Kreditorenbuchhaltung

Mit dem Thema der Buchhaltung muss sich jeder Unternehmer früher oder später befassen. Hierbei tauchen immer wieder Begriffe auf, die man klar voneinander unterscheiden muss, um Fehler in der Buchhaltung zu vermeiden. Denn bereits kleine Fehler können zu unangenehmen Situationen führen.

In der Buchhaltung gibt es verschiedene Bereiche, die Du kennen solltest. Die Buchhaltung lässt sich in verschiedene Teile gliedern: die Finanzbuchhaltung, die Debitorenbuchhaltung, die Kreditorenbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung und zu guter Letzt die Lohnbuchhaltung.

Die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung stehen sich hierbei gegenüber. Letztere Form werden wir uns heute ein wenig genauer anschauen.

Was ist die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist eine Unterform der Buchhaltung und dient der Sicherstellung von Zahlungen aller Verbindlichkeiten einer Firma gegenüber Kreditoren. Kreditoren sind in der Regel Lieferanten oder Dienstleister, die eine Leistung erbracht haben und das Unternehmen diesen dadurch Geld schuldet.

In der Fachsprache spricht man bei der Kreditorenbuchhaltung auch von der Buchführung der Kontokorrentbeziehungen, also der Beziehung zwischen Gläubiger und Schuldner. Der Gläubiger ist hierbei der Kreditor und der Schuldner der Debitor, in diesem Fall also das Unternehmen. 

Zu diesem Bereich gehört beispielsweise die Sicherstellung der Abbuchung, die Überprüfung der Richtigkeit des Kontos und das Einrichten von Daueraufträgen. Im Laufe des Artikels kommen wir noch auf die genauen Aufgaben der Kreditorenbuchhaltung zu sprechen. 

Buchhaltung im Allgemeinen dient dazu, jeden Vorgang im Geschäft zu erfassen und somit der Firma einen Überblick über die finanzielle Lage zu verschaffen.

Außerdem dient sie zu Zwecken der Steuererklärung, welche unerlässlich ist.

Der Unterschied zur herkömmlichen Finanzbuchhaltung ist, dass die Kreditorenbuchhaltung eine Unterform beschreibt und sich ausschließlich mit den Kreditoren befasst. Somit schließt sie keine Erträge der Firma mit ein, sondern lediglich Verbindlichkeiten.

Was sind die Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung?

Nun zu den Aufgaben in der Kreditorenbuchhaltung. Zuallererst ist es wichtig, eine Datenbank mit permanenten Lieferanten zu führen. Jedem Kreditor wird eine Identifikationsnummer zugeordnet. Diese und andere Informationen wie beispielsweise Material und Personalangaben werden in den meisten Unternehmen in einem bestimmten System abgespeichert, welches sich Enterprise-Resource-Planning-System nennt.

Dies erleichtert viele Vorgänge, da alle Daten auf einen Klick abrufbar sind und an einem Ort anstatt in vielen verschiedenen Dokumenten gespeichert werden. Dieses Verfahren nennt man auch „Kreditorenstammsatzpflege“. 

Eine weitere Aufgabe der Kreditorenbuchhaltung ist zu prüfen, ob die eingegangenen Rechnungen und Bestellungen mit dem im Voraus bestimmten Preis und der Menge übereinstimmen. 

Die eingehenden Rechnungen müssen außerdem alle im System erfasst werden, was allerdings heutzutage in den meisten Unternehmen elektronisch erfolgt. 

Außerdem müssen Rechnungen nach einem gewissen Zeitraum ins Archiv eingepflegt werden. Zu den Aufgaben gehört auch die Überprüfung auf Einhaltung gesetzlicher Richtlinien in allen Vorgängen.

Wie funktioniert die Kreditorenbuchhaltung?

Verschiedene Vorgänge können je nach Häufigkeit in verschiedene Kategorien verbucht werden: bei einmaligen oder unregelmäßigen Bestellungen werden Kreditoren unter „Sammelkreditoren“ verbucht. Alle Kreditoren, mit denen das Unternehmen regelmäßig arbeitet, bekommen eine Kreditorennummer zugeordnet.

Wie vorhin bereits erwähnt, wird jedem Kreditoren eine Identifikationsnummer zugeordnet. Diese Nummer ist auf jeder Rechnung wiederzufinden. 

