Die Buchhaltung - Das müssen Unternehmen wissen

Eine ordentliche Buchhaltung ist die halbe Miete für den Erfolg. So oder so ähnlich argumentieren viele Unternehmer, die die Bedeutung der Buchhaltung erkannt haben. Doch was genau macht sie aus und welche Vorgaben müssen Firmen umsetzen? Wir klären dich in diesem Artikel darüber auf.

„Welche Vorteile gewährt die doppelte Buchhaltung dem Kaufmanne! Es ist eine der schönsten Erfindungen des menschlichen Geistes, und ein jeder gute Haushalter sollte sie in seiner Wirtschaft einführen.“ Diese fast schon zu euphorischen Zeilen stammen von Johann Wolfgang von Goethe, der anscheinend ein echter Verfechter der Buchhaltung war.

Auch, wenn Goethe nicht unbedingt als Unternehmer, sondern vielmehr als Dichter und Denker bekannt war: Recht hat er in jedem Fall, denn die Buchhaltung bietet viele Vorteile.

Was Buchhaltung genau bedeutet

Wer den Begriff „Buchhaltung“ hört, der denkt normalerweise sofort an alle Tätigkeiten, die mit der Buchführung zusammenhängen:

  • Rechnungen ordnen,
  • Buchung von Geschäftsvorfällen,
  • Bilanz schreiben,
  • und so weiter.

Doch von der Bedeutung her ist das eigentlich falsch. Im Duden ist die Buchhaltung nämlich als „die für die Buchführung verantwortliche Abteilung eines Betriebes“ definiert. Allerdings werden umgangssprachlich die Begriffe Buchhaltung und Buchführung synonym verwendet.

Die Buchhaltung ist also nicht nur die Abteilung eines Unternehmens, sondern beschreibt auch die Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle auf der Einnahmen- und der Ausgabenseite.

Unterschieden wird dabei häufig zwischen der Lohn-Buchhaltung und der Finanz-Buchhaltung. Hier ist der Unterschied einfach festzustellen: Bei der Lohn-Buchhaltung geht es in erster Linie um alle Zahlungen, die das Personal betreffen: Gehälter und Löhne, Beiträge für Kranken-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung sowie Sonderzahlungen.

Die Finanz-Buchhaltung beschäftigt sich eher mit externen Transaktionen, also mit allen Einnahmen und Ausgaben. Eingehende und ausgehende Rechnungen müssen dort geschrieben, überprüft und gezahlt (beziehungsweise die Zahlung empfangen) werden.

Außerdem gibt es in manchen, vor allem größeren Unternehmen, eine Trennung zwischen Kreditoren– und Debitorenbuchhaltung.

Heißt: Die Kreditorenbuchhaltung beschäftigt sich mit den eingehenden Rechnungen, die Debitorenbuchhaltung mit den ausgehenden Rechnungen.

Wen betrifft die Pflicht zur Buchhaltung?

Auch wenn die Buchhaltung sicherlich für jedes Unternehmen hilfreich sein kann: Verpflichtend ist sie nicht für jeden Betrieb. Nur Firmen mit bestimmten Unternehmensformen müssen die Regelungen zur doppelten Buchführung einhalten. Die einfache Buchführung ist hingegen für jeden, der Geschäfte macht, ein Muss.

Im Detail sehen die Vorgaben zur Buchhaltung wie folgt aus:

  • Kapitalgesellschaften wie Aktiengesellschaften (AG) oder Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) müssen doppelt Buch führen und einmal jährlich eine Bilanz erstellen. Dieser Jahresabschluss wird sogar im Bundesanzeiger veröffentlicht.
  • Unternehmen mit Handelsregistereintrag wie Kommanditgesellschaften (KG) oder Offene Handelsgesellschaften (OHG) sind ebenso zu doppelter Buchführung und Bilanzerstellung verpflichtet. Allerdings müssen sie den Jahresabschluss nicht veröffentlichen, sondern nur an Finanzamt & Co. weiterleiten.
  • Einzelkaufleute und Selbstständige unterliegen in der Regel keiner Pflicht zur doppelten Buchhaltung. Es gelten jedoch Grenzwerte zu Umsatz und Gewinn: Ab einem Umsatz von 600.000 Euro pro Jahr und/oder einem Gewinn von 60.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren fallen auch Einzelkaufleute unter die umfangreicheren Buchführungsregelungen.

