Kostenstelle erklärt: Was dieser Begriff für Unternehmer aussagt

Jedem, der eine betriebswirtschaftliche Ausbildung genossen hat oder sogar ein Studium in dieser Richtung gemacht hat, sagt dieser Begriff etwas: Kostenstelle. Für die Buchhaltung und die Finanzplanung ist die Kostenstellenrechnung unverzichtbar.

Falls du wieder vergessen hast, wie die Kalkulation mit Kostenstellen funktioniert oder es noch nie wusstest, haben wir hier das nötige Grundwissen zusammengestellt. „Ein Unglück kommt selten allein.“ So heißt es im Volksmund. Übertragen könnte man die Redewendung auf die Kostenstellen: „Eine Kostenstelle kommt selten allein“ wäre absolut zutreffend.

Allerdings ist die Kostenstelle dabei für die Buchhaltung alles andere als ein Unglück, sondern eher ein Glücksfall. Eine Kostenstelle ist dabei der Ort der Kostenentstehung im Unternehmen. Zugegeben: Diese Definition ist etwas unpräzise. Doch genau das ist die Besonderheit der Kostenstelle: Jedes Unternehmen kann für sich interpretieren, wie eine Kostenstelle gestaltet wird. Dazu im nächsten Abschnitt mehr.

Was ist eine Kostenstelle und wozu dient sie?

Wie bereits festgestellt: Die Kostenstelle ist der Ort der Kostenentstehung im Unternehmen. Dabei kann der „Ort“ vielfältig sein: die Vertriebsabteilung, der Standort, die Materialkosten, etc… Nach diesen Kriterien können Kostenstellen gebildet werden:

  • Funktionelle Kriterien: Kosten für Material, Kosten für Fertigung, Kosten für Verwaltung, Kosten für Vertrieb, …
  • Nach Verantwortungsbereich: Abteilung Produktion, Abteilung Vermarktung, …
  • Geografische Kriterien: Standort X, Standort Y, …

In der Regel werden Kostenstellen dabei nach den funktionellen Kriterien gebildet. Dieses Verfahren gilt am einfachsten, um die Kosten verlässlich verrechnen zu können und sie später verursachungsgerecht auf die Produkte verteilen zu können. Denn darum geht es am Ende bei der Kostenstellenrechnung: beurteilen zu können, bei welcher Kostenstelle im Unternehmen wie viele Kosten anfallen und wie viel letztlich jede einzelne produzierte Ware in der Herstellung gekostet hat.

Für die Strategieplanung jedes mittleren oder großen Unternehmens ist dies eminent wichtig. Nur so kann eingeschätzt werden, an welcher Stelle zu viel ausgegeben wird und wo noch Einsparpotenzial besteht. Hier hilft auch der Vergleich mit Konkurrenten über sogenannte „Benchmarks“, also über Vergleichswerte von Mitwettbewerbern.

So kannst du für dein Unternehmen sehen, wo du deine Zahlungen zurückfahren solltest und wo du mehr investieren kannst.

Der Sinn einer Kostenstelle: für Buchhaltung und Planung unverzichtbar

Ziel einer ordnungsgemäßen Buchführung ist es bekanntermaßen, für Ordnung bei Erlösen und Kosten zu sorgen und so Ansatzpunkte für die Strategiefindung eines Unternehmens zu geben.

Und im Rahmen der Buchhaltung ist der Einsatz der Kostenstellen ohne Alternative. Denn ohne Kostenstellen würden die einzelnen Kosten wie beispielsweise für Personal oder Miete einfach so „im Raum herumschweben“, ohne feste Zuordnung. Spätestens wenn ein Unternehmen aus mehreren Abteilungen und ein paar Dutzend Mitarbeitern besteht, wird die systematische Kostenstellenrechnung also zur Pflicht. Ohne Kostenstellenrechnung könnte man nicht zuordnen, in welchem Bereich des Unternehmens die jeweiligen Kosten verursacht wurden.

Es würde also am Ende nur eine Zahl für die gesamten Kosten errechnet werden können und keine detaillierte Aufschlüsselung sein – fatal für jedes Unternehmen. Denn ohne solche Details die Finanzstrategie des Unternehmens wirtschaftlich sinnvoll anzupassen, ist quasi unmöglich.

Die Unterteilung nach Kostenstelle ist demnach nötig. Das hilft, um den Überblick zu bewahren und Entscheidungen nach rein logischen Gesichtspunkten zu treffen. Außerdem möchten auch Geschäftspartner, Investoren oder Banken genau wissen, welche Aufgabe im Unternehmen wie viele Kosten verursacht.

Die Unterschiede bei der Kostenstelle zwischen Haupt- und Hilfskostenstellen

Die Sinnhaftigkeit der Kostenstelle sollte nun etwas deutlicher geworden sein. Kümmern wir uns also um eine wichtige Besonderheit der Kostenstellen: Es wird unterteilt zwischen zwei verschiedenen Arten:

  • Hauptkostenstellen
  • Hilfskostenstellen

Wie bereits gesehen, erfolgt die Kostenstellenrechnung meist über funktionelle Kriterien. Diese Funktionen (Materialkosten, Fertigungskosten, Vertriebskosten, Verwaltungskosten, …) gelten als Hauptkostenstellen.

Hier fließen direkt Kosten ein, beispielsweise für die verwendeten Materialien oder für die gezahlten Löhne im jeweiligen Bereich. Allerdings fallen in jedem Unternehmen noch andere Kosten an, die nicht direkt einer bestimmten Abteilung zugerechnet werden können. Zum Beispiel ist dies der Strom oder der Hausmeisterdienst. In diesem Fall wird von Hilfskostenstellen gesprochen. Diese Hilfskosten müssen im Rahmen der sogenannten „innerbetrieblichen Leistungsverrechnung“ auf die Hauptkostenstellen verteilt werden.

Dieses Verfahren detailliert zu beschreiben, würde in diesem Artikel zu weit gehen. Deshalb nur kurz ein Beispiel: Für die Instandhaltung der Büros und Gebäude eines Unternehmens fallen in einem Jahr Kosten in Höhe von 100.000 Euro an. Anhand historischer Daten stellt das Unternehmen fest, dass normalerweise etwa 60 Prozent dieser Instandhaltungskosten im Bereich Fertigung anfallen, je 20 Prozent bei Vertrieb und Verwaltung. Daher werden durch die innerbetriebliche Leistungsverrechnung 60.000 Euro an die Fertigung weitergegeben, und jeweils 20.000 Euro an Vertrieb und Verwaltung.

Dies ist nur ein vereinfachendes Beispiel: In der Praxis sind die Verteilungsschlüssel für die innerbetriebliche Leistungsverrechnung meist komplexer. Zu beachten ist hier natürlich, dass Unternehmen, die eine Kostenrechnung durchführen möchten, im Normalfall extra einen Buchhalter oder eine ganze Abteilung an Buchhaltern dafür engagieren.

Demnach lohnt sich dieser Aufwand erst ab einer gewissen Anzahl an Mitarbeitern.

Fazit: die Vor- und Nachteile von Kostenstellen

Der größte Vorteil von Kostenstellen ist sicherlich, dass dank ihnen ein schneller, zuverlässiger Überblick darüber geliefert werden kann, wo im Unternehmen wie viele Ausgaben getätigt werden. Allein deshalb sollte die Kostenstellenrechnung bei jedem (zumindest mittelgroßen) Unternehmen zum Standard gehören.

Wirkliche Nachteile sind nicht auszumachen: Lediglich der verhältnismäßig große Aufwand und das nötige Wissen hält kleinere Unternehmen häufig von der Arbeit mit Kostenstellen ab. Als Unternehmer sollte man deshalb gut abwägen, ob der Aufwand sich letztlich auszahlt.

Für die Strategie einer Firma kann die sorgfältige Durchführung der Kostenstellenrechnung sich in jedem Fall bezahlt machen, vor allem langfristig gesehen. Im Zusammenspiel mit der Kostenartenrechnung und der Kostenträgerrechnung wird die Kostenstellenrechnung zur betriebswirtschaftlich entscheidenden Einflussgröße.

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel