Doppelte Buchführung (Doppik)

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Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Diese Art der Buchführung bildet die Basis der Gewinnermittlung und damit für die Erstellung des Jahresabschlusses.

Was ist die doppelte Buchführung?

Gemäß §238 Handelsgesetzbuch (HGB) muss jeder Unternehmer Buch über seine geschäftlichen Aktivitäten führen. Wer aufgrund seiner Rechtsform oder dem Geschäftsumfang zur doppelten Buchführung verpflichtet ist, muss jeden Geschäftsvorfall, der finanzielle Auswirkungen auf das Unternehmen hat, doppelt buchen. Die Buchung aller Einnahmen und Ausgaben sowie Abschreibungen, Wertberichtigungen, Kreditaufnahmen etc. erfolgen dabei auf zwei unterschiedlichen Konten – einem Konto und einem Gegenkonto. Man spricht hier bei auch von einer Soll- und Haben-Buchung. Aus sämtlichen im Rahmen der doppelten Buchführung erfassten Vorfälle wird am Ende des Geschäftsjahres der zweiteilige Jahresabschluss erstellt, der aus der Bilanz sowie einer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) besteht. 

Was ist Doppik?

Der Begriff Doppik stammt aus der öffentlichen Verwaltung, wird aber auch in privatwirtschaftlichen Unternehmen als Kurzform für die doppelte Buchführung verwendet. Im öffentlichen Sektor wurde bis 2005 überwiegend die Methode der Kameralistik genutzt, um den Gewinn einer bestimmten Periode zu ermitteln. Im Gegensatz zur doppelten Buchführung wurden bei der Kameralistik Vermögens- und Sachwerte wie Abschreibungen, Rückstellungen und Schulden nicht berücksichtigt.

Wie funktioniert die doppelte Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung werden sämtliche Geschäftsvorfälle doppelt auf den entsprechenden Konto (Soll oder Haben) gebucht. 

  • Geschäftsvorfälle, die den Bestand eines Kontos erhöhen, werden als Zugang verbucht (Soll)
  • Geschäftsvorfälle, die den Bestand eines Kontos verringern, werden als Abgang verbucht (Haben)

Dieses System gewährleistet, dass jeder Geschäftsvorfall in voller Höhe im Soll eines Kontos und zugleich im Haben auf einem Gegenkonto erfasst wird. Am Ende eines Geschäftsjahres werden die Salden der beiden Konten für die Bilanz wieder zusammen geführt.

Welche Arten von Konten gibt es bei der doppelten Buchführung?

Bei der doppelten Buchführung wird zwischen unterschiedlichen Kontenarten unterschieden. Für die einheitliche Kontoführung kommen sogenannte Standardkontenrahmen (SKR) zum Einsatz. 

1. Bestandskonten: Hier werden Vermögensgegenstände oder Kapital verbucht. Dabei wird noch einmal zwischen aktiven und passiven Bestandskonten unterschieden. 

  • Auf aktiven Bestandskonten werden sämtliche Vermögenswerte erfasst. Hierzu zählen Gegenstände aus dem Anlage- und des Umlaufvermögens. Anfangsbestand sowie Zugänge werden im Soll gebucht, Abgänge und der Saldo im Haben.
  • Passive Bestandskonten weisen das Eigenkapital, Verbindlichkeiten und Rückstellungen eines Unternehmens aus. Der Anfangsbestand sowie Zugänge werden im Haben, Abgänge im Soll gebucht.

Aus den Bestandskonten wird am Ende des Geschäftsjahres die Bilanz erstellt. Der Saldo der Aktivkonten stellt das Soll und der Saldo der Passivkonten die Habenseite dar.

T-Konten

Konten, die auf der linken Seite das „Soll“ und auf der rechten Seite das „Haben“ ausweisen, werden auch als T-Konten bezeichnet, da ihr Aufbau an den Buchstaben „T“ erinnert.

2. Erfolgskonten: Hier werden Aufwand und Ertrag eines Unternehmens erfasst. Entsprechend wird zwischen Aufwands- und Ertragskonten unterschieden. 

  • Auf den Aufwandskonten werden die Aufwendungen eines Unternehmens (Abschreibungen, Materialkosten, Personalkosten, Marketingkosten, Zinsen etc.) erfasst. Da sie das Eigenkapital eines Unternehmens mindern, werden sie immer auf der Sollseite eines Kontos gebucht. 
  • Auf den Ertragskonten werden sämtliche erzielten Erträge (Umsatzerlöse, Kapital- und Zinserträge, Mieteinnahmen etc.) gebucht. Da sie das Eigenkapital eines Unternehmens erhöhen, gehören sie auf die Habenseite des Kontos.

In der Gewinn-und-Verlust-Rechnung stellt das Soll aus den Aufwandskonten den Gewinn, das Haben aus den Ertragskonten den Verlust dar. 

