Ausgangsrechnungen

Um Geld zu verdienen, führt häufig kein Weg an Rechnungen vorbei. Aber was ist der Unterschied zwischen der normalen Rechnung, der Ausgangsrechnung und der Eingangsrechnung? Der Teufel steckt im Detail. Wir erklären in diesem Artikel ausführlich, was die Ausgangsrechnung ist und wie du eine solche erstellen kannst.

Was ist eine Ausgangsrechnung?

Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung. Diese beiden Begriffe beschäftigen jeden Unternehmer, auch wenn er vielleicht immer nur von der Rechnung spricht. Implizit ist ohnehin klar, was die Ausgangs- und was die Eingangsrechnung ist:

Die Ausgangsrechnung wird von deinem Unternehmen erstellt und an deine Kunden geschickt. Im Gegensatz dazu muss die Eingangsrechnung von deinem Unternehmen bezahlt werden. Du bist bei einer Eingangsrechnung also Schuldner. Kurz gesagt:

  • Bei einer Ausgangsrechnung bist du der Absender der Rechnung.
  • Bei einer Eingangsrechnung bist du der Empfänger der Rechnung.

Im Endeffekt sind Ausgangs- und Eingangsrechnung also genau gleich – nur aus einer anderen Perspektive betrachtet. Aus deiner Sicht ist eine verschickte Rechnung eine Ausgangsrechnung, aus Sicht deines Kunden handelt es sich um eine Eingangsrechnung.

Dieser marginale Unterschied kann bei den beiden Begrifflichkeiten durchaus zu Verwirrung führen. Behalte also besser im Hinterkopf, dass du dich in die Perspektive des Gesprächspartners hineinversetzen musst. Eine Alternative: Du sprichst generell nur von Rechnungen, wenn du im Gespräch mit Geschäftspartnern bist. Intern kannst du dann zwischen Ausgangsrechnung und Eingangsrechnung abgrenzen.

Der Inhalt von Ausgangsrechnungen

Für Ausgangsrechnungen gibt es klare gesetzliche Vorschriften. Relevant ist hier besonders Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes: Er legt fest, welche Angaben zwingend in einer Rechnung enthalten sein müssen. Wenn du Rechnungen schreibst, musst du dich an diese gesetzlichen Regelungen halten. Ansonsten riskierst du Probleme mit dem Finanzamt oder mit deinen Kunden, die sich über die unzureichende Rechnung beschweren könnten.

Beide Situationen sind nicht wirklich optimal. Versuche also, deine Ausgangsrechnungen genau nach den gesetzlichen Richtlinien zu gestalten. Folgende Angaben müssen auf der Ausgangsrechnung in jedem Fall gemacht werden:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsausstellung 
  • Nummer der Rechnung (zur eindeutigen Identifizierung)
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • Gesamtbetrag, inklusive separater Angabe der Steuersätze und zu zahlenden Steuern

Im Rahmen der Fakturierung sind also zahlreiche Angaben Pflicht. Bei der Erstellung der ersten Ausgangsrechnungen für dein Unternehmen mag es schwerfallen, an alle Informationen zu denken und die Rechnung rechtssicher abzusenden.

Abhilfe schaffen können hier zum Beispiel Online-Programme zur Buchhaltung, die optimalerweise auch noch direkt mit dem Geschäftskonto verbunden werden können. 

Spätestens nach ein paarmal Rechnung stellen sollte sich bei Ihnen aber eine gewisse Routine eingestellt haben. Denn letztlich sehen Ausgangsrechnungen immer gleich aus, auch wenn sich natürlich die Art und Menge der gelieferten Waren bzw. Dienstleistungen und der geforderte Betrag ändern.

Wann müssen Ausgangsrechnungen geschrieben werden?

Wichtig zu wissen ist es für Unternehmer, wann sie verpflichtet sind, eine Ausgangsrechnung auszustellen. Gesetzlich gesehen ist nämlich nicht jede Forderung automatisch mit einer Rechnung verknüpft. Ganz im Gegenteil: Im Geschäft mit Privatkunden müssen Unternehmer gar keine Rechnung ausstellen.

Bei den meisten tagtäglichen Vorgängen ist dies auch nicht der Fall: an der Kasse im Supermarkt, im Kino oder in einer Bar erhalten Kunden keine Rechnungen. Das wäre für das Unternehmen schlicht zu viel Aufwand. Stattdessen werden Quittungen ausgestellt. Diese enthalten weniger Informationen als eine Rechnung, genügen allerdings in einem solchen Fall völlig den gesetzlichen Anforderungen.

Schon eher finden Ausgangsrechnungen beim Kauf im Internet Anwendung. Pflicht sind sie jedoch auch hier nicht, sondern nur bei Geschäften unter Unternehmen. Im B2B-Bereich muss für jede einzelne Transaktion eine Rechnung erstellt werden.

Der Grund hierfür liegt vor allem bei der Umsatzsteuer: Die separate Angabe der Steuer ist – wie bereits gesehen – bei der Ausgangsrechnung Pflicht und dienen der einfachen Feststellung des Vorsteuerabzugs. Für jedes Unternehmen und für das Finanzamt ist der Vorsteuerabzug relevant. Deshalb führt unter Geschäftskunden kein Weg an der Rechnung vorbei. 

Ein Ausnahmefall, bei dem auch für Privatkunden Rechnungen geschrieben werden müssen, sind jegliche Arbeiten rund um Haus und Grundstück. Hier dient die Pflicht zur Rechnungsstellung vor allem der Bekämpfung von Schwarzarbeit bei Bau- und Reinigungsarbeiten. 

Wie verbucht man eine Ausgangsrechnung?

Nicht nur über die Form von Ausgangsrechnungen macht der Gesetzgeber Vorschriften, sondern auch über die Dauer der Aufbewahrung. Rechnungen zählen nämlich als Buchungsbelege und müssen daher über einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden sowie vorgezeigt werden können.

Derzeit liegt diese Frist bei zehn Jahren. Eine Erleichterung für Unternehmer ist es da, dass die Form der Aufbewahrung nicht vorgegeben wird. Neben der Papierform ist demnach auch die digitale Aufbewahrung von Rechnungen möglich.

In Bezug auf die Verbuchung von Rechnungen muss exakt zwischen Ausgangs- und Eingangsrechnung unterschieden werden. Logisch, denn einmal handelt es sich um eine Forderung, einmal um eine Verbindlichkeit.

Der Standard-Buchungssatz für den Verkauf von Waren – und damit für eine Ausgangsrechnung – sieht wie folgt aus (Beispiel: Verkauf von Waren mit Netto-Wert 4.000 Euro):

  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 4.760 an Umsatzerlöse 4.000
    Umsatzsteuer 760

Sobald der Kunde die Ausgangsrechnung beglichen hat, folgt dieser Buchungssatz:

  • Bank 4.760 an Ford. aus LuL 4.760

Die Verbuchung von Ausgangsrechnungen erfolgt prinzipiell immer nach diesem Prinzip. Wenn du dich daran hältst, sollten du im Normalfall den Überblick über deine Buchungen behalten und einwandfrei betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA), Bilanzen und Co. erstellen können. 

Zusammenfassend kann man festhalten: Es gibt einige gesetzliche Anforderungen, die Ausgangsrechnungen erfüllen müssen. Allerdings ist es nach einer gewissen Einarbeitungszeit nicht allzu schwierig, routiniert Ausgangsrechnungen zu erstellen. Sowohl für dich selbst als auch für deine Kunden ist das von Vorteil.