Fakturierung

Rechnungen stellen muss (fast) jedes Unternehmen. Ob große oder kleine Firma: Bei größeren Aufträgen führt kein Weg an einer ordentlichen Rechnung vorbei. Ein anderer Begriff für die Rechnungsstellung ist „Fakturierung“. Wir zeigen in diesem Artikel, welche Angaben in einer Rechnung Pflicht sind und wie du professionell fakturieren kannst.

Geld verdienen muss jedes Unternehmen. Die Generierung von Umsätzen ist die Basis für so gut wie jedes Geschäft – auch wenn es natürlich Firmen gibt, die zumindest in der Öffentlichkeit damit werben, nicht umsatzorientiert zu sein. Mit Umsätzen ist nahezu zwangsläufig die Rechnungsstellung verbunden: Kunden möchten darüber informiert werden, was sie zu welchem Preis bei wem gekauft haben.

Und natürlich hast du auch selbst als Unternehmer ein Interesse daran, denn Rechnungen tragen zur Ordnung in der Firmen-Buchhaltung bei. Auch gesetzlich gesehen sind Rechnungen in manchen Fällen nötig, denn so kann ein Unternehmen nachweisen, wie viel Umsatz es warum gemacht hat. 

Wann das Rechnung schreiben und Fakturierung gesetzlich vorgeschrieben ist

Rechnung stellen ist nicht immer Pflicht. Im Gegenteil: Nur im Geschäftskundengeschäft ist die Fakturierung grundsätzlich vorgeschrieben. Wenn also zwei Unternehmen untereinander ein Geschäft über den Kauf einer Ware oder die Inanspruchnahme einer Dienstleistung abschließen, muss eine Rechnung erstellt werden.

Außerdem ist die Rechnung als Dokument bei allen Arbeiten rund um ein Grundstück vorgeschrieben: Reinigen, Gärtnern, Bauarbeiten und Co. sind nur mit Rechnungen einhundert Prozent legal. 

Du fragst dich nun bestimmt: Wie soll ein Unternehmen überhaupt nachweisen, dass es eine Leistung erbracht hat, wenn es keine Rechnung ausgestellt hat? Eine logische Frage, für die etwas weiter ausgeholt werden muss. Denn: Im Volksmund sind Rechnungen oft Synonym für Quittungen, die wir beispielsweise im Supermarkt an der Kasse oder im Restaurant beim Bezahlen erhalten.

Allerdings sind die Begriffe „Rechnung“ und „Quittung“ im engen Sinne eben nicht dasselbe. Beide Dokumentarten dienen als Nachweis für den Kauf oder Verkauf einer Ware / Dienstleistung, doch die Rechnung enthält deutlich detailliertere Angaben (siehe nächster Absatz).

Im Geschäft mit Privatkunden reicht aber – außer bei den bereits erwähnten Arbeiten an Haus und Grundstück – die Quittung aus. Natürlich können Unternehmen trotz fehlender Pflicht Rechnungen erstellen, und nutzen diese Möglichkeit in der Praxis auch häufig. 

Fakturierung im Detail: Diese Angaben müssen auf der Rechnung stehen

Eine professionelle Rechnung muss relativ viele Angaben enthalten, um rechtssicher zu sein. Paragraf 14 des Umsatzsteuergesetzes beschäftigt sich ausschließlich mit dem „Ausstellen von Rechnungen“ und gibt jedem Unternehmer genau vor, was auf der Rechnung zu stehen hat. Folgende Angaben müssen mindestens enthalten sein:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Datum der Rechnungsausstellung 
  • Nummer der Rechnung (zur eindeutigen Identifizierung)
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • Gesamtbetrag, inklusive separater Angabe der Steuersätze und zu zahlenden Steuern

Eine Rechnung muss demnach immer mit großer Sorgfalt erstellt werden und all diese Angaben korrekt wiedergeben. Ansonsten kann es sein, dass das Finanzamt Probleme macht. Eine ordnungsgemäße Fakturierung ist allerdings nicht nur aus gesetzlicher Sicht zu empfehlen, sondern auch aus rein unternehmerischer Sicht: Dank korrekter Rechnungen kannst du deine Buchhaltung jederzeit auf dem aktuellen, richtigen Stand halten.

Außerdem weißt du bei Problemen mit dem Leistungsempfänger durch die Rechnung immer sofort, um welchen Vorfall es geht. 

Um noch einmal auf Unterschied zwischen Rechnung und Quittung klarzustellen: Bei Quittungen dürfen zum Beispiel die Steuernummer beziehungsweise die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Rechnungsnummer fehlen.

Das heißt: Eine Rechnung ist automatisch eine Quittung, eine Quittung umkehrt jedoch nicht zwingend eine Rechnung. Als Rechnung kann die Quittung logischerweise nur dann gelten, wenn die gesetzlichen Mindestanforderungen erfüllt sind. 

Rechnung unkompliziert erstellen: Fakturierung leicht gemacht

Wozu das Rechnung schreiben gut ist und welche Angaben darauf gemacht werden müssen, sollte nun deutlich geworden sein. Doch wie genau erstellt man eine Rechnung am einfachsten? Das fragen sich wohl Tausende Gründungsinteressierte oder Unternehmer in der Startphase ihrer Firma jedes Jahr.

Ein Geheimrezept gibt es leider nicht, jede Firma muss für sich selbst den richtigen Weg finden. Allerdings können Rechnungen mittlerweile zum Beispiel unkompliziert online erstellt werden.

Durch Buchhaltungssoftware gelingt das Schreiben einer professionellen Rechnung quasi mühelos. Und auch das Erstellen von eigenen Vorlagen für die Fakturierung ist problemlos möglich. Hierfür musst du zwar anfangs etwas Zeit investieren und sich die gesetzlichen Vorgaben noch einmal genau durchlesen, doch das Ergebnis kann sich normalerweise sehen lassen.

Ein individueller Look der Rechnung kann sogar zu einem der Markenzeichen deines Unternehmens werden – man erkennt sofort, mit deiner Firma Geschäfte gemacht zu haben. 

Über das Rechnung stellen hinaus: So wirkt die Fakturierung

Der Begriff der Fakturierung geht sogar noch ein bisschen über das pure Rechnung Schreiben hinaus. Unter den Begriff der Fakturierung fällt nämlich auch die Buchung des Geschäftsvorfalls, also der ausgestellten Rechnung,  auf den Geschäftskonten.

Dieser Prozess ist etwas komplizierter als das Schreiben an sich, da genau darauf geachtet werden muss, dass die richtigen Konten bebucht werden. Außerdem muss sich an die doppelte Buchführung gehalten werden – ebenfalls eine gesetzliche Anforderung für Unternehmen. Wie genau das funktioniert, würde in diesem Artikel allerdings zu weit führen. 

Unterschieden wird bei der Rechnungsstellung übrigens zwischen der Vor- und Nachfakturierung. Die Begriffe sind quasi selbsterklärend:

  • Die Vorfakturierung erfolgt bereits vor oder mit Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung. Der Leistungsempfänger erhält also sofort die Rechnung.
  • Die Nachfakturierung erfolgt nach Lieferung der Ware oder Erbringung der Dienstleistung. Der Leistungsempfänger erhält seine Rechnung also mit Verzögerung.

Bei der Nachfakturierung ist zu beachten, dass die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Leistung zugestellt werden muss. Häufig Anwendung findet diese Option bei größeren Projekten wie dem Bau eines Hauses: Hier kann im Vorhinein nicht genau abgeschätzt werden, wie viel der gesamte Prozess kosten wird und welche Materialien genau benötigt werden. Deshalb muss zur Nachfakturierung gegriffen werden. 

In jedem Fall ist die Fakturierung ein wichtiger Teil der Buchhaltung eines jeden Unternehmens. Informieren dich gut darüber, wie sie funktioniert, und halte dich an alle gesetzlichen Vorgaben, um Probleme zu vermeiden. Für dein Unternehmen ist eine korrekte Fakturierung nur von Vorteil – auch wenn damit ein gewisser Aufwand verbunden ist. 


Zuletzt aktualisiert vonOliver