Gewinn- und Verlustrechnung – was ist das und wie funktioniert es?

In der Buchführung häufen sich die Begriffe, welche man als buchhaltungspflichtiger Unternehmer kennen und auseinanderhalten muss. Ein wichtiger Bestandteil der Buchhaltung für Unternehmen ist es, zum Abschluss eines Geschäftsjahres den Gewinn zu errechnen.

Es ist nicht nur obligatorisch, sondern auch von Vorteil für jede Art von Unternehmen, sich für das kommende Geschäftsjahr einen guten Überblick über die aktuelle Finanzlage zu verschaffen. 

Einer dieser Begriffe ist die Gewinn- und Verlustrechnung. Was hinter diesem Begriff steckt, für wen die GuV wichtig ist und wie sie durchgeführt wird, erklären wir dir in diesem Artikel.

Was ist die Gewinn- und Verlustrechnung und was sind die Bestandteile?

Die Gewinn- und Verlustrechnung, kurz auch GuV, ist eine Methode zur Erfolgsermittlung am Ende eines Geschäftsjahres. Ermittlung des Erfolges kann sowohl einen Gewinn oder auch Verlust definieren. Im Fachjargon spricht man auch von positivem bzw. negativem Erfolg. Die GuV lässt sich zur Bilanz zuordnen und unterliegt somit dem Prinzip der doppelten Buchführung

Die GuV bildet einen signifikanten Teil des Jahresabschlusses. Allerdings bietet es für das Unternehmen selbst auch einige Vorteile, eine GuV monatlich durchzuführen, da somit ein regelmäßiger Überblick über die finanzielle Entwicklung gegeben ist und eventuelle Probleme frühzeitig gelöst werden können. 

Das GuV-Konto ist eine vereinfachte Form des Erfolgskontos und wird auch als Hilfskonto bezeichnet. Auf einem Erfolgskonto werden jene Geschäftsvorfälle verbucht, die erfolgsverändernd wirken und somit das Eigenkapital beeinflussen. Das Eigenkapitalkonto zählt zu den passiven Bestandskonten. 

In der GuV werden Unterkategorien erstellt und jeder Geschäftsvorfall einzeln aufgeführt. Hierzu gehören beispielsweise Erlöse aus Umsätzen, Abschreibungen, Personalkosten, Vertriebskosten und viele weitere Aufwendungen oder Erträge. Welche du genau aufführen musst, ist von der Größe und den Prozessen in deinem Unternehmen abhängig und im Handelsgesetz festgelegt. 

Wie ist ein Konto der Gewinn- und Verlustrechnung aufgebaut?

Da der Erfolg sowohl in Form von Gewinn als auch in Form von Verlusten auftreten kann, wird zwischen Aufwandskonten und Ertragskonten unterschieden. Erträge bedeuten eine Einnahme, während Aufwendungen eine Verbindlichkeit des Unternehmens bedeuten. 

Im Handelsgesetz gibt es Vorschriften zum Aufbau eines GuV-Kontos, welche jeder Unternehmer befolgen muss. Es gibt zwar keine Norm darüber, wie genau deine GuV aussehen muss, gewisse Voraussetzungen müssen allerdings erfüllt sein. Wichtig ist, dass du die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung, welche auch im Handelsgesetz zu finden sind, einhältst. 

Es wird ein Aufwands- und ein Ertragskonto angelegt. Beide Konten werden in „Soll“ und „Haben“ gegliedert. Soll beschreibt die Erträge eines Unternehmens, während Haben die Verbindlichkeiten verzeichnet. 

Du hast zwei Möglichkeiten, eine GuV zu gliedern. Die Kontoform bedeutet die Berechnung der beiden Seiten als Saldo, während die Staffelform alle Geschäftsvorfälle untereinander aufführt und noch mehrere Zwischenschritte enthält. Das Gesetz schreibt vor, dass Kapitalgesellschaften die Staffelform benutzen müssen.

Allen anderen Unternehmen ist die Wahl zwischen Konto- und Staffelform selbst überlassen. Hier ist zu beachten, dass du dich in den Folgejahren an die gewählte Form halten solltest, damit dein Jahresabschluss für Dritte leicht nachvollziehbar ist.

Bei der Staffelform wiederum besteht die Wahl zwischen zwei Arten von Darstellung: Gesamtkosten- und Umsatzverfahren. Hierbei wird Ersteres jedoch öfter angewendet, da es eine ausführlichere Übersicht bietet. Das GKV berücksichtigt auch noch nicht abgeschlossene Vorgänge.

Außerdem werden bei diesem Verfahren alle Vorgänge berücksichtigt, während im UKV nur die Aufwendungen und Erträge jener Produkte beachtet wird, die tatsächlich verkauft wurden. Das UKV berücksichtigt auch den Ort der Kostenentstehung im Unternehmen. 

Des Weiteren gibt es das Brutto- und das Nettoprinzip, wobei das Nettoprinzip nur in Ausnahmefällen wie kleinen bis mittelgroßen Unternehmen genehmigt wird. Das Bruttoprinzip umfasst eine einzelne Auflistung aller Einzelpositionen, während das Nettoprinzip eine vorzeitige Verrechnung von Aufwendungen und Erträgen erlaubt.

Wer unterliegt der Pflicht einer Gewinn- und Verlustrechnung?

Wie bereits angesprochen, gehört die GuV zur doppelten Buchführung. Daher muss jeder Unternehmer, der der doppelten Buchführung unterliegt, auch eine GuV am Ende eines Geschäftsjahres durchführen. Hierzu gehören in der Regel mittelständische bis große Unternehmen. 

Grundsätzlich lässt sich jedoch sagen, dass alle Unternehmen unabhängig von Größe und Umsatzzahlen zu einer Gegenüberstellung der entstandenen Aufwendungen und Erträge im Jahresabschluss verpflichtet sind. Unternehmen, welche nur eine einfache Buchführung vornehmen müssen, unterliegen lediglich der Pflicht zur sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Wie schließt man ein Konto der GuV?

Um das Erfolgskonto nun zu schließen, muss zuerst eine Saldobildung erfolgen. Der Saldo der Sollseite des Aufwandskontos wird auf die Haben-Seite übertragen, um das Konto auszugleichen. Nun wird der Saldo der Haben-Seite des Ertragskontos auf die Sollseite übertragen. Beide Salden werden in die GuV übertragen, wobei der Saldo des Aufwandskontos in der Soll-Spalte eingetragen wird und der Saldo des Ertragskontos in der Haben-Spalte. 

Dieser Prozess ist allerdings noch nicht der endgültige Abschluss eines GuV-Kontos am Ende eines Geschäftsjahres. Aus der Differenz der Salden ergibt sich nun entweder ein Jahresfehlbetrag, sprich ein Verlust im Falle höherer Aufwendungen als Erträge, während im gegenteiligen Fall ein sogenannter Jahresüberschuss, also Gewinn entsteht.

Bei Verlusten gilt der Buchungssatz „Eigenkapital an GuV-Konto“, denn das Eigenkapital ist ein passives Bestandskonto und somit werden die Abgänge auf der Sollseite des GuV-Kontos vermerkt. Andersherum werden Gewinne auf der Haben-Seite verbucht, wo wir von dem Buchungssatz „GuV-Konto an Eigenkapital“ sprechen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine GuV eine vereinfachte Form des Eigenkapitalkontos ist und zur Ermittlung des Erfolges zum Jahresabschluss ist. Erfolg kann Gewinn oder Verlust bedeuten, was auch negativer bzw. positiver Erfolg genannt wird. Erträge und Aufwendungen innerhalb des Geschäftsjahres werden gegenübergestellt.

Hierbei gibt es verschiedene Aspekte, auf die geachtet werden muss: Zuallererst ist die Unterscheidungen zwischen Aufwands- und Ertragskonten essenziell. Diese werden dann gleichermaßen in Haben und Soll aufgeteilt, wobei Haben die Verbindlichkeiten und Soll das Vermögen einer Firma bezeichnet. 

Hierbei gibt es verschiedene Möglichkeiten der Form, in der du deine GuV anlegst. Außer für Kapitalgesellschaften gibt es hier oft keine Vorschriften. Wichtig ist vor allem, dass du deinen Methoden der Nachvollziehbarkeit halber in den Folgejahren treu bleibst und die im Handelsgesetz festgelegten Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung befolgst.

Der Abschluss eines GuV-Kontos erfolgt durch eine Gegenüberstellung der Salden des Aufwands- und des Ertragskontos. Nun ergibt sich ein Gewinn oder Verlust, auch genannt Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag. Hier gelten gewisse Buchungssätze. 

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