Monatsabschluss – was ist das und wie funktioniert es?

Wenn Du Dich bereits mit der Finanzbuchhaltung befasst hast, ist Dir sicherlich auch der Begriff des Jahresabschlusses am Ende eines Geschäftsjahres schon mal begegnet.

Allerdings ist dies nicht ganz ausreichend, denn viele Unternehmen müssen häufiger eine Abschlussübersicht anfertigen. Hierzu gehört auch der Monatsabschluss. Heute erklären wir Dir, was das genau ist und was Du wissen solltest.

Was ist der Monatsabschluss?

Der Monatsabschluss ist eine Unterform des Jahresabschlusses und gehört somit zu den sogenannten Zwischenberichten. Zu diesen Zwischenberichten gehören neben dem Monatsabschluss auch die Quartals- oder Halbjahresabschlüsse. 

Beim Monatsabschluss unterscheiden wir zwischen dem technischen und dem fachlichen Monatsabschluss. Hierbei ist der technische Abschluss der erste und simplere Teil, denn es werden lediglich ein paar Klicks vorgenommen, sodass ab sofort nicht mehr in dem abzuschließenden Zeitraum gebucht werden kann. 

Hierzu gehört auch, alle Buchungen in das sogenannte Journal zu übertragen und das Datum aufzuschreiben. In dem Journal werden alle Geschäftsvorgänge eines Unternehmens vollständig und in chronologischer Reihenfolge aufgeführt. Hierbei kann jede Firma selbst entscheiden, welche Art von Unterteilung Sinn macht und diese anwenden. 

Der fachliche Monatsabschluss ist der größere Teil und jener, der mit in die Buchhaltung einfließt. Hier ist wichtig, dass die jeweiligen Monate klar voneinander abgegrenzt werden, um Fehler zu vermeiden. Bei Zahlungen im Voraus musst Du also den Betrag jeweils in den Zeitraum verbuchen, in welchem er wirksam wird.  

Wozu dient der Monatsabschluss und wer ist dazu verpflichtet?

Der Monatsabschluss dient der Firma dazu, sich eine gute Übersicht über die aktuelle finanzielle Lage zu verschaffen. Beim Jahresabschluss am Ende eines Geschäftsjahres kann außerdem auf alle monatlich erstellten Dokumente zurückgegriffen werden, wodurch diese Prozedur deutlich erleichtert wird. 

Wer muss nun also einen Monatsabschluss anfertigen? In Deutschland sind alle börsennotierten Unternehmen, ausgenommen einiger Kreditunternehmen, zur Zwischenberichtserstattung verpflichtet. Diese Pflicht schreibt in der Regel lediglich die Abgabe eines Halbjahresberichtes vor, allerdings führen viele einen Quartals- oder gar Monatsbericht durch, um eine regelmäßige Übersicht zu erstellen und so bei Komplikationen rechtzeitig handeln zu können.

Vor allem in Großunternehmen mit einer großen Anzahl an Geschäftsvorfällen erleichtern vorhandene Monatsabschlüsse den Jahresabschluss, wodurch dies in solchen Unternehmen durchaus üblich ist. Eine Pflicht zum Monatsabschluss besteht aber nicht. 

Der Jahresabschluss hingegen ist für jedes Unternehmen verpflichtend und stellt einen wichtigen Teil der Buchhaltung dar. Alle Kaufmänner, darunter Kapital- und Personengesellschaften und Unternehmen ab einem gewissen Umsatz und Gewinn, unterliegen der Pflicht zum Jahresabschluss. Selbstständige und sogenannte Kleinunternehmer, welche in den letzten zwei Jahren einen Umsatz unter 600.000€ und einen Gewinn unter 60.000€ jährlich verzeichnet haben, müssen lediglich eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung als Jahresabschluss anfertigen. 

Was beinhaltet der Monatsabschluss und wie wird er erstellt?

Der Monatsabschluss setzt sich aus verschiedenen Teilen zusammen. Dazu gehört zuerst, alle Buchungsperioden zu öffnen und zu schließen. Außerdem ist es wichtig, alle Belege direkt auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu prüfen und aufzubewahren. Die Sortierung aller Belege wird vereinfacht, indem man sie kategorisiert. Das Archivieren aller Belege ist auch ein Bestandteil des Monatsabschlusses.

