Das Gründungspaket

Wie ist dieses Paket entstanden?

Penta ist einer der Vorreiter mit seinem Geschäftskonto für Gründer und es war uns in den letzten Jahren möglich, tausende von Firmengründungen mitzubegleiten. Fast genauso oft haben wir von diesen Gründern die gleichen Fragen zu Gesetzen, Gründungen, Best-Practices und Dokumenten gehört. Dies gab uns den Anstoß uns mit unserem Partner Jurpartner zusammenzutun, um allen Gründern (und denen, die es noch werden wollen) ein All-in-one Paket zur Verfügung stellen zu können.

Mit dem Gründungspaket von Penta und Jurpartner haben wir ein umfangreiches Paket aus Fragen & Antworten, smarten Verträgen und Vertragsvorlagen für alle Gründer zusammengestellt. Und das Beste: Bei unserem Gründungspaket ist die persönliche Rechtsberatung (die ansonsten mit hohen Gebühren verbunden ist) mit enthalten.

Denn wir wissen aus erster Hand, dass eine Gründung Dich vor besondere und vielschichtige Herausforderungen stellen kann und es ist uns ein Anliegen, Dich in Deinem Traum von der eigenen Firma zu unterstützen.

Was kann ich von dem Paket erwarten?

Mit dem Gründerpaket profitierst du von der kombinierten Erfahrung von Penta, Jurpartner und versierten Juristen. Dadurch sparst Du nicht nur Zeit und Geld, sondern erhältst auch einen im jeweiligen Fachgebiet spezialisierten Rechtsanwalt zur Verfügung. Du erhältst Unterstützung bei der rechtskonformen Ausarbeitung von Verträgen, AGBs, oder beim Aufsetzen von Rechnungen. Das bedeutet: Du kannst Dich komplett auf die Unternehmensgründung konzentrieren. Und ganz nebenbei erhältst Du mit dem enthaltenen Penta Geschäftskonto das perfekte Gründerkonto für Dein Unternehmen.

In dem Paket enthalten sind unter anderem

  • Dokumente und Checklisten zur Wahl der Rechtsform
  • Checklisten, Formulare und FAQs für die Gewerbe- und Finanzamtanmeldung
  • Informationen und Hintergründe zum Versicherungsbedarf bei einer Unternehmensgründung
  • Checklisten zur DSGVO
  • Unterstützung bei der Aufstellung von AGBs
  • Informationsblätter und Vorlagen zu allen relevanten Verträgen (inkl. Arbeitsverträge, Anstellungsverträge, Geschäftsverträge aller Art) aber auch zur Anmeldung von Mitarbeitern
  • Checklisten zur Rechnungserstellung, Musterrechnungen und Muster-Zahlungserinnerungen
  • Unterstützung bei der Markenanmeldung

Und natürlich erhältst du die 2 bzw. 5 telefonischen Rechtsberatungen mit einem kompetenten Ansprechpartner zu all deinen Belangen im Gründungsprozess.

Wie funktioniert eine telefonische Rechtsberatung?

Manchmal kann es ganz schnell gehen: Jeder vierte Deutsche war schon einmal in einen Rechtsstreit verwickelt. Das kostet Zeit, Nerven und vor allen Dingen eine Menge Geld – allein in den Jahren 2012 bis 2016 stiegen die durchschnittlichen Ausgaben für Anwälte und Gerichte um ganze 19 Prozent! Und nicht nur vor Gericht, auch schon für eine erste anwaltliche Einschätzung muss man oft tief in die Tasche greifen – so kann eine anwaltliche Erstberatung bis zu 250 Euro (!) kosten. Nicht bei unseren Gründungspaket! Wir geben dir die Möglichkeit 2 bzw. 5 Rechtsfälle am Telefon durch einen erfahrenen Anwalt prüfen zu lassen lassen. Das interessante dabei ist, dass sich 80% der Rechtsfälle telefonisch klären zu lassen..

Die Schritte der telefonischen Rechtsberatung prägnant erklärt

  1. Schildere Deinen Rechtsfall oder Deine Frage
  2. Ein professioneller und erfahrener Anwalt analysiert die Sach- und Rechtslage deines Falles
  3. Nach spätestens 48 Stunden bekommst du einen Rückruf, bei dem der Anwalt mit dir den Fall gemeinsam analysiert und dich konform und erklärlich berät.

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Wichtige Entscheidungen noch vor der Gründung

Die passende Wahl der Rechtsform – keine einfache Entscheidung, aber notwendig

Je nach Rechtsform gibt es verschiedene Vorteile. Bei einem Einzelunternehmen profitierst Du unter anderem von einer vereinfachten Buchführung mit einer GmbH oder UG begrenzt Du Deine Haftung auf das Firmenvermögen, als gemeinnützige Gesellschaft wiederum kannst du Steuerbegünstigungen in Anspruch nehmen.

Damit man hier die bestmögliche Entscheidung treffen kann, ist es besonders wichtig, sich vor der Gründung ausgiebig darüber zu informieren, welche Rechtsform am besten zu Dir und Deiner Geschäftsidee passt.

Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH)

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung zählt zu den beliebtesten Rechtsformen. Sie bietet sich an, wenn Du alleine oder im Team gründen und Deine Haftung begrenzen möchtest.

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigenständiger Rechtspersönlichkeit, so kannst Du im Namen der GmbH Verträge abschließen. Als Gründer haftest Du nur mit dem Betriebsvermögen Deines Unternehmens – das Privatvermögen der Gesellschafter in einem Haftungsfall wird (meistens) nicht herangezogen. Du kannst aber haftbar gemacht werden, wenn Du als Gründer oder Gesellschafter Deine Pflichten verletzt.

Für die GmbH Gründung, benötigst Du ein gesetzliches Mindestkapital bzw. ein Stammkapital in Höhe von 25.000 Euro. Du kannst dabei auch Sacheinlagen leisten. Das Mindestkapital muss zur Hälfte einbezahlt sein.

Die Gründung und die anschließende Anmeldung im Handelsregister muss von einem Notar beurkundet werden und dauert in der Regel 4 Wochen. Zu den Gründungskosten, die sich in der Regel auf 500 bis 1.500 Euro belaufen, gehören in der Regel

  • Anwaltskosten bei individueller Satzung
  • Notarkosten
  • Gebühr für das Amtsgericht zur Eintragung in das Handelsregister
  • Gewerbeanmeldung

Die großen Vorteile einer GmbH machen sich allerdings schnell bezahlt. So bietet diese Rechtsform eine hohe Rechtssicherheit und wird von Geschäftspartnern, Lieferanten und Kunden, aber auch von Banken anerkannt. Weiterhin profitierst Du von niedrigen Körperschaftsteuersätzen.

Unternehmergesellschaft (UG)

Die Unternehmergesellschaft (UG) ist die kleine Schwester der GmbH und eignet sich für alle, die ihre Haftung auf das Betriebsvermögen begrenzen möchten, aber nicht die 25.000 Euro Stammkapital für die Gründung einer GmbH aufbringen wollen.

Es reicht bereits eine Stammeinlage von 1 Euro pro Gesellschafter aus, um eine UG zu gründen. Diese Rechtsform verpflichtet Gründer zur Bildung von jährlichen Rücklagen. Dafür müssen 25% des jährlich erwirtschafteten Gewinns als Rücklage einbehalten, um sukzessive das Stammkapital einer GmbH aufzubauen.

Gründest Du alleine oder maximal zu dritt, kannst du mit ein Musterprotokoll für die Gründung verwenden, welches lediglich vom Notar beurkundet werden muss. DIe Gründungskosten einer UG betragen in der Regel ein Bruchteil der Kosten einer GmbH Gründung.

Auf der anderen Seite kann sich das geringere Stammkapital bei gewissen strategischen Entscheidungen, wie zum Beispiel der Kreditaufnahme, negativ bemerkbar machen. Wenn Du daher von Beginn an bewusst bist, dass Du auf ein Bankdarlehen angewiesen bist, dann raten wir Dir eine GmbH zu gründen.

Aktiengesellschaft (AG)

Die Gründung einer AG ist besonders für große Gründungsvorhaben geeignet, was sich schon beim erforderlichen Startkapital von 50.000 € zeigt. Daher wird diese Rechtsform als der “große Bruder” der GmbH bezeichnet.

Da der “große Bruder” der GmbH auch eine Kapitalgesellschaft darstellt, begrenzt sich die Haftung auch hier auf das Firmenvermögen.

Die Aktiengesellschaft sticht hervor, da da sich Aktionäre am Unternehmen beteiligen können ohne Mitgründer des Unternehmens sein zu müssen. So können Anteile des Unternehmens erworben werden, die beim Erbringen der 50.000 Euro Startkapital helfen.

Die Gründung einer AG erfolgt in mehreren Schritten und immer unter notarieller Begleitung. Dazu gehören unter anderem: Feststellung der Satzung des Gesellschaftsvertrags, Teileinzahlung des Grundkapitals, Bestellung der Organe (bspw. Aufsichtsrat), Erstattung des Gründungsberichts und Prüfung durch den Vorstand und Aufsichtsrat und so weiter.

Es zeigt sich also, dass die Gründung einer AG mit erheblichen Gründungs-, Rechenschafts- und Verwaltungsaufwand verbunden ist und sollte daher wohl bedacht und am besten mit professioneller Unterstützung gewählt werden.

Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR)

Die Gründung einer Gesellschaft bürgerlichen Rechts ist ein schneller, kostengünstiger und einfacher Weg, um in die Selbständigkeit zu starten und ist ideal für jede unkomplizierte Form der Geschäftspartnerschaft (zum Beispiel Kleingewerbetreibende, Praxisgemeinschaften, freie Berufe, Arbeitsgemeinschaften)

Die GbR gehört zu den Personengesellschaften, daher haften Gesellschafter jeweils mit dem Privatvermögen für alle Verbindlichkeiten der Gesellschaft, wie zum Beispiel Steuerschulden.

Für die Gründung einer GbR ist kein Mindestkapital vorgeschrieben. Da allerdings operative Tätigkeiten nicht ohne eine gewisse Kapitalausstattung aufgenommen werden können, sollte der GbR Vertrag regeln, wie viel Kapital die einzelnen Gesellschafter in die Gesellschaft einbringen.

Die Gesellschaft bürgerlichen Rechts wird nicht ins Handelsregister eingetragen. Daher kann die Gesellschaft bürgerlichen Rechts keinen offiziellen Firmennamen tragen. Möchtest Du eine Geschäftsbezeichnung für dein Unternehmen verwenden, musst du in jedem Fall den Vor- und Zunamen der Gesellschafter angeben inklusive den Zusatz “GbR” .

Die Gründung als Einzelunternehmer

Einzelunternehmen sind alle Unternehmen, die von einer Einzelperson gegründet werden. Der Sologründer gründet das Unternehmen ohne ein Geschäftsführerteam, kann dabei aber durchaus Mitarbeiter beschäftigen. Typischer Unternehmensformen sind Handwerkerbetriebe, Restaurants oder Reisebüros.

Der Begriff des Einzelunternehmens ist nicht im Gesetz definiert, daher hast Du die Wahl unter welcher Rechtsform Du gründen möchtest. Daher solltest Du Dir von vornherein die Frage stellen, ob Du mit deinem Privatvermögen (unbegrenzte Haftung) oder dem Firmenvermögen (begrenzte Haftung) haften möchtest.

Zu den Einzelunternehmen, mit persönlicher Haftung, zählen

  • der Kleingewerbetreibende
  • der Kaufmann (Kaufmann e.K.) als vollkaufmännisches Einzelunternehmen
  • der Freiberufler (sogenannte Katalogberufe wir Rechtsanwälte, Apotheker oder Journalisten)

Die möglichen Rechtsformen für Einzelunternehmen mit begrenzter Haftung sind wie bereits genannt die UG, GmbH und Solo-AG.

Namensprüfung durch IHK

Der richtige Name – Erklärt auf den ersten Blick, was man macht.

Die Wahl des Firmennamens ist für viele Gründer ein ganz bedeutender Schritt der Gründung, denn in diesem Moment wird dem “Baby” ein Name gegeben. Der Unternehmensname repräsentiert Dein Unternehmen und wird im Idealfall deinen Kunden und Partnern einen Wiedererkennungswert liefern. Bei der Wahl gilt folgendes zu beachten:

  • Minimiere die Verwechslungsgefahr: Achte darauf, dass der von Dir gewählte Name genug Unterscheidungskraft besitzt und sich vor allem von regional ansässigen Unternehmen unterscheidet. Die Gefahr der Verwechslung ist sonst zu hoch.
  • Vermeide Irreführungen: Der Name eines Unternehmens darf keine irreführenden Angaben enthalten. Du darfst dich als nicht Tischlermeister nennen, wenn du keine Tischlerei führst.
  • Achte auf die rechtliche Komponente: Ist der Name schon von einem anderen Unternehmen geschützt, kann das eine teure Angelegenheit werden und Dein Geschäft gefährden. Solltest Du deinen

Willst Du den Unternehmensnamen prüfen lassen, kannst Du dies online bei Deinem zuständigen IHK machen. Hier kannst du mithilfe des IHK-Finders prüfen, in welchen Zuständigkeitsbereich Dein Unternehmen fällt. Die Prüfung dauert in der Regel ein bis zwei Tage.

Es gibt keinen festgelegten Zeitpunkt zur Prüfung Deines Firmennamens durch die IHK. Allerdings, solltest Du ihn vor dem Notartermin prüfen lassen, da der Firmenname im Gesellschaftsvertrag mit aufgenommen wird. Insbesondere aber, wenn Du Geld in Domainrechte oder Markenrechte investieren möchtest, sollte dein Firmenname bereits eingetragen sein. Denn verwendest du einen bereits geschützten Namen kann dies zu unnötigen Anwalts- und Behördenkosten führen.

Wichtig: Die Namensprüfung durch die Industrie- und Handelskammer gibt nur eine Indikation darüber, ob das Registergericht den Firmennamen ohne Beanstandung in das Handelsregister einträgt oder nicht. Es kann vorkommen, dass das Amtsgericht den Firmennamen als nicht eintragungsfähig einstuft und Du Deinen Firmennamen ändern musst. In diesem Fall musst Du als Gründer für die Zusatzkosten aufkommen.

Solltest Du deinen Unternehmensnamen als Marke schützen lassen wollen, dann ist das Deutsche Patent- und Markenamt (DPMA) Dein bundesweiter Ansprechpartner.

Sobald Du den passenden Firmennamen gefunden und von der IHK positive Rückmeldung hast, kannst du mit dem nächsten Schritt, dem Notartermin fortfahren.

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Der Notartermin

Wenn Du eine Gesellschaft gründen willst, die Dich zu einem Eintrag ins Handelsregister verpflichtet, dann musst Du Deine Gründungsurkunde und den Gesellschaftsvertrag von einem Notar beglaubigen lassen. Der Notar übernimmt außerdem die Anmeldung der Gesellschaft ins Handelsregister. Ohne einen Notartermin kann Deine Gründung also nicht stattfinden.

Zum Handelsregistereintrag sind alle Kapitalgesellschaften, genauso wie Offene Handelsgesellschaften (OHG) und Einzelunternehmen verpflichtet, die gemäß dem HGB im Sinne eines Kaufmanns tätig sind.

Welche Unterlagen werden benötigt?

Eine individuelle Satzung beziehungsweise das Musterprotokoll müssen dem Notar bereits vor dem Termin vorgelegt werden.

Zum Notartermin selbst müssen die beteiligten Gründer gültige Ausweispapiere (Personalausweis oder Reisepass) mitbringen.

Abwesende Gesellschafter müssen durch einen Anwesenden mit einer notariell beglaubigten Vollmacht vertreten werden.

Was passiert beim Notartermin?

  • Der Notar prüft die Vollständigkeit und Gültigkeit der Dokumente und Gründungsunterlagen.
  • Der Notar liest die Gründungsunterlagen vor.
  • Der Notar und die Geschäftsführer unterschreiben die Handelsregisteranmeldung.
  • Der Notar beurkundet den Gesellschaftsvertrag, Geschäftsführerbestellung, die Gesellschafterliste oder das Musterprotokoll und die Anmeldung zum Handelsregister.
  • Der Notar erstellt direkt im Anschluss eine Ausfertigung für die Gründer. Achtet darauf, dass Ihr diese so schnell wie möglich, am besten per eMail geschickt bekommt. Wichtig ist auch, dass diese Ausfertigung das Siegel des Notars enthält. Ohne Siegel ist eine Kontoeröffnung nicht möglich.

