Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): Mehr Zahlen für mehr Erfolg?

Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) zu erstellen, ist für quasi jeden Unternehmer nützlich. Auch wenn die Erstellung der BWA aufwendig ist und möglicherweise sogar ein (Steuer-)Berater engagiert werden muss. Wir zeigen dir, was die betriebswirtschaftliche Auswertung aussagt und wie du diese in deinem Unternehmensalltag nutzen kannst.

Eines vorab: Eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist kein Allheilmittel. Sie ist vielmehr ein Hilfsmittel, mit dem Unternehmen ihre aktuelle finanzielle Situation bewerten können. Doch was genau ist die BWA überhaupt? Kurz gesagt: Die BWA listet alle Erträge und Kosten auf, die ein Unternehmen (oder ein Selbstständiger) innerhalb eines bestimmten Zeitraumes gemacht hat.

Somit entspricht die betriebswirtschaftliche Auswertung einer kurzfristigen Erfolgsrechnung. Meist wird eine BWA nämlich über kurze Zeiträume erstellt – entweder monatlich oder jedes Quartal. Im Unterschied zur Bilanz wird eine BWA in der Regel also deutlich häufiger erstellt und gibt damit laufend einen Überblick über alle Geschäftsvorfälle.

Was enthält die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)?

Ausgangspunkt für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sind einerseits die Umsatzerlöse eines Unternehmens, andererseits die entstandenen Kosten. Aufgestellt wird die BWA dabei, um einen Überblick über diese Kennzahlen zu erhalten und um final ein vorläufiges Ergebnis für einen Monat oder ein Quartal zu errechnen.

Somit weist die betriebswirtschaftliche Auswertung große Ähnlichkeiten zur Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) auf, die allerdings meist nur einmal im Jahr durchgeführt wird.

Normalerweise wird die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) in Tabellen- oder Listenform aufgestellt. Von oben nach unten enthält diese Liste folgende Posten:

  • Umsatzerlöse 
  • Bestandsveränderungen
  • Kosten für den Einkauf von Waren und Dienstleistungen
  • Kosten aller Art (Personal, Mieten, Versicherungen…)
  • Zinsaufwand /-ertrag
  • Steuern
  • Vorläufiges Ergebnis

Um das vorläufige Ergebnis berechnen zu können, ist es nötig, dass alle angegebenen Punkte erfasst wurden. Nur so kann das Ergebnis korrekt dargestellt und mit anderen Monaten oder Quartalen verglichen werden. Für eine aussagekräftige BWA ist also eine zuverlässige Finanzbuchhaltung die Grundvoraussetzung. 

Wichtig zu beachten ist auch, dass es nicht DIE betriebswirtschaftliche Auswertung gibt. Je nach Unternehmen können unterschiedliche Methoden zur BWA angewendet werden, denn jedes Unternehmen hat in Bezug auf seine finanzielle Übersicht unterschiedliche Bedürfnisse. 

Bei obenstehender Liste haben wir uns an der Standard-BWA für Handelsbetriebe orientiert. Die sogenannte „BWA 01“ wurde in den 1960er Jahren vom bekannten Dienstleister DATEV veröffentlicht und ist auch heute noch gebräuchlich.

Mittlerweile gibt es jedoch massig andere Vorlagen zur BWA, auch DATEV selbst bietet heute Dutzende andere betriebswirtschaftliche Auswertungen an. Hierbei kann sich speziell auf eine Branche fokussiert werden, zum Beispiel auf Ärzte, Steuerberater oder Kfz-Händler. 

Wer und wie: die Vorgaben für die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA)

Prinzipiell kann natürlich jeder eine betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) erstellen. Und diese Möglichkeit wird anscheinend rege genutzt: Nach Angaben der „Gründerszene“ nutzen mehr als zwei Millionen deutsche Unternehmen regelmäßig die BWA.

