Debitorenbuchhaltung

Buchhaltung, Finanzbuchhaltung, Debitorenbuchhaltung: Das sind die Abstufungen, die in größeren Unternehmen vorgenommen werden.

Doch nicht nur in großen, sondern auch in kleinen Unternehmen sollte der Debitorenbuchhaltung eine wichtige Bedeutung zukommen. Warum das so ist und wie das Ganze funktioniert, erfährst du in diesem Artikel.

Die Debitorenbuchhaltung ist ein kleines Teilgebiet der Finanzbuchhaltung. Die Finanzbuchhaltung, die sich mit allen externen Einnahmen und Ausgaben beschäftigt, wird also nochmals getrennt, und zwar in die Debitoren- und die Kreditorenbuchhaltung.

Vor allem dann ergibt diese Unterteilung Sinn, wenn das Unternehmen eine gewisse Größe erreicht hat. Doch bevor wir hier zu sehr ins Detail gehen, müssen wir uns zunächst einmal um den Begriff selbst kümmern. Debitorenbuchhaltung, was ist das überhaupt?

Ganz einfach: Die Debitorenbuchhaltung beschäftigt sich mit allen ausgehenden Rechnungen und mit allen Schuldnern des Unternehmens. Das Wort selbst kommt dabei aus dem Lateinisch, „debere“ heißt auf Deutsch „schulden“. 

Warum die Debitorenbuchhaltung so wichtig ist

Dass die Buchhaltung im Allgemeinen wichtig ist, hat mittlerweile wohl jeder Unternehmer erkannt. Ohne ordnungsgemäße Buchführung können nämlich gesetzliche Regelungen nicht eingehalten werden und auch die interne Finanzplanung wird mehr zu einem Ratespiel.

Dasselbe gilt natürlich auch für die Debitorenbuchhaltung: Für die finanzielle Strategie und die rechtlichen Pflichten ist sie unabdingbar – auch wenn gerade in kleinen Unternehmen manchmal nicht explizit von Debitorenbuchhaltung gesprochen wird, sondern alle Buchführungsaufgaben unter einen Hut fallen. 

Eine besondere Bedeutung kommt der Debitorenbuchhaltung zu, da sie für die Verwaltung, Erfassung und Eintreibung aller Forderungen verantwortlich ist. Heißt: Sobald ein Kunde eine Ware bestellt oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmt und nicht direkt bezahlt, kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel.

Immer, wenn etwas auf Rechnung gekauft oder in Anspruch genommen wird, greift die Debitorenbuchhaltung. Teils können solche Transaktionen einen beträchtlichen Teil des Umsatzes ausmachen. Beispielsweise unter Unternehmen (B2B) ist es absolut üblich, auf Rechnung zu verkaufen oder zu liefern. Und auch im Privatkundengeschäft ist die Rechnung ein beliebtes Zahlungsmittel, zum Beispiel bei Online-Bestellungen.

Die Debitorenbuchhaltung umfasst dabei viele Aufgaben und kann durchaus abwechslungsreich sein, auch wenn es sich um einen speziellen Teil der Buchführung handelt:

  • Verbuchung von offenen und gezahlten Forderungen in den Geschäftsbüchern
  • Kontrolle der Zahlungseingänge inklusive Mahnungen und Inkasso
  • Bewertung des Debitorenrisikos
  • Aufbereitung und Weitergabe von Informationen an die Controlling-Abteilung oder Geschäftsleitung

Durch diese Vielzahl an Aufgaben ist die Debitorenbuchhaltung ein wichtiger Teil jedes Unternehmens – auch wenn wie bereits erwähnt in manchen Betrieben nicht zwischen der Debitoren- und der Kreditorenbuchhaltung unterschieden wird.

Die Kreditorenbuchhaltung ist das Gegenstück und befasst sich mit allen eingehenden Rechnungen, sprich mit den Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber Lieferanten oder Geschäftspartnern. Im Zusammenspiel zwischen Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung entsteht eine zuverlässige Finanzbuchhaltung. 

Wer ist zur Debitorenbuchhaltung verpflichtet?

