Betriebsausgaben

Betriebsausgaben sind vor allem dann relevant, wenn es um steuerliche Fragen geht. Denn sobald eine Ausgabe als betrieblich veranlasst deklariert wird, sinkt die Steuerlast – für ein Unternehmen und beispielsweise für Selbstständige im Rahmen der Einkommensteuer.

Was genau Betriebsausgaben sind und welche Auswirkungen sie auf Buchhaltung und Steuern haben, erklären wir in diesem Artikel. 

Die Definition von Betriebsausgaben fällt leicht: Als Betriebsausgabe zählt jede Aufwendung, die betrieblich veranlasst ist. Doch auch wenn die Definition einfach verständlich ist, lässt sie Interpretationsspielraum: Wann genau kann man von einer betrieblichen Veranlassung sprechen?

Wann überwiegen die privaten Interessen? Universal für alle Fälle kann diese Unterscheidung nicht getroffen werden. Im Zweifelsfall entscheidet das Finanzamt nach detaillierter Prüfung. Allerdings ist es für dich als Unternehmer besser, von vornherein keine Zweifel aufkommen zu lassen und allen gesetzlichen Richtlinien zu Betriebsausgaben zu folgen.

Warum Betriebsausgaben relevant sind

Wichtig werden Betriebsausgaben vor allem im Rahmen der Gewinnbestimmung von Unternehmen oder Selbstständigen. Logisch, denn Ausgaben mindern den Gewinn – und damit die zu zahlenden Steuern. Deshalb ist es oftmals im Interesse eines Unternehmers, so viele Kosten wie möglich als Betriebsausgaben zu deklarieren. 

Vor allem Selbstständige profitieren gerne von dieser Möglichkeit, denn so können sie den einige Hundert (oder sogar Tausend) Euro pro Jahr an Steuern sparen. Als Selbstständiger muss nämlich Einkommensteuer gezahlt werden. Diese hängt – wie der Name schon sagt – vom erwirtschafteten Einkommen ab.

Und wenn dieses dank Betriebsausgaben geringer ausfällt, fällt auch die zu zahlende Steuer geringer aus. Im Endeffekt sind die Betriebsausgaben also vor allem für Selbstständige von höchster Relevanz.

Doch auch in „normalen“ Unternehmen sind Betriebsausgaben wichtig: Nur die korrekte Erfassung von allen Kosten ermöglicht eine einwandfreie Buchführung. Und auch für Unternehmen kann es von Vorteil sein, die Steuerlast durch möglichst viele angegebene Betriebsausgaben zu senken.

Die Arbeitnehmer einer Firma halten es in jedem Fall für eine Selbstverständlichkeit, dass sie für das Unternehmen durchgeführte Reisen oder Geschäftsessen nicht aus eigener Tasche bezahlen müssen und diese als Betriebsausgaben deklarieren können.

Diese Kosten können als Betriebsausgaben gelten

Angesichts der Vorteile, die die Absetzung von Betriebsausgaben von der Steuerlast bietet, ist die Nutzung dieser Möglichkeit absolut empfehlenswert.

Sowohl für Selbstständige als auch für Unternehmen (wobei es für Unternehmen ohnehin selbstverständlich ist, von Betriebsausgaben zu sprechen; denn die Unterscheidung zwischen betrieblichen und privaten Zahlungen ist hier deutlich einfacher als bei einem Selbstständigen). 

Der deutsche Gesetzgeber hat drei Kriterien herausgestellt, die für die Anerkennung als Betriebsausgabe entscheidend sind:

  • Zweckmäßigkeit
  • Üblichkeit
  • Erforderlichkeit

Klar: Diese drei Kriterien sind nicht ganz eindeutig und lassen Raum für Missverständnisse. Ein Beispiel: Wenn du Chef einer kleinen Schreinerei bist, ist es nicht zweckmäßig, üblich und erforderlich, sich einen Ferrari im Wert von 500.000 Euro als Firmenwagen zu kaufen.

Dementsprechend kann eine solche Ausgabe nicht von der Steuerlast abgezogen werden. Das Leasing eines Transporters für 500 Euro pro Monat kann allerdings durchaus als Betriebsausgabe aufgefasst werden. Klassische Beispiele für Betriebsausgaben sind:

  • Materialkosten, zum Beispiel für Rohstoffe
  • Personalkosten
  • Mietkosten für Büro- oder Produktionsräume
  • Kosten für Dienstleistungen (Steuerberater, IT-Service, etc.)
  • Abschreibungen
  • Fahrzeugkosten
  • Sponsoring
  • Büromaterial

Im Endeffekt kann also quasi jede Ausgabe betrieblich veranlasst sein. Du musst nur begründen und nachweisen können, dass sie zweckmäßig, üblich und erforderlich ist. Gerade beim Sponsoring bewegen sich Selbstständige hier oft in einer rechtlichen Grauzone – wenn sie beispielsweise dem Fußballverein ihres Sohnes finanziell helfen, überwiegt wahrscheinlich das persönliche Interesse dem betrieblichen Interesse.

Mit der richtigen Begründung – oder dank fehlender Nachforschungen des Finanzamtes – gehen solche Kosten jedoch trotzdem oft als Betriebsausgaben durch.

Keine Betriebsausgaben: In diesen Fällen kann nicht angerechnet werden

Zu einigen Kosten gibt es klare Regelungen, die die Anrechnung als Betriebsausgabe von vornherein verhindern – logisch aus Sicht des Gesetzgebers und des Finanzamtes. In Ausnahmefällen werden Kosten auch nur zum Teil als Betriebsausgaben anerkannt.

Ein solches Beispiel sind Bewirtungskosten: Diese können zu 70 Prozent angerechnet werden, der Rest muss regulär versteuert werden. Ansonsten kann beispielsweise bei folgenden Kosten keine Anrechnung erfolgen:

  • Geschenke im Wert von mehr als 35 Euro
  • Kosten für die Fahrt von Wohnung zu Arbeitsplatz
  • Strafgelder

Die Liste ist nicht vollständig, detaillierte Informationen kann das zuständige Finanzamt erteilen. Auf jeden Fall solltest du darauf achten, dass du Ausgaben wie die hier angegebenen von Anfang an aus deiner Steuererklärung streichst.

Sonst werden die zuständigen Beamten schnell misstrauisch und schauen auch bei anderen Kosten lieber noch mal genauer hin.

Fazit: Die Angabe von Ausgaben ist für Unternehmen und Selbstständige ein Muss

In der Buchführung ist die detaillierte Betrachtung der Betriebsausgaben ohnehin Pflicht – ob nun bei der doppelten Buchführung, die beispielsweise für Kapitalgesellschaften verpflichtend ist, oder bei der einfachen Buchführung, an Hand derer sich viele Selbstständige organisieren.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen mietet eine kleine Garage für ein Firmenfahrzeug für 119 Euro brutto an. Der Buchungssatz lautet also (doppelte Buchführung):

  • Miete 100 an Verrechnungskonto EÜR 119
    Vorsteuer 19 

In jedem Unternehmen werden dabei verschiedene Konten für die Betriebsausgaben benötigt, zum Beispiel für die Miete, für Gehälter oder für KFZ-Kosten. 

Welche Konten auch immer du nutzt (oder nutzen musst): Die Angabe von Betriebsausgaben ist ein Muss für die korrekte Buchführung und für die Minderung der Steuerlast bei Selbstständigen. Wir hoffen, dass du bei dieser Thematik nun ein wenig besser durchblickst!

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Zuletzt aktualisiert vonOliver