Rechnungsabgrenzung

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Bei der großen Anzahl an Begriffen in der Buchhaltung und den verschiedenen Zusammenhängen kann es durchaus mal zu Verwirrungen kommen. Dennoch ist es gerade für einen fehlerfreien Jahresabschluss und die Steuererklärung wichtig, die Buchhaltung ordentlich und übersichtlich zu gestalten.

Hierfür ist die genaue zeitliche Einordnung aller Geschäftsvorfälle eines Unternehmens umso wichtiger, wozu es die Rechnungsabgrenzung gibt. Aber was genau ist das und wie wird sie in der Bilanz gebucht?

Was ist eine Rechnungsabgrenzung?

Stell Dir vor, Dein Unternehmen erhält eine Lieferung, wodurch eine Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten entsteht und Du begleichst diese Rechnung innerhalb weniger Tage. Genauso kann es vorkommen, dass Du einem Kunden eine Rechnung stellst, welche erst ein paar Wochen später beglichen wird. Nicht nur als Unternehmer, sondern auch als Privatperson kommt es immer wieder vor, dass Du beispielsweise Deine Miete für Februar bereits am 30. Januar zahlst.

Das bedeutet, dass die Forderungen und Verbindlichkeiten zwar zu einem gewissen Zeitpunkt ausgeglichen werden, aber immer noch ein zeitlicher Unterschied in der Buchhaltung aufzuweisen ist. Hier kommt die Rechnungsabgrenzung ins Spiel, welche das Ziel verfolgt, die Differenz zwischen Aufträgen und Erträgen in der Bilanz auszugleichen.

Die gesetzlichen Vorschriften zur Rechnungsabgrenzung sind im §250 des Handelsgesetzbuches und im §5 Absatz 5 des Einkommenssteuergesetzes festgehalten. Für Unternehmen ist es sehr wichtig, die verschiedenen Geschäftsvorfälle zeitlich voneinander abzugrenzen, um dem Finanzamt mit dem Jahresabschluss eine zuverlässige Grundlage zur Einschätzung der finanziellen Situation Deines Unternehmens zur Verfügung zu stellen.

Wie unterscheidet sich die aktive und passive Rechnungsabgrenzung?

Im Allgemeinen unterscheiden wir zwischen transitorischen und antizipativen Rechnungsabgrenzungsposten. Bei den transitorischen handelt es sich um die Posten aus dem letzten Jahr, wo es die Unterkategorien „aktiv“ und „passiv“ gibt. Die antizipativen Posten beschäftigen sich mit den Zahlungen im neuen Jahr, wobei ein Ertrag auch „sonstige Forderung“ heißt und ein Aufwand als „sonstige Verbindlichkeit“ bezeichnet wird.

In der Rechnungsabgrenzung unterscheiden wir zwischen aktiv und passiv, kurz auch als aRAP und pRAP bezeichnet. Eine aktive Rechnungsabgrenzung wird durchgeführt, wenn eine Forderung eines Kunden bereits vor dem Bilanzstichtag erfüllt werden muss.

Ein Beispiel ist das Zahlen einer Versicherung: wenn Du Mitte des Jahres eine Versicherung abgeschlossen hast, musst Du nur die Kosten in der Bilanz eintragen, welche noch in das jetzige Geschäftsjahr zählen, da der restliche Betrag im Folgejahr als Aufwand in der Bilanz aufgeführt werden muss.

Bei der passiven Rechnungsabgrenzung handelt es sich um Erträge oder Einnahmen, welche bereits vor dem Stichtag der Bilanz eingehen, jedoch erst danach einen Ertrag für Dein Unternehmen einbringt.

Beispielsweise hast Du einen Vertrag mit einem Kunden über 8 Monate von September bis einschließlich April abgeschlossen, also musst Du die Hälfte der Erträge in diesem Jahr und die andere Hälfte der Zahlung im nächsten Jahr in der Bilanz verbuchen.

Wenn Dein Unternehmen eine Vielzahl an Geschäftsvorfällen verzeichnet, kann die Erstellung eines Monatsabschlusses eine gute Grundlage für den Jahresabschluss sein.

Wie wird die Rechnungsabgrenzung gebucht?

Bei einer aktiven Rechnungsabgrenzung muss der Buchungssatz mit dem Namen „Aktive Rechnungsabgrenzung“ gegen „Bank“ in der Bilanz aufgeführt werden, welcher im Folgejahr in der Bilanz wieder gegen das Aufwandskonto entsprechend aufgelöst werden muss.

Für die passiven Rechnungsabgrenzungsposten muss der Betrag ordnungsgemäß von „Bank“ gegen „Passive Rechnungsabgrenzung“ aufgeführt werden. Im nächsten Geschäftsjahr wird der Betrag gegen das Ertragskonto wieder aufgelöst.

Nun bleibt noch die Frage, wo genau diese Posten in der Bilanz auftauchen. Sie werden an allerletzter Stelle eingetragen und die Buchung sorgt dafür, dass diese Beträge die Gewinn- und Verlustrechnung nicht beeinflussen.

Wie werden die aktiven und passiven Rechnungsabgrenzungsposten aufgelöst?

Wenn Du die Beträge voneinander abgrenzt und der Ertrag bzw. Aufwand somit im Folgejahr anfällt, besteht auch die Pflicht, diese Beträge wieder aufzulösen. Dies sollte in dem Moment geschehen, in dem die Zahlung wirksam wird. Für den korrekten Monats-, Quartals- oder Jahresabschluss ist es notwendig, die Auflösung zum Zeitpunkt der Wirksamkeit zu buchen und nicht erst zum Ende des Geschäftsjahres.

Fazit zur Rechnungsabgrenzung

Zusammenfassend lässt sich also sagen, dass Rechnungsabgrenzungsposten dazu dienen, Geschäftsvorfälle im Jahresabschluss zeitlich korrekt einzuordnen. Dies ist relevant für eine übersichtliche Buchhaltung und somit für das Finanzamt von Bedeutung, um die finanzielle Situation Deines Unternehmens bewerten zu können.

Wir unterscheiden zwischen transitorischen und antizipativen Posten, wobei sich Erstere noch in aktive und passive Posten unterteilen lassen: ein aktiver Posten entsteht, wenn eine Ausgabe bereits vor dem Bilanzstichtag verbucht wird, doch erst nach Stichtag zu einem Aufwand führt.

Passive Posten entstehen, wenn Dein Unternehmen eine Einnahme verbucht, welcher jedoch erst nach Bilanzstichtag zu einem Ertrag in Deinem Unternehmen führt.

Gebucht werden Rechnungsabgrenzungsposten in der Regel ganz am Ende der Bilanz. Aktive Posten werden mit „Aktive Rechnungsabgrenzung“ gegen „Bank“ gebucht, während passive Posten mit „Bank“ gegen „Passive Rechnungsabgrenzung“ gebucht werden.

Wenn die Aufwendungen oder Erträge beglichen werden, sollten diese zum entsprechenden Zeitpunkt auch wieder aufgelöst werden. Nur so kann ein zuverlässiger Monats-, Quartals- und Jahresabschluss gewährleistet werden.


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