In der Kreditorenbuchhaltung besteht die Pflicht zur doppelten Buchführung. Alle Unternehmen, ausgenommen Selbstständige und Kleinunternehmer mit einer gewissen Umsatz- und Gewinngrenze, unterliegen dieser Pflicht. Das bedeutet, dass jeder Vorgang doppelt aufgeführt werden muss.

Es gibt die Seite des „Soll“ und „Haben“. Synonyme hierfür sind auch Aktiva und Passiva, wobei wir bei Aktiva von einem Aufwandskonto und bei Passiva von einem Ertragskonto sprechen. Die Unterscheidung dieser Begriffe ist essenziell, um Fehler zu vermeiden.

Sobald eine Rechnung beglichen wurde, gehört sie in der Kreditorenbuchhaltung zu den ausgeglichenen Kreditoren und wird somit von der Liste der Offenen Posten entfernt.

Wozu dient die Kreditorenbuchhaltung?

Die Kreditorenbuchhaltung ist wichtig, um eine gute Beziehung zu den Lieferanten zu pflegen und zu gewährleisten. Dies mag besonders wichtig für große Unternehmen scheinen, ist aber auch für kleine Unternehmen von Relevanz. Eine frühzeitige und übersichtliche Erfassung aller Daten erleichtert die Beibehaltung bei Wachstum im Unternehmen und lässt einsehen, ob Lieferanten gute Arbeit leisten. 

Im Gegenzug dient die Kreditorenbuchhaltung auch dazu, eine gute Übersicht über offene Rechnungen zu gewährleisten und dadurch Mahngebühren und somit eine Unzufriedenheit der Lieferanten zu vermeiden. 

Wie vorhin bereits erwähnt, ist eine sorgfältige Buchführung wichtig für die Steuererklärung. In der Bilanzierung muss jederzeit eine gute Übersicht von Kreditoren und Debitoren möglich sein, um die aktuelle finanzielle Lage zu ermitteln und eventuelle Probleme zu lösen. 

Eine gute Erfassung der Kreditoren in der Datenbank ist außerdem nicht nur von Nutzen für das Unternehmen selbst, sondern kann auch für Informationsnachfrage der Investoren dienen.

Ist die Kreditorenbuchhaltung verpflichtend?

Eine Kreditorenbuchhaltung ist im Gegensatz zur Finanzbuchhaltung grundsätzlich nicht verpflichtend. Allerdings macht es vor allem bei einer größeren oder stetig wachsenden Anzahl von Kreditoren durchaus Sinn, diese Art der Buchhaltung vorzunehmen.

Eine gut geführte Datenbank der Kreditoren ist essenziell, um den Überblick zu behalten und die besten Kreditoren herauszufiltern. Außerdem ist eine rechtzeitige Zahlung wichtig für die Zufriedenheit seitens der Gläubiger. Die Zufriedenheit der Kreditoren wiederum ist wichtig für das fortlaufende Geschäft.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Kreditorenbuchhaltung eine Unterform der Buchhaltung ist. Sie bildet das Gegenstück der Debitorenbuchhaltung und befasst sich mit den Verbindlichkeiten eines Unternehmens, die durch erbrachte Leistung eines Kreditors entstanden ist. 

Die Kreditorenbuchhaltung befasst sich hauptsächlich mit der sogenannten Kreditorenstammsatzpflege, der Prüfung von eingegangenen Rechnungen, der Erfassung von Rechnungen und der Archivierung von älteren Rechnungen. Darüber hinaus erfüllt sie noch andere Zwecke, wie zum Beispiel der Prüfung des Kontos und dem Einrichten von Daueraufträgen. 

Kreditoren, mit denen die Firma regelmäßig zusammenarbeitet, wird eine Kreditorennummer zugeordnet und in einem entsprechenden Ordner vermerkt. Andere Kreditoren, mit denen ein unregelmäßiges Geschäft stattfindet, werden in dem Ordner der Sammelkreditoren vermerkt. Nach der Begleichung der Rechnung wird der offene Posten somit als beglichen vermerkt. 

Diese Art der Buchhaltung ist nicht verpflichtend, allerdings durchaus für kleine und große Unternehmen beiderlei wichtig. Sie dient der Übersicht über Finanzen und einer Gewährleistung der rechtzeitigen Zahlung, was sich auf die Beziehung mit den Kreditoren auswirkt. Es liegt natürlich im Interesse der Firma, diese Beziehung aufrecht zu erhalten. Außerdem können Fehler oder Probleme mit dieser Methode frühzeitig erkannt und gelöst werden.


Zuletzt aktualisiert vonOliver