Die Wichtigkeit der passenden Buchhaltung

Wie bereits festgestellt, wird zwischen zwei grundlegend verschiedenen Arten der Buchhaltung unterschieden: der einfachen Buchhaltung und der doppelten Buchhaltung. Deutlich umfangreicher und detaillierter ist dabei die doppelte Buchführung, die für quasi jedes Unternehmen Pflicht ist.

Gesetzlich gesehen sind klare Vorgaben zu erfüllen, an die man sich als Unternehmer zu halten hat.
Die wohl wichtigste Grundlage für die doppelte Buchführung ist die Trennung zwischen Soll und Haben. Jeder Geschäftsvorfall wird sowohl im Soll als auch im Haben gebucht, auf zwei unterschiedlichen Konten.

Das mag erst einmal verwirrend klingen, folgt aber einer klaren Logik. Um diese Logik komplett zu verstehen, ist sicherlich etwas Übung und Erfahrung notwendig. Aneignen kann man sich die notwendigen Kenntnisse beispielsweise in einem wirtschaftlichen Studiengang oder durch eine buchhalterische Ausbildung – oder natürlich durch „Learning by doing“.

Im Endeffekt sollte die Buchhaltung jedoch von einem Profi durchgeführt und überprüft werden. Nur so wird gewährleistet, dass wirklich die gesetzlichen Regelungen eingehalten werden und dass das Unternehmen mit dem richtigen Zahlenmaterial arbeitet. Denn die Buchhaltung ist nicht nur für externe Prüfungen (beispielsweise durch das Finanzamt) entscheidend, sondern auch und gerade für die interne Strategie.

Meist sind es betriebswirtschaftliche Kennzahlen, die über die Ausrichtung des Unternehmens entscheiden. Und diese Kennzahlen kommen, na klar, aus der Buchhaltung.

Buchhaltung: Grundlagen für die korrekte Aufzeichnung

Um dir die Buchhaltung etwas näher zu bringen, möchten wir dir ein Beispiel zur doppelten Buchführung mit an die Hand geben. Stell dir vor, dass du ein Händler für Fußballschuhe bist. Du verkaufst online und auf Rechnung.

Ein Kunde bestellt bei dir ein Paar im Wert von 100 € netto. Heißt für deine Buchhaltung: Der Geschäftsvorfall muss sowohl im Soll als auch im Haben gebucht werden. Verschiedene sogenannte T-Konten sind in die Buchung involviert – Konten also, die auf der einen Seite das Soll aufführen und auf der anderen Seite das Haben.

Beim Verkauf von Schuhen auf Rechnung sind hier die T-Konten „Forderungen“, „Umsatzerlöse“ und „Umsatzsteuer“ betroffen. Der Buchungssatz lautet:

  • Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 100 € an Umsatzerlöse 100 €
    Umsatzsteuer 19 €

An Hand dieses Buchungssatzes muss in der Buchhaltung auf den T-Konten der Geschäftsvorfall gebucht werden. Sobald der Kunde zahlt, folgt ein weiterer Buchungssatz:

  • Bank 119 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 119 €

Wie du siehst: Die Buchhaltung ist sicherlich kein einfacher Job. Deshalb sollte ihr eine besondere Beachtung geschenkt werden. Ohne korrekte Buchhaltung entstehen nämlich sowohl beim Finanzamt als auch bei der internen Strategieplanung Probleme.

Als Fazit lässt sich in jedem Fall festhalten, dass bei der Buchhaltung einige gesetzliche Regelungen zu beachten sind und die doppelte Buchführung umfangreich ausfallen kann.

Die Einarbeitung lohnt sich allerdings in jedem Fall, denn jedes Unternehmen ist von der Buchhaltung abhängig – wie schon Johann Wolfgang von Goethe erkannte.

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel