Die Buchhaltung der offenen Posten

Buchhaltung – ein Thema, das jeder Unternehmer kennt und sich regelmäßig mit auseinandersetzen muss. Oft kommen Fragen auf und es kann zu Fehlern oder Verwirrungen kommen. Wir erklären Dir heute, wie Du einen guten Umgang mit zu zahlenden Rechnungen lernen kannst und was zu beachten ist. 

Offene Posten – was ist das?

Wenn wir in der Geschäftswelt von offenen Posten sprechen, handelt es sich um nicht bezahlte Einträge auf dem Konto eines Unternehmens. Diese werden fachsprachlich auch als offene Posten bezeichnet. 

Offene Posten entstehen durch Rechnungsstellungen an eine oder von einer anderen Instanz. Hier wird zwischen offenen Posten von Debitoren und Kreditoren unterschieden. Debitoren sind Schuldner, also meistens die Kunden des Unternehmens, die Dir durch eine Leistungserbringung Deines Unternehmens Geld schulden und somit werden Forderungen gestellt.

Kreditoren hingegen sind Dienstleister, denen die Firma durch Deine erbrachte Leistung, Geld zahlen muss. Hier sprechen wir von Verbindlichkeiten des Unternehmens gegenüber des Kreditors. Die Summe aller offenen Posten wird auch als Offene-Posten-Liste bezeichnet. 

Ein offener Posten wird durch die Bezahlung der Rechnung ausgeglichen. Allerdings ist ein Ausgleich offener Posten nur möglich, wenn das Haben und Soll des Unternehmens sich decken. Nach Ausgleich des offenen Postens werden diese von dem jeweiligen Konto eliminiert und der Kategorie der ausgeglichenen Posten zugeordnet.

Bei der Begleichung eines offenen Postens wird in der Fachsprache auch von „Ausziffern“ gesprochen, da in der Buchhaltung eine Nummerierung jeder Rechnung vorgenommen wird, die kontinuierlich aufsteigt. Sobald ein offener Posten ausgeglichen wurde, sprechen wir von einem geschlossenen Posten. 

Warum sind offene Posten für ein Unternehmen von Relevanz?

Eine gute Buchführung über die offenen Posten ist aus verschiedenen Gründen relevant für die Firma. Zuallererst ist es wichtig, pünktliche Zahlungseingänge zu überprüfen und im Falle eines Verzuges eine Mahnung zu stellen, um Verzugszinsen zu vermeiden

Die Summe aller offenen Posten wird auch als Saldo bezeichnet. Diesen Betrag solltest du regelmäßig überprüfen. Du solltest sicherstellen, dass die eingehenden Zahlungen auch mit den geforderten Beträgen übereinstimmen.

Darüber hinaus sollte eine regelmäßige Kontrolle der Kunden stattfinden und vor dem Entschluss zur Zusammenarbeit klare Kriterien festgelegt werden. Beispielsweise sollte im Falle einer redundanten Zahlungsmahnung an einen Debitor eine weitere Zusammenarbeit abgewägt werden. 

Denn abgesehen von der soeben angesprochenen Verlässlichkeit können sich Zahlungsverzögerungen auch negativ auf die Liquidität, also die Verfügbarkeit von Zahlungsmitteln des Unternehmens zum Zwecke der rechtzeitigen Rechnungsbegleichung, auswirken.

Je mehr unbezahlte Rechnungen die Firma hat, desto schlechter steht es um die Liquidität und somit entsteht die Gefahr, die fortlaufenden Kosten nicht mehr bezahlen zu können. 

Außerdem kann eine frühzeitige Begleichung von Verbindlichkeiten von Vorteil sein, da es durch sogenannte Skontoabzüge zu Einsparungen kommen kann. Skontoabzüge entstehen, wenn Du innerhalb einer bestimmten Frist deine Rechnung begleichen und infolge dessen einen Nachlass bekommst.  

Welche Formen von Umgang mit offenen Posten gibt es? 

Wie Du mit offenen Posten in der Buchhaltung umgehst, ist von der Größe des Unternehmens abhängig. Grundsätzlich lässt sich sagen, dass diese Art der Buchhaltung sich überwiegend für kleine Unternehmen eignet.

Die Idee hinter der Buchhaltung der offenen Posten ist, dass alle Belege gesammelt und nach Debitoren bzw. Kreditoren geordnet werden, damit der Unternehmer eine klare Struktur der Buchhaltung gewährleisten kann. Jede einzelne Rechnung wird abgeheftet und dem jeweiligen Konto zugeordnet. 

Du hast zwei verschiedene Möglichkeiten: die Offene-Posten-Verwaltung und die Offene-Posten-Buchführung. Bei der ersten Variante handelt es sich um einen Ordner, den Du nach Tagen sortierst und eine Kopie von jeder Rechnung anlegst.

Wenn eine Zahlung ausgeglichen wird, wird dies auf der Kopie erfasst und in einen neuen Ordner mit den ausgeglichenen Posten umgeheftet. Die Sortierung nach Tagen ermöglicht es dem Unternehmer, einen Zahlungsverzug schnell zu erkennen und entsprechende Maßnahmen einzuleiten. 

In diesem Verfahren werden keine Buchungssätze vorgenommen, da die Zahlungen nicht über ein sogenanntes Sachkonto des Debitors oder Kreditors gebucht werden.

Stattdessen gehen diese Buchungen direkt in das sogenannte Erfolgskonto der Firma ein, welches die Gewinne und Verluste aufzeichnet. Das Erfolgskonto beeinflusst somit das Kapital des Unternehmens. 

Die andere Variante, die Dir zur Verfügung steht, ist die der Offene-Posten-Buchführung. Diese Methode ist vor allem bei einer größeren Anzahl von offenen Posten sehr zu empfehlen. Hierbei werden im Gegensatz zur Verwaltung der offenen Posten alle Einträge über das Sachkonto verbucht.

Aus dieser Übersicht lässt sich leicht ziehen, welche Posten noch offen sind. Bei beiden Möglichkeiten ist zu beachten, dass nach gesetzlicher Regelung alle Belege 10 Jahre aufbewahrt werden müssen. 

Falls trotz ausgeglichener offener Posten Deine Bilanz mal nicht stimmen sollte, forsche genau nach. Stelle sicher, dass Du niemandem etwas Falsches unterstellst, und beseitige den Fehler schnellstmöglich. 

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass ein gutes Verständnis für das Management von offenen Posten sowie vor allem eine gute Übersicht essenziell für die Liquidität des Unternehmens sind.

Außerdem musst Du im Auge behalten, welcher Kunde eventuell nicht weiter für eine Zusammenarbeit in Frage kommt und regelmäßig prüfen, ob das Saldo stimmt und Deine Bilanz aufgeht.

Zahlungsverzögerungen sollten rechtzeitig erkannt und Mahnungen dementsprechend verschickt werden, um die Zahlungsfähigkeit Deines Unternehmens nicht zu gefährden.

Es gibt zwei verschiedene Optionen zur Handhabung von offenen Posten, welche von der Größe des Unternehmens und der damit zusammenhängenden Anzahl der offenen Posten abhängt. Wichtig ist, alle Belege 10 Jahre aufzubewahren und bei Fehlern in der Bilanz schnell zu handeln. 

Generell lässt sich sagen, dass Du einen Weg finden solltest, einen guten und simplen Überblick zu bewahren und Dich regelmäßig darum zu kümmern, Deine Unterlagen auf dem neuesten Stand zu halten.

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Zuletzt aktualisiert vonFlorian Kassel