Eine explizite Pflicht zur Debitorenbuchhaltung gibt es nicht. Allerdings sind viele Unternehmen zur Buchführung im Allgemeinen verpflichtet, und darunter fällt auch die Debitorenbuchhaltung. Und in quasi jedem Betrieb ist die Debitorenbuchhaltung eine Notwendigkeit, eine Firma ohne Rechnungen und ohne (temporäre) Schuldner ist so gut wie nicht vorstellbar. 

Die allgemeine Pflicht zur doppelten Buchführung besteht dabei für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG …) sowie für einige Arten von Personengesellschaften (KG, OHG,…). Auch Einzelunternehmer mit einem Jahresumsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von mehr als 60.000 Euro müssen doppelt Buch führen – und sich damit quasi zwangsläufig um die Debitorenbuchhaltung kümmern. 

Die Funktionsweise der Debitorenbuchhaltung

Prinzipiell unterscheidet sich die Debitorenbuchhaltung nicht von der „normalen“ Buchhaltung, schließlich ist sie ein Teil davon. Dennoch gilt es natürlich, einige Besonderheiten zu beachten. Die wichtigste Besonderheit ist, dass jeder Debitor zwei Mal verbucht werden muss.

Lass uns dies an Hand eines Beispiels erklären: Ein Online-Elektronikhändler verkauft Filme im Wert von 50 Euro netto an einen Kunden. Die Zahlung erfolgt auf Rechnung. Sobald die Ware zugestellt ist, kommt die Debitorenbuchhaltung ins Spiel und muss den Geschäftsvorfall erfassen. Dies erfolgt über einen Buchungssatz:

1. Buchungssatz: Forderungen aus LL 59,50 € an Umsatzerlöse 50 € / an Umsatzsteuer 9,50 €

Zum Netto-Wert von 50 € kommt die Umsatzsteuer, die derzeit in Deutschland bei 19 % liegt. Um den Geschäftsvorfall buchhalterisch korrekt zu notieren, ist in diesem Fall ein zusammengesetzter Buchungssatz nötig.

Auf der Soll-Seite, der Buchung (links) wird nur ein Konto benötigt, auf der Haben-Seite (rechts) allerdings zwei der sogenannten T-Konten. In der Debitorenbuchhaltung sind solche zusammengesetzte Buchungssätze durchaus üblich, denn es muss in den meisten Fällen die Steuer miteinbezogen werden. In der Kaufmannssprache heißt die erste Buchung von Debitoren „Einbuchung“. Sobald der Kunde seine Filme bezahlt hat, kann folgende Buchung erfolgen:

2. Buchungssatz: Bank 59,50 € an Forderungen aus LL 59,50 €

Diese sogenannte „Ausbuchung“ sagt aus, dass der ehemalige Debitor nun schuldenfrei ist und seine Waren gezahlt hat. Die Debitorenbuchhaltung ist also abgeschlossen. Falls ein Kunde nicht oder nur teilweise zahlt, sind die Buchungssätze naturgemäß etwas komplizierter und beziehen andere Konten noch ein, wie zum Beispiel die Konten „Wertberichtigungen“ oder „Abschreibungen“. 

Die wichtigsten Punkte im Überblick

Auch wenn die Verbuchung der Debitoren sicherlich eine komplizierte Aufgabe ist: An der Debitorenbuchhaltung führt kein Weg vorbei auf dem Weg zu einem erfolgreichen Unternehmen. Für die Risikobewertung, das Mahnwesen und die Kontrolle von eingehenden Zahlungen ist die Debitorenbuchhaltung unumgänglich.

In Kombination mit der Kreditorenbuchhaltung kann die Finanzbuchhaltung so einwandfrei funktionieren, nach allen gesetzlichen Maßstäben.

Die Bedeutung der Debitorenbuchhaltung sollte jedenfalls nicht unterschätzt werden, denn nur so können Zahlungen eingetrieben und korrekt erfasst werden. Das hilft auch für die Strategiefindung des Unternehmens und trägt zum Erfolg bei.

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Zuletzt aktualisiert vonOliver