sondern taucht nur nach dem unmittelbaren Kauf als Ausgabe auf.

Die Maschine wird dahingegen allerdings während der gesamten Nutzungsdauer als Aufwendung deklariert. Die Gesamtsumme der Anschaffung muss deswegen prozentual auf die Jahre gerechnet werden.

Auswirkungen von Aufwendungen auf die Buchhaltung und das Eigenkapital

Die Buchhaltung hat im Umgang mit Aufwendungen so einiges zu beachten. So sollten in der Buchhaltungssoftware alle angefallenen Aufwendungen als Kosten gelistet werden, falls sie über einen tatsächlichen Zahlenwert verfügen. In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung – kurz GuV – kann dann im Anschluss der unternehmerische Erfolg dargestellt werden.

Unternehmen besitzen oftmals verschiedene Konten, um die Übersicht über all ihre Transaktionen zu behalten. So wird sowohl ein Eigenkapitalkonto sowie ein GuV-Konto erstellt.

Dieses sammelt zunächst alle Aufwendungen und Erträge. Hierfür wird eine Sollseite erstellt, welche die getätigten Aufwendungen beinhaltet und der Habenseite gegenübergestellt, die sich durch die Erträge auszeichnet.

Dadurch ist es der Buchhaltung möglich, den Erfolg des aktuellen Geschäftsjahres abzulesen. Denn wenn die Erträge höher ausfallen als die Aufwendungen, bedeutet dies, dass das Unternehmen Gewinn generieren konnte. Ist allerdings das Gegenteil der Fall und es wurden mehr Aufwendungen getätigt, als letztendlich eingenommen wurde, hat das Unternehmen Verluste gemacht.

Sollte dieser Fall eintreten, ist es von Vorteil, wenn das Unternehmen über ausreichendes Eigenkapital verfügt. Das Eigenkapital wird benötigt, um ein Unternehmen zu gründen. Denn schon die Bank verlangt das Vorhandensein eines gewissen Betrags vor der Kreditvergabe, um sich selbst vor Verlusten abzusichern.

Genauso wichtig ist das Eigenkapital allerdings während des Betriebs des Unternehmens. Denn sollte ein Geschäftsjahr mal wirtschaftlich nicht rentabel sein und noch dazu dem Unternehmen sogar noch zusätzlich Geld kosten, da mehr Aufwendungen fällig waren, als Erträge verzeichnet wurden, dann kommt das Eigenkapital zum Einsatz. Dieses wird dann nämlich dafür verwendet, um die Jahresverluste zu kompensieren.

Wir hoffen, dass Du nun ein besseres Verständnis von Aufwendungen hast und diese zweifelsfrei von Kosten und Ausgaben abgrenzen kannst. Wichtig ist, dass in jedem Geschäftsjahr weniger Aufwendungen getätigt werden sollten, als Erträge eingehen. So muss nicht auf das Eigenkapital zurückgegriffen werden, um Schadensbegrenzung zu leisten.


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