Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist keine Rechnung im klassischen Sinn. Sie dient oft als vorläufige Übersicht von Waren oder Dienstleistungen und ihren Preisen, die ein Unternehmen vor der eigentlichen Lieferung an eine Interessentin oder einen Interessentin sendet. Sie lässt sich mit einem Angebot oder einem Kostenvoranschlag vergleichen.

Der größte Unterschied zur klassischen Handelsrechnung besteht darin, dass die Proformarechnung keine Zahlungsaufforderung beinhaltet.

Proformarechnungen kommen vor allem als steuerliche Nachweise und für Geschäfte mit Drittländern außerhalb der EU zum Einsatz, wo sie als zentrales Zolldokument dienen. Sie liefern den Behörden wichtige Informationen über das geplante Geschäft und dienen den Zollbeamt:innen als Bewertungsgrundlage.

Wie bereits erwähnt, dient eine Proformarechnung allgemein dazu, den Wert einer Ware oder Dienstleistung zu dokumentieren, ohne als Zahlungsaufforderung zu gelten. Das kann zum Beispiel in folgenden Situationen der Fall sein:

• Lieferung kostenloser Muster: Hierbei sollte darauf geachtet werden, dass sich der Warenwert des Musters am realistischen Marktwert orientiert.
• Geschenksendungen
• Ersatz von Produkten innerhalb der Garantiezeit
• Spenden
• Versand von Produkten, die nicht für den Weiterverkauf vorgesehen sind
• Bei der Lieferung gegen Vorkasse

Nein. Eine Anzahlungsrechnung stellt ein Unternehmen aus, wenn ein Teil der Vergütung oder Rechnungssumme bereits beglichen werden soll, noch bevor der Auftrag begonnen hat. Es handelt sich bei der Anzahlungsrechnung also um einen Vorschuss und ist damit, im Gegensatz zur Proformarechnung, eine direkte Zahlungsaufforderung. Oft werden Anzahlungsrechnungen bei größeren Projekten vereinbart, um das auftragnehmende Unternehmen finanziell abzusichern.

Anders verhält es sich bei der Bezahlung per Vorkasse, also wenn der Kunde oder die Kundin den gesamten Betrag im Voraus bezahlt. In diesem Fall dient die Proformarechnung als eine Art vorläufige Rechnung und enthält eine Zahlungsaufforderung. Das muss auch buchhalterisch berücksichtigt werden. In diesem Fall wird die Proformarechnung als Anzahlung verbucht.

Eine Proformarechnung enthält die gleichen Angaben wie eine klassische Handelsrechnung. Dazu gehören:

• Name und Anschrift beider Parteien
• Hinweis “Proformarechnung” im Titel
• Steueridentifikationsnummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Datum der Rechnungsstellung
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge, Umfang und Bezeichnung der Waren oder Leistungen
• Datum der Lieferung oder Leistung
• die Gesamtbeträge
• die Zahlungsfrist (inklusive Angabe eines Datums)

Grundsätzlich gilt, dass Unternehmen Proformarechnungen an ihre Kund:innen ausstellen. Doch auch gemeinnützige Organisationen dürfen diese Art der Dokumentation nutzen, um Spender:innen einen Nachweis über die Höhe ihrer Zuwendungen auszustellen. Damit gleicht die Proformarechnung einer Spendenquittung.

Bezüglich der Höhe einer Proformarechnung gibt es keine festgelegten Grenzen. Wichtig für den Zoll bei internationalen Geschäften außerhalb der EU ist jedoch, dass der Preis mit dem tatsächlichen Warenwert übereinstimmt.

Weil die Proformarechnung dazu dient, einen genauen Überblick über die zu erwartenden Kosten und Leistungen zu erhalten, werden darin auch Angaben zur Umsatzsteuer gemacht. Da sie allerdings nicht als Zahlungsaufforderung gilt, darf der Empfänger oder die Empfängerin keinen Vorsteuerabzug vornehmen. Das ist erst bei der Ausstellung einer Handelsrechnung möglich.