Lohnbuchhaltung

Übersicht und Fehlervermeidung in der Buchhaltung sind wichtige Voraussetzungen für die erfolgreiche Führung eines Unternehmens. Hierbei spielen nicht nur die mit Erwerben oder Verkäufen verbundenen Kosten eine wichtige Rolle, sondern auch das Personal.

Das Personal ist ein maßgebender Faktor im Erfolg Deines Unternehmens und dadurch ist es umso wichtiger, hier eine ordentliche Buchhaltung sicherzustellen. 

Denn hier entstehen Lohnkosten und eine Reihe wichtiger Daten müssen erfasst werden. In der Buchhaltung sprechen wir auch von der Lohnbuchhaltung – was das ist und was Du wissen solltest, erklären wir Dir heute. 

Was versteht man unter Lohnbuchhaltung?

Wenn man von der sogenannten Lohnbuchhaltung spricht, bezeichnet das eine Unterform der Buchhaltung, welche die Lohn- und Gehaltsabrechnungen umfasst.

Hier ist eine Unterscheidung zwischen den beiden Begriffen „Lohn“ und „Gehalt“ besonders wichtig: das Gehalt ist die geregelte und monatliche Bezahlung des Angestellten, während der Lohn sich meist nach Stunden richtet. 

Dieser Vorgang umfasst nicht nur, wie man vom Namen denken könnte, die rechtzeitige Zahlung der Personalgehälter. Neben der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind die zwei größten Aufgaben der Lohnbuchhaltung die sogenannte Pflege der Personenstammdaten und die Führung der Jahreslohnkonten. Aber was genau bedeutet das?

Was wird in der Lohnbuchhaltung aufgeführt?

Die Personenstammdaten enthalten erst einmal allgemeine Informationen, wie den Namen, Geburtstag, Wohnort und Adresse des Arbeitnehmers. Für jeden Mitarbeiter erfolgt eine Erstellung eines Lohnkontos und eine Anmeldung beim Sozialversicherungsträger. 

Die Jahreslohnkonten enthalten darüber hinaus noch weitere Informationen, wie zum Beispiel Angaben über Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, den Tag der Entlohnung, die einzelnen Teile des Lohns und den Zeitraum der Lohnzahlung. 

Über die zwei wichtigsten Funktionen hinaus gibt es noch andere Bereiche, die die Lohnbuchhaltung abdeckt. Der Arbeitgeber unterliegt der Pflicht, Lohnabrechnungen anzufertigen und einzureichen.

Hier muss neben dem Gehalt in Brutto- und Nettoform auch die Steueridentifikationsnummer– und Sozialversicherungsnummer erfasst werden. Die Höhe der Lohnsteuer wird hier ebenfalls erfasst. 

Des Weiteren ist für jeden Angestellten eine Abgabe der Meldeerfordernis unerlässlich. Das bedeutet, dass die Lohnsteuer angemeldet werden muss und die Beitragszahlung an eine Krankenkasse nachgewiesen werden muss.

Probeabrechnungen sowie Anträge auf Erstattung nach der Entgeltbescheinigung müssen erstellt werden. Dies sind die hauptsächlichen Aufgaben der Lohnbuchhaltung. In kleineren Unternehmen kann unter Umständen noch das Aufsetzen von Arbeitsverträgen hinzukommen. 

Wer muss eine Lohnbuchhaltung führen?

Nach dem Gesetz ist jedes Unternehmen, das Angestellte beschäftigt, mit der Pflicht zur Lohnsteuerzahlung automatisch zur Lohnbuchhaltung verpflichtet. Diese muss monatlich erfolgen und eingereicht werden. Somit sind nur Selbstständige von dieser Pflicht befreit. 

Wie funktioniert die Lohnbuchhaltung?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung basiert auf verschiedenen Gesetzen, welche in der Gewerbeordnung, dem Einkommenssteuergesetz und dem Sozialgesetzbuch festgehalten sind. Sie soll dokumentieren, wie sich aus dem Bruttolohn der Nettolohn ergibt. 

Die Bestandteile einer Lohnabrechnung sind zuerst allgemeine Informationen zur beschäftigten Person, dem Zeitraum und Versicherungs- sowie Steueridentifikationsnummer.

Außerdem müssen der Lohn, jegliche Abzüge oder Entschädigungen, Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge und alle anderen Beträge, die den Lohn beeinflussen, aufgeführt werden. 

Hierbei sind alle Arten von sonstigen Zahlungen wie beispielsweise die Kirchensteuer oder Arbeitslosenversicherung zu beachten. Das Gleiche gilt für Freibeträge wie den Grundfreibetrag oder den Kinderfreibetrag.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung wird beim Finanzamt eingereicht und die Zahlungen werden jeweils an den Begünstigten, beispielsweise die Krankenversicherung an die Krankenkasse, weitergeleitet. 

Nach Erfassung aller Daten müssen am Ende eines Geschäftsjahres die Lohnkonten normgemäß abgeschlossen werden. Es muss sichergestellt werden, dass alle obligatorischen Dokumente rechtzeitig an die Finanzbuchhaltung weitergeleitet wird, welche die Daten dann übernimmt. 

Nicht zu vergessen ist, dem Sozialversicherungsträger, der Arbeitsagentur und den Statistikämtern die ermittelten Zahlen mitzuteilen.

Wer ist für die Lohnbuchhaltung zuständig?

In kleinen oder mittelständischen Unternehmen kann es durchaus sein, dass auf eine Abteilung für die Lohnbuchhaltung verzichtet wird. Dennoch ist es ratsam, die Dokumente stets auf dem aktuellsten Stand zu halten und bei einem wachsenden Unternehmen rechtzeitig eine verantwortliche Person einzustellen, da die Lohnabrechnung monatlich erfolgen muss.

Wenn Du kein Experte bist, solltest Du über eine externe Übernahme der Lohnbuchhaltung nachdenken, da diese ein wichtiger Bestandteil der Finanzbuchhaltung ist und Fehler zu noch mehr Arbeit führen.

Große Firmen hingegen haben entweder eine eigene Abteilung für die Lohnbuchhaltung oder benutzen sogar bereits ein System, das Dir die Arbeit abnimmt. 

Die Lohnbuchhaltung kann also entweder firmenintern erfolgen oder von einem Steuerberater übernommen werden. Da ein gutes Fachwissen über das Arbeits- und Lohnsteuerrecht erforderlich ist und die Lohnbuchhaltung später einen Bestandteil der Finanzbuchhaltung bildet, kann ein Steuerberater durchaus in Betracht gezogen werden.  

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte auf einen Blick: Die Lohnbuchhaltung befasst sich mit Lohn- und Gehaltsabrechnungen.

Die beiden Begriffe müssen klar getrennt werden, denn der Lohn ist die Bezahlung nach Leistung und das Gehalt beschreibt den festgelegten Monatsbetrag. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung dient zur Übersicht von Brutto- zu Nettobetrag. 

Darüber hinaus sind neben anderen Aufgaben die Pflege der Personalstammdaten und die Führung der Jahreslohnkonten ein wichtiger Bestandteil der Lohnbuchhaltung. Ersteres befasst sich mit der Erfassung von allen persönlichen Daten rund um den Angestellten, während Letzteres sich mit der Erstellung und Führung der sogenannten Lohnkonten eines jeden Angestellten beschäftigt. 

Jedes Unternehmen, welches Angestellte beschäftigt, unterliegt der Pflicht zur Lohnbuchhaltung. Somit sind nur Selbstständige davon befreit. 

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es einige Dinge zu beachten. Sie muss monatlich abgegeben werden und gewisse gesetzliche Grundlagen müssen beachtet werden.

Daher kann es sich durchaus lohnen, einen Experten zu beauftragen. Dies gilt sowohl für kleine als auch große Unternehmen, da die Lohnbuchhaltung in die Finanzbuchhaltung übernommen wird.


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