Buchungssätze

Sie stellen wohl eine der schwierigsten Aufgaben in der Buchhaltung dar: Buchungssätze. Für jede Einnahme und jede Ausgabe muss im Rahmen der doppelten Buchführung ein Buchungssatz aufgestellt werden.

Das kann durchaus zu Problemen und Verwirrung führen. Wir zeigen dir die Grundlagen zu Buchungssätzen und geben Tipps, wie du die Verwirrung vermeiden kannst.

Der Buchungssatz ist eine der Grundlagen für die doppelte Buchführung: Dank ihm kann jede Buchung erfasst und registriert werden. Als „Buchung“ gelten in diesem Fall alle Einnahmen und Ausgaben, die im Unternehmen anfallen – Kosten für Rohstoffe, Gehalt für Mitarbeiter oder Umsatz durch Produktverkäufe zum Beispiel.

Für jeden einzelnen Geschäftsvorfall muss ein Buchungssatz aufgestellt werden. Falls du noch gar keine Vorstellung davon hast, wie so etwas aussehen könnte, geben wir dir dieses Beispiel. Du hast einem Kunden eine Rechnung über 400 € gestellt, der Kunde bezahlt mit einer Banküberweisung. Der Buchungssatz lautet dann wie folgt:

  • Bank 400 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 400 €

Warum Buchungssätze relevant sind

Eines steht fest: Buchführung ohne Buchungssätze ist nicht vorstellbar. Denn auf den Buchungssätzen basiert das gesamte System der doppelten Buchhaltung. Und ebendieses System wird von nahezu allen deutschen Unternehmen angewendet.

Die doppelte Buchführung mit den Buchungssätzen hat sich schlicht als effektivstes und einfachstes System entpuppt, um die Verwaltungsarbeit zu organisieren. 

Deshalb ist sie auch für viele Unternehmen Pflicht: Kapitalgesellschaften wie GmbH (Gesellschaften mit beschränkter Haftung) oder AG (Aktiengesellschaft) müssen ohnehin auf die doppelte Buchführung zurückgreifen, und auch andere Unternehmen mit Handelsregistereintrag (zum Beispiel Kommanditgesellschaften oder offene Handelsgesellschaften) sind dazu verpflichtet. 

Und wo die Pflicht für die doppelte Buchführung gilt, gilt auch die Pflicht zur Erstellung von Buchungssätzen. Jeden Tag – oder bei größeren Unternehmen jede Minute – gibt es neue Geschäftsvorfälle, die verbucht werden müssen. Nur so kann gewährleistet werden, dass die Buchhaltung des Unternehmens jederzeit auf dem neuesten Stand bleibt.

Letztlich sind Buchungssätze somit nicht nur aufgrund der gesetzlichen Vorgaben relevant, sondern auch auf Grund ihrer strategischen Bedeutung: Buchungssätze sorgen für aktuelle Zahlen, und aktuelle Zahlen sorgen dafür, dass die Strategie im Unternehmen entsprechend angepasst werden kann.

Buchungssätze und ihr Aufbau

Buchungssätze folgen immer dem gleichen Aufbau. Wie bereits am Beispiel oben gesehen, lautet ein Buchungssatz immer: KONTO 1 an KONTO 2. Konto ist dabei die Bezeichnung für den Ort, wo gebucht wird. Typische Konten, die so gut wie jedes Unternehmen verwendet, sind zum Beispiel:

  • Bank
  • Bürobedarf
  • Forderungen
  • Umsatzerlöse
  • Verbindlichkeiten

Diese Liste ließe sich ziemlich weit fortsetzen. Denn jedes Unternehmen verwendet Dutzende (wenn nicht Hunderte) dieser sogenannten T-Konten. Der Name T-Konto kommt dabei vom Aussehen der Konten mit zwei Spalten und beliebig vielen Zeilen.

Die eine Seite des Kontos führt das „Soll“ auf, die andere Seite das „Haben“. Und beim Buchungssatz kommt es immer darauf an, dass bei einem Konto im Soll und bei einem anderen Konto im Haben gebucht wird. Buchungssätze haben also immer (ohne Ausnahme!) folgende Form: Soll an Haben. 

Dadurch ist sich der Aufbau eines Buchungssatzes auch relativ leicht zu merken – Soll an Haben, plus die jeweiligen Beträge in Euro. Ein Beispiel zu einem einfachen Buchungssatz hast du bereits oben gesehen.

Doch es gibt auch noch eine andere Art des Buchungssatzes: Den zusammengesetzten Buchungssatz. Dieser sieht zum Beispiel so aus (bei einer eingehenden Bestellung von Waren im Wert von 300 € netto auf Rechnung):

  • Forderungen 357 € an Umsatzerlöse 300 € / an Umsatzsteuer 57

Ein zusammengesetzter Buchungssatz besteht demnach immer aus mehr als zwei Konten – beim einfachen Buchungssatz sind es immer genau zwei Konten. Wichtig zu beachten ist, dass die Summe der Soll-Seite genau der Summe der Haben-Seite entsprechen muss.

In diesem Beispiel ist das erfüllt, denn die Summe auf beiden Seiten des Buchungssatzes beträgt 357 €. Wenn die Summen nicht übereinstimmen, stimmt auch der Buchungssatz nicht. 

Wie werden Buchungssätze gebildet?

Da wir nun die Grundlagen von Buchungssätzen geklärt haben, möchten wir noch ein bisschen mehr ins Detail gehen. Sicherlich fragst du dich nämlich, ob das System zur Bildung von Buchungssätzen in jedem Unternehmen einheitlich ist. Die Antwort: Nein, nicht immer.

Denn in der Wahl der T-Konten sind Unternehmen in der Regel frei. Lediglich für Dritte klar verständlich muss die angewendete „Strategie“ sein. Allerdings sind festgelegte Richtlinien zur Bildung von Buchungssätzen in großen Teilen identisch. Ein Buchhalter wird sich also in jeder Firma zurechtfinden.

Apropos Buchhalter: Er oder sie ist natürlich der erste Ansprechpartner, wenn es um Buchungssätze geht. Doch auch Buchhaltungssoftware kann zur Buchung von Geschäftsvorfällen eine ernst zu nehmende Alternative sein.

Je größer das Unternehmen, desto eher werden allerdings spezialisierte Buchhalter oder gar eine Buchhaltungsabteilung benötigt. 

Fazit: Buchungssätze sind die Grundlage für die Buchführung

Was du aus diesem Artikel mitnehmen solltest, ist, dass Buchungssätze absolut alternativlos sind. Wenn du ein Unternehmen gründest oder die Leitung einer Firma übernimmst, solltest du Grundkenntnisse über Buchungssätze mitbringen. Denn nur dank ihnen ist eine korrekte Buchführung möglich. 

Letztlich besitzen Buchungssätze also einen großen Wert für jedes Unternehmen – zum einen, um gesetzlich korrekt zu arbeiten, zum anderen, um alle Geschäftsvorfälle passend einzuordnen. Dadurch entsteht ein finanzielles Gesamtbild des Unternehmens, das ohne korrekte Buchungen nicht möglich wäre. 

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Zuletzt aktualisiert vonOliver