Was sind Aufgaben der doppelten Buchführung?

Die doppelte Buchführung dient buchhaltungspflichtigen Unternehmen zur Erstellung ihrer Bilanz sowie ihrer Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV). Diese werden benötigt, um den Gewinn für den Jahresabschluss zu ermitteln. Dazu werden sämtliche Geschäftsvorfälle auf zwei Konten, dem Konto und dem Gegenkonto, erfasst. 

Die Bilanz stellt die finanzielle Lage eines Unternehmens dar und ermöglicht so einen Vergleich des Vermögens: Die Schlussbilanz des abgeschlossenen Geschäftsjahres bildet die Eröffnungsbilanz des kommenden Geschäftsjahres. 

Mithilfe der GuV wird der Erfolg eines Unternehmens ermittelt. Dazu werden die Erlöse den Aufwendungen gegenüber gestellt. Übersteigen die Aufwendungen die Erlöse, schreibt ein Unternehmen Verluste. Übersteigen die Erlöse die Höhe der Aufwendungen, hat es einen Gewinn erzielt.

Was ist der Unterschied zwischen einfacher und doppelter Buchführung?

Während bei der einfachen Buchführung alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch in einer einzigen Übersicht aufgeführt werden, werden bei der doppelten Buchführung alle Einnahmen und Ausgaben zweimal erfasst. Hier wird auf einem Konto festgehalten, ob eine Einnahme oder eine Ausgabe über ein Bankkonto oder über die Barkasse erfolgt und auf dem Gegenkonto vermerkt, wofür sie eingenommen oder ausgegeben wurde. 

Doppelte Buchführung: Wann ist sie Pflicht?

Unternehmen bestimmter Rechtsformen oder Einzelunternehmer, die eine festgelegte Umsatz- oder Gewinngrenze überschreiten, sind zur doppelten Buchführung verpflichtet. Wer nach den Regelungen des Handelsgesetzbuches als Kaufmann gilt oder Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, müssen die Regelungen zur doppelten Buchführung einhalten. Das betrifft zum Beispiel:

  • alle Kapitalgesellschaften (Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Aktiengesellschaft (AG) etc.)
  • die meisten Personengesellschaften (Kommanditgesellschaft (KG), Offene Handelsgesellschaft (OHG) etc.)
  • Einzelunternehmer mit einem Umsatz von mehr als 600.000 € oder einem Gewinn von mehr als 60.000 € in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren
  • landwirtschaftliche Betriebe, deren Jahresgewinn mehr als  60.000 € beträgt und deren Nutzfläche einen Wert über 25.000 € übersteigt

Wer muss keine doppelte Buchführung machen?

Einzelunternehmer oder Kleinunternehmer, die die Grenzwerte unterschreiten und deren Unternehmen nicht im Handelsregister eingetragen sind, sind von der Pflicht der doppelten Buchführung befreit. Bei ihnen ist die einfache Buchführung sowie die einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) für die Gewinnermittlung ausreichend. Das Gleiche gilt für Selbstständige, die ihre Tätigkeit als Freiberufler ausüben. 

Doppelte Buchhaltung – ein Beispiel

In der doppelten Buchführung muss jeder Geschäftsvorfall mittels eines Buchungssatzes erfasst werden, der immer „Soll an Haben“ gebucht wird. Wenn zum Beispiel ein Kunde seine Rechnung über Waren im Wert von 200 € bezahlt, sieht der Buchungssatz wie folgt aus:

Bank 200 € an Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 200 €

Die Einnahme wird im Konto „Bank“ auf der Soll-Seite gebucht, im Konto „Forderungen“ auf der Haben-Seite.

Die Vor- und Nachteile der doppelten Buchführung

Zwar ist die doppelte Buchführung komplexer und aufwendiger als die einfache Buchhaltung. Allerdings bietet sie dafür die Möglichkeit, Einnahmen und Ausgaben auszuwerten und über einen längeren Zeitraum zu beobachten. Damit erhalten Unternehmen wertvolle Einblicke in ihre finanzielle Situation und können auf dieser Basis fundierte Entscheidungen für ihr weiteres unternehmerisches Handeln treffen. Somit kann die Anwendung der doppelten Buchführung auch für Unternehmen, die nicht zur doppelten Buchhaltung verpflichtet sind, sinnvoll sein. 

Die Vor- und Nachteile im Überblick:

VorteileNachteile
Komplexe Auswertungen möglichKomplexer und aufwendiger als die einfache Buchhaltung
Veränderungen über längere Zeiträume nachvollziehbarSteuerliches und buchhalterisches Know-how erforderlich
Liefert fundierte und zukunftsorientierte EntscheidungsgrundlagenUmsatzsteuer wird bereits bei der Buchung, nicht erst nach Erhalt fällig
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