Einfache Buchführung

Einfache Buchführung klingt erst einmal nach einer unkomplizierten Tätigkeit. Doch jeder, der sich schon einmal damit beschäftigt hat, weiß: Auch die einfache Buchhaltung kann durchaus herausfordernd sein. Wir zeigen dir heute, wer die einfache Buchführung anwenden darf und wie genau man vorgehen muss. 

Jeder Unternehmer und jedes Unternehmen muss Bücher führen. Nur an Hand von schriftlichen Aufzeichnungen kann nämlich das Finanzamt nachvollziehen, wie der Betrieb finanziell dasteht und wie viele Steuern er zahlen muss.

Doch nicht nur aus rechtlichen Gründen lohnt sich die Buchführung: Für die eigene Strategie ist es entscheidend, jederzeit einen Überblick über die wirtschaftliche Situation zu haben. Kann diese oder jene Investition noch getätigt werden? An welcher Stelle geben wir zu viel Geld aus? Solche Fragen können nur dank einer ordentlichen Buchhaltung geklärt werden. 

Was „einfache Buchführung“ genau bedeutet

Bei der Buchhaltung wird normalerweise zwischen der einfachen und der doppelten Buchhaltung unterschieden. Und, wie der Name schon sagt: Die einfache Buchhaltung ist tatsächlich deutlich einfacher in der Handhabung als sein Pendant.

Zu den Unterschieden später mehr. Zunächst zur einfachen Buchführung an sich: Diese stellt eine Möglichkeit für Unternehmen dar, ihre finanziellen Angelegenheiten zu ordnen. Vor allem kleine Unternehmen können von ihr Gebrauch machen. 

Bei der einfachen Buchführung werden dabei alle Ausgaben allen Einnahmen gegenübergestellt. Jeder Geschäftsvorfall, der finanzielle Auswirkungen hat, muss auf einem Konto erfasst werden. Die wichtigsten Konten sind auf der Ausgabenseite:

  • Wareneinkäufe
  • Personalkosten
  • Mietkosten
  • Aufwand für Büro und Verwaltung
  • Versicherungskosten
  • Werbe- und Reisekosten

Diese Liste ist nicht vollständig und ließe sich wohl ziemlich weit fortführen. Im Endeffekt hängt es von jedem Betrieb selbst ab, wie detailliert er seine Ausgaben aufschlüsseln möchte und welche Konten genau er verwendet. Gesetzliche Richtlinien dazu gibt es nämlich nicht. Auf der Einnahmenseite gibt es normalerweise deutlich weniger Konten. Die wichtigsten sind:

  • Warenverkäufe
  • Provisionen 
  • Honorare

Eine gute, klare Übersicht über verschiedene Konten stellt auch das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie auf seinem Portal „existenzgruender.de“ zur Verfügung. Bei der einfachen Buchführung ist übrigens das Anlagevermögen (Gebäude oder Maschinen zum Beispiel) und die langfristigen Verbindlichkeiten (Schulden) irrelevant.

Deren Wert lässt sich nur im Rahmen einer Inventur feststellen. Abzuschreibende Anlagegüter wie beispielsweise ein Firmenauto werden jedes Jahr in einer separaten Übersicht abgeschrieben. 

Einfache Buchführung: Ablauf und Auswertung

Im Laufe des Geschäftsjahres sollten in der einfachen Buchführung nach und nach die Konten mit Zahlen „gefüttert“ werden. Wenn beispielsweise ein neuer Bürostuhl für 200 Euro gekauft wird, sollte diese Ausgabe zeitnah auf dem Konto „Aufwand für Büro und Verwaltung“ vermerkt werden. Theoretisch können auch erst am Jahresende alle Einnahmen und Ausgaben eingepflegt werden.

Doch diese Option ist weniger sinnvoll, denn so entsteht eine Fehlerquelle und der Aufwand für die einfache Buchführung fällt gebündelt an. Das ständige Aufschieben der Buchführung ist also nicht empfehlenswert.  

Am Ende des Geschäftsjahres (oder auch schon währenddessen) werden die Einnahmen in der einfachen Buchführung den Ausgaben gegenübergestellt, das Ergebnis ist ein Gewinn (Überschuss) oder Verlust (Fehlbetrag).

Diese sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR) muss per elektronischem Formular an das Finanzamt gesendet werden, um an Hand dessen beispielsweise die zu zahlenden Steuern zu berechnen. Diese hängen natürlich vom Gewinn ab, der im Geschäftsjahr entstanden ist und den dementsprechend die EÜR ausweist. 

Die einfache Buchführung ist demnach tatsächlich in der Regel unkompliziert: Du als Unternehmer musst lediglich darauf achten, regelmäßig an Hand deiner Belege die Einnahmen und Ausgaben in die richtigen Konten einzutragen. Mathematisch gesehen muss lediglich addiert und subtrahiert werden, um letztlich den Jahresgewinn (oder -verlust) zu errechnen. 

Wer die einfache Buchführung anwenden darf

Die einfache Buchführung gilt als unkomplizierteste Art und Weise, wie ein Unternehmer seine Buchhaltung erledigen kann. Allerdings ist sie nicht jedem erlaubt: Ab einem bestimmten Umsatz oder Gewinn sowie bei bestimmten Rechtsformen muss die doppelte Buchführung angewendet werden. Diese verwendet keine einfachen Konten, sondern sogenannte T-Konten.

Außerdem hat jeder Geschäftsvorfall nicht nur auf ein Konto eine Auswirkung, sondern auf mindestens zwei. Deshalb ist die doppelte Buchführung deutlich komplexer, gleichzeitig aber auch weniger fehleranfällig und detaillierter. 

Diese doppelte Buchführung „umgehen“ können folgende Personen beziehungsweise Unternehmen:

  • Einzelunternehmer beziehungsweise Kleingewerbe-Betreiber mit einem Umsatz von maximal 600.000 Euro und einem Gewinn von maximal 60.000 Euro
  • Für Land- und Forstwirte gelten die gleichen Grenzwerte, zudem darf der Gewinn allein aus land- oder forstwirtschaftlichem Betrieb 60.000 Euro nicht übersteigen und der Wert der bewirtschafteten Fläche maximal 25.000 Euro betragen
  • Freiberufler können immer auf die einfache Buchführung zurückgreifen, egal wie hoch ihr Umsatz oder Gewinn ist

Bei Einzelunternehmern sowie Land- und Forstwirten muss einer der Grenzwerte zwei Jahre in Folge überschritten werden, damit die Pflicht zur doppelten Buchführung greift. Geknüpft ist die Berechtigung zur einfachen Buchführung meist an den Handelsregistereintrag: Sobald dieser erfolgt, muss die doppelte Buchführung angewendet werden. 

Fazit: Basis für den Erfolg 

Kleine Unternehmen und Freiberufler profitieren definitiv von der einfachen Buchführung: Sie ist deutlich weniger aufwendig als die doppelte Buchführung und gibt dennoch einen klaren Überblick über alle Einnahmen und Ausgaben. Jeder Geschäftsvorfall wird bei der einfachen Buchführung auf ein bestimmtes Konto gebucht, und am Ende des Geschäftsjahres erfolgt die Einnahmen-Überschuss-Rechnung. 

All dies funktioniert recht unkompliziert und entspricht den gesetzlichen Pflichten, sofern du mit deinem Unternehmen oder dank deines Freiberufs zur einfachen Buchführung berechtigt bist. Sehe die Buchhaltung allerdings nicht nur als Pflicht an – sie hilft auch dir selbst, sich besser zu organisieren und sich besser für die Zukunft aufzustellen.

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Zuletzt aktualisiert vonOliver