Für die Erstellung der BWA sind – außer Grundkenntnissen in der Buchhaltung – keine besonderen Qualifikationen nötig. Wenn du als Unternehmer also bereits ordnungsgemäß Buch führen, sollte das Schreiben der betriebswirtschaftlichen Auswertung kein Problem für dich sein.

Wenn dir die nötigen Zahlen zu Umsatz und Kosten schon vorliegen, ist die Kreation der BWA nur noch eine Sache von Minuten. Vor allem dann, wenn du eine Vorlage nutzt.

Wenn du die Buchhaltung von einem externen Dienstleister erledigen lässt – von einem Steuerberater, einem Online-Steuerbüro oder einer Buchhaltungssoftware zum Beispiel –, dann kann dieser auch die BWA erstellen. So minimierst du deinen Zeitaufwand und kannst dich auf die Analyse der betriebswirtschaftlichen Auswertung konzentrieren.

Dafür fallen allerdings Kosten für die BWA an; je nach Art der BWA, nach Anzahl der Buchungsvorfälle und nach deinem Vertrag mit einem Dienstleister ist die BWA inklusive oder sie kostet Geld. Einen genauen Betrag zu nennen, ist jedoch quasi unmöglich. Zu viele Faktoren spielen eine Rolle. Von einigen Euro bis zu dreistelligen Kosten ist alles möglich.

Übrigens: Es gibt keinerlei gesetzliche Vorgaben dazu, wie eine BWA auszusehen hat. Auch die Erstellung ist keine Pflicht, egal für welche Art von Unternehmen. Die fehlende gesetzliche Grundlage für betriebswirtschaftliche Auswertungen sorgt ebenso dafür, dass du als Unternehmer die BWA auf deine Bedürfnisse abstimmen kannst.

Folglich dient die betriebswirtschaftliche Auswertung einzig und allein Ihrer Information und kann natürlich auch für Gespräche mit 

  • Banken, 
  • potenziellen Investoren
  • oder Großkunden

verwendet werden. Einen jederzeit aktuellen Überblick über die Geschäftsvorfälle zu haben, ist für solche Gespräche allemal hilfreich. Zwingen kann dich zum Erstellen einer BWA allerdings niemand. Nur kann es sein, dass gerade Banken für die Prüfung der Kreditwürdigkeit einen Nachweis in Form der BWA verlangen.

Das solltest du bei der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) beachten

Bei der BWA ist es wichtig, zu wissen, dass sie nur einen kleinen Ausschnitt der Geschäftstätigkeit eines Unternehmens umfasst. Das Anlagevermögen der Firma ist beispielsweise in der betriebswirtschaftlichen Auswertung normalerweise überhaupt nicht enthalten, ist aber dennoch mitentscheidend für die finanzielle Situation.

Um langfristig planen zu können, bietet die BWA demnach nur einen Anhaltspunkt. Nur im Zusammenspiel mit der GuV und der Bilanz am Ende des Jahres sowie eventuell Cashflow-Rechnungen oder Prognosen kann die BWA zur Erstellung einer Strategie genutzt werden.

Auch wenn die Aussagekraft der BWA allein beschränkt ist: Gerade, wenn sie regelmäßig durchgeführt wird und die wichtigsten Kennzahlen verglichen werden können (beispielsweise durch prozentuale Abweichungen zum Vormonat/-jahr), kann sie einen enormen Nutzen für Unternehmen darstellen. Fehlentwicklungen und Einsparpotenziale können so erkannt werden – was zum Unternehmenserfolg beiträgt. 

Der Aufwand für die Erstellung einer betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) kann sich demnach allemal lohnen. Wenn du dich einmal in die Thematik eingearbeitet hast, wirst du monatlich auch nicht mehr allzu viel Zeit für die Erstellung investieren müssen. Eine zuverlässige und ordnungsgemäße Buchführung sorgt dafür, dass die Erstellung der BWA zum Kinderspiel wird. 

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel