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Come funziona il rimborso spese amministratore

Le spese effettuate dall’amministratore durante le trasferte aziendali possono essere rimborsate dall’impresa. Ma in che modo? E con che trattamento fiscale? Cerchiamo di fare un po’ di chiarezza!

Un viaggio di lavoro verso una sede secondaria della propria impresa? O il pernottamento all’estero per la partecipazione a una fiera di settore? In ogni caso, ci troviamo davanti a spese che potrebbero essere state anticipate dall’amministratore, e che dovranno dunque essere rimborsate dall’azienda sulla base degli accordi intercorsi tra le due parti.

Ebbene, non sfugge – in questo scenario – come il tema del rimborso spese dell’amministratore sia in grado di scoraggiare anche il più esperto tra i contabili aziendali. Tuttavia, è opportuno non scoraggiarsi: il rimborso delle spese per l’amministratore può infatti essere schematizzato in maniera molto più semplice di quanto si possa immaginare e, nelle prossime righe, cercheremo di fare la giusta chiarezza.

Procediamo per gradi!

Che ruolo ricopre l’amministratore?

La prima cosa che occorre chiarire per non commettere errori nella gestione dei rimborsi delle spese, è la necessità di individuare il tipo di inquadramento che l’amministratore ricopre all’interno della società.

In sintesi:

  • nel caso in cui l’amministratore sia un “professionista”, ovvero abbia la titolarità di una partita IVA, il trattamento fiscale dei rimborsi spese seguirà le regole già previste per tutti i lavoratori autonomi;
  • nel caso in cui l’amministratore sia invece un lavoratore dipendente, o un lavoratore parasubordinato presso la società in cui opera, allora il trattamento fiscale dei rimborsi spese seguirà le regole previste per i lavoratori dipendenti.

Fin qui, nessun problema. Le complessità nascono però nel momento in cui ci si trova davanti al secondo – e più frequente – scenario (amministratore dipendente o parasubordinato), e si devono fare i conti con la scelta del modello di contabilizzazione e rimborso.

Tipologie di rimborsi spese

Come già ricordato poche righe fa, il primo passo che dobbiamo fare per poter interpretare correttamente il tema del rimborso spese amministratore è comprendere in che modo l’amministratore sia “inquadrato” all’interno della società.

Nell’ipotesi in cui l’amministratore sia un dipendente dell’azienda, allora il trattamento fiscale sui rimborsi è quello ex art. 51 TUIR. Ed è proprio in tale ambito che risulta subito fondamentale compiere un altro passo: comprendere se si possa seguire un metodo analitico, forfettario o misto.

Rimborso spese analitico amministratore

Il rimborso analitico è certamente il modello più “complicato” di gestione contabile delle spese dell’amministratore, considerato che viene richiesta una certificazione – appunto – analitica di ogni spesa anticipata.

In altre parole, l’amministratore dovrà fornire all’azienda i documenti giustificativi di ogni spesa che ha effettuato, mentre sull’impresa ricadrà l’onere di compilare una nota spese sulla base della quale restituirà gli importi anticipati dall’amministratore per le attività svolte nell’interesse dell’impresa stessa.

Questo elevato livello di trasparenza e di dettaglio nelle spese sostenute è fondamentale per permettere alla società di rispettare quanto previsto dalla disciplina fiscale, ottenendo i benefici connessi. Per esempio, le spese di vitto e alloggio possono essere dedotte integralmente, con alcune particolarità:

  • è possibile dedurre fino a 180,76 euro se la trasferta avviene in Italia, e fino a 258,23 euro se la trasferta avviene all’estero;
  • la deduzione è comunque è ammessa solo fino al 75% se la trasferta è avvenuta dentro i confini del territorio del Comune di appartenenza.

Sotto tale ultimo aspetto, rileviamo altresì che le somme che l’amministratore riceve come forma di rimborso per un’attività che viene svolta all’esterno del territorio del proprio Comune non i sommano con le altre voci reddituali per la formazione della base imponibile Irpef. Se invece lo spostamento avviene all’interno del territorio comunale, allora le somme ricevute a titolo di rimborso concorreranno alla formazione del reddito.

Per quanto attiene le spese di trasporto:

  • se l’amministratore si sposta usando un mezzo di proprietà, l’importo del rimborso potrà essere effettuato in forma chilometrica, e la società potrà dedurre l’intero importo;
  • se l’amministratore usa un servizio di terze parti, acquistando magari un biglietto ferroviario, il rimborso coprirà l’intero costo sostenuto e documentato.

Rimborso spese misto amministratore

Un’ulteriore forma di indennità è costituita dai rimborsi misti, ovvero un sistema che integra il sistema a forfait, di cui parleremo tra breve, e quello analitico, di cui abbiamo fatto qualche cenno poche righe fa. Nel sistema di rimborso misto, infatti, una quota degli importi anticipati dall’amministratore verrà restituita seguendo le linee guida tipiche del metodo analitico, mentre un’altra quota risulterà sostanzialmente assorbita nel metodo forfettario.

Volendo sintetizzare i principali tratti di questa disciplina, possiamo condividere che:

  • se si procede a rimborsare con il metodo analitico solamente le spese di vitto O quelle di alloggio, allora l’amministratore potrà portare in deduzione una quota pari a 2/3 dell’importo che avrebbe potuto essere oggetto di deduzione nel regime forfettario, equivalente a 30,99 euro nell’ipotesi di trasferte all’interno del territorio nazionale, e di 51,65 euro nell’ipotesi di trasferte fuori dal territorio nazionale;
  • se si procede a rimborsare con il metodo analitico sia le spese di vitto che quelle di alloggio, allora l’indennità che supera la soglia di questi importi diventerà una componente reddituale se eccede di 1/3 l’importo che indica il limite del regime a forfait, e pertanto una cifra pari a 15,49 euro per le trasferte compiute nel territorio nazionale e 25,82 euro per le trasferte compiute al di fuori del territorio nazionale.

Rimborso spese forfettario amministratore

Arriviamo infine all’ultimo metodo di rimborso, quello forfettario. In tale scenario, l’impresa corrisponde all’amministratore un compenso per giorno, predeterminato tra le parti sulla base delle intese raggiunte, come indennizzo per la trasferta, e in misura indipendente dalla durata della stessa e dalle attività che l’amministratore avrà svolto.

Si tratta, evidentemente, di un approccio completamente diverso dal metodo analitico, e che ha alcuni vantaggi non sottovalutabili in termini di semplicità gestionale.

Per l’amministratore, invece, l’indennizzo per la trasferta che ha ricevuto non contribuirà a generare reddito imponibile fino a 46,84 euro giornalieri nel caso in cui la trasferta avvenga all’interno del territorio nazionale, e fino a 77,46 euro al giorno nel caso in cui la trasferta avvenga al di fuori del territorio nazionale.

Pertanto, se l’amministratore riceve a titolo di rimborso spese un importo superiore a tali soglie, l’eventuale eccedenza costituirà reddito imponibile ai fini Irpef.

Attenzione, però. Le regole del forfettario che sopra abbiamo condiviso “valgono” solamente per le spese di vitto e alloggio, considerato che per le spese di trasporto non è invece possibile applicare tale modello.

In altre parole, il rimborso delle spese anticipate dall’amministratore per il trasferimento sarà erogato (e di contro, le stesse spese potranno essere oggetto di deduzione da parte della società) solo se sono rilevate e contabilizzate mediante il sistema analitico o attraverso il rimborso spese chilometriche.

Amministratore titolare della partita IVA

E se invece l’amministratore fosse titolare di una partita IVA e, dunque, non fosse un dipendente o parasubordinato, bensì un professionista? È relativamente semplice: in questa ipotesi il regime dei rimborsi seguirà la stessa disciplina che viene stabilita per il rimborso delle spese dei professionisti.

Volendo esemplificare, per quanto possibile, il tema, possiamo affermare che:

  • se le spese sono sostenute direttamente dalla società, e sono fatturate a quest’ultima, allora l’amministratore non dovrà produrre alcuna fattura, considerato che le spese sono imputate proprio alla società;
  • se le spese sono sostenute dall’amministratore, e sono a lui fatturate, pur riferendosi a spese che sono state anticipate per conto della società, allora l’amministratore dovrà scaricare sulla società i relativi importi che non costituiranno reddito da lavoro autonomo;
  • infine, se le spese sono sostenute dall’amministratore, e sono state anticipate per conto della società proprio da costui, allora andranno a contribuire alla formazione del proprio reddito.

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