Kilometerpauschale

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Arbeitnehmer holen sich die Kosten für dienstlich veranlasste Fahrten über die Kilometerpauschale zurück. Hierbei können alle Fahrtkosten, die einem Arbeitnehmer während seiner Arbeitszeit oder auf Dienstreisen entstehen, in der Steuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht werden. Voraussetzung ist, dass

  • es sich um beruflich veranlasste Fahrten im Rahmen einer Auswärtstätigkeit handelt
  • der Arbeitgeber die Fahrtkosten nicht bereits im Rahmen der Reisekostenabrechnung steuerfrei erstattet hat
  • die Fahrten mit dem eigenen motorisierten Fahrzeug unternommen werden

Fahrten mit dem Firmenwagen, dem Fahrrad, einer Fahrgemeinschaft oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln können nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Ebenso wenig wie Kosten für Fahrten zwischen dem Wohnsitz eines Arbeitnehmers und seiner ersten Tätigkeitsstätte. Welche Fahrten mit der Kilometerpauschale als Werbungskosten abgesetzt werden können, regelt § 9 Absatz 1, 4a des Einkommensteuergesetzes (EStG).

Welche Kosten werden mit der Kilometerpauschale erstattet?

Die Kilometerpauschale kann für jede beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit in Anspruch genommen werden. Dazu zählen Fahrtkosten, die beispielsweise

  • auf Dienstreisen
  • bei Besuchen von Kunden oder Lieferanten
  • im Rahmen von Weiterbildungsmaßnahmen
  • für den Besuch von Messen und Veranstaltungen oder 
  • die Einsatzwechseltätigkeit an unterschiedlichen Standorten

entstanden sind. Steuerrechtlich werden alle diese Fahrten unabhängig davon, ob die Fahrten im Inland oder im Ausland zurückgelegt wurden, gleich behandelt.

Welche Kosten werden nicht pauschal erstattet?

Fahrtkosten, die Arbeitnehmern für den Weg zwischen ihrem Zuhause und ihrem regelmäßigen Arbeitsort, der sogenannten ersten Tätigkeitsstätte, entstehen, werden weder vom Arbeitgeber erstattet noch mit der Kilometerpauschale abgegolten. Diese Fahrten können Arbeitnehmer in ihrer Steuererklärung aber ebenfalls als Werbungskosten geltend machen. Hierzu wird die Entfernungspauschale – auch Pendlerpauschale genannt – in Höhe von 30 Cent pro Kilometer pro Arbeitstag angesetzt. Die Pauschale darf dabei nur für die einfache und kürzeste Wegstrecke, die ein Arbeitnehmer mit dem Auto, Motorrad oder dem Fahrrad, mit öffentlichen Verkehrsmitteln oder auch zu Fuß zurückgelegt hat, abgerechnet werden. 

Wie werden die Fahrtkosten mit der Kilometerpauschale erstattet?

Gemäß § 670 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) müssen Arbeitgeber ihren Angestellten Kosten für beruflich veranlasste Auswärtstätigkeiten in der Regel erstatten. Allerdings ist die Höhe für den sogenannten Ersatz von Aufwendungen festgelegt. Sie orientiert sich am Bundesreisekostengesetz (BRKG), das 30 Cent pro Kilometer vorsieht. 

Werden die Kosten gar nicht oder nicht vollständig über die Reisekostenabrechnung erstattet, kann der Arbeitnehmer die Fahrtkosten in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Das gilt allerdings nur für Fahrten mit einem eigenen motorisierten Fahrzeug. Fahrten mit dem Fahrrad können nicht über die Kilometerpauschale geltend gemacht werden. 

Reisen mit der Bahn, dem Bus, dem Flugzeug oder anderen öffentlichen Verkehrsmitteln werden in der Regel über die Firmenkreditkarte eines Unternehmens gebucht und können entsprechend nicht über die Kilometerpauschale abgerechnet werden. Das Gleiche gilt für Fahrten mit einem Dienstwagen, da diese Kosten bereits über den geldwerten Vorteil abgegolten sind und vom Unternehmen getragen werden.

Der Arbeitnehmer hat zwei Möglichkeiten, sich die Kosten für dienstliche Reisen erstatten zu lassen. Entweder rechnen sie die Kosten über die Kilometerpauschale ab oder sie setzen in ihrer Steuererklärung die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten an.

Kilometerpauschale berechnen

Im Unterschied zur Entfernungspauschale wird auf beruflich veranlassten Fahrten für die Berechnung der Kilometerpauschale nicht nur der einfache Weg, sondern jeder einzelne gefahrene Kilometer auf dem Hin- und Rückweg berücksichtigt. Wird die Kilometerpauschale in Anspruch genommen, sind damit alle anfallenden Kosten abgegolten. 

Ein Beispiel:

Ein Angestellter legt im Rahmen eines Kundenbesuchs auf der Fahrt von Hamburg nach Berlin circa 289 km mit seinem eigenen Pkw zurück. Berücksichtigt man die Hin- und Rückfahrt, fährt er insgesamt 578 km. Pro Kilometer kann er 30 Cent pauschal – also insgesamt 173,40 Euro – geltend machen.

Abrechnung der tatsächlichen Kosten über den individuellen Kilometersatz

Alternativ kann ein Arbeitnehmer aber auch einen individuellen Kilometersatz geltend machen. Hier spielen neben den tatsächlich gefahrenen Kilometern weitere Kosten, die durch den Unterhalt des Fahrzeugs entstehen, eine Rolle bei der Berechnung. Hierzu zählen beispielsweise

  • Kfz-Steuern
  • Beiträge zur Kfz-Versicherung (Haftpflicht und Teil- oder Vollkasko)
  • Kosten für Inspektionen, Reparaturen, TÜV, Pflege
  • Kraftstoffkosten

Im Gegensatz zur Pauschalversteuerung müssen diese individuellen Kosten in der Steuererklärung nachgewiesen werden. Dieser Aufwand kann sich bei hochwertigen Fahrzeugen allerdings durchaus lohnen.

Unabhängig davon, ob die Kilometerpauschale oder ein individueller Kilometersatz geltend gemacht wird, werden die Kosten für die betrieblich veranlassten Fahrten in der Steuererklärung in der Anlage N unter „Reisekosten bei beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten“ eingetragen.

Kilometerpauschale vs. Reisekostenerstattung

Arbeitnehmern, die Fahrtkosten für beruflich veranlasste Reisen vom Arbeitgeber erstattet bekommen, entsteht ein Steuervorteil, da sie die erstatteten Kosten nicht versteuern muss. Darüber hinaus hat die Erstattung den Vorteil, dass die entstandenen Kosten im Rahmen der Reisekostenabrechnung recht zeitnah erstattet werden. Allerdings werden ihm meist auch nicht die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. 

Das Gleiche gilt bei der Erstattung durch die Kilometerpauschale durch das Finanzamt. Wird ein individueller Kilometersatz geltend gemacht, werden die tatsächlich entstandenen Kosten erstattet. Allerdings muss der Arbeitnehmer bei der Erstattung der Fahrtkosten für beruflich veranlasste Reisen über die Steuererklärung lange auf die Erstattung seiner Ausgaben warten. 

Hier kann ein Steuerberater je nach Lage auch in Erwägung gezogen werden. Bei Unternehmen kann je nach Veränderungen in der Unternehmensstruktur eins der teureren Programme auch durchaus von Nutzen sein.  


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