Wichtig: Falls die Deutschkenntnisse der Gründer nicht ausreichen, muss ein Übersetzer beim Notartermin mit dabei sein. Ist dies nicht der Fall und die Deutschkenntnisse erscheinen dem Notar nicht ausreichend, kann er die Beurkundung ablehnen.

Mit den Unterlagen im Gründungspaket bekommst Du rechtskonforme Dokumente für die Gründung und läufst damit nicht Gefahr, daß es aufgrund der Unterlagen beim Notar zu Problemen kommt.

Welche Kosten entstehen durch die notarielle Beurkundung?

Die Kosten für die Beurkundung, hängen von der Gesellschaftsform, der Höhe des Stammkapitals, der Verwendung eines Musterprotokolls oder einer individuellen Satzung und einigen weiteren Faktoren ab. Deshalb unterscheiden sich beispielsweise die Notarkosten bei einer UG (haftungsbeschränkt) Gründung von denen einer GmbH-Gründung.

Nach dem Notartermin geht es richtig los.

Um den Start ins Unternehmerleben erfolgreich zu gestalten, muss nun ein Firmenkonto her. Darauf wird das Stammkapital eingezahlt. Mit der Information über die Einzahlung kann der Notar dann die nächsten Schritte, wie z.B. die Eintragung im Handelsregister, vornehmen.

Aber ein Konto ist so viel mehr. Die ersten Kosten müssen bezahlt werden und natürlich sollen auch Einnahmen gemacht werden.

Da bist Du bei Penta genau richtig. Denn wir helfen Dir nicht nur bei der Gründung der Firma, sondern begleiten Dich auch in allen Fragen rund ums Thema Banking und mehr, um deine Firma möglichst erfolgreich zu führen.

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Eröffnung des PENTA Konto

Was aber genau bedeutet ein Firmen- oder Geschäftskonto?

Das Firmen- oder Geschäftskonto ist die Bankverbindung der neuen Firma. Hier werden alle Einnahmen- und Ausgabentransaktionen verbucht. Es ist wichtig, daß alle Transaktionen, die die Firma betreffen hierüber gebucht werden, und nicht mehr über das private Konto der Gründer. Hierauf wird das Stammkapital eingezahlt und die Kosten der Gründung für den Notar, das Handelsregister, die IHK usw. Deshalb ist es wichtig, dass das Konto sehr schnell eröffnet wird. Traditionelle Banken machen dies sehr ungern, weil gerade Firmen in Gründung einen hohen Aufwand bedeuten und das Risiko besteht, daß aus dieser Geschäftsbeziehung kein hoher Ertrag zu erzielen ist. Es bedeutet auch, dass es dann dort auch mehrere Wochen dauern kann, bis das Konto offen ist. Der Prozess ist meistens papierbasiert und extrem umständlich. Daher am besten gleich zu Penta!

Kontoeröffnung bei Penta – von Gründern für Gründer

Bei Penta ist das anders. Seit über 2 Jahren haben wir nun tausende Konten für neugegründete Unternehmen eröffnet und den Prozess dabei immer weiter verbessert. Alles ist digital, es muss kein Papier mehr kopiert und geschickt werden. Lediglich die Kerndaten des Unternehmens müssen bei der Eröffnung eingegeben und die Gründungsurkunde mit dem Siegel des Notars und der Gesellschafterliste über die Weboberfläche hochgeladen werden. In einigen Fällen müssen ein paar gesetzlich vorgeschriebene Fragen beantwortet werden. Mit diesen Informationen können wir dann bereits den Prozess starten und die persönliche Identifikation der gesetzlichen Vertreter (Geschäftsführer) vornehmen. Dafür nutzen wir IDnow, den Marktführer bei der videobasierten Identifikation. Dies dauert meist nur 5-10 Minuten. Wenn alle Informationen vollständig und korrekt sind und die Videoidentifikation durchgeführt ist, kann das Konto eröffnet werden. Meistens erfolgt dies noch am gleichen Tage der Anmeldung. Es kann bei großer Nachfrage aber auch mal einen oder zwei Tage länger dauern. Wir bemühen uns hier, alles zu tun, um die Zeit so kurz wie möglich zu halten.

Unterlagen auf einen Blick:

  1. Gründungsurkunde mit Siegel des Notars
  2. Gesellschafterliste
  3. Personalausweis der gesetzlichen Vertreter bei der Videoidentifikation
  4. Eventuell die Beantwortung einiger gesetzlich vorgeschriebener Fragen

Was kostet ein Konto und welche Dienstleistungen sind wichtig?

Während traditionelle Banken häufig seitenlange Konditionstabellen haben, bei denen im Bankersprech mehr oder weniger gut erläutert wird, wofür man alles zur Kasse gebeten wird, gibt es bei Penta nur transparente Preispläne, bei denen man auf den ersten Blick erkennt, welche Kosten zu erwarten sind.

Seit der Einführung von Spotify, Netflix und Co. haben wir uns alle daran gewöhnt, mit Flatrates zu arbeiten. Warum nicht auch im Banking? Anstatt jeden Monat eine andere Rechnung zu bekommen, die schnell in die hunderte Euros gehen kann, könnt ihr bei Penta zu jeder Zeit Euren Preisplan an Eure Bedürfnisse anpassen. Je nach gewähltem Starterpaket, habt ihr unseren Advanced Plan 1 oder 3 Monate kostenlos zum Testen dabei. Im Log In Bereich könnt ihr sehen, welchen Preisplan ihr gewählt habt, und wie hoch die Kosten dafür sind. Dort könnt ihr den Plan auch zu jeder Zeit anpassen. Uns ist es wichtig, dass ihr zu jeder Zeit volle Transparenz und Kontrolle über eure Finanzen habt.

Das Konto selbst ist aber nur ein Teil des Tagesgeschäftes. Es müssen auch Ausgaben getätigt werden, bei der eine Kredit- oder Debitkarte erforderlich ist. Dazu gehören die Buchung von Geschäftsreisen, der Einkauf von Laptops oder anderer Hardware, aber auch die Buchung von Leistungen für die Google Business Suite, Amazon Web Services, Marketing via Facebook, Google ads etc. Wenn Ihr Entwickler habt, benötigen diese jede Art von Tools, von Trello, über Atlassian´s Jira oder Confluence, Github, Docker und viele viele mehr. Dafür muss eine Karte hinterlegt werden, von denen die Leistungen abgebucht werden können.

Und hier zeigt sich das nächste Problem mit traditionellen Banken. Meistens bekommt man gar keine Kreditkarte, oft nicht mal eine Maestro Karte (EC Karte), weil die Firma noch nicht kreditwürdig ist. Und wenn dieses Problem gelöst ist, kommt schon das nächste. Es gibt meistens dann nur eine Karte. Banken verstehen nicht, was es bedeutet, eine Firma zu gründen und zu führen.

Bei Penta ist das anders, weil wir verstehen, mit welchen Themen sich Unternehmen heute beschäftigen müssen. Bei Penta kann jeder Mitarbeiter sofort mit Kontoeröffnung eine eigene MasterCard debit oder Visa debit bekommen. Damit können alle Ausgaben bequem über personalisierte Karten ausgeführt werden. Das schafft Transparenz und Verantwortung. Denn bei nur einer Karte, die herumgereicht wird, will am Ende niemand die Ausgabe getätigt haben. Die Buchhaltung muss aber von Tag 1 sauber geführt werden.

Damit aber nicht genug. Zu jeder Transaktion kann – und sollte – der Beleg, egal ob Quittung, Zahlbeleg oder pdf Rechnung sofort hochgeladen und an die Transaktion geheftet werden. Zudem können diese Transaktionen sofort kategorisiert werden, damit gleich zu Beginn eine ordentliche Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung erstellt werden kann. Die Buchhaltung ist von Tag 1 perfekt organisiert. Wenn dann auch gleich das Buchhaltungsprogramm wie debitoor, Lexoffice oder Datev integriert wurde – was bei Penta in nur wenigen Schritten möglich ist, sind diese Aufgaben nicht nur sofort ordentlich aufgesetzt, sondern auch gleich automatisiert. Denn alles was man nicht gleich macht, erfordert danach aufwendiges Aufarbeiten.

Eintragung der Firma im Handelsregister. Kontoauszug für den Notar.

Um die Firma im Handelsregister eintragen lassen zu können, muss der Notar sicherstellen, dass das Stammkapital eingezahlt wurde und der Unternehmung zur freien Verfügung steht. Dafür genügt üblicherweise ein Kontoauszug, aus dem ersichtlich wurde, dass die Anteile der einzelnen Gesellschafter gemäß Gesellschafterliste ordnungsgemäß auf dem Firmenkonto eingezahlt wurden. Dieser Kontoauszug kann bei Penta ganz einfach am Tag nach der Einzahlung heruntergeladen werden. Direkt nach der Buchung der Einzahlung kann eine Buchungsbestätigung heruntergeladen werden. Am besten Ihr fragt den Notar bei der Beurkundung, welche Anforderungen er an den Nachweis stellt, um alles schnellstmöglich und ohne Extraschleifen erledigen zu können. ​​

​​Was ist VideoIdent?

Mit VideoiIdent wird die Identifikation der gesetzlichen Vertreter ohne irgendeinen Vorort-Termin bequem vom Büro oder von Zuhause möglich gemacht. Dafür wird einfach der von Penta zur Verfügung gestellte Link genutzt, um sich mit seinem Personalausweis für die Kontoeröffnung zu legitimieren. Über die Kamera des Laptops oder des Smartphones wird mit einem Mitarbeiter des VideoIdent-Anbieters kommuniziert und der Personalausweis gezeigt. Durch den Einsatz moderner Technologien ist diese Art der Identifikation deutlich bequemer und sicherer als der Besuch in einer Bank- oder Postfiliale. Der Personalausweis verfügt über eine Anzahl von Sicherheitsmerkmalen, die vom Mitarbeiter überprüft werden. Dafür wird der Ausweis in die Kamera gehalten – von beiden Seiten. Häufig kann der Mitarbeiter das Licht des Smartphones einschalten, um die Hologramme sichtbar zu machen. In nur wenigen Minuten ist das Gespräch beendet und die Identifikation nach den gesetzlichen Vorschriften abgeschlossen. Dann steht der Kontoeröffnung nichts mehr im Wege. Daher sollte die Identifikation auch möglichst direkt nach der Anmeldung bei Penta erfolgen, da ein Konto nur eröffnet werden kann, wenn sich alle gesetzlichen Vertreter identifiziert haben.

Firmenkonto eröffnen bei PENTA

Bei Penta anmelden und Gründungsurkunde und Gesellschafter hochladen

Gesetzliche Vertreter (Geschäftsführer) identifizieren sich per VideoIdent

Stammkapital einzahlen

Bestätigung über die Einzahlung herunterladen und an den Notar senden

Sobald die Firma registriert ist, wird der Handelsregisterauszug automatisch geladen und die Firma umgeschrieben. Das Kürzel “in Gründung” verschwindet und die UG oder GmbH ist als Kapitalgesellschaft nun voll handlungsfähig

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Schließe Deine Gründung ab

Handelsregistereintragung

Was genau ist das Handelsregister?

Erst wenn Du Dein Unternehmen ins Handelsregister eingetragen hast, gilt es als Firma und unterliegt somit den Regelungen des Handelsgesetzbuches (HGB). Das Handelsregister ist ein öffentliches, bundesweites Verzeichnis, das von den lokalen Registergerichten geführt wird und Einträge über Kaufleute speichert.

Die Abteilungen des Handelsregisters

Im Handelsregister eingetragene Firmen werden in zwei Gruppen unterteilt:

  • Abteilung A: Eingetragene Kaufleute (e. K.), Personengesellschaften (oHG, KG), rechtsfähige wirtschaftliche Vereine
  • Abteilung B: Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG)

Die Abteilung, in der eine Firma eingetragen wurde, sieht man an der Handelsregister-Nummer: HRA für die Abteilung A, HRB für die Abteilung B.

Welche Daten werden im Handelsregister veröffentlicht?

  • Firmenname und Rechtsform
  • Anschrift der Firma
  • Unternehmensgegenstand
  • Höhe des Stammkapitals/Grundkapitals (bei Kapitalgesellschaften)
  • Geschäftsführung und Prokura
  • Namen und Geburtsdaten der Geschäftsführer und Prokuristen
  • Tag der ersten Eintragung
  • Datum und Inhalt einzelner Eintragungen, z.B. Änderung der Anschrift, Unternehmenszweck, Geschäftsführer oder Stammkapital

Eintragungspflichtige Ereignisse

Im Leben einer Gesellschaft gibt es vielfältige Änderungen und Entwicklungen. Viele davon bedürfen einer Änderung des Handelsregistereintrags. Bei einigen ist eine notarielle Beglaubigung notwendig. Hier gibt´s einige Beispiele

  • Bestellung oder Abberufung eines Geschäftsführers oder Prokuristen
  • Änderung der Satzung
  • Ausscheiden oder Aufnahme eines neuen Gesellschafters
  • Änderung des Namens (Firma) oder des Unternehmensgegenstands

Kosten des Handelsregistereintrags

Die Gebühren für die Handelsregistereintragung sind gesetzlich geregelt. Aktueller Stand:

  • Eingetragener Kaufmann/-frau: 70 Euro
  • UG: 150 Euro
  • GmbH: 150 Euro (nur Bareinlagen), 240 Euro (mit Sacheinlage)
  • KG: 100 Euro
  • AG: 300 Euro (nur Bareinlagen), 360 Euro (mit Sacheinlage)

Wichtig: die Veröffentlichung im Handelsregister erfolgt erst wenn die Rechnung bezahlt ist.

Es kann zu jeder Zeit ein aktueller Handelsregisterauszug unter www.handelsregister.de für aktuell 4,50€ bezogen werden. Dieser kann für Konten, Finanzierungen, Leasing oder die Anmeldung von Fahrzeugen für die Firma verlangt werden.

Vorsicht bei Betrügern!

Gerade am Anfang sind junge Firmen besonders gefährdet. Einerseits gibt es jede Menge Abmahnfabriken, die unter dem Vorwand der Überwachung der Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sehr schnell Abmahnungen bei unzureichendem Impressum, mutmaßlichen Verstößen beim Datenschutz oder nach Ihrem Dafürhalten mangelnden Informationen auf den Webseiten nicht lange warten und sofort Abmahnungen in Höhe mehrerer Hundert Euro versenden. Genau an dieses Problem knüpft das Rechtsberatungsangebot mit Jurpartner an. Damit ist das Gründungspaket vom Tag 1 jeden einzelnen Cent wert.

Darüber hinaus gibt es aber seit Jahren eine Praxis in Deutschland, bei der sogenannte Registerportale täuschend echt aussehende Zahlungsaufforderungen an neu im Handelsregister eingetragene Firmen senden. Dabei geht es meist um mehrere Hundert Euro, die bezahlt werden müssen. Sehr häufig wird dabei ein Bundessiegel täuschend echt dargestellt, um den Anschein zu erwecken, hier ginge es um eine tatsächlich rechtlich notwendige Veröffentlichung. Tausende neue Unternehmen fallen jedes Jahr darauf rein und bezahlen diese Beträge. WICHTIG: Das ist nicht das Handelsregister, auch wenn es den Anschein erwecken könnte!

Ganz klar. Auf keinen Fall bezahlen. Das Geld ist weg und man kann sich im Nachhinein nicht darauf berufen, hier vorgeführt worden zu sein. Insbesondere als Firma unterliegt man nicht den Verbraucherschutzvorschriften und als ordentlicher Kaufmann muss man falsche von richtigen Verträgen unterscheiden können.

Wir haben dazu einen Blogpost veröffentlicht und aktualisieren permanent die Beispielrechnungen, um jungen Unternehmen gleich zu Anfang einen Schock zu ersparen. Penta ist mehr als nur ein Banking Partner. Wir wollen jungen Unternehmen in vielen Lebenslagen eine tatkräftige und gute Unterstützung sein, die aktive Penta Community unterstützt hier besonders.

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Gewerbe und Finanzamtsanmeldung – Die bürokratischen Feinheiten

Was ist ein Gewerbe?

“Gewerbe” steht für eine selbständige Tätigkeit mit dem Zweck der Gewinnerzielung. In Deutschland gilt laut Gewerbeordnung (GewO) grundsätzlich Gewerbefreiheit.

Solange für das eigene Gewerbe keine Ausnahmen oder Beschränkungen gelten, darf jeder ein Gewerbe anmelden.

Gewerbe Anmeldung ja oder nein, wenn ja wo?

Grundsätzlich besteht bei der Absicht einer gewerblichen Selbstständigkeit die Pflicht zur Gewerbeanmeldung. Und zwar mit Aufnahme der gewerblichen Tätigkeit. Verspätete Anmeldungen können empfindliche Bußgelder nach sich ziehen.

Freie oder Kammerberufe, wie z.B. Ärzte, Rechtsanwälte und Notare müssen nicht als Gewerbe angemeldet werden.

Meistens meldet man das Gewerbe bei dem Bezirks- oder Ordnungsamt an, in dessen Einzugsbereich der Firmensitz liegt. Leider ist die Digitalisierung in Deutschland noch nicht so weit fortgeschritten, dass man die Gewerbeanmeldung überall online erledigen kann. Dies ist von Bundesland zu Bundesland und auch von Behörde zu Behörde noch unterschiedlich. Am besten ist es hier, auf der Webseite der jeweiligen Gemeinde oder des Bezirkes nachzuschauen.

Zur Anmeldung genügt üblicherweise ein Personalausweis für die Gewerbeanmeldung. Es können jedoch Nachweise über Qualifikationen, z.B, Meisterbrief oder Genehmigungen für Maklertätigkeiten verlangt werden. In der Gewerbeordnung (GewO) unter § 34 sind die erlaubnispflichtigen Gewerbe aufgeführt. Dazu zählen z.B.

  • Versicherungsberater und Vermittler
  • Vermögens- und Kreditberater und Vermittler
  • Reisebüros oder Veranstalter
  • Spielhallen
  • Pfandleiher

Neben erlaubnispflichtigen Gewerben gibt es außerdem die überwachungsbedürftigen Gewerbe.

Weitere über besondere Genehmigungen oder Konzessionen geregelte Gewerbe sind:

  • Ambulante Pflegedienste: Es werden üblicherweise eine abgeschlossene Ausbildung zum Krankenpfleger, Kinderkrankenpfleger oder Altenpfleger und mindestens zwei Jahre Berufserfahrung im jeweiligen Beruf vorausgesetzt. Weiterbildung oder Studium und Zulassung der Pflegekasse sind ebenso notwendig
  • Zulassungspflichtige Handwerksbetriebe: In manchen handwerklichen Berufen gilt die “Meisterpflicht”, d.h. Zur Gewerbeaufnahme und Anmeldung ist ein Meisterbrief notwendig.
  • Gastwirtschaften: Für Restaurants, Bars oder Imbiß muss eine Gaststättenerlaubnis eingeholt werden. Die Anforderungen können unterschiedlich ausfallen. Am besten beim zuständigen Gewerbeamt direkt nachfragen.
  • Fahrschulen: Auch zum Betrieb einer Fahrschule werden besondere Anforderungen an die eigene Aus- und Fortbildung sowie an den Betrieb gestellt.
  • Taxi- oder Personenbeförderungsunternehmen: Um ein Taxi- oder Personenbeförderungsunternehmen betreiben zu können, sind sowohl die persönliche Eignung mit Taxi- oder P-Schein, als auch eine lokale Konzession notwendig.

Anmeldung beim Finanzamt

Selten reagieren andere Behörden so schnell wie das Finanzamt. Nur wenige Tage nach Gewerbeanmeldung oder Handelsregistereintrag flattert der erste von sehr vielen hellgrauen Briefumschlägen ins Haus. Zeit für die steuerliche Erfassung bei dem Finanzamt deines Vertrauens.

Es ist sehr anzuraten, diesen Bogen gewissenhaft auszufüllen, da Du als Ergebnis dieses Bogens innerhalb von 2-3 Wochen vom Finanzamt Deine Steuernummer bekommst. Damit kannst Du dann Rechnungen schreiben. Überdies hat das Finanzamt dann eine Basis, auf derer dann deine Steuern geschätzt werden können.

Die ersten Schritte mit dem Finanzamt kann man selbstverständlich alleine gehen. Wir empfehlen aber dringend, Dir direkt nach der Gründung (oder bereits vorher) einen Steuerberater zu suchen. Das mag am Anfang als unnötiger Kostenblock anzusehen sein, aber gerade für den Start ist ein Steuerberater überaus wichtig. Und die Anmeldung für das Finanzamt, die Eröffnungsbilanz und alle sonstigen Schritte gerade am Anfang kennen Steuerberater sehr gut.

Nach der Gründung beginnt das wahre Unternehmerleben

Nachdem nun die Firma gegründet, im Handelsregister eingetragen, beim Gewerbeamt angemeldet und mit einer Steuernummer ausgestattet ist, geht es nun darum, die liebe Bürokratie des Tagesgeschäftes unter Kontrolle zu bringen. Das macht alles nicht viel Spass, gehört aber zur Unternehmensführung hinzu. Keine Angst, das ist alles zu schaffen.

Wenn Du planst Mitarbeiter zu beschäftigen, muss eine Betriebsnummer her. Jedes Unternehmen, in dem mindestens ein sozialversicherungspflichtig oder geringfügig Beschäftigter angestellt ist, braucht eine solche Betriebsnummer. Mit Hilfe dieser achtstelligen Nummer können die Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter abgerechnet werden.

Für die Einstellung von Mitarbeitern oder Werkstudenten bietet unser Starterpaket auch Vorlagen, mit denen Du sofort loslegen kannst. Wichtig ist dabei, dass neben dem Vertrag auch die Lohnbuchhaltung richtig organisiert ist, so dass neben der Lohnsteuer auch die Arbeitgeber-Beiträge zur Sozialversicherung korrekt abgeführt werden. Auch hier kann ein Steuerberater helfend zur Seite stehen. Hilfestellungen dazu findest Du in unserem Starterpaket.

Aber nicht nur das Finanzamt offeriert eine Zwangsmitgliedschaft. Auch die Handwerkskammer für Handwerksberufe, bzw. Die Industrie- und Handelskammer haben eine solche obligatorische Mitgliedschaft. Mitgliedsbeiträge bemessen sich an der Größe und dem Umsatz des Mitglieds.

