Rechnungsstellung

Durch die Erbringung einer Leistung oder die Lieferung einer Ware entsteht eine Forderung beim leistenden Unternehmen. Die Rechnungsstellung dient dazu, diese beim Kunden einzufordern. Die Rechnungsstellung (Englisch: sales invoicing) wird abgeleitet vom lateinischen „factura“ (Rechnung) auch Fakturierung genannt und bezeichnet im Rechnungswesen das Schreiben einer Rechnung für bereits erfolgte oder vereinbarte Lieferungen und Leistungen.

Wer ist zur Rechnungsstellung verpflichtet?

Unternehmen unterliegen für alle gewerblichen Geschäftsvorfälle, mit denen Umsätze erzielt werden, der Pflicht zur Rechnungsstellung. Bei nicht-gewerblichen Privatkäufen ist sie nicht gesetzlich vorgeschrieben.

Frist für die Rechnungsstellung

Die Rechnungsstellung muss innerhalb von sechs Monaten, nachdem eine Dienstleistung für eine juristische Person oder einen Unternehmer im Inland erbracht oder eine Ware geliefert wurde, erfolgen. Bei Unternehmen aus den EU-Mitgliedstaaten erfolgt die Erstellung der Rechnung bis zum 15. eines Monats, der auf den Monat folgt, in dem der entsprechende Umsatz verbucht wurde. Werden die Fristen nicht eingehalten, besteht die Möglichkeit, kann die Rechnungsstellung rückwirkend erfolgen, sofern ein Unternehmen über einen Nachweis verfügt, dass die entsprechende Leistung oder Lieferung erbracht wurde.

Verjährung der Rechnungsstellung

Erfolgt die Rechnungsstellung nicht innerhalb von drei Jahren nach Erbringung einer Leistung oder Lieferung, greift die Verjährungsfrist. Damit verliert ein Unternehmen das Recht auf die Begleichung einer Rechnung.

Rechtliche Grundlagen für die Rechnungsstellung

Inhalt und Struktur einer korrekten Rechnung orientieren sich an den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchhaltung (GoBD) sowie am Umsatzsteuergesetz (UStG). Unternehmer sind beim Erstellen der Rechnung dazu verpflichtet, darauf zu achten, dass eine Rechnung echt, unveränderbar und lesbar ist. Ob die Rechnungsstellung elektronisch per E-Mail oder schriftlich auf Papier über die Post erfolgt, ist dabei nicht relevant. Eine Unterschrift ist nicht unbedingt notwendig.

Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung

§ 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) legt fest, wie die rechtskonforme Erstellung einer Rechnung zu erfolgen hat und welche Angaben ein Unternehmen in der Rechnung aufführen muss. 

Dazu zählen

  • der vollständige Name des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • die vollständige Anschrift des rechnungsstellenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
  • eine Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 
  • das Datum der Rechnung
  • eine fortlaufende Rechnungsnummer (zur Prüfung der Rechtmäßigkeit, Vollständigkeit und Reihenfolge der Rechnungen durch das Finanzamt)
  • Menge und Bezeichnung der Ware(n) oder die Art und der Umfang (beispielsweise in Stunden) der sonstigen Leistung
  • Datum der Lieferung oder Leistung
  • der Gesamtbetrag aufgeschlüsselt nach dem Nettobetrag, den anzuwendenden Steuersätzen (bspw. Umsatzsteuer) und -befreiungen (inkl. einem Hinweis, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt und warum)
  • mögliche Rabatte und Skonti
  • die individuell festgelegte Zahlungsfrist (inkl. Angabe eines konkreten Datums)

Bei Privatpersonen wird zudem ein Hinweis auf die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlangt.

Optionale Angaben in der Rechnung

Die Bankverbindung eines Unternehmens gehört nicht zu den Pflichtangaben bei der Rechnungsstellung. Sie können im Sinne der Kundenfreundlichkeit aber ergänzt werden. 

Rechnungsstellung für Unternehmen mit Sitz im Ausland

Unternehmen, die innergemeinschaftlichen Handel mit anderen EU-Mitgliedstaaten treiben, benötigen für die Rechnungsstellung zusätzlich zur Steuernummer die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) und müssen diese auf der Rechnung mit angeben, um Geschäfte im Ausland abzuwickeln. Da die Umsatzsteuerschuld in diesem Fall durch das Reverse-Charge-Verfahren umgekehrt wird, darf bei der Erstellung der Rechnung nicht die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Für Lieferungen und Leistungen in Drittländer unterschiedliche Bedingungen.

Rechnungsstellung Kleinunternehmer

Kleinunternehmer sind von der Zahlung der Umsatzsteuer befreit und weisen diese daher bei der Erstellung der Rechnung auch nicht aus. Sie sind aber dazu verpflichtet, Bei der Rechnungsstellung sind sie dazu verpflichtet, einen Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 Umsatzsteuergesetz (UStG) zu ergänzen.

Kleinbetragsrechnung

Die Rechnungsstellung bei Beträgen bis zu 250 Euro erfordert weniger Pflichtangaben. In der sogenannten Kleinbetragsrechnung erfolgt keine Ausweisung der Umsatzsteuer. Angaben über den Leistungsempfänger und den Leistungszeitpunkt sind ebenfalls nicht erforderlich.

Gutschrift statt Rechnung

Erfolgt die Rechnungsstellung durch den Leistungsempfänger oder durch einen von ihm beauftragten Dritten, muss die Angabe „Gutschrift” ergänzt werden.

Fehlerhafte Rechnung

Ist bei der Rechnungsstellung ein Fehler unterlaufen, muss die fehlerhafte Rechnung storniert werden. Im Anschluss an die Stornierung wird eine neue Rechnung mit einer neuen Rechnungsnummer erstellt. Die Storno-Rechnung darf nicht gelöscht werden, da sonst Lücken in der Nummerierung entstehen. Sie wird wie alle anderen Rechnungen chronologisch abgelegt und gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen zehn Jahre lang aufgehoben werden.

Für fehlerhafte Rechnungen, die bereits vom Kunden bezahlt wurden, wird eine Gutschrift erstellt. Wie bei der ursprünglichen Rechnungsstellung muss die Gutschrift die gleichen Pflichtangaben sowie den Zusatz „Gutschrift“ enthalten. 


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