Doppelte Buchführung: Doppelt hält besser?

Die doppelte Buchführung ist DAS etablierte System in deutschen Unternehmen: Jede Firma ab einer bestimmten Größe wendet sie an.

Und das aus gutem Grund, denn die doppelte Buchführung gilt als sicher, zuverlässig und relativ leicht zu überblicken. Was du beachten musst und welche Regelungen gelten, erfährst du in diesem Artikel.

Der Name sagt es schon aus: Bei der doppelten Buchführung läuft alles zweifach. Buchungen werden auf mindestens zwei Konten gebucht, es sind immer „Soll“ und „Haben“ im Spiel, und am Ende des Geschäftsjahres erfolgt mit Bilanz und Gewinn-und-Verlust-Rechnung eine doppelte Abrechnung.

Doch beginnen wir zunächst von vorne: Was ist die doppelte Buchführung überhaupt? Die doppelte Buchführung ist ein System zur Verwaltung aller Geschäftsvorfälle, sprich aller Einnahmen und Ausgaben sowie aller Abschreibungen, Wertberichtigungen, Kreditaufnahmen, etc…

Alles, was finanzielle Auswirkungen auf ein Unternehmen hat, wird im Rahmen der doppelten Buchführung erfasst. 

Wer muss und wer darf die doppelte Buchführung anwenden?

Die doppelte Buchführung wird auch „Doppik“ genannt. Und prinzipiell darf sie jeder verwenden: Jede Firma, jeder Unternehmer, sogar jede Privatperson, wenn sie darauf Lust hat (was in der Realität logischerweise so gut wie nicht vorkommt).

Verpflichtet sind allerdings nur Unternehmen mit bestimmten Rechtsformen oder Einzelunternehmer, die die festgelegten Umsatz- oder Gewinngrenzen überschreiten. Generell gilt: Wer rechtlich gesehen als Kaufmann gilt oder mit seiner Firma im Handelsregister eingetragen ist, der muss auch die Regelungen zur doppelten Buchführung einhalten. Das betrifft zum Beispiel:

  • Alle Kapitalgesellschaften (Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Aktiengesellschaft, etc.)
  • Die meisten Personengesellschaften (Kommanditgesellschaft, Offene Handelsgesellschaft, etc.)
  • Einzelunternehmer mit einem Umsatz von mehr als 600.000 Euro oder einem Gewinn von mehr als 60.000 Euro in zwei aufeinanderfolgenden Jahren

Nicht betroffen von der Pflicht zur doppelten Buchführung sind Einzelunternehmer oder Kleingewerbe-Betreiber, die die Grenzwerte unterschreiten. Auch Freiberufler sind nicht verpflichtet. 

Die Grundlagen für die doppelte Buchführung

Aufgebaut ist die doppelte Buchführung nach einem logischen Prinzip, das allerdings etwas Einarbeitungszeit und Erfahrung erfordert. Beispielsweise bei einer kaufmännischen Ausbildung oder in einem Studium der BWL oder der Wirtschaftswissenschaften erlernt man das Basiswissen zu diesem Thema. Später im Unternehmer kümmern sich meist spezialisierte Buchhalter um das Thema. 

Grundlage für die doppelte Buchführung sind die Buchungen, oder genauer gesagt die Buchungssätze. Im Zusammenspiel mit den sogenannten T-Konten lässt sich an Hand der Buchungssätze die doppelte Buchführung aufbauen. Doch was genau sind die Buchungssätze?

Jeder Geschäftsvorfall muss mittels eines Buchungssatzes erfasst werden. Wenn zum Beispiel ein Kunde seine Rechnung über Waren im Wert von 200 Euro bezahlt, sieht der Buchungssatz wie folgt aus:

  • Bank 200 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 200 €

In diesem Fall werden zwei der angesprochenen T-Konten verwendet: Im Konto „Bank“ wird auf der Soll-Seite gebucht, im Konto „Forderungen“ auf der Haben-Seite. Genau deshalb haben die T-Konten auch ihren Namen: Es gibt immer zwei Seiten, Soll und Haben. Und beim Buchungssatz wird immer „Soll an Haben“ gebucht.

Das mag im ersten Moment kompliziert klingen, ist aber mit etwas Übung relativ einfach zu beherrschen. 

Das „Endziel“ der doppelten Buchführung: die Bilanz

Du fragst dich sicherlich: Warum dieser ganze Aufwand? Was ist das Ziel der doppelten Buchführung? Zuvorderst steht natürlich die Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben nach Paragraf 238 des Handelsgesetzbuches und die Erfüllung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB).

Doch im Endeffekt dient die doppelte Buchführung nicht nur diesem offiziellen Zweck, sondern auch der eigenen Strategiefindung. Denn nur an Hand der doppelten Buchführung und der aufgezeichneten Geschäftsvorfälle kann bewertet werden, wie es um die finanzielle Situation des Unternehmens bestellt ist. 

Besonders wichtig ist das finale Ergebnis der doppelten Buchführung, das in jedem Geschäftsjahr neu erstellt werden muss: die Bilanz. In sie werden alle Summen aus den T-Konten übertragen, sodass eine klare Übersicht über alle Vermögensgegenstände sowie über Eigenkapital und Verbindlichkeiten entsteht.

Die Bilanz gilt als wichtigstes offizielles für Unternehmen, sie muss zum Beispiel auch ans Finanzamt weitergegeben werden. Kapitalgesellschaften wie AGs oder GmbHs müssen ihren Jahresabschluss sogar veröffentlichen. 

Zum Jahresabschluss gehört dabei neben der Bilanz und einem schriftlichen Bericht auch die Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Diese basiert ebenso auf der doppelten Buchführung, und zwar auf allen sogenannten erfolgswirksamen Buchungen.

Alle Erträge und Aufwendungen fließen in die GuV mit ein, sodass letztlich der Gewinn (oder der Verlust) des Unternehmens berechnet werden kann. Dafür wird in der doppelten Buchführung (mindestens) ein separates Konto angelegt, meist schlicht GuV-Konto genannt. 

Bei der Bilanz ist es auch wichtig, zwischen Aktiv- und Passiv-Seite zu unterscheiden. Die Bilanz besteht nämlich sozusagen aus zwei Spalten: rechts Aktiv (Anlage- und Umlaufvermögen, …), links Passiv (Eigenkapital, Verbindlichkeiten, …).

Am Ende muss die Summe der beiden Spalten genau gleich sein. Wenn also im Aktiv ein Ergebnis von 400.000 Euro steht, dann muss auch das Passiv genau 400.000 Euro ausweisen – ansonsten ist bei der doppelten Buchführung etwas schiefgelaufen. 

Im Überblick: Die wichtigsten Fakten zur doppelten Buchführung

Da die doppelte Buchführung in (nahezu) jedem deutschen Unternehmen angewendet wird, sollte jeder, der sich für Wirtschaft interessiert, die Grundlagen kennen. Dank der Buchungssätze kann jeder Geschäftsvorfall aufgezeichnet werden. Dabei wird immer auf zwei Konten gebucht, und zwar von Soll an Haben. 

Am Ende des Geschäftsjahres entsteht aus den Daten der doppelten Buchführung die Bilanz. All die gewonnen Daten aus der doppelten Buchführung werden verwendet, um die Strategie des Unternehmens an die finanzielle Situation anzupassen.

Dadurch ist die doppelte Buchführung nicht nur rechtlich verpflichtend für viele Unternehmen, sondern auch ein hilfreiches System, das zum Erfolg beiträgt. Die doppelte Buchführung bringt in jedem Fall einige Vorteile mit sich: Klarheit, Übersichtlichkeit, Vergleichbarkeit zwischen Unternehmen, Sicherheit durch doppelte Kontrolle.

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel