Lavorare da casa: l’ufficio a portata di mano

Oliver Marzo 2020

Le innovazioni digitali hanno drasticamente cambiato il mondo del lavoro, e il lavoro da casa (o, se si preferisce, smart working, o lavoro “agile”) sta rivoluzionando la nostra vita professionale. Una vita forse più comoda, caratterizzata da una maggiore flessibilità nella gestione del tempo, e dalla possibilità di trovare – finalmente! – una migliore sintonia tra lavoro e vita privata.

Insomma, uno scenario che – purtroppo recentemente favorito dall’epidemia in atto – può permetterci di combinare al meglio i nostri ritmi quotidiani: tutto ciò di cui abbiamo bisogno è uno smartphone, un portatile e una connessione a Internet. Non male, no?

L’ufficio a casa e il lavoro a domicilio

Quella dello smart working è una crescente tendenza in ogni settore, ma è evidentemente che non sempre sia stato così. Per poter affermare la dignità e i benefici del lavoro da casa si è dovuto (e, in parte, lo si fa ancora) superare le riserve di molti imprenditori, nella cui mente si profila l’immagine dei propri dipendenti che riposano comodamente sul divano, invece di lavorare ed essere produttivi. Una scarsa fiducia che ha minato le basi di un più celere sviluppo del lavoro da casa, e che lo scenario contemporaneo sta invece contribuendo, forzosamente, a cambiare.

Nella situazione attuale, infatti, i governi di buona parte del mondo stanno invitando le aziende a stimolare la fruizione dello smart working, inducendo così i dipendenti ad evitare gli spostamenti, l’uso dei mezzi di trasporto pubblico e, dunque, preferire il lavoro al proprio domicilio. Una condizione che sta permettendo ai più dubbiosi di poter toccare con mano quanto sia possibile “spostare” l’ufficio a casa propria, senza che la comunicazione inter-aziendale e la produttività ne siano compromesse.

Strumenti e software per il lavoro a distanza

Per evidenti limiti tecnici, tutto ciò non sarebbe stato possibile fino a pochi anni fa. Oggi, però, per rimanere in contatto esiste una vasta gamma di hardware e software per chat, video o conferenze telefoniche. E non sempre è necessario stanziare budget di particolare rilievo: la maggior parte dei dipendenti dispone già di un computer portatile e di uno smartphone, e il resto è accessoriabile in breve tempo e con costi irrisori (una cuffia con microfono è un equipaggiamento sufficiente!).

Penta Online Banking

Se dunque è oramai assodato che con piccoli investimenti è possibile strutturare la propria organizzazione in modalità “agile”, è anche vero che i rapporti completamente digitalizzati non sono solamente quelli che è possibile disciplinare all’interno della propria azienda, quanto anche quelli nei confronti di fornitori e partner esterni.

Il modello che proponiamo in Penta è facile: permettere a tutti gli imprenditori di poter effettuare ogni operazione bancaria online a cominciare dall’apertura del conto corrente aziendale, passando poi per la richiesta delle carte di pagamento per il manager e per i propri collaboratori, arrivando poi all’effettuazione delle transazioni di spesa e all’archiviazione della documentazione giustificativa.

In ogni caso, i nostri clienti possono “risparmiare” il viaggio in banca, con riduzione di tempo e fatica e, nella situazione odierno, contenendo ogni rischio sanitario per sé e per i propri collaboratori.

La cultura della comunicazione

Le sfide che le aziende si trovano oggi a dover affrontare non possono che essere superate con grandi ambizioni. Una cultura imprenditoriale che sia basata sulla fiducia e su una comunicazione chiara, è un elemento pregnante di ogni azienda che guardi con ottimismo al futuro.

Certo, non possiamo dimenticarci che a qualcuno (forse, più di qualcuno!) mancheranno le chiacchiere davanti alla macchina del caffè o qualche break con i colleghi nello spazio riservato ai fumatori. Ma questo non deve scoraggiare il cambiamento: è infatti possibile costruire un forte senso di unione nonostante la distanza fisica.

La bontà e l’efficienza del percorso di costruzione di una simile cultura è una questione che riguarda principalmente i vertici dell’azienda. Il management deve creare la base legale e l’infrastruttura tecnologica per poter favorire tale processo. Contemporaneamente, si deve lavorare per abbattere ogni disuguaglianza: tra i dipendenti dell’ufficio e i dipendenti in smart working non devono esistere distinzioni.

Di qui, qualche spunto di condivisione. I manager devono:

  • fissare obiettivi chiari e scadenze vincolanti,
  • non ignorare i lavoratori a distanza nelle trattative salariali;
  • condividere frequentemente informazioni sulla produttività e sulle prestazioni.

Solamente in questo modo sarà possibile annoverare la disponibilità di un team motivato che possa soddisfare le prestazioni richieste, indipendentemente dalla sede, e contribuire in misura evidente ai risultati aziendali.

Come organizzare il proprio ufficio domestico

Chiarito quanto sopra, è evidente che non tutti i dipendenti hanno a casa propria una stanza perfettamente attrezzata da destinare a spazio di lavoro. Alcuni, peraltro, sono stati certamente colti di sorpresa dalle indicazioni di lavorare temporaneamente a casa propria.

Tuttavia, qualsiasi sia la condizione nella quale ci si trova, se si vuole lavorare meglio dal proprio domicilio è consigliabile adottare qualche breve accorgimento. Per permettere a tutti i nostri lettori di poter trascorrere con maggiore serenità e produttività le proprie giornate lavorative a domicilio, di seguito abbiamo voluto condividere alcuni suggerimenti concreti:

  • ritagliati un posto dedicato: chi lavora da casa dovrebbe cercare di tenere fisicamente separati il lavoro e il tempo libero. L’ideale sarebbe poter lavorare in una stanza nella quale non ci siano altre distrazioni;
  • stringi un patto con i familiari: se non vuoi mettere in crisi i tuoi rapporti con i coinquilini, è bene comunicare ai propri familiari che in certi frangenti della giornata non vuoi essere disturbato;
  • crea una routine: il remote working non ti deve certamente privare delle abitudini che avevi quando lavoravi in ufficio. Ritagliati pertanto i giusti tempi per la doccia, per lavarti i denti e per vestirti, esattamente come avresti fatto prima di andare nella tua sede di lavoro;
  • prenditi delle pause: cerca di capire che lavorare da casa non significa impiegare ogni minuto per le faccende professionali. Chi lavora a distanza deve infatti avere un orario di lavoro regolare, proprio come i colleghi in ufficio. Dunque, prenditi delle pause e chiudi il portatile quando è terminato il tuo orario di lavoro;
  • non devi essere sempre disponibile: che si lavori da remoto o meno, nessun dipendente deve essere permanentemente disponibile. Anche in ufficio, probabilmente, non rispondi a tutte le chiamate e non rispondi immediatamente a tutte le e-mail. Puoi fare la stessa cosa, con giudizio, da casa tua: disconnettersi in modo da potersi concentrare su un lavoro senza interruzioni può migliorare notevolmente la tua produttività.

Cosa possiamo imparare dalla crisi

La digitalizzazione ha già cambiato il nostro mondo del lavoro e, prima o poi, tutti noi dobbiamo riorganizzarci per creare un ufficio a domicilio e lavorare a distanza. Trovare le tecnologie giuste è inizialmente un processo che richiede tempo, e testare diversi dispositivi può certamente costituire un’incombenza gravosa, ma efficace.

La vera sfida è però un’altra: il cambiamento culturale. Solo chi riesce a mantenere il giusto spirito di squadra nonostante la distanza tra i vari collaboratori potrà costruire un team leale e motivato!

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