Eingangsrechnung

Eingangsrechnung, Ausgangsrechnung, Fakturierung… Dass man bei so vielen Begriffen mit ähnlicher Bedeutung auch mal durcheinanderkommen kann, ist klar.

In diesem Artikel möchten wir uns auf die Eingangsrechnung konzentrieren – eine Rechnung also, die du als Unternehmer empfangen hast. Wir zeigen, was die Besonderheiten der Eingangsrechnung sind und was du beachten musst.

Eine Eingangsrechnung von einer Ausgangsrechnung zu unterscheiden, ist eigentlich ganz einfach und ergibt sich schon aus den Wörtern selbst. 

  • Die Eingangsrechnung empfängt ein Unternehmer, er ist also Schuldner bzw. Debitor.
  • Die Ausgangsrechnung stellt ein Unternehmer selbst aus, er ist also Gläubiger bzw. Kreditor.

Demnach sind Eingangs- und Ausgangsrechnungen prinzipiell genau das gleiche. Es wird nur die Betrachtungsweise gewechselt; eine Rechnung ist immer zeitgleich eine Eingangsrechnung und für einen anderen eine Ausgangsrechnung.

Besonders wichtig ist die Unterscheidung innerhalb eines Unternehmens. Denn dank der beiden Begriffe kann schnell und einfach geklärt werden, ob das Unternehmen gerade eine Forderung eintreiben möchte oder ob es für eine Verbindlichkeit aufkommen muss.

Diese Angaben müssen Eingangsrechnungen enthalten

Für dich als Empfänger von Eingangsrechnungen ist es entscheidend, die Rechnung auf ihre Vollständigkeit zu kontrollieren. Denn auch wenn du für mögliche Fehler in der Rechnung keine Schuld hast: Für deine Buchhaltung könnten fehlerhafte Rechnungen dennoch zum Problem werden, gerade im Umgang mit der Vorsteuer (zur Vorsteuer später mehr).

Folgende Angaben müssen nach Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes mindestens auf der Eingangsrechnung stehen: 

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsausstellung 
  • Nummer der Rechnung (zur eindeutigen Identifizierung)
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • Gesamtbetrag, inklusive separater Angabe der Steuersätze und zu zahlenden Steuern

Bei Erhalt der Eingangsrechnungen ist eine Kontrolle unabdingbar: Sind alle Angaben vollständig und richtig? Sind die angegebenen Waren geliefert worden oder ist die Dienstleistung erbracht worden? Jede Abweichung zwischen Rechnung und der tatsächlichen Leistung sollte von Ihnen sofort bemängelt werden.

Die Rechnung gilt nämlich als Buchungsbeleg und als Beweis dafür, dass die angegebene Leistung tatsächlich erbracht wurde. Wenn dem nicht der Fall ist, solltest du sofort nachhaken, um später Probleme zu vermeiden.

Jeder Kaufmann – also auch jedes Unternehmen – ist im Übrigen sogar verpflichtet, bei Eingang von Waren diese sofort zu kontrollieren. Diese Pflicht solltest du im eigenen Interesse wahrnehmen und immer die Ware mit der Rechnung und/oder dem Lieferschein vergleichen.

Rechnungen sind grundsätzlich nur bei Geschäften zwischen Unternehmen Pflicht. Wenn eine Firma einer anderen Firma also etwas verkauft, so muss eine Rechnung erstellt werden, die alle oben genannten Punkte aufführt.

Wann du eine Eingangsrechnung einfordern können

Wenn du als Unternehmer also etwas kaufen oder eine Dienstleistung in Anspruch nimmst – sei es der Kauf von Rohstoffen bei einem Lieferanten oder Unternehmensberatung bei einem Experten –, dann hast du immer ein Anrecht auf die Eingangsrechnung. Das andere Unternehmen ist zur Ausstellung einer Rechnung spätestens innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung verpflichtet. Dabei gibt es zwei Varianten:

  • Vorfakturierung: Die Rechnung wird direkt mit der gelieferten Ware zugestellt.
  • Nachfakturierung: Die Rechnung wird erst nach Erhalt der Ware geschrieben und ausgestellt.

Besonders bei komplexen Leistungen ist die Nachfakturierung üblich, da oftmals nicht genau abgeschätzt werden kann, welche Kosten genau entstehen. 

So oder so ist der Erhalt der Eingangsrechnung für Unternehmen entscheidend: Nur dank der Rechnung kann der Vorsteuerabzug erfolgen. Dank dieser Möglichkeit speziell für Firmen können sich Unternehmen die eigentlich zu zahlende Umsatzsteuer an andere Unternehmen abziehen.

Da auf der Eingangsrechnung nicht nur der Gesamtbetrag steht, sondern auch die Höhe der Umsatzsteuer, dient diese als wichtigstes Dokument für den Vorsteuerabzug

Aufbewahren und verbuchen: So müssen Eingangsrechnungen behandelt werden

Da es sich bei jeder Rechnung um ein steuerlich und betriebswirtschaftlich relevantes Dokument handelt, gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungspflicht – und zwar sowohl für Eingangs- wie auch für Ausgangsrechnungen. Derzeit liegt diese Frist bei zehn Jahren, wobei die Frist jeweils erst zum Jahresende beginnt. 

Heißt konkret: Wenn du eine Rechnung am 13. Mai 2019 erhalten hast, dann muss diese bis zum 31. Dezember 2029 aufbewahrt werden. Andernfalls drohen Probleme bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt. Und auch für deine eigene Buchhaltung ist eine angemessen lange Aufbewahrung der Rechnungen natürlich von Vorteil.

Übrigens ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, in welcher Form die Rechnungen vorliegen müssen. Sowohl die Papierform als auch die Vorlage in elektronischer Form ist zulässig. Das erleichtert Ihnen als Unternehmer in Zeiten der Digitalisierung das Leben.

In Bezug auf die Verbuchung von Rechnungen ist das Vorgehen bei Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen logischerweise unterschiedlich. Normalerweise sieht ein Buchungssatz bei Eingangsrechnungen so aus (Beispiel: Kauf von Rohstoffen für 10.000 Euro netto):

  • Rohstoffe 10.000 an Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 11.900
    Vorsteuer 1.900

Nach der Bezahlung der Rechnung kannst du wie folgt verbuchen:

  • Verb. aus LuL 11.900 an Bank 11.900

Du siehst: Der Umgang mit Eingangsrechnungen ist kein Hexenwerk. Allerdings ist es natürlich nötig, die entsprechenden gesetzlichen Richtlinien im Kopf zu haben.

Außerdem solltest du im Interesse einer korrekten Buchhaltung genau wissen, wie du Eingangsrechnungen aufbewahren und verbuchen musst. Wir hoffen, dass wir dir dazu einige Tipps mit auf den Weg geben konnten!

>> Erfahre mehr über das Online Geschäftskonto von Penta


Zuletzt aktualisiert vonOliver