Neben den obligatorischen Vorgängen geht nun auch das normale Tagesgeschäft los.

In fast allen Fällen gehört dazu eine Grundinfrastruktur mit Büro, eMail, Computern und Text, Tabellenkalkulationen und Präsentations-Programmen. Dies kann lokal auf den Rechnern auf Windows oder MacOS, oder aber auch durch eine Cloudlösung wie z.B. von Google oder Amazon Business Suite gelöst werden. In allen Fällen müssen aber Ausgaben getätigt werden, entweder einmalig für die Anschaffung von Stühlen, Tischen und Rechnern oder wiederkehrend für Cloudlösungen. Genau dafür bietet Penta mit seinem Expense-Management mit MasterCard debit oder Visa debit genau die richtige Lösung. Am besten direkt für verschiedene Mitarbeiter oder Mitgründer jeweils eine eigene Karte bestellt und die Kosten können sofort per Karte im Internet bestellt oder bei lokalen Anbieter gekauft werden. Wenn dann die Rechnungen und Belege in das Penta Expense Management hochgeladen und zur Transaktion geheftet werden, ist die Buchhaltung bereits vorbereitet.

Das Thema Buchhaltung wird häufig, insbesondere am Anfang unterschätzt. Das sollte auf keinen Fall passieren. Mit unseren Partnern Datev oder lexoffice können wir Dir sofort zum Start eine perfekte Integration bieten, damit die Bücher gleich von Anfang an in Ordnung sind.

In unserem Starterpaket findest Du auch Vorlagen für die richtige Rechnungsstellung. Hiermit kannst Du gleich zu Beginn sicherstellen, daß Rechnungen ohne Formfehler erstellt werden können.

Eine Webseite muss erstellt werden. Dabei muss nicht nur auf SEO, Nutzererfahrung und Ästhetik geachtet werden, sondern auch datenschutzrechtliche Themen, z.B. bei der Erfassung von Nutzerdaten über Google Analytics und ähnliches. Auch muss das Impressum korrekt gestaltet werden.

Hier hilft das Penta/Jurpartner Starterpaket weiter. Es gibt viele Anregungen und Hilfestellungen worauf geachtet werden muss.

Auch die Präsenz in einem Wikipedia-Artikel oder der Platzierung auf Google Maps können die Internetpräsenz deutlich stärken.

Zusätzlich sollte das Unternehmen versichert sein. Neben einer Gewerbe-Haftpflicht, den Versicherungen für Fahrzeuge und Büroausstattung oder einer Rechtsschutzversicherung können auch andere, wie z.B. eine Vermögensschadenversicherung oder eine Geschäftsführer (D&O) Versicherung interessant sein. Auch hier werden wir DIr in Kürze, zusammen mit weiteren Partnern, die notwendige Unterstützung bieten.

Gerade für junge Gründer kann auch das Thema der privaten Krankenversicherung interessant sein. Leider sind die meisten Versicherer – wie auch die Banken – noch sehr “Old School” und zu kompliziert. Mit unseren Partner ottonova allerdings, gibt es eine neue Generation von privater Krankenversicherung, die sich insbesondere auf die digitale Generation konzentriert. Hier könnt ihr mehr darüber erfahren.

Für Unternehmen, die offline Leistungen anbieten, sollten sich neben der Erstellung von Rechnungen auch damit beschäftigen, wie sie sofort die Rechnungsbeträge vereinnahmen können. Die Zahlung mit der EC, Debit- oder Kreditkarte steht da ganz oben auf der Liste. Durch unsere Kooperation mit sumup ermöglichen wir jedem Anbieter in nur 10 Minuten sein sumup Account zu aktivieren und ein schickes Kartenlesegerät zu bestellen. Nach 2-3 Tagen kommt dieses an und die Aktivierung und Koppelung mit dem Smartphone oder Tablet dauert nur wenige Minuten. Dann könnt ihr sofort loslegen. Ob als Handwerker, Tourist Guide, Musiker, Arzt, Pfleger oder Restaurantbetreiber – ihr bekommt Euer Geld immer sofort und müsst nicht mehr den Zahlungen der Rechnungen hinterherlaufen.

Natürlich will auch das Finanzamt sofort seinen Anteil bekommen. Dafür wird es gerade in der Anfangsphase zu einer monatlichen Umsatzsteuervoranmeldung kommen. Wir empfehlen daher, sofort einen Steuerberater mit ins Boot zu holen, der sicherstellt, dass hierbei zu keinen Problemen kommt.

Und zu guter Letzt muss das Unternehmen auch finanziert werden. Der zahlende Kunde ist immer der beste Investor. Allerdings ist es in fast allen Fällen notwendig erstmal eine Grundausstattung an finanziellen Mitteln zu schaffen. Dies kann einerseits durch die Stammeinlage erfolgen, durch stille Beteiligungen oder durch Gesellschafterkredite, da Banken gerade bei jungen Unternehmen mehr als zurückhaltend sind.

Wenn die ersten Schritte gemacht wurden und die ersten Umsätze geflossen sind werden alternative Kreditgeber interessant. Mit Iwoca und Auxmoney arbeiten wir mit den beiden führenden Anbietern in diesem Bereich zusammen, die sich speziell darauf konzentriert haben jungen und kleinen Unternehmen mit Finanzierungen, Leasing und Factoring zur Seite zu stehen. Aber auch diese Anbieter benötigen eine gewisse Mindesthistorie, um das Ausfallrisiko einschätzen zu können. Mehr dazu findest Du auf unseren Landingpages zum Thema Finanzierung.

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