Dein Kassenbuch muss Du stets auf dem aktuellsten Stand halten. Je nach Zahlungsmethoden ist es ratsam, beispielsweise Kontoauszüge Deiner EC-Karte und anderen Zahlungsmöglichkeiten getrennt abzuheften.  

Nun musst Du eine Bilanz, eine Umsatzsteuervoranmeldung und einen Bericht nach Richtlinien der Außenwirtschaftsordnung erstellen. Eine Bilanz wird mit der Gewinn-und-Verlustrechnung nach dem Prinzip der doppelten Buchführung erstellt. Eine Umsatzsteuervoranmeldung ist eine frühzeitige Rückerstattung der gezahlten Umsatzsteuer eines Unternehmens beim Erwerb von Produkten.

Außerdem müssen Berichte wie das Grundbuch, die Kontenschreibung und Offene-Posten-Liste dokumentiert werden. Offene Posten werden im nächsten Monat bzw. ihrer Fälligkeit entsprechend verbucht. Dies dient der Aufführung und Nachvollziehbarkeit jedes einzelnen Geschäftsvorfalls für das Finanzamt, auch im Hinblick auf den Jahresabschluss. Die Abgabefrist für Monatsabschlüsse ist immer am 10. des Folgemonats.

Monatsabschluss selbst erstellen?

Bereits bei kleinen Unternehmen kann es sich als Laie schwierig gestalten, bei einem Monatsabschluss den Überblick zu behalten. Bei mittelständischen oder großen Unternehmen verkompliziert sich die Angelegenheit durch eine größere Anzahl an Geschäftsvorfällen, die verzeichnet werden.

Wie bereits erwähnt, bildet ein Monatsabschluss oder eine andere Art des Zwischenberichts die Grundlage für den Jahresabschluss. Daher kann es durchaus Sinn machen, sich einen Experten zur Seite zu holen. 

Festzuhalten ist also, dass Monatsabschlüsse eine Art der Zwischenberichte zur Darlegung und Übersicht der Geschäftsvorfälle in einem Unternehmen sind. 

Der Monatsabschluss ist in zwei Teile gegliedert: dem technischen und dem fachlichen. Der technische ist hierbei lediglich der Vorgang, bei dem das Konto geschlossen wird. Der fachliche Teil befasst sich mit allen Vorgängen, die der Ermittlung aller Geschäftsvorfälle inklusive Zuordnung der jeweiligen Belege dienen. Wichtig ist, dass die Zahlungen jeweils in dem Monat verbucht werden, in dem sie wirksam werden. 

Monatsabschlüsse bieten der Firma eine gute Übersicht über die aktuelle finanzielle Lage, wodurch Fehler rechtzeitig erkannt und behoben werden können. Außerdem können diese Abschlüsse bei korrekter Ausführung eine gute Vorlage für den Jahresabschluss bilden, wodurch dieser deutlich erleichtert wird.

Lediglich bei börsennotierten Unternehmen besteht die Pflicht eines Halbjahresabschlusses. Viele Unternehmen fertigen jedoch freiwillig Zwischenberichte an, um den Jahresabschluss leichter zu gestalten. Zu einem Jahresabschluss ist jedoch jedes Unternehmen verpflichtet. 

Die wichtigsten Bestandteile des Monatsabschlusses sind das Ordnen und Archivieren von Belegen, diese den jeweiligen Transaktionen zuordnen, das Ziehen einer Bilanz mit der GuV, eine Umsatzsteuervoranmeldung und einen Bericht nach Richtlinien der Außenwirtschaftsordnung. 

Ob Du einen Monatsabschluss anfertigst, ist Dir überlassen. Hierbei ist es wichtig, Fehler zu vermeiden, da der Abschluss nur so eine gute Grundlage für den Jahresabschluss bietet. Daher ist es für Großunternehmen mit vielen Geschäftsvorfällen durchaus ratsam, einen Experten zu engagieren. 

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel